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31.10.1986 - 

Benutzerpartizipation im organisatorischen Konzept:

Der Wert der Infrastruktur liegt im Gebrauch

Für ein wirkungsvolles Informationsmanagement ist die Mitwirkung des Benutzers unerläßlich. Um sie systematisch, wie auch der individuellen Situation angemessen zu gestalten, lassen sich computergestützte Methoden der Planung, Durchführung und Kontrolle einsetzen. Zwischen Humanisierungs- und Rationalisierungszielen, betont Heide Heilmann*, sollte es dabei aber zu keinem Konflikt kommen.

Benutzerpartizipation - die Beteiligung von Mitarbeitern, die ihre betrieblichen Aufgaben mit Computerunterstützung lösen, an Planung und Realisierung der dabei eingesetzten Informationssysteme - hat mit der Verbreitung von Computern zugenommen. Auch das Informationsmanagement kann nicht auf Benutzerpartizipation verzichten, wenn es das Ziel einer optimalen Informationsversorgung bei Berücksichtigung aller Interdependenzen unter Humanisierungs - und Rationalisierungsgesichtspunkten erreichen will. Humanisierung der Arbeit wird durch Mitwirkung erreicht, weil die Betroffenen Computerlösungen mitgestalten und -bewerten. Partizipation erhöht die Wirtschaftlichkeit der Informationsversorgung, weil sie einen höheren Deckungsgrad von Informationsbedarf, Informationsnachfrage und Informationsangebot (1) gewährleistet. Dabei gilt die Prämisse, daß Humanisierungs- und Rationalisierungsziele sich komplementär und nicht konfliktär zueinander verhalten(2).

Ausgangspunkt des Informationsmanagements (3) ist die Unternehmensplanung, aus der ein Rahmenplan zur langfristigen Informationsversorgung des Unternehmens und der dafür erforderlichen Informationssysteme abgeleitet wird. Die Notwendigkeit einer solchen, auf unternehmensstrategischen Überlegungen basierenden Rahmenplanung wird neuerdings zu Recht wieder betont, obwohl es sich dabei um keine neue Erkenntnis handelt (4).

Die Rahmenplanung zählt zu den zentralen Aufgaben des Informationsmanagements, während die Realisierung der geplanten Subsysteme zunehmend dezentralisiert (5) erfolgt. Weitere Aufgaben, die das Informationsmanagement unter Koordinations- und Optimierungsgesichtspunkten zentral abwickeln muß, sind: Erkennen, Prüfen und Einführen neuer Informationstechnologien; Betreuung zentraler Computersysteme, Netzwerke und unternehmensweit eingesetzte Datenbanken; Standard- und Richtlinienkompetenz für die gesamte Informationsverarbeitung. Unter die zuletzt genannte Aufgabe fällt auch die organisatorische Gestaltung der Benutzerpartizipation, wobei selbstverständlich andere Instanzen neben dem Informationsmanagement beteiligt sind (6). Die Durchführung der Partizipation dagegen kann analog zur Projektabwicklung auch dezentral erfolgen.

Organisatorische Gestaltung der Benutzerpartizipation

Benutzerpartizipation (7) kann durch folgende Attribute differenziert werden:

- Die Partizipationsprägung bestimmt das Ausmaß der Mitwirkung; Extremwerte sind einerseits "keine Mitwirkung", andererseits "selbständige Erstellung von Informationssystemen durch Benutzer."

- Die Partizipationsform kann direkt (Mitwirkung des einzelnen Benutzers) oder indirekt (Benutzerrepräsentanten) gewählt werden.

- Die Partizipationsebene bestimmt, woran Benutzer(repräsentanten ) mitwirken: An strategischen Überlegungen, an Realisierungs- (administrative Ebene) oder operativen Aufgaben.

- Das Attribut Partizipationsphase bezieht sich auf die Benutzermitwirkung in den einzelnen Phasen des praktizierten Vorgehensmodells.

- Schließlich kann die Partizipationsgrundlage formaler (gesetzliche Betriebsvereinbarung) Regelung oder informeller Art sein. Da das für die optimale organisatorische Gestaltung der Partizipation von untergeordneter Bedeutung ist, bleibt dieses Attribut im folgenden Klassifizierungsschema ausgeklammert.

Klassifizierungsschema

Jedes Element des Klassifizierungsschemas von Abbildung 1 repräsentiert Benutzerpartizipation mit ganz bestimmten Werten von Partizipationsausprägung, -form, -ebene und -phase. Beispielsweise beinhaltet der Schnittpunkt der Zeile C (Systemanalyse) mit der Spalte 4 (aktive repräsentative Partizipation), daß Benutzerrepräsentanten auf der administrativen Partizipationsebene in der Phase Systemanalyse aktiv mitwirken und über die Verwendung der Analyseergebnisse entscheiden. Hinter den Elementen der Zeile G stehen beispielsweise vom Benutzer wählbare Bearbeitungsfolgen und Ausgabemöglichkeiten zur Laufzeit (8), deren Mitgestaltungsausmaß sich nach der Spaltenwahl (1 bis 6) bestimmt. Besondere Bedeutung haben in den letzten Jahren die Elemente der Spalte 6 des Klassifizierungsschemas gewonnen. Bei "Autonomem Design" entwickeln und pflegen Benutzer ihre Computerlösungen selbst, was allerdings unter Beachtung der zentralen Aufgaben des Informationsmanagements nur auf der administrativen und operativen Partizipationsebene (Zeilen B bis G) befürwortet werden kann.

Im Klassifizierungsschema läßt sich darstellen, wie Partizipation in Theorie und Praxis beschrieben beziehungsweise realisiert wird. Während sich die Literatur nahezu allen Elementen mit unterschiedlicher Betonung zuwendet, ist eine deutliche Konzentration der Praxis auf die Spalten 2, 4 und 6 zu beobachten. "Keine Partizipation" (Spalte 1) hat weitgehend nur noch historische Bedeutung, "Aktive basisdemokratische Partizipation" (Spalte 5) und "Aktive Mitentscheidung" (Spalte 3) werfen offensichtlich in der Praxis zu viele Probleme auf.

Partizipationsmodelle Kombination von Alternativen

Das Klassifizierungsschema kann auch Ausgangspunkt der Entwicklung von Partizipationsmodellen sein. Wenn - wie Abbildung 2 verdeutlicht - verschiedene Elemente zu Komponentengruppen zusammengefaßt werden, ergeben sich alternative Bestandteile von Partizipationsmodellen. Die Komponentengruppe 1c in Abbildung 2 bedeutet zum Beispiel, daß Repräsentanten von Benutzern auf der strategischen Ebene an der Erarbeitung von Zielvorstellungen für Informationssysteme aktiv mitwirken und über die Anwendung dieser Zielvorstellungen mitentscheiden. Die Komponentengruppe 2a beinhaltet die passive Mitwirkung von Benutzern im Gestaltungsprozeß von Informationssystemen.

Ein Partizipationsmodell besteht aus einer Alternative aus der Komponentengruppe 1, sowie aus einer oder mehreren Alternativen aus der Komponentengruppe 2. Beispielsweise sind folgende Kombinationen zu verschiedenen Partizipationsmodellen möglich:

- 1 a und 2 c: Konventionelle Partizipation auf der strategischen Ebene, repräsentative Mitwirkung und Mitentscheidung bei der Gestaltung von Informationssystemen.

- 1 c, 2 b, 2 c und 2 d: Repräsentative Mitwirkung und -entscheidung auf der strategischen Ebene, der Gestaltungsprozeß erfolgt je nach den Eigenschaften des jeweiligen Informationssystems durch Mitentscheidung aller Benutzer, durch Mitwirkung/-entscheidung von Benutzerrepräsentanten oder durch autonomes Design.

Die für ein Partizipationsmodell gewählten Komponenten müssen hinsichtlich Aufgabenträger, Partizipationsaufgaben und -methoden näher beschrieben werden. Abbildung 3 stellt beispielhaft die beteiligten Aufgabenträger und ihr Zusammenwirken in Projektlenkungsausschuß und Projektteam für die Komponente 2 a dar.

Situative Auswahl

Welche Komponenten miteinander kombiniert werden und welche Weiterentwicklung des Partizipationsmodells für die Zukunft im konkreten Fall angestrebt wird, hängt von den Unternehmenszielsetzungen und -gegebenheiten ab. Als Kontextvariablen zur Bestimmung des geeigneten Partizipationsmodells sind dabei heranzuziehen:

- Gesamtzahl der Benutzer und deren Verteilung auf Benutzerklassen,

- Partizipationsbereitschaft der Benutzer,

- Einstellungen von Führungskräften und DV-Fachleuten zur Benutzerpartizipation,

- bisher praktizierte Koordination des DV-Einsatzes,

- Dezentralisierung von Hardware und Daten,

- eingesetzte Methoden und Tools zur Unterstützung des Gestaltungsprozesses von Informationssystemen.

Sind mehrere Alternativen der Komponentengruppe 2 in das Partizipationsmodell aufgenommen worden, dann spielten bei der Gestaltung der Benutzerpartizipation für ein bestimmtes Projekt noch die Eigenschaften des jeweiligen Informationssystems eine zusätzliche Rolle: voraussichtliche Nutzungsdauer und -häufigkeit; Mehrfachverwendbarkeit; Schnittstellen zu anderen Subsystemen; Datenvolumen; Datenschutz und -sicherheitsanforderungen (9).

Einführung und Weiterentwicklung

Die Einführungsschritte des gewählten Partizipationsmodells bestimmen sich nach dem Abstand zwischen der bisher geübten Partizipation und der angestrebten neuen Lösung. Ist er sehr groß, können Rückkopplungen im Zuge der Einführungsschritte nicht vermieden werden. In jedem Fall empfiehlt sich die Erprobung der Komponente(n) des Partizipationsmodells am Beispiel eines geeigneten Pilot-Informationssystems, dessen Gestaltungsprozeß-Erfahrungen zur Anpassung des Partizipationsmodells herangezogen werden können. Je nach Modellwahl und Ausgangssituation ist mit einem Einführungszeitraum zwischen zwei und fünf Jahren zu rechnen.

Methoden zur Unterstützung der Benutzerpartizipation

Der größte Einfluß auf eine veränderte Gestaltung der Benutzerpartizipation in den letzten Jahren geht von den Methoden aus. Der Begriff Methoden wird hier in einem weiten Sinn (10) verstanden: Sowohl Prinzipien (zum Beispiel das Prinzip des Software Life Cycle) und Methoden (etwa Prototyping) als auch Verfahren (vollständig determinierte Methoden zum Beispiel Prototyping mit einem definierten Toolset und exakt festgelegter Steuerung) werden darunter verstanden.

Computerunterstützung

Vor allem computerunterstützte Methoden haben im Gestaltungsprozeß, in geringerem Maße auch bei der Qualifizierung der Beteiligten und bei der Evaluation der Partizipation, neue Voraussetzungen geschaffen. Auslöser waren sowohl weitere Verbesserungen des Preis-Leistungs-Verhältnisses von Hardware (PC-Angebot, zunehmende Vernetzung) neue Softwareentwicklungen (Sprachen der vierten Generation, relationale Datenbanken) als auch neue Methoden zur Gestaltung von Informationssystemen (Prototyping, Software-Ergonomie, Künstliche Intelligenz, insbesondere Experten- und computergestützte Lernsysteme).

Qualifizierung der Beteiligten

Beteiligte Benutzer, Führungskräfte und DV-Fachleute qualifizieren sich zunächst einmal durch die Beteiligung am Partizipationsprozeß und die dabei gewonnenen Erfahrungen. Zusätzliche Unterstützung bieten neben regelmäßigen Informationsangeboten für Benutzer Trainingsmaßnahmen zur Vermittlung von . DV-Kenntnissen an Benutzer und Führungskräfte einerseits sowie zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten von DV-Fachleuten (11) andererseits. Neue Möglichkeiten erschließt computergestütztes Training sowohl bei der Vermittlung von DV-Kenntnissen und Methoden für den Gestaltungsprozeß als auch im Rahmen der Arbeit mit Informationssystemen auf der operativen Partizipationsebene. In diesem Zusammenhang wird auf die Möglichkeit zur ergonomischen Gestaltung von Anwendungssoftware verwiesen (12).

Gestaltungsprozeß

Wenn Benutzer in den einzelnen Phasen konventioneller Entwicklung von Informationssystemen mitwirken sollen, müssen Methoden der Anforderungsanalyse, des Systementwurfs, zur Darstellung und Dokumentation zur Verfügung stehen, die Benutzer(repräsentanten) in vertretbarer Zeit erlernen und verstehen können. Besonders bewährt haben sich semiformale, grafische und fallbezogene Methoden. Computerunterstützung in Form von Tools zu konstruktiven und analytischen Methoden, von Projektbibliotheken und Projekt- und Produktdaten auf verschiedenen Verdichtungsebenen hilft dem mitwirkenden Benutzer ebenso wie dem DV-Fachmann. Expertensysteme für den Gestaltungsprozeß werden bisher nur für den DV-Fachmann angeboten (13), können aber auch auf den Benutzer zugeschnitten werden.

Herausragende neuere methodische Hilfsmittel für den Gestaltungsprozeß von Informationssystemen sind Prototyping und Sprachen der vierten Generation (14). Beide verbessern im herkömmlichen Gestaltungsprozeß die Mitwirkungsmöglichkeiten von Benutzern, die über schnell erstell- und korrigierbare Prototypen das künftige Informationssystem ausprobieren und modifizieren lassen können; meist wird es sich hier um Wegwerf-Prototypen handeln, die der Definition von Anforderungen dienen und allenfalls zum Teil in das endgültige Informationssystem eingehen.

Beim autonomen Design kann der Benutzer - unterstützt durch das Information Center - dagegen evolutionäre Prototypen selbst entwickeln und ad hoc bei seiner praktischen Arbeit verwenden.

Prozeß- und Ergebnisevaluation

Eine exakte Bewertung des Partizipationsprozesses und der dabei entstandenen Informationssysteme ist naturgemäß schwierig - es gelingt überhaupt nicht, oder jedenfalls nicht mit vertretbarem Aufwand, Vergleichsgrößen bereitzustellen. Deshalb kann auf subjektive Bewertungen - ausgehend von Interviews, Fragebögen, Metaplan-Gesprächsrunden etc. - zur Bestimmung des Zielerreichungsgrades von Prozeß und Ergebnis nicht verzichtet werden.

Im Computer geführte Informationen wie Projektdaten (zum Beispiel Überarbeitungserfordernisse, Änderungsraten im Entwicklungsprozeß und unmittelbar nach der Einführung), operative Daten (zum Beispiel Fehlerhäufigkeiten bei der Dateneingabe, Verwendungshäufigkeit des Informationssystems, eventuell auch Krankheits- und Fluktuationsraten von Benutzern), Versionsverfolgung (Änderungsraten über die gesamte Lebensdauer des Informationssystems) ergänzen diese subjektive Bewertung. Allerdings darf dabei nie vergessen werden, daß die Elimination von Kontextveränderungen (zum Beispiel geänderte Benutzerzusammensetzung, anderes Betriebsklima in einer Gruppe/Abteilung) außerordentlich schwierig ist.

* Der Beitrag ist der Festschrift "15 Jahre Studiengang Wirtschaftsinformatik an der Fachhochschule Furtwangen 1971 - 1986 entnommen, die kostenlos, aber in beschränktem Umfang bezogen werden kann.

Die Autorin Professorin Dr. Heide Heilmann lehrte bis zum Sommersemester 1986 im Fachbereich Wirtschaftsinformatik an der Fachhochschule Furtwangen und ist jetzt an der Universität Stuttgart am Betriebswirtschaftlichen Institut als Leiterin der Abteilung Betriebswirtschaftslehre mit den Fachgebieten allgemeine Betriebswirtschaftslehre und Betriebsinformatik tätig.

Literaturverzeichnis

(I) Vgl.: D.S. Koreimann: Informationsbedarfsanalyse. In: Sammelwerk Organisation, hrsg von P. Lindemann und K. Nagel, 4.22, Lieferung 6, 10/1979

(2) Vgl. Heide Heilmann, Wirtschaftlichkeit kontra Humanisierung? In: HMD, Heft 104, April 1982, S. 61-72.

(3) Vgl. zum Informationsmanagement und seinen Entwicklungstendenzen:

- N. Szyperski: Führungstechnische Integration eines differenzierten Informations- und Kommunikationsmanagements. In: Angewandte Informatik, hrsg. von D. Seibt, N. Szyperski, U. Hasenkamp, Braunschweig und Wiesbaden 1985, S. 15-28.

- Robert 1. Benjamin, Charles Dickenson, John F. Rockart: Changing Role of the Corporate Information Systems Officer. In: Information Management, Heft 1/1986 S. 6-15

(4) Z.B. haben H. Heilmann, W. Heilmann und E. Reblin diese Forderung bereits 1968 in "Einsatzplanung für eine Datenverarbeitungsanlage" Stuttgart 1968, S. 55 f. erhoben.

(5) Vgl. hierzu auch: Richard G. Canning (Hrsg ) The System Developement Spectrum, EDP-Analyzer, Bd. 24, April 1986.

(6) Potentielle Gremien im Zusammenhang mit Benutzerpartizipation sind dargestellt in: Heide Hellmann, Modelle und Methoden der Benutzermitwirkung in Mensch-Computer-Systemen Stuttgart und Wiesbaden, 1981 S. 234 ff.

(7) Eine ausführliche Darstellung des 2. Abschnitts enthält: Heide Heilmann, Modelle und Methoden der Benutzermitwirkung in Mensch -Computer-Systemen, Stuttgart und Wiesbaden

1981, S. 123-303.

(8) Überlegungen dieser Art werden - nicht nur bei autonomem Design - zunehmend angestellt. g . z. B. die Forderung nach Steuerbarkeit des Dialogs in der DIN-Norm 66234, Teil 8, Bildschirmarbeitsplätze, Grundsätze der Dialoggestaltung.

(9) Zur Entscheidung zwischen autonomem Design/Endbenutzerprogrammierung und herkömmlicher Entwicklung von Informationssystemen vgl. die Anwendungsbeiträge in: HMD, Heft 121, Dezentralisierung, Januar 1985.

Ähnlich unterscheidet Dietrich Seibt in "Gestaltungs- und Benutzungsproblematik technologiegestützter Informationssysteme" (S. 29 - 45. In Angewandte Informatik, siehe Literaturhinweis 3) zwischen "technologiegestützten BETRIEBLICHEN" bzw. PERSÖNLICHEN Informationssystemen".

(10)(Vg.: Heide Heilmann, Softwareentwurfsmethodik - Definition und Klassifizierung. In: HMD, Heft 110, Softwareentwurfsmethodik, März 1983, S. 4 ff.

(11) Persönlichkeits- und tätigkeitsbedingte Defizite werden in vielen Quellen behauptet. Vgl.

- J. D. Couger, R. A. Zawacki: Was motiviert EDV-Fachleute. In: Büro und EDV, Dezember 1978, S. 23-30

- E. A. Tertilt: Management und EDV, Wiesbaden 1978, S. 114 ff.

- Bo Hedberg, Enid Mumford: The Design of Computer Systems. In: Mumford/Sackman (Hrsg.), Proc. of the IFIP-Conference on Human Choice and Computers, Amsterdam -Oxford - New York, 1975, S. 55 f.

(12) Vgl. HMD, Heft 126, Software-Ergonomie, November 1985.

(13) Vgl. z. B. das Softwarewerkzeug BABYLON der GMD. GMD-Jahresbericht 1984, S. 145 f.

(14) Vgl. zu Prototyping und Sprachen der 4. Generation:

- R. Budde et al. (Hrsg.): Approaches to Prototyping, Berlin - Heidelberg - New York -

Tokyo, 1984

- Die Beiträge von H. Kresse, O. Heße, Th.

Spitta und A. Sprenger in CW/GSE ,(Hrsg.), Software-Engineering und Informations-Management, München, 1985

-Die Beiträge von H. Marwedel und H.-U. Nelte in H. Strunz (Hrsg.), Planung in der Datenverarbeitung, Berlin - Heidelberg - New York - Tokyo, 1985.