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10.02.1978

Detailsucht und Weitschweifigkeit führen zu Reibungsverlusten bei Konferenzen

MÜNCHEN - "Fast die Hälfte ihrer Zeit verbringen Führungskräfte und Spezialisten in Besprechungen und Konferenzen", heißt es in der Integrata-Ankündigung für das Seminar "Kommunikation und Gesprächstechnik. Darüber hinaus - so die Integrata GmbH - treten bei der Kommunikation im Team oder zwischen EDV- und Fachabteilungen häufig Störungen auf: Die Konfliktursachen mußten erkannt und ausgeräumt werden, damit Reibungsverluste reduziert werden könnten. Ziel des Seminars ist es, daß die Teilnehmer Schwachstellen in ihrem Kommunikationsverhalten erkennen und Methoden erarbeiten, mit deren Hilfe sie schneller und effektiver zu gemeinsamen Ergebnissen kommen.

Die Veranstaltung wendet sich an Führungskräfte aus Organisation und EDV, Team- und Projektleiter sowie an Kontaktleute der Fachabteilungen. Lehrgespräche bilden die Basis des Lehrgangs, im Vordergrund stehen gruppenorientierte - Trainingsmethoden. Der Erfolg - so das Schulungsunternehmen - hänge weitgehend davon ab, daß alle Teilnehmer bereit sind, aktiv an der Gestaltung mitzuarbeiten.

Konzipiert wurde das Seminar nicht speziell für DV-Leute - von Arnulf Gottschall, Diplom-Soziologe und Leiter des Bereichs Schulung und Information in der Münchener ADAC-Zentrale, und Gerd-Georg Kießel, Fort- und Weiterbildungsreferent im selben Bereich. Sie entwickelten für den Zweieinhalb-Tage-Lehrgang einen neuen Seminartyp.

Unnütze Zeitvergeudung

"Oft ist wenig Zeit vorhanden für eine Besprechung, und die Teilnehmer haben hinterher das Gefühl, unnütz Zeit vergeudet zu haben", erklärt Gottschall. "Uneffiziente Besprechungen machen sowohl den Referenten als auch die Teilnehmer unzufrieden." Als Störfaktoren für Konferenzen, Besprechungen und Seminare nennt er die Abweichung vom Thema, Weitschweifigkeit, Festhaken am Detail, zu lange Monologe sowie Unklarheit der Gedanken und der Sprache. Auch verdeckte Machtkämpfe, unnötige Länge und ein ungleicher Informationsstand verhindern, daß Sitzungen effizient durchgeführt werden können. Jede weitere Kritik beziehe sich immer auf die Länge, Ergebnislosigkeit und Langeweile von Konferenzen. Aus der Frustration, die dadurch entstehe, entwickele sich auf die Dauer eine Besprechungsmüdigkeit. Die Teilnehmer gehen schon mit schlechter Stimmung in die Konferenz, das wirke sich auf den Stil und die Stimmung des Gesprächverlaufs aus. Jeder gehe mit dem Gefühl der Bestätigung seiner Stimmung wieder hinaus.

Angebot wird auf die Wünsche der Teilnehmer abgestimmt

Die Kritik von Konferenzteilnehmern zeigte - so Gottschall -, daß sehr viele die Notwendigkeit verspüren, Methoden zu finden, um schneller und effizienter zu Ergebnissen zu kommen.

Die Moderatoren wollen in dem Seminar keine Kochrezepte präsentieren, sondern Ansätze geben, die jeder Teilnehmer in die Praxis umsetzen kann. Das Angebot ist variabel und wird auf die Wünsche der Teilnehmer abgestimmt. Die Moderatoren haben kein fertiges Manuskript, sondern erarbeiten mit den Teilnehmern ein Simultanprotokoll. Schwerpunkt dieses Protokolls ist ein Maßnahmenkatalog, den die Teilnehmer für ihre tägliche Praxis erstellen. Unmittelbar nach Ende des Seminars werden ihnen sämtliche Unterlagen ausgehändigt.

Spielregeln für Konferenzen

Der Lehrgang wird von den beiden Trainern durchgeführt. Dadurch soll die Fixierung auf eine Person als Autorität ausgeschaltet werden. Im Seminar lernen die Teilnehmer "Spielregeln" für Konferenzen, Sitzungen, Besprechungen und Interviews, die in Interaktionsspielen eingeübt werden. Diese Übungen sind Kernpunkte der Veranstaltung. Sie werden mit Video-Kameras aufgezeichnet und anschließend gemeinsam mit den Teilnehmern analysiert. "Die Teilnehmer haben unterschiedliche Erwartungen, wenn sie das Seminar besuchen", erklärt Gottschall. "Meistens sind sie positiv überrascht, wieviel Eigeninitiative von ihnen dabei gefordert wird und wie dies zu einem erhöhten Lernprozeß beiträgt."

Der herkömmliche Konferenzraum trägt nicht zur Kommunikation zwischen den Teilnehmern bei. Vielmehr fördert er Monologe eines "Vorredners" und schließt Diskussionen und Gruppenbildungen aus. Der optimale Raum für Besprechungen soll eine gesprächsintensive Gruppenarbeit ermöglichen: Probleme können im Plenum, durchgesprochen werden, Kleingruppen bearbeiten Teilthemen, die Ergebnisse werden dann auf Tafeln visualisiert.

Herkömmlicher Konferenzraum

Getafelte Wände: Repräsentation statt Kommunikation

Einbauschränke: Leer oder zweckentfremdet

Das Bronzerelief eines würdigen Vorfahren an der Wand

Parkettfußboden voll Perserteppichen

Teuere Kronleuchter an der Decke: Ungenügendes Licht

Mahagonitisch mit schweren Klubsesseln

Hierarchische Sitzordnung: Monologfördernd

Gedanken können nur hörbar, nicht sichtbar gemacht werden

Servieren der Getränke stört das Gespräch

Viele Raucher: Schlechte Luft oder Zugerscheinungen

Farbloses Durcheinander dunkler Oberflächen

Technische Hilfsmittel stehen nicht griffbereit

Es wird von wenigen viel gesprochen

Alle Themen werden allen Teilnehmern vorgetragen

Der gleiche Raum für gesprächsintensive Gruppenarbeit umgestaltet

Alle Wände zum Anbringen von Darstellungen eingerichtet

Keine festen Einbauten, alles ist beweglich

Ästhetische Elemente mit kommunikativer Funktion

Ausgelegter Teppich als Schallschlucker

Schallschluckdecke mit hellen, blendfreien Leuchten

Leichte Kunststofftische und Drehrollen-Sessel

Round-table-Anordnung für jede Gruppengröße

Steck- und Tafelwände als Visualisierungshilfen

Griffbereite Erfrischungen aus fahrbaren Behältern

Klimatisierung, mindestens Lüftungsanlage

Kommunikations- und Ideen-stimulierende Farbkomposition

Alle technischen Hilfsmittel stehen griffbereit

Gesprächsverlauf wird durch Kleingruppenbildung intensiviert

Die Interaktion wird verdichtet