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03.04.1987 - 

Strategisches Kommunikationskonzept zur Integration von Büro und Fabrik:

Dezentralisierung schafft Reizklima für DV

Der gegenwärtige Techniktrend ist gekennzeichnet durch den Übergang von der Datenverarbeitung zur umfassenden Nutzung neuer "moderner" Informations- und Kommunikationstechniken. Gemessen am Produktivitätsfortschritt bei gewerblichen Arbeitsplätzen sind Kosteneinsparungen am Büro-Arbeitsplatz trotz moderner Techniken jedoch bisher relativ gering.

Mit der Anwendung der Digitaltechnik bei Fernsprech-Nebenstellen-Anlagen begann vor etwa zehn Jahren ein neues Zeitalter für die Sprachkommunikation. Zur Zeit erleben wir wiederum einen ähnlichen (oder noch größeren?) Innovationsschub. Die Kommunikationswelt steht am Beginn der ISDN-Ara. Selbstbewußt sprechen manche sogar von einem "New Deal in Communications".

Die meisten Unternehmen haben eine "gespaltene" Kommunikationslandschaft, gekennzeichnet durch getrennte Zuständigkeitsbereiche für

administrative DV,

Prozeß-DV,

Fernmeldetechnik (Telefon, Telefax, Telex),

Vervielfältigung,

Archivwesen, Ablage,

Textverarbeitung,

Postwesen (intern, extern),

Bibliothek, Informationsbeschaffung. Der Aufbau kompatibler Systeme ist somit vorprogrammiert.

Für spezielle Aufgaben in den Unternehmen haben sich dedizierte Systeme als Insellösungen herausgebildet, etwa im Bereich CAD, PPS, Maschinensteuerung oder Büro. Sie machen dem Anwender Kopfschmerzen, weil die auf den Inseln anfallenden und verarbeiteten Informationen sehr wohl mit denen anderer Bereiche verzahnt sind. Forderung: Integration der Inseln mit Hilfe der Datenkommunikation in einem durchgängigen Informationsfluß.

Die kontrollierte Dezentalisierung der Geräte und Anwendungsverantwortung setzt die technische Verknüpfung durch Netze (LAN und später ISDN) und die organisatorische Kontrolle durch ein übergreifendes Informations-Management voraus.

Die Kompetenz einer Fachabteilung (DV oder Orgal) allein reicht nicht aus, um zukunfts- wie unternehmens- und mitarbeitergerechte Lösungen zu entwickeln.

Konstruktion, Produktionsplanung und -steuerung, Fertigung, Qualitätskontrolle sollen mit dem Personalwesen, der Betriebs/Finanzwirtschaft, dem Vertrieb, der Lager- und Materialwirtschaft sowie der Leitung über ein EDV-gestütztes Abwicklungsund Informationssystem integriert werden.

Die "dezentralen DV-Experten": Hier poart sich das Know-how in der Fertigung, im Materialflußbereich, bei der Konstruktion, bei F&E und Qualitätssicherung, bei Marketing, Rechnungswesen, Personal oder im Außendienst mit der Erfahrung und dem Wissen um das Machbare im Bereich der Informations-, Kommunikations- und Speichertechnik.

In der Fertigung kommt es zur Zusammenfassung von Tätigkeiten durch Mehr-Maschinen-Bedienung, zusätzliche Übernahme von Instandhaltungs-, Wartungs- und Qualitätskontrollarbeiten. Voraussetzung ist hier ein vielseitig ausgebildeter Mitarbeiter.

In Büro und Verwaltung sind vor allem die personell meist gut ausstaffierten Stabsfunktionen wie Planung, Controlling und andere zentrale Dienstleistungen "gefährdet". Strategie und Innovation, bisher meist die Begründung für zentrale Stäbe, sind jedoch als Aufgaben der Linie zu sehen, weil nur die Linie sie wirkungsvoll im Unternehmen umsetzen kann.

In den produktionsnahen Bereichen (Entwicklung, Arbeitsvorbereitung, Disposition) kommt es durch CAD/CAP/CAM zu einer Verdichtung und Multifunktionalisierung von Arbeiten, die bereichsübergreifend wirken (Rechnerdialog). CIM deutet das bereits an.

Vorrangig geht es um eine Verbindung der Arbeitsbereiche Büro, Entwicklung und Fertigung, und zwar vom Auftragseingang bis zur Auftragsauslieferung und Rechnungsabwicklung (CAI). Das Prinzip "make or buy" in der Fertigung findet künftig ebenso Anwendung im Büro. Nach allen Erfahrungen stellt sich eine produktivere Kommunikation oder eine Steigerung der Effektivität nicht einfach durch die Einführung neuer Technik.

Unverzichtbar ist ein Mitwirken der Betroffenen, insbesondere auch des mittleren und oberen Managements (die Hand des Managers an der Tastatur). Auf die Personalabteilungen kommen erhebliche Qualifizierungsaufgaben zu. Im großen und ganzen steht die technische Entwicklung fest. Aber es besteht keine Bereitschaft, unternehmensintern die Struktur und Organe auf das Informationszeitalter hin zu verändern.

Neue technologische Entwicklungen in Produktion und Verwaltung begünstigen die notwendige Entwicklung zu "flachen" Strukturen. Sie sind gekennzeichnet durch

- Wegfall von un-/angelernten Arbeitsplätzen,

- Zusammenfassung/Integration von Tätigkeiten

- Übertragung von Arbeiten auf Computer/Maschinen,

- Verlagerung von Kompetenz und Verantwortung "nach unten".

Die organisatorische und technische Gestaltung der Informations- und Kommunikationssysteme im Unternehmen ist vermehrt als ganzheitlicher Planungs- und Gestaltungsprozeß aufzufassen.

Moderne Unternehmen benötigen künftig den Vorstandsbereich "Information". Dieses Informations-Management

- ist nicht als personell zugeordnete Verantwortung zu betrachten,

- ist primär eine Führungsaufgabe mit stark organisiertem Gehalt,

- muß unvermeidlich in verbürgte Privilegien eingreifen.

Die heutigen Computersysteme für den dezentralen Nicht-Informatiker sind noch viel zu kompliziert zu bedienen, um auf breiter Front als Hilfsmittel akzeptiert zu werden. Die meisten PC entsprechen im Bedienungskomfort dem Automobil des Jahres 1910 (Software-Ergonomie und Benutzerakzeptanz).

Sollten sich die Hersteller nicht bald auf gemeinsame Daten- und Kommunikationsstandards einigen, um die uneingeschränkte Kommunikation zu ermöglichen (zu vertretbaren Preisen!) wird sich der Schritt von der Datenverarbeitung zum Informations-Management nicht bzw. viel später, als viele heute prognostizieren, realisieren lassen.

Udo Frenzel ist Leiter der strategischen Planung von Avon Cosmetics, München.

Literatur: U. Frenzel, I. Schübert: Vom Büroboten zum Inhouse-Netz. Erste Erfahrungen mit der neuen Informationstechnologie in den USA und der Bundesrepublik Deutschland. RKW-Schriftenreihe "Mensch und Technik" Band 973, ISBN 3-92 1451-19-1, 2. Auflage, Eschborn 1986.