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15.02.1980

Die DV-Revisoren kommen!

Von Manfred Bochum, DV-Betriebswirt

Endlich, da das Pioniergehabe der EDV-Profis verflacht ist und der Computer seinen Mythos verloren hat und nur mehr ein kompliziertes technisches Werkzeug darstellt, fragen wir nach seinem Preis und seiner Zweckmäßigkeit. Das Management hat begriffen, daß in der Vergangenheit in seinen Unternehmen ein EDV-Apparat mehr oder weniger gewalttätig geschaffen wurde, der nicht selten jedem rationalen Handeln widerspricht. Humanität, Ordnungsmäßigkeit, Kosten und Sicherheit waren oft leere Schlagworte, wenn es galt, unter allen Umständen das Image auszubauen: Es war ganz einfach chic, Computer zu installieren.

Dem Wildwuchs muß begegnet werden

Heute wissen wir, daß Todsünden begangen worden sind, die aufzuzählen den Rahmen dieses Aufsatzes sprengen würden. Sie müssen künftig vermieden werden. Denn die EDV ist kein Selbstzweck und kein Aushängeschild mehr, sondern harte unter-nehmerische Notwendigkeit.

Die finanzielle Ohnmacht und die totale technologische Abhängigkeit, hervorgerufen durch Unvermögen und Nachlässigkeit, durch Tatendrang und Engstirnigkeit, dürfen keine Chance mehr haben. Dem Wildwuchs der vergangenen Jahre muß energisch begegnet werden, und zwar nicht nur im Vorübergehen, sondern systematisch und mit allen Konsequenzen.

Dies kann nur durch eine Institution wirksam erreicht werden, die, losgelöst vom Betriebsprozeß und täglichen Geschäft, ihre Aufgaben neutral und unvoreingenommen erfüllen kann: die DV-Revision.

Sie rollt nun die Angelegenheit von hinten auf und prüft die Einrichtungen auf ihre Daseinsberechtigung zum Wohle des Unternehmens.

Freilich, es wird viel Reibung entstehen, wenn die DV-Leute davon überzeugt werden müssen, daß "ex post" betrachtet, ihre Entscheidungen und Realisierungen nicht immer so großartig waren, wie es oft den Anschein hatte. Und deshalb werden wir künftig nicht umhin kommen, mit den DV-Revisoren auch "ex ante", das heißt, bereits im Planungsstadium von Systementwicklung "vorlieb" zu nehmen.

Für gestandene Fachleute mit betriebswirtschaftlichem Background bietet sich die Chance.

Im folgenden sind die Anforderungen aufgezeichnet, die allgemein an eine DV-Revision zu stellen sind.

Die organisatorische Stellung im Betrieb

Die DV-Revision ist im Auftrag der Geschäftsleitung tätig, Sie nimmt somit Leitungsfunktionen wahr. Als Stabsstelle hat sie Überwachungs- und Beratungsbefugnis und erhält als der Geschäftsleitung unmittelbar unterstellte Instanz nur von dieser Anweisungen. Dennoch sollte sie uneingeschränktes Recht auf betriebliche Information und Unterstützung haben. Denn das Informationsrecht bildet die Voraussetzung für ihre Pflichterfüllung. Für unmittelbare Gefahrensituationen könnte ihr das Weisungsrecht erteilt werden.

Es ist die Aufgabe der DV-Revision, Feststellungen über das betriebliche System hinsichtlich seiner Wirksamkeit und Ordnungsmäßigkeit zu treiben und diese zu beurteilen; und zwar unter Beachtung der geltenden betrieblichen und externen Normen wie Gesetze, Verordnungen, Grundsätze, Satzungen und Anweisungen. Die DV-Revision sollte bei ihrer Beurteilung beziehungsweise Bewertung von Prüfungsergebnissen keinen Weisungen unterworfen sein. Der DV-Revisor darf keine Aufgaben erfüllen, die nicht mit seiner Prüfungstätigkeit in Einklang stehen. Dadurch sollten Kompetenz- und Gewissenskonflikte vermieden werden. Die Mitarbeiter anderer Betriebsbereiche dürfen keine Revisionstätigkeit ausüben.

Im Rahmen des Revisionsauftrages sollten Prüfungspläne erstellt werden, die gewährleisten, daß der gesamte DV-Bereich mit allen seinen Komponenten und Randbereichen untersucht wird. Dabei sollte die besondere Prüfungsbedürftigkeit bestimmter Gegebenheiten und Sensitivbereiche berücksichtigt werden: wiederholt prüfen, unvermutet prüfen etc.

Keine Kritik ohne besseren Vorschlag

Um die Wirkung der Prüfungen zu steigern, sollten die Methoden in einem Prüfungsfeld möglichst wechseln. Die Art und Weise der Maßnahmen sollte so gewählt werden, daß der betriebliche Ablauf nur so weit beeinträchtigt und ein eventuell entstehender Aufwand nur in dem Umfang verursacht wird, als es die Erfüllung des definierten Prüfungszweckes erfordert.

Die DV-Revision berichtet der vorgesetzten Stelle regelmäßig, zeitnah und klar. Die Revisionsmaßnahmen und ihre Ergebnisse müssen klaren Aufschluß über die Situation der geprüften Bereiche geben.

Die DV-Revision soll keine Kritik üben, ohne einen besseren Vorschlag zu machen. Sie sollte neue Erkenntnisse einbringen und Lösungsansätze schaffen. Der DV-Revisor muß bemüht sein, ein gutes und aktuelles Fachwissen zu besitzen. Das heißt nicht, daß er allwissend sein sollte. Aber sein Ausbildungsstand sollte mindestens dem Durchschnitt der Mitarbeiter im DV-Bereich entsprechen. Solange er von den Profis nicht akzeptiert wird und nicht ihre Sprache spricht, wird er nur schwer seine Aufgabe erfüllen können.

Aus aktuellem wird die Serie "DV in der Rechtspraxis" in dieser Ausgabe unterbrochen. Fortsetzung folgt am kommenden Freitag.

Professor Steinbuch eröffnet Online-Kongreß:

Unsicherheiten über zukünftige Normen

Das betriebliche Management steht vor hektischen Veränderungen der Methoden, ausgelöst vor allem durch neue Entwicklungen der Informationstechnik, zum Beispiel

neue Kommunikationstechniken (inner- und außerbetrieblich),

neue Methoden der Produktionssteuerung - und

neue Planungsmethoden.

Aber vermutlich sind dies alles nur Vorläufer noch vor uns liegender, größerer Veränderungen: Wir stehen im Prozeß der Automatisierung nicht am Ende, sondern erst am Anfang. Die Veränderungsgeschwindigkeit ist weniger durch technische Möglichkeiten begrenzt, mehr durch die unzureichende Fähigkeit des Menschen, diese technischen Möglichkeiten überhaupt zu verstehen und vernünftig zu nutzen.

Blidkonferenzen mindern Reisetätigkeit und -kosten

Zu den altbekannten Medien der betrieblichen Kommunikation - Fernsprecher und Fernschreiber (groß und langsam, laut im Fernschreibraum klappernd) traten neuerdings vor allem:

Teletex, Bürofernschreiber (klein, schnell und leise): Übertragung codierter Schriftzeichen, eine DIN A4-Seite in weniger als zehn Sekunden - und

Telefax, uncodierte Faksimileübertragung schriftlicher Vorlagen (einschließlich Bilder) über das Fernsprechnetz, eine DIN A4-Seite in drei bis hinab zu einer Minute.

Es ist schon lange möglich, mehrere Fernsprechteilnehmer in "Konferenzschaltung" sprachlich zu verbinden. Mit Fernsehtechnik kann man sie nunmehr auch bildlich verbinden, Gegenstände vorzeigen und Hartkopien übergeben.

Von Bildkonferenzen erwartet man vor allem Verminderung von Reisekosten, Reisezeit und Verkehrsrisiken.

Neuerdings entstehen Textautomaten mit Tastatur, Bildschirm, Speicher, Druckwerk und Verbindungsmöglichkeit zu anderen nahen und fernen Textautomaten, die alle typischen informationellen Vorgänge der Verwaltung wie Texterstellung, Korrektur, Verteilen und Ablegen immateriell - also ohne Fehler- erledigen.

Es werden ernsthafte Überlegungen angestellt, die Terminals von Betrieben und Privaten durch ein großräumiges Netzwerk zu verbinden: Die Wirtschaft, ja die ganze Nation als Netzwerk.

Manche vermuten, daß diese Kommunikationsform in den 90er Jahren so verbreitet sein wird, wie gegenwärtig das Fernsprechen. Sie soll ökonomischer sein als Kommunikation durch Telefon oder Berief, sie soll Berufsarbeit zuhause ermöglichen und durch Einsatz von Reisen Energie sparen helfen.

Die zukünftige Entwicklung der Bürokommunikation ist vor allem ein Akzeptanzproblem, zu dessen Lösung Techniker mit Sozialwissenschaftlern zusammenarbeiten müssen. Wichtige Probleme sind hierbei: Bedienerführung, Arbeitsmethodik und Auswirkungen auf die Betriebsorganisation.

Vorläufig macht hier die Verarbeitung grafischer Informationen noch Schwierigkeiten - aber mit der zweiten Generation von Bildschirmarbeitsplätzen werden wohl auch diese verarbeitet werden können.

Die Einführung dieser Technik wird vorläufig noch verzögert durch Unsicherheiten über zukünftige Normen. Experten erwarten eine rasche Ausbreitung dieser Technik wenn die Normen erst einmal geregelt sind.

Gleichzeitig mit den Veränderungen in den Büros ereignen sich tiefgreifende Veränderungen in der Produktion. Da kamen in letzter Zeit drei technische Neuerungen zusammen:

1. Die digitale Steuerung von Maschinen, NC, "Numerical Control",

2. die Einfügung von Mikroprozessoren unmittelbar in Maschinen und Produktion,

3. die Entstehung von vielerlei Sensoren und Effektoren, die den technischen Prozeß beobachten und steuern, von Lichtschranken und Meßwerterfassungssystemen bis hin zu Handhabungssystemen oder "Robotern", die ähnlich wie menschliche Hände Werkstücke ergreifen und in eine gewünschte Position bringen.

Direkte Datenerfassung ermöglicht optimale Produktionssteuerung - mancherlei Nachteile fallen hierbei weg, so etwa Suchen und Terminjagen oder unnütze Schreibarbeit.

Die Automatisierung dringt in der Produktionshierarchie immer weiter nach oben vor: Nach der Einzelsteuerung und ihrer Verkettung kommt die Fertigungsleittechnik.

Hier entstehen Produktionsorganismen, in welche die Elektronik so hineingewoben ist wie das Nervensystem in biologische Organismen.

Dieser Vergleich erinnert auch daran, daß in einem optimal organisierten System nicht alle infomationellen Funktionen in einer einzigen Zentrale konzentriert sein müssen, sondern ein wohlüberlegter Kompromiß zwischen Zentralisierung und Dezentralisierung angestrebt werden sollte: "Verteilte Intelligenz" .

Automatisierung gleicht Mangel an Ressourcen aus

Immer mehr Informationstechnik in den Büros - und immer mehr Informationstechnik in der Produktion. Mit der gleichartigen Technik verschmelzen diese Bereiche zu einem gigantischen Mensch-Maschine-System, dessen Input Material, Energie und Information und dessen Output - hoffentlich - zusätzlich auch noch ein Mehrwert ist.

Man muß hier oft die Begeisterung von Nichttechnikern für die Technik dämpfen: Vor jeder Einführung von Telekommunikation und Computern muß eine sorgfältige Systemanalyse kommen; die moderne Technik darf nicht hastig und unüberlegt, möglicherweise als Statussymbol eingeführt werden.

Die Automatisierung hat zweifellos bedenkliche soziale und wirtschaftspolitische Folgen (vor allem die Freisetzung von Arbeitskräften und der Zwang zur beruflichen Umstrukturierung) - aber die Automatisierung ist für unser ressourcenarmes Land unverzichtbar:

Der weltweite Kampf um Ressourcen zwingt zur effizientesten Produktion. Wer in der Automatisierung nicht mithalten kann, verliert seine internationale Konkurrenzfähigkeit. Ein internationales Moratorium für die Rüstung.

Aber auch im Inneren besteht der Zwang zur Automatisierung: Der Konsument zwingt den Produzenten über den Markt zur Nutzung der effizientesten Produktions-methoden.

Wir verlangen beispielsweise, unsere Tageszeitung mit den neuesten Nachrichten für wenige Groschen zu bekommen. Wir akzeptieren es nicht, wenn die Zeitung mit Gutenbergs Methoden erstellt würde - und wir würden es noch weniger akzeptieren, wenn die Zeitung mit der Hand geschrieben würde, nach Wochen erst käme und hundert Mark kostete.