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08.11.1991 - 

Hochschulausbildung für technische Autoren ist notwendig

Die DV-Anwender leiden unter unprofessionellen Handbüchern

Der Beruf des technischen Autors für Software-Bedienungsanleitungen ist noch relativ neu. Eine Ausbildung für diese Tätigkeit gibt es bisher weder an Hochschulen noch an Fachhochschulen. Entsprechend gering ist der Grad der Professionalisierung. Darunter leidet nach Auffassung von Jürgen Peters* nicht nur die Qualität der Handbücher sondern auch die Benutzerfreundlichkeit der Software.

Die Gründerjahre der Softwarebranche waren eine aufregende Zeit. Mit geringen Mitteln wurden einzelne Firmen gegründet, die heute weltweit operieren und Hunderte von Mitarbeitern beschäftigen. Die Gründerjahre der Softwarebranche waren auch ihre Flegeljahre.

SW-Käufer von den Herstellern abhängig

Angesichts des sehr kleinen Angebotes guter Programme und oft auch mangels eigener Fachkenntnis waren die Käufer von Software fast immer von den Herstellern abhängig. Die neuartige immaterielle (Soft-)Ware bot weder Rechtssicherheit bei Lieferkonditionen noch bei der Gewährleistung. Einhaltung von Lieferterminen, Erfüllung des zugesagten Funktionsumfanges und Fehlerfreiheit der gelieferten Produkte waren unter diesen Bedingungen eher die Ausnahme als die Regel.

Das Abhängigkeitsverhältnis bekamen auch die sogenannten End-Anwender zu spüren, die - schon der Begriff drückt das aus - hinter den eigentlichen Anwendern, den DV-Fachleuten nämlich, eingeordnet wurden. Man mutete ihnen Benutzerschnittstellen und Handbücher zu, die für DV-Laien weitgehend unverständlich waren.

Fehlerfreie Handbücher noch nicht die Regel

Sich anhand der gelieferten Dokumentation in die Bedienung eines Programmes einzuarbeiten hatte etwas von einem Initiationsritus: Wer Verständnisprobleme hatte, wurde schlichtweg nicht für reif oder würdig gehalten, ein Programm zu benutzen.

Solchen Hochmut kann sich heute kein Software-Anbieter mehr leisten. Handbücher, in denen der Funktionsumfang und die Bedienung von Software vollständig, fehlerfrei und verständlich beschrieben werden, gehören zum Standardlieferumfang jedes Programmes. Ob diese Handbücher im Einzelfall immer wirklich vollständig, fehlerfrei und verständlich sind, darf mit Recht bezweifelt werden.

Doch die Anstrengungen sind unverkennbar. Denn sowohl die Kunden wie auch die Anbieter wissen, daß der Softwaremarkt sich in den vergangenen Jahren von einem reinen Anbietermarkt zu einem Käufermarkt gewandelt hat. Und die Kunden haben gelernt, daß Datenverarbeitung keine Geheimwissenschaft ist, und verlangen mit Recht, daß ihnen die mühsame Auseinandersetzung mit Technikerjargon erspart bleibt, wenn sie ein Programm benutzen wollen, für das sie viel Geld bezahlt haben.

Da Techniker aber offenkundig nicht in der Lage sind, ihre Produkte verständlich zu beschreiben und außerdem dazu auch wenig Neigung verspüren, ist mit der Softwarebranche etwa seit Anfang der 80er Jahre ein neuer Berufszweig entstanden: der technische Autor für Software.

Quantitativ ist dieser Berufsstand mittlerweile nicht ganz unbedeutend. Große Softwarehäuser, die Standardsoftware herstellen und vertreiben, beschäftigen in der Regel mindestens einen technischen Autor pro 20 Programmierer, häufig sind es mehr. Ein Handbuchautor auf zehn Programmierer ist durchaus üblich.

Durchschnittlich knapp drei Prozent aller Beschäftigten in drei mir bekannten großen Softwarehäusern schreiben Handbücher. Auch für die Computerzeitschriften, die in den vergangenen Jahren in großer Zahl entstanden sind, arbeiten viele technische Autoren. Eine große Zahl von freien Autoren beliefert den Buchmarkt mit Handbüchern zu Standardsoftware, die eine Ergänzung zu den im Lieferumfang enthaltenen Handbüchern sind. Von all diesen Handbuchautoren ist kaum einer für seinen Beruf ausgebildet.

Ich selbst bin als Soziologe zum Handbuchschreiben gekommen, und ich habe Altphilologen, Grafikdesigner und Wirtschaftsgeographen kennengelernt, die als technische Autoren Softwarehandbücher verfassen. Auch viele "Lehrer und sonstige Geisteswissenschaftler", so die Sprachregelung der Arbeitsämter, und Diplom-Übersetzer üben diesen Beruf aus.

In all diesen Studiengängen kann kaum etwas von den spezifischen Qualifikationen erworben werden, die ein technischer Autor täglich braucht: Wer Shakespeare, Handelskorrespondenz oder die Reden von Politikern fehlerfrei übersetzen kann oder pädagogische Fähigkeiten und ein fundiertes Wissen der Datenverarbeitung besitzt, hat darum noch nicht gelernt Handbücher zu schreiben, in denen zielgruppengerecht, verständlich und gut nachvollziehbar der Funktionsumfang und die Bedienung von Programmen beschrieben wird.

Eine Ausbildung zum technischen Autor gibt es - anders als in England und Amerika - an deutschen Hochschulen nicht. Doch es sind erste Ansätze zu beobachten:

- So hat im Herbst ein achtsemestriges Studium "Technische/r Redakteur/in" an der Fachhochschule Hannover mit 30 Studienplätzen begonnen. Dies ist das erste Vollzeitstudium dieser Fachrichtung an einer deutschen Fachhochschule.

- Ein viersemestriges Aufbaustudium "Technische/r Redakteur/in" ist an der Universität Hildesheim geplant, vom Niedersächsischen Kulturministerium aber noch nicht genehmigt.

- An einigen Universitäten werden im Rahmen der lnformatikerausbildung zweistündige Übungen zum Thema angeboten.

- Ein Fernlehrgang "Technischer Autor" eines Schulbuchverlages ist in Vorbereitung und soll ab Anfang 1992 erscheinen.

- Einige Industrie- und Handelskammern oder private Firmen bieten Umschulungsmaßnahmen "Technische Dokumentation" an.

Ein Teil der aufgelisteten Ausbildungsmaßnahmen ist allerdings an den Fachrichtungen klassischer Ingenieurwissenschaften, Maschinenbau und Elektrotechnik orientiert. Selbst wenn man davon ausgeht, daß diese Liste nicht ganz vollständig ist, - das Ausbildungsangebot ist sehr klein - werden sich diese Kurse nicht so schnell ändern. Fazit: Fast nur Quereinsteiger üben den Beruf des technischen Autors aus.

Qualitätsbewußtsein stammt aus der Ausbildung

Quereinsteigern fehlen aber zunächst entscheidende Voraussetzungen, um ihre Aufgabe erfolgreich zu erfüllen. Hochschul- oder Fachhochschulabsolventen bringen beim Einstieg ins Berufsleben neben fachlichen Kenntnissen immer auch eine Menge an Vorstellungen und Regeln mit, die mit den fachlichen Qualifikationen nur mittelbar zu tun haben.

Dazu gehören etwa ein Bild von den Aufgaben der eigenen Profession und - damit zusammenhängend - eine Vorstellung von der persönlichen Rolle im Prozeß der Herstellung oder Bereitstellung einer Ware oder Dienstleistung. Auch Qualitätsbewußtsein wird in der Regel nicht erst im Arbeitsalltag, sondern bereits in der Ausbildungsphase entwickelt. Wenn es für eine Tätigkeit keinen vorgegebenen Ausbildungsweg gibt, wie es bei den technischen Autoren der Fall ist, entfällt nicht nur die Vermittlung der fachlichen Qualifikationen, sondern auch die der Berufsethik.

Der Sozialwissenschaftler Max Weber hat schon Ende des 19. Jahrhunderts die große Bedeutung der Berufsethik für den Erfolg moderner Wirtschaftsgesellschaften hervorgehoben. Darunter verstand er die Fähigkeit und Bereitschaft, zieladäquat zu handeln.

Das Selbstbewußtsein des Berufsstandes fehlt

Einem frischgebackenen technischen Autor fehlen an seinem ersten Arbeitstag im neuen Beruf darum gewöhnlich nicht nur fachliche Kenntnisse, es fehlt ihm - mindestens ebenso schwerwiegend - auch das Selbstbewußtsein eines anerkannten Berufsstandes. Oft

reicht ein "Sie machen das schon" des Leiters einer Dokumentationsabteilung, um die Berufsbezeichnung technischer Autor zu erwerben.

Dieses Defizit aus eigener Kraft zu kompensieren kostet Energie, die dann bei der Bewältigung der eigentlichen Aufgabe fehlt. Zumal die zuvor erfahrene Aussichtslosigkeit, im studierten Beruf eine adäquate Beschäftigung zu finden, viele Autoren sehr belastet hat. Der neuen Aufgabe stehen sie eher verunsichert, jedenfalls aber mit gemischten Gefühlen gegenüber. Weder ist klar, was fachlich erwartet wird, noch, ob sie den gestellten Anforderungen gerecht werden. Und zudem: Ein Beruf in der Softwarebranche war meist ohnehin nicht gerade das erklärte Berufsziel.

Oft wird darum die neue Tätigkeit als Überbrückung gesehen, - bis man eine Stelle im eigenen Berufsfeld gefunden hat. Gelingt es dann aber nicht, den Absprung in den studierten Beruf zu schaffen, tritt Resignation an die Stelle der anfänglichen

Verunsicherung.

Berufsethik, in diesem Fall also die Fähigkeit und Bereitschaft, auch unter widrigen Vorgaben Handbücher zu produzieren, die zumindest dem Stand der Technik entsprechen, entwickelt sich jedoch unter solchen Vorgaben nur schwer und setzt außergewöhnliches Engagement voraus.

Dazu trägt auch bei, daß die Art und Weise, in der bei vielen Softwarehäusern Systeme entwickelt werden, gerade für unerfahrene Handbuchautoren zusätzliche Probleme schafft.

Die Produktion von Software verläuft nur bei wenigen Herstellern nach festen Regeln einer Software-Entwicklungsmethodik, in der nach einer ordnungsgemäß abgeschlossenen Analysephase eine vollständige Spezifikation vorgelegt und verabschiedet wird, die dann die mehr oder weniger unumstößliche Vorlage für die Implementierung der Software und die Produktion der Handbücher ist.

Konflikte zwischen Autoren und Entwicklern

Abweichend von der reinen Lehre werden Systeme bei vielen Softwarehäusern eher in einem mehr oder weniger chaotisch verlaufenden Prozeß der allmählichen Annäherung an das fertige Produkt hergestellt.

Das mag sinnvoll sein, da sich nur selten in der Phase der Spezifikation alle späteren Anforderungen vorhersehen lassen. Die Aufgabe des Handbuchautors wird durch diese Art der Projektabwicklung erschwert, da er nie sicher sein kann, ob er den aktuellen Funktionsumfang der Software dokumentiert. Das Gefühl, Informationen hinterherlaufen zu müssen, stellt sich da - oft mit Recht - schnell ein.

Normalerweise sind Programmierer gerne bereit, Auskünfte zu geben und eventuelle Unklarheiten im Gespräch zu klären. Dies gilt um so mehr, wenn sich aus diesen Gesprächen Anregungen auch für sie ergeben.

Sind allerdings die Fragen des Handbuchautors immer wieder sehr grundsätzlicher Natur und enthalten zudem vorgelegte Handbuchentwürfe so viele Fehler, daß für ihre Korrektur erheblicher Aufwand entsteht, ohne daß deutlich würde, wo der überzeugende eigene Beitrag des Autors zum Gelingen eines Handbuches liegt, wird die Bereitschaft zur Kooperation schnell nachlassen.

Denn natürlich stehen auch Programmierer stets unter Zeitdruck: Der geplante Release-Termin für eine neue Version rückt näher, und wichtige Funktionen sind noch nicht implementiert, ganz zu schweigen von den Fehlern aus der letzten Version, die noch nicht beseitigt sind. Nette Anforderungen aus dem Vertrieb werfen eine mühsam eingehaltene Zeitplanung wieder durcheinander, und dann kommt auch noch der Kollege Handbuchautor daher!

Konflikte zwischen Handbuchautoren und Entwicklern treten, so wie die Dinge zum jetzigen Zeitpunkt geregelt sind, auch bei anfänglicher Kooperationsbereitschaft aller Beteiligten immer wieder auf. Haben sich aber erst einmal die gegenseitigen Einschätzungen verfestigt, das heißt, sind die Programmierer von der vermeintlichen Unfähigkeit des Dokumentators überzeugt und ist sich dieser seinerseits sicher, daß die DV-Spezialisten ihn nicht ernst nehmen, ist die Kooperation auf Dauer gefährdet.

Anforderungen an technische Autoren

Eine gute Ausbildung technischer Autoren kann dazu beitragen, solche Konflikte gar nicht erst entstehen zu lassen.

Die Tätigkeit eines Handbuchautors ist eine Querschnittsaufgabe. Um seiner Aufgabe effizient gerecht werden zu können, braucht ein Handbuchautor Qualifikationen aus sehr unterschiedlichen Bereichen.

1. Gute Kenntnisse der Grundlagen der Datenverarbeitung und spezieller Anwendungsbereiche: Kenntnisse der Datenverarbeitung sind unbedingt erforderlich, weil er das Thema, über das er schreibt, verstehen muß und er sich ohne diese Kenntnisse weder mit Entwicklern verständigen noch treffsichere Beschreibungen erstellen kann. Dies gilt um so mehr, wenn Betriebssystem-nahe Programme zu beschreiben sind, die vor allem DV-Fachleute einsetzen.

Aber auch wenn die Zielgruppe Sekretärinnen sind, die mit einem Bürosystem arbeiten, sollten fundierte Kenntnisse der DV gegeben sein.

Kenntnisse der Datenverarbeitung sind aber auch deshalb so wichtig, weil die Produktion von Handbüchern selbst auch ein technischer Prozeß ist, in dem Daten verarbeitet werden. Nicht selten lassen sich Arbeitsabläufe bei der Produktion von Handbüchern automatisieren. Der flexible Einsatz von Textverarbeitungswerkzeugen kann hier viel Arbeit sparen.

2. Kenntnisse der Software-Ergonomie: Handbuchautoren haben einen umfassenden Einblick in die Funktionalität eines Programmes. Gleichzeitig arbeiten sie als erste mit dem Programm aus der Sicht der späteren Anwender.

Handbuchautoren müssen alle Bedienungsabläufe beschreiben, sie erkennen darum sehr schnell, wo Arbeitsabläufe unnötig schwierig aufgebaut sind oder wo Sachverhalte falsch oder inkonsistent benannt werden. Sie können deshalb ergonomische Schwachpunkte schnell erkennen und Verbesserungsvorschläge machen.

Handbuchautoren könnten aber nur dann zur Verbesserung der Ergonomie beitragen, wenn sie über entsprechende Kenntnisse verfügen. Zusätzliche Voraussetzung ist, daß sie im Entwicklungsteam anerkannt sind und ihre Korrekturvorschläge darum auch ernstgenommen werden.

3. Kenntnisse der Didaktik und Lernpsychologie: Erfahrungen in diesem Bereich sind vor allem bei der Produktion von Lernhilfen (Computer Based Training, Tutorials) wichtig.

4. Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse;

5. Die Fähigkeit, umfangreiche Texte zu konzipieren, zu schreiben und zu gestalten. Die Begabung zu schreiben ist nicht lehrbar, systematische Übungen können jedoch sehr wohl dazu beitragen, einen sachgerechten, korrekten Stil und einen Blick für sprachliche Fehler sowie sinnentstellenden Sprachgebrauch zu entwickeln.

Hinzu kommen Erfahrungen mit Typographie und Textlayout, einschließlich der Fähigkeit, Grafiken zu entwerfen und/oder in ihrer Wirkung zu beurteilen.

6. Kenntnisse der ProjektabwickIung: Hierzu gehören Techniken der Informationsbeschaffung ebenso wie Techniken der Projektplanung und -steuerung.

7. Schließlich Kenntnisse aus verschiedenen Bereichen, etwa rechtliche Grundlagen der Produkthaftung oder Kenntnisse des Produkt-Marketing.

Wenn, wie es meist der Fall ist, Anfänger in diesem Metier eingesetzt werden (sogenanntes "Learn by Doing"), ergeben sich zwangsläufig erhebliche Konflikte. Softwarehersteller müssen deshalb dafür sorgen, daß ihre Autoren die notwendige fachliche und moralische Unterstützung bekommen.

Regelmäßige interne Schulungen und ein intensiver Informationsaustausch zwischen den Kollegen (auch über Kooperations- und Kommunikationsprobleme) können dazu beitragen. Wichtig ist aber auch, daß Unternehmen die Leistungen technischer Autoren angemessen honorieren.

Gehalt niedrig, Anforderungen hoch

Derzeit liegt ihr Gehaltsniveau oft deutlich unter dem von Entwicklern, obwohl die Anforderungen an technische Autoren keineswegs geringer sind. Längerfristig wird sich die Lage jedoch nur dann verbessern, wenn eine Ausbildung zum technischen Autor im Hochschulbereich auf breiterer Ebene als Studiengang etabliert wird.

Dies ist zum einen wünschenswert, weil dann für den Bedarf an Handbuchautoren qualifizierte Absolventen zur Verfügung stünden. Gleichzeitig würde die Einrichtung von Studiengängen zum technischen Autor auch zu einer fachlichen Weiterentwicklung der Disziplin führen.

Die Folge wäre eine Professionalisierung der Disziplin in dem Sinne, wie sie beispielsweise Meyers Taschenlexikon definiert: "Ordnen und Zusammenfassen neuer Tätigkeiten zu gesellschaftlich anerkannten Berufen oder weitere Spezialisierung, Verwissenschaftlichung und ausbildungsmäßige Präzisierung von bereits bekannten Berufen."

Lösungen für alltägliche Probleme

Doktoranden und Assistenten sollten sich ihre wissenschaftlichen Meriten damit verdienen, in Forschungsprojekten das Wirkungsgefüge technischer Dokumentation zu untersuchen. Auf Fachtagungen und Symposien könnten die Forschungsergebnisse diskutiert werden. Monographien, Aufsatzbände, Tagungsberichte und Periodika würden Lösungen für Probleme anbieten, mit denen technische Autoren in ihrer Arbeit zu kämpfen haben und die sie derzeit angesichts fehlender empirisch gesicherter Kenntnisse meist nach gusto lösen. All dies nützt auch den Quereinsteigern.