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03.07.1987 - 

Warum die meisten Top-Manager keinen Nutzen in Computer-Informations-Systemen für ihre tägliche Arbeit sehen.

Der Vorstands-Computer ist noch nicht in Sicht

Was sich in den Prospekten der Computeranbieter so plausibel und logisch hinsichtlich Informations-Management und Bürokommunikation "ohne hierarchische Grenzen" ausmacht, ist nichts anderes als die Phantasie der Werbetexter - weit entfernt von der Realität. EDV-Hersteller haben keine Vorstellung, wie sich ein Vorstand oder Unternehmer der Zukunft organisieren muß. Sie scheitern schon im Kalender-Management, bei Mailbox-Funktionen und beim Ablegen oder Archivieren. Statt brauchbarer Programme bieten sie Schmalspur-Anwendungen für Top-Manager als "Office Automation Solutions" der Zukunft an. Man gewinnt den Eindruck, als verschliefen die Computerhersteller ihre eigene Zukunft in der Management-Etage.

Nichts gegen ein gutbürgerlich zubereitetes Eintopfessen. Das gehört zur Standardernährung weiter Bevölkerungsschichten.

Ärgerlich wird man erst, wenn man sich auf ein Gourmet-Mahl vorbereitet hat und dann nur Eintopf serviert bekommt.

So ergeht es zur Zeit den deutschen Managern aus den Vorstands- und Inhaberetagen der Wirtschaft, wenn sie sich über ein für sie und ihren Bedarf entwickeltes Computersystem informieren.

"Es geht nicht um Waschmittel, die mit einem "Doppel-Plus-Effekt" weiße Laken unsichtbar

machen . . . "

In den zum Teil hervorragend gestalteten Hochglanzbroschüren der EDV-Industrie scheint es die idealen Computer-Assistenten der termin- und arbeitslastgestreßten Top-Manager bereits zu geben. "Ein Tastendruck und Ihr gesamtes Unternehmen wird transparent. Sie können jede Aktivität und jeden Arbeitsprozeß zu jedem Zeitpunkt verfolgen. . . "

Schön liest es sich, und schön wäre es - wenn es so wäre. Die Werbetexter jedenfalls verstehen ihr Handwerk. Da, sind in der Regel Profis in ihrem Beruf. Das Ganze könnte man leicht unter der Rubrik "Übertreibung in der Werbung" ablegen, wenn das Thema nicht zu ernst wäre. Es geht hier nicht um Waschmittel, die mit einem "Doppel-Plus-Effekt" weiße Laken unsichtbar machen, sondern es geht hier um Investitionen nicht unerheblicher Größenordnung.

Einmal abgesehen von der Höhe der Organisationsmittel, die zur Einführung eines Informations-Management-Systems erforderlich sind - mit wem, glaubt die Computerindustrie, habe sie es zu tun?

Entweder zeugt die klaffende Lücke zwischen Prospektversprechen und tatsächlichem Angebot von maßloser Ignoranz der Zielgruppe - oder ganz einfach von der Dummheit des verantwortlichen Produkt-Managements.

Ich möchte zugunsten der Computerindustrie das letztere annehmen. Wenn man über die großen Computerausstellungen geht - etwa die Orgatechnik oder die CeBIT - so kann man eigentlich fast überall maßgeschneiderte Lösungen für fast jede Branche erkennen. Alle angebotenen Programme machen einen soliden Eindruck. Also gutbürgerlicher Eintopf. Nichts dagegen einzuwenden.

Auf die Frage nach einem Information-Management-System versuchen die EDV-Verkäufer auf das Bürokommunikations-Modell oder auf die "integrierte " Office-Automation-Lösung hinzulenken.

Das sei Kommunikation ohne Grenzen, das sei die Unternehmens-Steuerung der Zukunft - ohne "hierarchische Barrieren" und "Hierarchie-Pyramiden". Jeder könne jederzeit mit jedem über die elektronische Post korrespondieren. Memos würden ohne Hausboten in braunen Tüten mit den berühmten Löchern und den vielen durchgestrichenen Namen durch den Konzern gejagt.

Strahlend verkündet ein Vertriebsbeauftragter: "Jetzt kann jeder dem Chef eine Nachricht senden - ohne die Vorzimmer-Klippe." Und des Kalender-Management sei jetzt endlich gelöst. Die Terminabstimmung, etwa zur Einberufung eines Meetings, erfolge jetzt vollautomatisch. Das spare Zeit. Und durch das elektronische Ablage- und Archiv-System brauche man nicht mehr so viel Verwaltungsaufwand und Papier - etc., etc.

"Der Vergleich mit der "Kinderpost" drängt sich auf - nur ist die Kinderpost noch

wesentlich realitätsnäher."

Auf die einfach gestellte Frage nach einem Terminüberwachungssystem und einem Aufgabenverfolgungsprogramm wird verständnislos mit der Kalenderalarm-Funktion und der Datenbankfähigkeit des Bürokommunikationssystems geantwortet . "Optional könne eine relationale Datenbank angeschlossen werden", heißt es dann sorgsam eingeübt - nur beim Wort "relational" gibt es einen leichten Versprecher; der Ansatz zu "rational" wird immer wieder gebracht.

Wer einmal mit einem Office-Automation-Programm in der Praxis gearbeitet hat, stellt sehr schnell fest daß alles nach dem Modell "Wie ich mir ein Büro vorstelle" geschnitzt ist. Der Vergleich mit der "Kinderpost" drängt sich auf - nur ist die Kinderpost noch wesentlich realitätsnäher.

Versenden Sie einmal über Office-Mail ein einfaches Memo und zählen Sie die Tastenanschläge, die dazu erforderlich sind, von dem einen Menü in das andere zu kommen, den Empfänger zu definieren, die Notiz zu sichern und eventuell noch einem Verteiler zuzuleiten. Und dann wieder zurück in das so hochgepriesene Kalender-Management mit den Monats-, Wochen- und Tages-Menüs und der zwingenden Notwendigkeit, nach wie vor einen zweiten, handschriftlichen Kalender führen zu müssen, weil die Menüaufteilung am Bildschirm leider in den seltensten Fällen mit Normkalenderwerken übereinstimmt. Oder will man nach jeder Änderung neu ausdrucken, damit man auf Dienstreisen einen aktuellen Kalender dabei hat?

Und erst der so schön als "To-do-Liste" bezeichnete Aktivitätenplan. Einfach lächerlich! Wer soll damit arbeiten? Bestimmt kein Vorstandsmitglied.

Alles, was bisher von den Computeranbietern als "integrierte Bürokommunikations-Lösungen" angeboten wird, entspricht noch nicht einmal dem Bedarf des mittleren Managements. Selbst auf Sachbearbeiter-Ebene hat man höhere Ansprüche an ein "CAO - Computer Aided Office".

Man hat insgesamt den Eindruck, als würde in der Computerversuchsküche ohne Rezept und ohne Konzept geköchelt und entwickelt.

Ein Grund, warum die Computerbauer so hilflos herumrühren, wenn es um Programme und Lösungen für das Top-Management geht, ist wohl in dem Defizit auf dem Gebiet des Erfahrungs-Transfers zwischen EDV-Experten der Konzerne und der Computeranbieter zu sehen.

Auf jedem anderen Feld des Computereinsatzes gab es bisher einen regen Austausch des Wissens und der Meinung. Die EDV-Leiter aus den Konzernen traten als Kunden auf und gestalteten die Produkte weitgehend durch ihre Anforderungen und Wünsche. Ob es sich um Hardware oder Software handelte - die EDV-Leiter hatten immer eine wichtige Rolle im Zyklus der Innovationen.

Das ist jetzt anders geworden. Einerseits durch das Eindringen immer leistungsfähigerer PCs, die als DV-Insellösungen irgendwo im Unternehmen eingesetzt werden und damit nicht mehr kontrollierbar sind, und andererseits durch Software der vierten Generation, die nicht mehr in das Weltbild der hausinternen EDV-Gurus paßt.

Man wehrt sich jetzt gegen das weitere Vordringen der EDV in Ebenen, die man nicht mehr im Griff hat, die nicht mehr über die DV-Abteilung und das Rechenzentrum im Haus verwaltet werden können.

Daß sich clevere Abteilungsleiter mit ihren PCs verselbständigt haben - nun, das kann man in vielen Fällen nicht mehr verhindern. Die Computer waren so preiswert in der Einzelanschaffung, daß sie über die Büromaterialanforderung vielfach in die Konzerne dringen konnten.

Anders ist es jedoch bei intelligenten Management-Informations-Programmen. Auf diese Entscheidung kann der EDV-Leiter des Hauses sehr wohl Einfluß nehmen, denn die wenigen brauchbaren Pakete benötigen die Systemkapazität seiner Rechner.

Damit ist der Einzug wirklich einsatzfähiger Lösungen, die dem Vorstands-Bedarf gerecht werden, bereits in den meisten Fällen blockiert. Die "Altköchen" können nur sehr schwer umdenken.

Ein echtes Retrieval-Programm - und nur das ist in der Lage, Aufgabenüberwachung, Terminverfolgung, Wiederauffinden und richtiges Ablegen in der erforderlichen Geschwindigkeit zu garantieren - macht aber gerade bei den "Altköchen" einen Umdenkprozeß erforderlich.

Das wird jedem deutlich, der ein herkömmliches Datenverwaltungs-System mit einem Information-Retrieval-System vergleicht.

"Alles, was bisher. . . als "integrierte Bürokommunikations-Lösungen" angeboten wird, entspricht nicht einmal dem Bedarf des mittleren Managements. "

Sehr schnell wird klar, daß Widerstände gegen ein derartiges "neues Informationsverwalten" bei Fachleuten, die nach einer anderen Methode ausgebildet worden sind, aufkommen müssen.

Nicht nur bei den Altköchen im Konzern ist die Abwehrhaltung gegenüber einem "Computerintegrierten Informations-Management" groß, sondern auch bei den "Vorstands-Assistenten". Sind sie es doch die hautnah die Auswirkungen zu spüren bekämen, wenn durch wirklich nur einen Tastenbefehl ein ganzer Vorgang erscheint, wenn nur noch ein Suchbegriff eingegeben werden muß, um den aktuellen Stand einer Aufgabe sichtbar zu machen - ja, was bleibt dann noch an Arbeit für den Vorstands-Assistenten?

Diese Angst ist nur allzu verständlich. Schließlich übernimmt das Computersystem einen großen Teil der täglichen Organisations-Routine.

Jeder Eingriff in festgefügte Organisationsstrukturen wird zunächst auf eine massive Abwehrhaltung stoßen und die Einführung eines modernen Informations-Management-Programmes verzögern.

Abgesehen davon fühlen sich viele Vorstands-Assistenten überflüssig und fürchten die Substitution durch ein Computersystem.

Andererseits bietet ein effektive Management-Programm für viele Vorstands-Assistenten die große Chance, von lästigen Hilfsarbeiten befreit, mehr und früher Verantwortung für die Steuerung des Unternehmens zu übernehmen, als bisher möglich war.

Diese Chance sollten die Vorstands-Assistenten erkennen und nutzen. Es kann nur ihr eigener Vorteil sein, wenn ein Computersystem Einzug in die Vorstandsetage hält.

Wenn es nach dem Willen der Computerbranche ginge, wäre das die Krönung der Office-Automation-Product-Manager: etwa die Betriebsratswahl über das Terminal am Arbeitsplatz oder der "Spruch des Tages" morgens auf der Flimmerscheibe.

Zum Glück gibt es auch bei den Computerherstellern Vorstände und Geschäftsführer, die die Probleme ihrer Kollegen in Industrie, Handel und Verwaltung kennen und die sicherlich ihre Fachabteilungen im Marketing bremsen werden, weiterhin "Micky-Mouse-Programme" für die Vorstandsetagen anzubieten.

"Es ist an der Zeit, sich über des "Management am Bildschirm" Gedanken zu machen.

Für die EDV-Industrie ist es vordringlich, eine Studie über die Arbeitsweise und das Verhalten des Managements in der Computerzukunft durchzuführen.

Bereits vorhandene Programm-Werkzeuge, wie Information-Retrieval-Systeme, sind einzuplanen und im Zuge der Pilotprojekte im praktischen Test anzuwenden.

Bei aller Nachsicht zum bisherigen Verhalten der Computeranbieter auf den Vorstandsetagen sei doch noch einmal der ernste Hinweis erlaubt: Inhaber, Vorstände und Geschäftsführer bilden die Zielgruppe, die in immer größerem Maße über jede Computerinvestition im Unternehmen entscheidet. Nicht nur über Computer die sie eventuell einmal selbst einsetzen wird.

Wenn das verstanden ist, wird die Computerbranche wohl aus ihrem Schlaf erwachen und in der Lage sein, vernünftige Lösungen anzubieten, die allen hierarchischen Ebenen der Unternehmen gerecht werden.