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14.12.1984 - 

Die modernen Informationstechniken stehen Gewehr bei Fuß:

Der Sachbearbeiter trainiert als Einzelkämpfer

ALTENA - Das Vorurteil von Unwirtschaftlichkeit hängt öffentlichen Verwaltungen zäh an. Gerade die Datenverarbeitung kann sich jedoch rehabilitieren, wenn die traditionelle Sicht von Erfassen, Verarbeiten und Übermitteln zugunsten einer Gesamtbetrachtung dieser Vorgänge aufgegeben wird. Neue Techniken greifen erst dann, wenn auch technikunterstützte Arbeitsplätze für Sachbearbeiter angestrebt werden, formuliert Kreisoberamtsrat Manfred Langguth von der Kreisverwaltung Märkischer Kreis in Altena. Als Beispiel beschreibt er ein Pilotprojekt integrierter Lösungen, das 1983 gestartet wurde.

Zu Beginn des Pilotprojektes beim Märkischen Kreis im Verbund mit der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale Hellweg-Sauerland waren bereits unterschiedliche Systeme für Datenverarbeitung, Textverarbeitung und Nachrichtentechnik im Einsatz. Hardwareseitig bestand daher die Forderung, für alle drei Bereiche der Informationsverarbeitung möglichst nur noch ein Datenendgerät beim Mitarbeiter einzusetzen. Die Endgeräte sollten vernetzbar sein, um bestimmte Ressourcen, etwa zentrale Magnetplatte oder Drucker, gemeinsam nutzen zu können. Anwendungsbezogen sollte als Basis eine komfortable Textbearbeitung und Textverarbeitung sowohl für reine Schreibkräfte, aber auch für schreibende Sachbearbeiter eingesetzt werden. Zur Unterstützung der Sachbearbeiter muß eine leicht handhabbare "Datenbanksoftware" vorhanden sein, die auch die direkte Eigenerstellung von Anwendungsprogrammen beeinhaltet.

Da auf der Seite der Datenverarbeitung die Kommunale Datenverarbeitungszentrale (KDVZ) bereits ein umfassendes Angebot an Online-Verfahren zur Verfügung stellt, sollen die DV-Verfahren für Textverarbeitung nutzbar gemacht werden können. Zentrale Datenverarbeitung mit dezentralem Zugang im Einzugsbereich der KDVZ Hellweg-Sauerland ist über ein flächendeckendes Standleitungsnetz realisiert. Somit sind für die Telekommunikation bereits Vorraussetzungen gegeben. Ziel ist es, das Standleitungsnetz für die Kommunikation mit anderen Verbandsmitgliedern oder anderen Standorten der Kreisverwaltung mit zu nutzen. Kommunalverwaltungen erbringen Dienstleistungen für ihre Bürger. Der Leistungsumfang stieg in den vergangenen Jahren teilweise sprunghaft an. Forderungen nach "mehr Bürgerservice", größerer Schnelligkeit oder mehr "Bürgergerechtigkeit" werden laut. Die Finanzknappheit der öffentlichen Hände jedoch erfordert, daß die Verwaltungen ihre Kosten senken, insbesondere die Personalkosten. Allein 42 Prozent der Kosten bezogen sich auf die Personalkosten des Sachbearbeiterbereichs.

Das Projekt "Technikunterstützte Informationsverarbeitung" setzt daher in erster Linie bei Sachbearbeitern an, die bei ihrer Arbeit in allen Bereichen der Informationsverarbeitung unterstützt werden sollen. Oberstes Ziel ist die qualitative Verbesserung des "Dienstleistungsbetriebes Öffentliche Verwaltung". Leistungssteigerungen und Produktivitätsverbesserungen haben sich diesem Ziel unterzuordnen.

Der Märkische Kreis entschied sich für den Einsatz des Bürosystems IBM 5520 im Verbund und im DFO-Netz des Rechenzentrums. Angeschlossen an das Bürosystem werden IBM-Arbeitsplatzcomputer.

Verbindung von Daten- und Textverarbeitung

Die haben neben den Einsatzmöglichkeiten als Mikros und Bildschirmeinheit des Bürosystems den vollen Funktionsumfang eines Datensichtgerätes IBM 3278 mit Anschluß an den Zentralrechner. Nach einem einmaligen Anmelden am Zentralrechner kann bei Bedarf ständig zwischen beiden Funktionen hin und her gewechselt werden. Darüberhinaus können Daten, die im 3270-Modus am Bildschirm angezeigt werden, in einen Zwischenspeicher übernommen und in einen Text eingestellt werden.

Die wechselseitige Nutzung des Bildschirmes für Daten- und Textverarbeitung ist nicht nur hardwareseitig, sondern auch organisatorisch miteinander verknüpft.

Wie diese Integrationsbeziehungen zwischen Zentralrechner und Bürosystem in der täglichen Büroarbeit praxisgerecht genutzt werden, soll ein Beispiel verdeutlichen, in dem die verwaltungsmäßige Abwicklung der Baumaßnahme "Neubau einer Sonderschule", beschrieben wird, und zwar von der Erstellung der ersten Sitzungsvorlage für die Parlamentarischen Gremien bis hin zur Abrechnung des fertiggestellten Bauvorhabens.

Von der Sitzungsvorlage zum Haushaltsplan

Die Arbeit des Sachbearbeiters für bestimmte Termine werden elektronisch überwacht.

Es handelt sich hierbei um ein IBM-5520-unterstütztes Verfahren, das herkömmliche Terminkalender und Wiedervorlagelisten entbehrlich macht. Die ständige Fortschreibung der einzelnen Aktivitäten zu einem Projekt, das in dieser Termindatei enthalten ist, ermöglicht es, sich kontinuierlich über den aktuellen Stand eines Verfahrens ohne zeitraubendes Aktenstudium zu informieren.

Diese "elektronische Wiedervorlage" erinnert den Sachbearbeiter daran, eine Sitzungsvorlage für den Schulausschuß zu erstellen. Damit verbundene Arbeiten verwaltungstechnischer Art werden über ein autonomes IBM-5520-Verfahren "Vorlagen und Niederschriften erstellen, Archivieren und Wiederauffinden" - abgewickelt. Wesentliche Voraussetzung dafür ist die Nutzung der auf dem Zentralrechner vorhandenen Programmprodukte DISOSS (Distributed Office Support System) und STAIRS (Storage And Retrieval System).

Das Wiederauffinden der im Zentralrechner abgelegten Dokumente geschieht mit Hilfe von vorher festgelegten Such-Parametern wie Aktenzeichen, Name des Bearbeiters, Datum der Ablage, Dokumentname, oder beliebigen Kombinationen davon. Mit STAIRS wird es möglich sein, auf die Festlegung von Such-Parametern zu verzichten; vielmehr können dann nach frei wählbaren Begriffen, die im Text selbst enthalten sind, die Dokumente ausgewählt werden. Hier sind bereits für die tägliche Arbeit praxisgerechte Ansätze des propagierten "Papierlosen Büros" werden erkennbar.

Die zweite "Säule" des Verfahrens "Vorlagen und Niederschriften" ist die in dem Bürosystem gespeicherte Sitzungsdatei. Sie enthält alle Angaben zu den einzelnen Beratungspunkten und macht somit den jeweiligen Ablauf terminlich und inhaltlich stets chronologisch nachvollziehbar.

So sind also jederzeit Informationen abrufbar, wie zum Beispiel

- Anzeige aller Tagesordnungspunkte des parlamentarischen Gremiums X für die Sitzung am XX.XX.XX.

- Welche Gremien haben sich bisher mit dem "Waldsterben im Sauerland" befaßt und mit welchem Ergebnis.

Nachdem nun die Vorlage und die Niederschrift über die Sitzung des Schulausschusses sowie die erforderlichen Angaben für die Sitzungsdatei eingegeben worden sind, schließen sich entsprechende Bearbeitungsschritte bei den folgenden Beratungen im Bauausschuß, Kreisausschuß und Kreistag an.

Die Kosten für das Projekt werden im Rahmen der Aufstellung des Haushaltsplanes von dem für die Finanzplanung zuständigen Sachbearbeiter in die Datei "Haushaltsüberwachung" des Zentralrechners eingegeben und automatisiert überwacht. Über das Programm "Kassenwesen" werden die kassenwirksamen Zahlungen geleistet und per Datenträgeraustausch an die Landeszentralbank übergeben.

Vom Bauantrag bis zur Baugenehmigung

Inzwischen soll der Bauantrag bei der zuständigen Baugenehmigungsbehörde eingegangen sein. Das Genehmigungsverfahren wird über die autonome Lösung "Baugenehmigung" auf dem Bürosystem abgewickelt.

Zu unterscheiden sind hier die Bereiche der eigentlichen Sachbearbeitung, des Schreibdienstes und der Zentralregistratur.

Den sachbearbeitenden Bereich unterstützt das Verfahren in Form von Ganzbriefen und Textbausteinen, die im wesentlichen alle gesetzlichen Auflagen und Bedingungen umfassen. Strukturiert sind diese nach den vorkommenden Antragsarten, dem Sachbearbeiter steht damit eine "Check-Liste" aller Vorschriften zur Verfügung.

Die Dokumente - bei einer Behörde im wesentlichen immer Formulare - werden vom Schreibdienst erstellt. Der Antrag wird interaktiv am Bildschirm in die Stammdatei übernommen und als standardisiertes Schriftgut ausgedruckt. Nach Abschluß der fachlichen Prüfungsarbeiten durch die Bauingenieure wird über festgelegte Abläufe (Prozeduren) im Bürosystem ein Versagungs- oder Genehmigungsbescheid, verbunden mit der Gebührenfestsetzung, ausgedruckt. Die kassenrelevanten Daten werden dabei als "Abfallprodukt" des Verfahrens dem Zentralrechner zur Verbuchung im automatisierten Kassenverfahren elektronisch übermittelt. Vor Einsatz dieses Verfahrens mußten diese Daten noch einmal durch die zentrale Datenerfassung erfaßt werden. Diese Doppelarbeit ist nunmehr entbehrlich. Zu den Aufgaben der Zentralregistratur gehört neben der Aktenführung (Anlegen, Versenden von Schriftstücken, Abstellen und Bereitstellen von Vorgängen) die Wiedervorlage- und Terminüberwachung.

Dies erfordert einen nicht unerheblichen Aufwand der Überwachung der ausgehenden und rücklaufenden Schriftstücke und Stellungnahmen. Die automatisierte Terminüberwachung ist Teil des Verfahrens "Baugenehmigung" und erlaubt es, periodischer und maschinelle Nachweise anstehender Fälligkeiten und Erinnerungen zu erstellen.

Die in der Stammdatei enthaltenen Werte ermöglichen erstmalig die statistische Auswertung verfahrensabhängiger Daten über die Zahl der eingegangenen und abschließend bearbeiteten Anträge, gegliedert nach Wohnbezirken und/oder Antragsarten innerhalb eines zu bestimmenden Zeitraumes, weiterhin über die Zahl der noch nicht bearbeiteten Anträge sowie über die durchschnittliche Dauer der Bearbeitung.

Diese Werte bieten damit eine Grundlage für den Amtsleiter, jederzeit organisatorische oder personelle Maßnahmen zur Beschleunigung der Antragsbearbeitung zu treffen.

Das Baugenehmigungs-Verfahren kann bei Verzicht auf mögliche Hostintegrationsfaktoren und unter der Berücksichtigung ausreichend verfügbaren Speicherplatzes autonom auf dem Bürosystem abgewickelt werden. Zur Beurteilung des Speicherplatzbedarfs ist dabei nicht nur die Zahl der Anträge, sondern in gleichem Maße die beabsichtigte Verweildauer der Fälle im System von Bedeutung. Bei jährlich hinzukommenden 2000 Anträgen im Märkischen Kreis ist die Kapazität eines kleinen Systems bald erschöpft. Um so wichtiger ist daher die Integration zum Zentralrechner, dem nicht mehr aktuell benötigte, gleichwohl jedoch zur Beurteilung der Bausubstanz auf einem Grundstück relevante, Daten übergeben werden können. Beim Baugenehmigungs-Verfahren endet daher die Aufgabenstellung der Stamm- und Termindatei mit der Genehmigungsphase. Die Datensätze stehen danach für weitere Auskunftszwecke im Zentralrechner zur Verfügung.

Ausschreibung und Abrechnung im Bauwesen

Im Rahmen der Ausschreibung von Bauleistungen fallen große Mengen an Schriftgut an, das termingerecht erstellt, versandt und ausgewertet werden muß. Da der Sachbearbeiter in der Regel mehrere Ausschreibungen zur gleichen Zeit abwickelt, sind Ablaufschwierigkeiten oft nicht zu vermeiden. Die automatisierte Verfahrenslösung soll hier Abhilfe schaffen.

Bei dem automatisierten Bauausschreibungsverfahren handelt es sich um ein integriertes Text- und Datenverarbeitungs-Verfahren, wobei der technische Teil der Ausschreibung, wie Erstellung von Kostenanschlägen, Ausfertigungen der Leistungsbeschreibungen sowie Nachrechnung der Angebote mit Hilfe eines Online-Verfahrens auf dem Zentralrechner verarbeitet wird. Der andere, schriftgutintensive

Teil wird über das Bürosystem IBM 5520 abgewickelt.

Das gesamte Schriftgut ist in Form von Ganzbriefen und Textbausteinen auf dem Bürosystem gespeichert. Der Sachbearbeiter kann den Verfahrensablauf selbständig - interaktiv - am Bildschirm abwickeln, ohne hierfür Schreibkräfte in Anspruch nehmen zu müssen.

Durch die Speicherung der ausschreibungsrelevanten Daten wird das jeweils benötigte Schriftgut prozedurgesteuert, also automatisch vom Bürosystem erstellt.

Bisher wurden etwa die Veröffentlichungstexte für die Zeitung manuell erstellt, nun erfolgt diese nationale wie auch internationale Schriftguterstellung differenziert nach Ausschreibungsumfang über das Bürosystem. Auch Leistungsbeschreibungen werden unterstützt. Mit einem Online-Verfahren auf dem Zentralrechner wird das Leistungsverzeichnis erstellt, wobei die Erstellungsvarianten

STLV (Standardleistungsverzeichnis) - unter einer vorgegebenen Positionsnummer werden Standardtexte erstellt -;

STLB (Standardleistungsbuch)

- Textfragmente, die unter Vorgabe bestimmter Ziffernschlüssel zu vollständigen Leistungsbeschreibungen zusammengestellt werden - sowie frei gewählter Textformulierungen möglich sind.

Beim Übersenden der Ausschreibungsunterlagen oder Registrieren der Angebote, wurden bisher Listen und Bücher geführt, die mit dem Einsatz des Bürosystems entfallen. Mußten bisher die Angebotsdaten schriftlich festgehalten werden, wird jetzt die Submissionsniederschrift mit allen relevanten Angebotsdaten direkt bei der Submission über das Bürosystem durch den Sachbearbeiter erstellt. Den anwesenden Bietern kann dadurch sofort die Submissionsniederschrift ausgehändigt werden.

Die gesamte Nachrechnung der Angebote wird über ein Online-Verfahren auf dem Zentralrechner vorgenommen. Als Information und Auswertungsgrundlage kann gleichzeitig ein Preisspiegel erstellt werden. Sowohl die Auftragserteilung als auch die Absageschreiben an die nicht berücksichtigten Bieter erfolgen prozedurgesteuert über das Bürosystem.

Das manuelle Bauabrechnungsverfahren wurde durch ein DV-Verfahren auf dem Zentralrechner abgelöst. Das automatisierte Haushalts- und Kassen-Verfahren ermöglicht dem Sachbearbeiter, sozusagen "auf Knopfdruck", jederzeit eine genaue Kontenübersicht und -kontrolle. Auch die bisher manuell geführten Nachweislisten und -bücher entfallen durch das DV-Verfahren.