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25.11.1998 - 

Euro-Umstellung/Niemand wird Nachteile bereitwillig hinnehmen

Die Auswirkungen des Euro auf Lohnbuchhaltungs-Software

In der Lohnbuchhaltung betrifft die Einführung des Euro nicht nur die eigentliche Abrechnung. Claudia Ponert* weist auf Nebeneffekte hin, beispielsweise auf die mitarbeiterbezogenen Meldepflichten.

Die Zeit der neuen Währung beginnt mit etlichen ungeklärten Problemen. Es ist zur Zeit bei der Lohnabrechnung noch fraglich, ob die Sozialversicherung Euro-fähig sein wird. Zwar kann die Lohnsteuer in Euro angemeldet werden, die anderen Abgaben (Renten-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung) müssen aber weiterhin in Mark erklärt werden.

Die Bundesanstalt für Arbeit hat laut "Handelsblatt" vom 10. Juni 1998 signalisiert: "Wir werden den Euro wohl ab 1999 akzeptieren müssen." Doch derzeit sieht es so aus, als würde die Sozialversicherung den Euro nicht zum Jahreswechsel einführen.

Die in der Lohnbuchhaltung gesetzlich zu beachtenden Wertgrenzen, Pauschalen und so weiter sind derzeit sämtlich Mark-Werte. Schwierigkeiten sind absehbar: Was wird beispielsweise aus der 620-Mark-Grenze? Wie sieht es aus mit der Abrundung auf volle Mark beim Listenpreis eines Dienstwagens? Was passiert, wenn die Rundung zu einer höheren Lohnsteuer führt?

Die Liste ließe sich beliebig verlängern, zum Beispiel bei Beitragsbemessungs- oder Geringverdienergrenzen. Es wird wohl noch eine ganze Weile dauern, bis der Gesetzgeber alle Mark-Werte in Euro umgestellt hat. Denn es sollen wieder glatte Beträge werden. Da zumindest nach den Absichtsbezeugungen eine Glattstellung durch Aufrundung erfolgen soll, wird sich die Finanzbehörde allein aus haushaltspolitischen Gründen sicher Zeit lassen.

Deswegen werden die allermeisten Lohnabrechnungsprogramme zwar die Eingabe und Ausgabe in Euro ermöglichen, die Berechnung an sich aber weiterhin in Mark vornehmen. Das bedeutet, die eingegebenen Euro-Werte werden programmintern in Mark-Werte umgerechnet, für die Berechnung verwendet und vor der Ausgabe wieder in Euro-Werte umgewandelt. Das macht auch Sinn, da ja die Meldungen voraussichtlich in Mark abzugeben sind.

Ein Unternehmen sollte bei der Auswahl der Software aber in jedem Fall darauf achten, daß eine Mischeingabe möglich ist. Ein Mitarbeiter verlangt möglicherweise sein Gehalt noch in Mark, die vermögenswirksamen Leistungen oder der Dienstwagenkaufpreis lauten aber schon auf Euro. Das muß ein Lohnabrechnungsprogramm bewältigen können, ohne daß die Personalabteilung den Taschenrechner bemühen und von Hand umrechnen muß.

Viele Unternehmen werden aufgrund der Vorgaben des Marktes recht frühzeitig auf den Euro als Hauswährung umsteigen. Sie sollten überlegen, ihre Hauswährung auch auf die Lohnabrechnung auszuweiten. Sicherlich wird es hier anfangs zu Schwierigkeiten kommen, denn für den Endverbraucher ist die Problematik Euro noch nicht greifbar. Es gibt keine Scheine oder Münzen, die sich in das Bewußtsein einprägen, sondern der Euro taucht nur im bargeldlosen Zahlungsverkehr auf. Die Skepsis von seiten der Arbeitnehmer ist absehbar.

Folglich sind Informationen gefragt. Ein Kommunikationskonzept muß aufgestellt werden. Es ist zu erläutern, daß es sich beim Euro um eine Währungsumstellung und keine Währungsreform handelt. Gerade ältere Mitarbeiter sind in diesem Punkt unter Umständen mit schlechten Erinnerungen belastet. Es wird auch nicht zu Mindereinkommen bei der Arbeitnehmerschaft kommen, denn die Zahlungsart darf zu keinen negativen Auswirkungen beim Arbeitnehmer führen (Paragraph 8, Absatz 3, Satz 2 der Euro-Verordnung II).

Der Arbeitgeber steht in der Informationspflicht und kann sich dabei beispielsweise des Intranet, einer eventuell vorhandenen Hauszeitschrift bedienen oder mit dem Betriebsrat zusammenarbeiten. Sicherlich wird der eine oder andere Mitarbeiter in der Personalabteilung um ein Gespräch bitten. Dort müssen die Sachbearbeiter Rede und Antwort stehen können. Den notwendigen Wissensstand können sie nur durch umfangreiche und rechtzeitige Schulungen bekommen.

Auf Mark lautende Arbeitsverträge (und natürlich auch alle weiteren bereits abgeschlossenen Verträge) müssen nicht sofort neu abgeschlossen werden, sondern bleiben in vollem Umfang bis 1. Januar 2002 wirksam. Erst danach ist eine Änderung der einzelnen Verträge auf Euro nötig. Allerdings kann sich der Arbeitgeber einer Generalklausel bedienen, die für alle Arbeitsverträge gilt.

Aber auch in diesem Punkt sollten Unternehmen zwecks allgemeiner Akzeptanz über eine frühere Aktualisierung nachdenken. Stehen zum Beispiel 1999 Tarifverhandlungen an, so sollten bei dieser Gelegenheit entsprechende Umstellungsregeln definiert werden. Aus Gründen der Praktikabilität sind natürlich stufenweise Anpassungen auf 50 oder 100 Euro wünschenswert.

Gleichzeitig sollten noch einmal einzelne Verträge auf die sogenannten Zeichnungsbefugnisse hin geprüft werden. Vielleicht ist es hier sinnvoll, nicht einfach die Mark-Grenzen in Euro umzurechnen, sondern lieber die Werte neu zu überdenken. Immerhin müssen sich auch Chefs auf die neue Währung einstellen.

Ähnliche Anpassungen sind bei zinsbezogenen Vergütungen, zum Beispiel Arbeitnehmerkredit, oder Stücklöhnen zu beachten. Die Umrechnung und Rundung könnte zu einer erheblichen Benachteiligung des Arbeitnehmers führen. Da dies aufgrund der Euro-Verordnung vermieden werden muß, sind entweder die Abrechnungssysteme auf mehrere Nachkommastellen umzustellen, oder der Stücksatz ist zu Gunsten des Arbeitnehmers zu runden. (Allerdings ist, wie das Beispiel im Kasten zeigt, dabei Vorsicht geboten.)

Langfristige Planung ist das A und O. Alle Arbeitgeber sollten mit gutem Beispiel vorangehen und die Übergangszeit zwischen 1999 und 2002 sinnvoll nutzen, um ihren Betrieb, die Mitarbeiter und nicht zuletzt die Kunden an den Euro zu gewöhnen. Es muß ein Plan aufgestellt werden, wie mit den zwangsläufig auftretenden Pfennigabweichungen umzugehen ist. Wohin wird zum Beispiel gebucht, wenn der Arbeitnehmer nicht schlechter gestellt werden darf?

Außerdem muß die Lohnbuchhaltung umfangreiche Prüfungen der Abrechnungen auf eventuelle Benachteiligungen der Arbeitnehmer durchführen. Denn selten sind die Löhne in einem Unternehmen alle gleich, in der Regel setzen sie sich aus vielen individuellen Komponenten wie Zuschlägen, Überstundenvergütungen, Sonderzahlungen und so weiter zusammen, die alle einzeln zu prüfen sind.

Natürlich gilt es, im Zusammenhang mit der Software-Analyse in der Finanzbuchhaltung auch die Lohnbuchhaltung auf Euro-Fähigkeit zu prüfen. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, sich von wartungsintensiven "hausgemachten" Programmen zu trennen und sich auf das vielseitige Angebot am Markt zu konzentrieren, zum Beispiel auf Standard- oder Branchensoftware für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Viele DOS-Programme werden ab 2002 obsolet, weil sie den Euro nicht beherrschen werden. Hier könnte sich ein Parallelbetrieb mit einer Windows-Software anbieten, auf die man dann zum 1. Januar 2002 problemlos umsteigen kann.

Wie rechnen?

In einer Teilefertigung erhält der Arbeitnehmer vier Pfennig je Stück. Der angenommene Umrechnungskurs von 1,97010 Mark für einen Euro ergibt einen Stücksatz von 0,02030 Euro. Gerundet bedeutet dies 2 Cent pro Fertigteil. Bei einer Tagesleistung von 3000 Stück ergäbe sich ein Entgelt von 60 Euro.

Würde die Tagesleistung zuerst in Mark ermittelt und die Summe dann in Euro umgerechnet, ergibt sich ein Tagessatz von 60,91 Euro:

0,04 Mark x 3000 Stück = 120 Mark

120 Mark : 1,97010 = 60,91 Euro

Wer generös den Stücksatz auf drei Cent aufrundet, müßte einen Tagessatz von 90 Euro bezahlen. Das wäre immerhin eine Lohnerhöhung von gut 32 Prozent!

Angeklickt

Vorübergehend muß es zweigleisig gehen, aber an vielen problematischen Punkten sind die Weichen nicht gestellt. In der Lohnbuchhaltung tauchen eine ganze Reihe Schwierigkeiten auf, die eine äußerst sensible Handhabung verlangen. Denn nichts wirkt sich schlimmer für das Betriebsklima aus, als unklare Positionen und unvorbereitete Maßnahmen in der Bezahlung der Mitarbeiter. Auch einige arbeitsrechtliche Aspekte sind in diesem Zusammenhang zu bedenken.

*Claudia Ponert ist Mitarbeiterin der Lexware GmbH & Co. KG in Freiburg. Der hier leicht überarbeitete Beitrag erschien zuerst in der Ausgabe 2/1998 der Publikationsreihe "Drehpunkt Euro" von Lexware.