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31.08.1979

"Die Chance der Ablehnung hat die Fachabteilung gar nicht"

Mit Christel Offelder, EDV-Leiterin der Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern, sprachen Helga Biesel und Dieter Eckbauer

þFrau Offelder, in einem Leserbrief an die COMPUTERWOCHE haben Sie zum COMM-PRIX-Thema "Einführungskonzepte" geschrieben, wir hätten uns damit einem Problem zugewandt, das jeden EDV -Anwender auf den Nägeln brennt Können Sie erläutern, was Sie mit "auf

den Nägeln brennen" gemeint haben ?

Daß unbedingt etwas oder etwas mehr geschehen muß, um das Unbehagen und die Unzufriedenheit abzubauen, die man als EDV-Leiter im Kontakt mit den Mitarbeitern der Fachabteilungen spürt. Ich glaube, daß man sich In der Zusammenarbeit EDV und Fachabteilung im wesentlichen nur um den Ablauf der Dinge kümmert daß der Erfolg, das Ergebnis da ist, daß es rechtzeitig vorliegt, daß es richtig ist. Man macht sich viel zu wenig Gedanken um die Menschen, die an diesem Ablauf beteiligt sind.

þFehlt die Kommunikation und das Verständnis füreinander?

Ganz sicher!

þWem würden Sie denn die Führungsrolle - im erzieherischen Sinne - zusprechen: Dem EDV-Leiter oder dem Fachabteilungsleiter? Wer sollte den ersten Schritt tun, auf eine Verständigung hin?

Spontan würde ich sagen: Der EDV-Leiter Aus folgendem Grund: Es wird in die laufende Arbeit eine neue Methode gebracht, eine Methode, mit der man die Arbeit Angeblich besser bewältigt. Sie wird den Fachabteilungen oft aufgezwungen - zumindest die Mitarbeiter der Fachabteilung haben sie sich nicht ausgesucht. Und diese Methode kommt mit ihren eigenen Gesetzmäßigkeiten, die für den sachlich bedingten Arbeitsablauf zunächst Störung bedeuten kann Ich nenne in diesem Zusammenhang mal nur zwei Reizwörter: Redaktionsschluß für Dateneingabe und Format der Datenausgabe. Ich bin der Meinung, der EDV-Leiter muß fähig sein, seine neue Technik zu "verkaufen", und zwar nicht nur mit ihrem Ergebnis, sondern er muß auch begründen, warum es sinnvoll ist, mit dieser Technik zu arbeiten, wo ihre Vorteile liegen und sich auch zu ihren Schwachpunkten bekennen.

þIst damit nicht bereits ein Ansatz für die Kritik gegeben, daß der EDV-Mensch diese neue Technik erst gar nicht in Frage stellt, sondern nur daran denkt, "wie kann ich sie einführen", während die Fachabteilungs-Mitarbeiter vielleicht überhaupt nicht bereit sind, sie zu akzeptieren ?

Schon, aber das möchte ich sogar noch härter formulieren: Die Chance der Ablehnung hat die Fachabteilung gar nicht Man muß eine Arbeit ökonomisch durchziehen, und EDV ist ein anerkanntes Mittel zur Rationalisierung von Arbeitsvorgängen, an dieser Tatsache kommen wir nicht vorbei. Das Verständnis dafür ist auf der oberen Ebene ja da. Nur ist es falsch zu meinen, man könnte den Mitarbeitern - die ihre Arbeit in der alten Form gemacht haben - die EDV als neues Arbeitsmittel jetzt einfach so "locker anbieten", ohne auf die Probleme, die dadurch entstehen, eingehen zu müssen. Für mich ist in diesem Zusammenhang oft der Eindruck entstanden, daß der Sachbearbeiter in der Fachabteilung sich im Grunde auch schon von dem Leiter seiner Abteilung etwas im Stich gelassen vorkommt. Der setzt sich mit dem EDV-Leiter zusammen, und dabei werden dann die großen Probleme besprochen; es werden tolle Lösungen ausgekocht, und zum Schluß muß der Sachbearbeiter damit fertig werden. Dadurch entsteht aus meiner Sicht die Problematik in der täglichen Arbeit.

þIst das eine Problematik von oben nach unten, eine hierarchische?

Die spielt sicherlich mit. Ich stelle nur fest, daß durch die EDV eine neue Komponente dazukommt, insofern, als der Mitarbeiter in der Fachabteilung über EDV ja gar nichts weiß. Er weiß nicht, wie sie funktioniert, er weiß nicht einmal, was eine Datei ist.

þNun ist es nicht verwunderlich, daß sich der Fachabteilungsmitarbeiter nicht voll hinter die Einführungsbemühungen stellt, denn in der Regel büßt er durch die Einführung der EDV Kompetenzen ein, die Aufgabenverteilung wird anders. Muß man dieses psychologische Moment nicht auch berücksichtigen?

Das ist auch ein Aspekt, den ich persönlich aber - aus meiner Erfahrung - nicht als so gravierend ansehe. Wichtig scheint mir, daß da eine Wissenslücke ist und daß der Sachbearbeiter aus der Fachabteilung nicht mehr übersieht, was eigentlich geschieht; er durchschaut die Zusammenhänge nicht mehr. Aus dieser Situation entsteht auf jeden Fall Unlust, insofern ist die Beachtung psychologischer Momente sehr wichtig. Wesentlicher ist für mich, daß der Mitarbeiter aus der Fachabteilung gar nicht weiß, wie wichtig sein Beitrag ist. Er stellt sich die Frage, wo entstehen eigentlich die Fehler, und das schlimmste ist für mich das Hin- und Herschieben von Verantwortlichkeit für Fehler, bevor man sich dann endlich um die Ursachen kümmert Das liegt natürlich auch an der EDV-Abteilung. Die weiß zuwenig von den Problemen der Fachabteilung und ist oft zuwenig darauf eingegangen. Auf der anderen Seite hat die Fachabteilung nicht genügend plausibel gemacht, wo und was ihre Probleme sind. In diesem Spannungsfeld steht diese Black-Box "Computer" von der der Mensch aus der Fachabteilung nicht weiß, wie sie arbeitet und wie dumm sie eigentlich ist. Die typische Ausrede "der Computer ist schuld" oder "seit wir Datenverarbeitung haben, klappt nichts mehr" gilt oft als Alibi für jede Art von Pannen und zeigt im Grunde das ganze Dilemma.

þIst nicht dieses Know-how-Defizit dadurch verursacht, daß die Entwicklung in der EDV einfach zu schnell vorangeht?

Das würde ich in dem Zusammenhang ablehnen, weil es meines Erachtens bei dem Problem, über das wir hier reden, um die fundamentalen Dinge geht, die ein Sachbearbeiter wissen sollte, um Verständnis für das Phänomen EDV zu haben. Wenn mein ganzes Arbeitsgebiet oder auch nur ein Teil davon über EDV läuft, dann bin ich schon arm dran, wenn ich überhaupt nicht weiß, was damit los ist. Um das an einem Beispiel klarzumachen: Es ist für den Mitarbeiter aus der Fachabteilung unverständlich, daß er von Anfang an seine Wünsche bis hin zum Extremfall, zum einmaligen Ausnahmefall, klar artikulieren muß. Solange er nur auf seinem Papier, zum Beispiel einer Karteikarte, arbeitete, und es reichten die Zeilen nicht mehr, dann konnte er das rechtzeitig erkennen und schrieb ein bißchen kleiner oder wählte eine andere Aufteilung als die übliche, aber daß er im Zusammenhang mit EDV weit vorausdenken muß, daß er jetzt eine Feldlänge zu definieren hat, das weiß er nicht. Das hat ihm keiner gesagt - und an der Stelle.

þWas sollte der Sachbearbeiter denn unbedingt über EDV wissen?

Er sollte einen Überblick haben über die Arbeitsweise einer

Datenverarbeitungsanlage: über das Prinzip von Dateneingabe, -verarbeitung, -ausgabe. Er sollte wissen, daß zur Verarbeitung der Daten, die er zur Verfügung stellt, Programme gehören; er sollte wissen, was er dazu beitragen kann, daß es vernünftige Programme sind. Er sollte wissen wie Informationen aus seinem Arbeitsbereich als Daten in Dateien organisiert sind, damit er Gespür dafür bekommt, was man aus einer Datei herausholen kann und wodurch der Aufwand entsteht Er sollte den Unterschied kennen zwischen Batch- und Dialogverarbeitung Und er sollte auch wissen wie teuer eine Dialogverarbeitung im Gegensatz zu einer Batchverarbeitung ist Denn der Mitarbeiter in der Fachabteilung, der hört und sieht ja woanders arbeitet man mit Terminals Verständlich also die Fragen Warum tun wir das

eigentlich nicht? Warum ist bei uns alles so umständlich? Diese Grund- Prinzipien sollte man klarmachen, dann hatte man eine ganz andere Kommunikationsbasis Ich bin eigentlich jedesmal sauer wenn Mitarbeiter aus Fachabteilungen auf einem Einführungskurs gelernt haben, wie man mit dualen Zahlen rechnet.

þDas liegt doch wohl auch daran, daß die Leute gar nicht erst ran wollen, aus dieser Schwellenangst heraus, dieser unbewußten Angst vor dem Computer, als dem Orvellschen "Großen Bruder"?

Schwellenangst ist da, das ist gar keine Frage, aber ich meine, weniger die vor dem "Großen Bruder" als die vor der eigenen Blamage. Ich bin eigentlich häufiger auf Interesse und Bereitwilligkeit gestoßen; die Frustration, der Abbruch der Kommunikation, hat meines Erachtens andere Gründe Einer davon ist der Fachjargon, mit dem EDV-Leute - ob bewußt oder unbewußt sei dahingestellt - die Distanz herstellen Man ertappt sich selber dabei, daß man nicht mehr Datenausgabe sagt, man spricht von Output. Man trifft keine Auswahl aus einem Datenbestand, sondern ruft eine Selektion ab, vorher sollte Aber noch ein Up-Dating sein und der SORT Lauf darf auf keinen Fall vergessen werden Das sind nur ein paar ganz Simple Beispiele Aus diesem Gehabe der EDV-Leute entsteht Distanz und weiter wohl auch die Angst, daß man das wohl nie lernen wird.

þGut, daß Sie das Argument "Fachsprache" jetzt auch bringen. Wird es nicht überbetont - und ist es nicht ein recht bequemes Argument?

Es wäre interessant zu wissen, wie das in Amerika aussieht, weil ich hier feststelle, daß man den Leuten mit den englischen Begriffen das Leben schon schwermacht. Und immer heißt's, Gott, Englisch hat doch jeder in der Schule gelernt. Gut, auf der Ebene der Führungskräfte, zum Teil auch der Sachbearbeiter, funktioniert das ja. Schwieriger ist es allerdings eine Etage drunter. So weit sind wir eben doch nicht, daß jeder an der Schule Englisch lernt; beziehungsweise das Erlernte wird viel zu schnell vergessen. Sicher wird sich das mit dem allgemeinen Ansteigen des Ausbildungsniveaus in der Zukunft ändern. Aber noch leben wir in der Gegenwart, und selbst wenn man verstanden wird, wird einem Fachsprache oft als Arroganz ausgelegt. Warum sind wir EDV-Leute eigentlich häufig so ungeschickt, daß wir den Kollegen aus der Fachabteilung das bequeme Argument der Unverständlichkeit frei Haus liefern?

þWas sollte man jetzt tun, um Datenverarbeitung am Arbeitsplatz akzeptierbar zu machen, um Unkenntnis und Widerstände abzubauen?

Im täglichen Umgang - meine ich - sollte der EDV-Leiter das Problem der Zusammenarbeit mehr im Auge behalten und sich dafür ein bißchen mehr Zeit nehmen. Das ist jetzt mal die kleine Lösung, die könnte jeder praktizieren. Ich stelle fest, die schönsten Stunden meiner Tätigkeit sind die, wenn ich mir vornehme, jetzt stiehlst du dir eine halbe Stunde Zeit und machst irgendwo eine Tür auf. Dann wende mich unmittelbar an die Leute, setze mich am Arbeitsplatz dazu und sage, wie kann man denn mit den Listen arbeiten. Jetzt machen wir das mal zusammen. Da kommt eine ganze Menge dabei heraus und das hilft auch, allerdings mehr im Sinne von Mitarbeiter motivieren. Das alles hat natürlich nur einen Sinn, wenn der Betrieb über eine gute Ablauforganisation verfügt und die Tagearbeit durch klare Anweisungen, Checklisten, Handbücher etc. unterstützt wird Last not least ist hier die Weiterbildung von Mitarbeitern durch interne und externe Schulung zu nennen. Meines Erachtens ist aber das Bildungsangebot für Mitarbeiter aus den Fachabteilungen viel zu mager, und es müßte außerdem auf seine Lerninhalte hin überarbeitet werden. Mehr über derartige Maßnahmen zu erfahren ist ja wohl Ziel des COMM-PRIX '79, Ich bin gespannt, welche "Fundgrube" sich da auftun wird und ob meine Sorge, daß auf diesem Gebiet zu wenig geschieht, berechtigt ist.

Christel Offelder

(40) ist Diplom-Handelslehrerin und seit 1969 in der EDV tätig. Als Instruktorin war sie bis 1972 in der Siemens-Kundenausbildung. Seit 1972 ist Christel Offelder EDV-Leiterin in der Industrie- und Handelkammer, München.