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02.02.2001 - 

Online-Recruiting/Online-Recruiting war Anstoß für konzernweites Bewerber-Management

Die berüchtigten Papierstapel gehören bald der Vergangenheit an

Der Siegeszug des Internet brachte es mit sich, dass bei der MG Technologies AG auch das Online-Recruiting eingesetzt wurde. Schon bald stellte sich heraus: Auf diesem Weg können Bewerber und Bedarf konzernweit optimal zusammengebracht werden. Von Julia Richter* und Ingo Brengmann*

Beginnen wir mit einer Denksportaufgabe: Die Bewerbung eines Ingenieurs mit Spezialwissen in Prozesstechnik und holländischen Sprachkenntnissen geht bei der MG in Frankfurt ein, wird zum für Engineering zuständigen Teilkonzern GEA nach Bochum weitergeleitet, dort aber aktuell nicht benötigt. Gleichzeitig sucht eine GEA-Tochtergesellschaft in Südafrika händeringend genau einen Mitarbeiter dieses Profils - wovon wiederum die Personalverantwortlichen in Frankfurt und Bochum nichts wissen. Wer dieses Beispiel für konstruiert hält, dem sei gesagt, dass es bei einem weltweit tätigen Konzern wie der MG Technologies AG in ähnlicher Form nahezu tägliche Realität ist.

Die richtige Qualifikation am richtigen Platz ist für die MG ein entscheidender Erfolgsfaktor. Nach der Umstrukturierung in einen weltweiten Technologiekonzern strebt sie die Markt- und Technologieführerschaft in allen Kernkompetenzen an. Spitzenleistungen kann man aber nur mit Spitzenleuten erzielen. Deshalb gehört es zu den entscheidenden Wettbewerbsfaktoren, Mitarbeiter mit einer hohen, sehr speziellen Qualifikation im umkämpften Hightech-Sektor zu gewinnen. Hinzu kommt: MG hat eine sehr komplexe Konzernstruktur. Jeder Teilkonzern ist in zahlreiche Tochtergesellschaften untergliedert, oft in einer Vielzahl von Ländern auf allen Kontinenten. Deshalb entsteht der Personalbedarf an unterschiedlichsten Stellen, und nahezu jedes Qualifikationsprofil ist anders.

Um diesen Bedarf zu befriedigen, sind intensive Anstrengungen erforderlich. Die Verantwortlichen im Personal-Management stehen vor zwei zentralen Herausforderungen: Wie kann man eine bedarfsgerechte Rekrutierung effizient, kostengünstig und zugleich mit qualitiativ hochwertigen Ergebnissen organisieren? Wie bringt man Bewerber und Bedarf zusammen und stellt vor allem sicher, dass keine interessante Qualifikation verlorengeht?

Qualitätsprobleme bei den Online-BewerbungenMit dem Siegeszug des Internet lag es nahe, hierfür auch das Online-Recruiting einzusetzen. Der Bereich Hochschul-Marketing in der MG Holding begann bereits 1998, einen eigenen Online-Stellenmarkt (www.mg-job.com) aufzubauen und in Jobbörsen Ausschreibungen zu schalten. Quantitativ war der Rücklauf durchaus zufriedenstellend. Probleme bereitete allerdings die Qualität der Bewerbungen, die mit der Reaktion auf die Printanzeigen des Hauses nicht zu vergleichen war.

Der Grund lag schlicht darin, dass die Bewerbermaske, die Interessenten ausfüllen und zurückschicken konnten, viel zu allgemein war, um den äußerst differenzierten Qualifikationsbedarf der zahlreichen MG-Gesellschaften abzubilden. Deshalb waren die Angaben oft nicht ausführlich genug. Auf Rückfragen reichten die Interessenten eingescannte Unterlagen oder Printunterlagen auf dem Postweg nach, was wiederum zu Medienbrüchen führte. Damit war die Akzeptanz des Online-Recruiting in den Fachbereichen gefährdet. Deshalb wurde eine konzernweite Projektgruppe mit Vertretern aus der Holding und allen Teilkonzernen ins Leben gerufen. Ziel war es, die Qualität der Ausschreibungen sowie der Bewerbungen zu verbessern und den gesamten Workflow zu optimieren. Schnell war klar, dass dies nur auf einer völlig neuen technischen Grundlage des Online-Recruiting möglich war. Nach einigen Untersuchungen entschied man sich deshalb im Frühjahr 2000 für die Lösung des Internet-Dienstleisters KD+M Westerwald GmbH (Montabaur / Hachenburg). Das Paket wurde in einem gemeinsamen Projekt auf die spezifischen Anforderungen der MG zugeschnitten.

Die neue Lösung vereint auf Basis einer Client-Server-Struktur die flexiblen Speicherungs- und Recherchemöglichkeiten der SQL-Datenbanktechnologie mit den universellen Zugriffsmöglichkeiten des Internet. Dass eine solch komplexe neue Online-Funktionalität ohne Hard- und Softwareänderungen mit einem Standard-Browser von jedem Konzernstandort weltweit genutzt (und damit sehr einfach bedient) werden kann, rief bei den Pilotanwendern zunächst Staunen hervor. Nach Verabschiedung des Pflichtenheftes stellte KD+M in mehreren Workshops mit Mitarbeitern aus Holding und Teilkonzernen sicher, dass zwar die allgemeinen Standards und CI-Richtlinien der MG erfüllt werden, aber auch die individuellen Stärken jedes einzelnen Bewerbers Berücksichtigung finden. Um die ersten "Gehversuche" in einem überschaubaren Terrain vorzunehmen, wurde das Projekt schrittweise eingeführt. Zunächst schrieb man die Trainees der MG Holding über das Internet aus. Der Erfolg spricht für sich: Im Geschäftsjahr 2000 wurden mehr als 50 Prozent dieser Stellenangebote über Online-Rückläufe besetzt. Die 25 Teilnehmer der letztjährigen MG-Summer-Academy, einer jährlichen Informations- und Workshopveranstaltung der MG für Studenten, wurde bereits vollständig online rekrutiert und verwaltet.

Nach diesen guten Erfahrungen wird nun sukzessive die interne Stellenausschreibung online abgewickelt - der Beginn eines Bewerber-Managements. Mit den hier gewonnenen Erfahrungen wird das System derzeit weiter optimiert und in den nächsten Wochen auch für die externen Ausschreibungen freigegeben. Vor jeder neuen Phase finden wiederum Workshops von Entwicklern und Anwendern mit intensivem Feedback und weiteren Verbesserungen statt. Bereits heute wird deutlich, wie die Kombination von zentraler Bewerberdatenbank und konzernweitem Internet-Zugriff das gesamte Recruiting verändert:

Höhere Qualität: Die Datenbank kombiniert Standardisierung und individuelle Ansprache der potenziellen Interessenten. Aus mehr als 100 vorformulierten Textbausteinen können die Verantwortlichen ihre Anzeigen zusammenstellen. Pflichtfelder vereinheitlichen den Aufbau und sorgen dafür, dass keine wesentlichen Informationen vergessen werden. Freie Textfelder bieten die Möglichkeit, positionsspezifische Anforderungen hinzuzufügen. Dank der einheitlichen Struktur lassen sich Bewerbungen wesentlich einfacher auswerten. Die berüchtigten Papierstapel aus Bewerberschreiben, deren Inhalte sich kaum miteinander vergleichen ließen, werden bald der Vergangenheit angehören. Auch können Statistiken und Erfolgskontrollen über Bewerbungen "angedockt" werden. So lässt sich die Qualität der Ausschreibungen und Rückläufe kontinuierlich optimieren.

Effizienter Workflow: Die Standardtexte für Stellenausschreibungen werden zentral verwaltet, Ausschreibungen durch Ankreuzen der Bausteine zu einem erheblichen Teil automatisch generiert oder bei völlig neuen Positionen durch standardisierte Formulare unterstützt. Auch das Layout wird mit Templates automatisch erzeugt. Damit ist die Ausschreibung wesentlich effizienter: Der gesamte Prozess wird geradliniger, schneller und direkter. Medienbrüche werden vermieden, auf zwischengeschaltete Agenturen kann weit gehend verzichtet werden. Künftig lassen sich Online- und Print-Anzeigen auf die gleiche Weise generieren und erst am Ende des Prozesses differenzieren. Traditionelle Papierbewerbungen können - das Einverständnis des Bewerbers vorausgesetzt - im einheitlichen Format in die SQL-Datenbank eingegeben und indiziert werden, so dass auch sie in die konzernweite Online-Recherche Eingang finden.

Transparenz: Auf der Grundlage dieses Workflow entsteht ein konzernweites Bewerber-Management. Verantwortliche an allen Standorten können den mehrsprachigen Bewerberpool (derzeit deutsch und englisch) jederzeit nach vielfältigen Kriterien durchforsten.

SQL-Mechanismen gewährleisten vor allem sehr flexible Selektionsmöglichkeiten. Nicht nur das Qualifikationspotenzial von Interessenten und Mitarbeitern, auch der Status einer Bewerbung kann jederzeit aktuell nachvollzogen werden. Jede Änderung wird in einem Logbuch dokumentiert. Von vornherein wurden Datenschutzaspekte integriert. Die Hoheit über die Datenbank haben die Personalabteilungen. Sie allein machen per Mausklick das Profil für andere Personalverantwortliche im Unternehmen zugänglich. Dabei werden alle Personendaten automatisch "geschwärzt". Übliche Sicherheitsvorkehrungen wie Zugriffsberechtigungen, Passwörter und Verschlüsselung sind Standard.

Zahl der Print-Anzeigen geht langsam zurückKostenoptimierung: Effizientere Prozesse reduzieren die Kosten. Die MG kann bereits heute mehr Ausschreibungen mit weniger Ressourcen bewältigen. Darüber hinaus wird die Zahl teurer Print-Anzeigen sukzessive zurückgehen. Gezielte Auswertungen werden möglich, mit denen sich Rekrutierungswege optimieren lassen.

Beispielsweise stellte sich bei der Summer Academy heraus, dass Vorträge in den Fachbereichen von Universitäten wesentlich mehr Bewerbungen von Studenten generierten als teure Bannerwerbung im Internet. Ein weiterer Nutzen ist noch erwähnenswert: Online-Anzeigen sind deutlich langlebiger als klassische gedruckte Annoncen und haben eine wesentlich größere Reichweite.

Anhand des eingangs zitierten Beispiels lassen sich die Veränderungen illustrieren. Nehmen wir an, die Unterlagen unseres Ingenieurs gingen als Blindbewerbung bei der MG Holding ein. Früher wären sie an die GEA AG nach Bochum und vielleicht noch an die GEA-Tochtergesellschaft Westfalia Separator in Oelde weitergereicht worden, dann wahrscheinlich versandet.

Die Westfalia-Separator-Niederlassung in Südafrika, die vielleicht genau diesen Ingenieur sucht, hätte die Bewerbung wahrscheinlich nie bekommen. Künftig ist dies anders: Die Bewerbung wird dann in die Datenbank eingegeben, und die Personalverantwortlichen der GEAWestfalia Separator in Südafrika können sie bei ihrer Recherche anhand der eingegebenen Qualifikationsmerkmale schnell finden - oder ihre Kollegen in Brasilien, Japan und anderen Ländern. So wird zugleich sichergestellt, dass der Bewerber sofort den richtigen Ansprechpartner findet.

Derzeit schaltet die MG überregionale Stellananzeigen sowohl in Zeitungen als auch im Web. Der Anteil der Online-Rückläufe nahm bereits mit der einfachen Lösung seit 1998 kontinuierlich zu und dürfte nach Freischaltung des neuen, datenbankgestützten Internet-Systems sprunghaft anwachsen.

Das hat nicht nur Auswirkungen auf interne Prozesse, sondern auf den Markt insgesamt: Bei Praktikanten, Trainees, Hochschulabgängern und allen anderen sonstigen Einstiegspositionen wird das Online-Recruiting bald die Personalberater ersetzen. Diese werden sich künftig auf die Domäne der Führungs- und Top-Management-Positionen konzentrieren müssen.

*Julia Richter ist verantwortlich für das Projekt Online-Bewerberdatenbank der MG Technologies AG in Frankfurt am Main. Ingo Brengmann ist zuständig für die Kommunikation des Hochschul-Marketings bei der MG.

Die FirmaMG Technologies AG nennt sich die ehemalige Metallgesellschaft AG seit dem Beschluss ihrer Umstrukturierung im Jahr 1999. Der neue Name steht für ein neues Konzept - einen innovativen Technologiekonzern, der sich auf die Kernkompetenzen Engineering und Chemie konzentriert.

Unter einer Holding mit Sitz in Frankfurt wurden in den zwei strategischen Bereichen marktführende Unternehmen in Teilkonzernen zusammengefasst: Lurgi, Lurgi Lentjes, Zimmer und GEA im Engineering, Dynamit Nobel und Solvadis in der Chemie. Mehr als 38000 Mitarbeiter arbeiten im Konzern, davon rund 43 Prozent außerhalb Deutschlands. Der Umsatz lag im Geschäftsjahr 1999/2000 bei über 17 Milliarden Mark, das Ergebnis vor Steuern bei 540 Millionen Mark.