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13.02.1981 - 

Informationsanalyse statt Organisations-Strukturuntersuchung

Die Entscheidungspyramide und das Berichtswesen

Eine Verwaltung hat oft sehr verschiedenartige Verständigungsebenen, die ein Organisationsplan nur sehr unvollkommen veranschaulichen kann (s. Abb. 3).

Der Organisationsplan sagt etwas zur hierarchischen Struktur aus, aber nichts zu den tatsächlichen Informationsmengen und ihren Verknüpfungen. Die Mengen fallen zudem noch höchst unterschiedlich aus; sie sind produkt- und zeitabhängig. Ferner wirken sich die Bearbeitungsstrukturen (Auftrags- oder Serienfertigung, Dienstleistung oder Hoheitsverwaltung) im Berichtswesen sowohl in den Mengen als auch in der Aktualität der Berichtsweitergabe aus. Zu berücksichtigen ist ferner, daß jede Unternehmens- oder sonstige Verwaltung noch in eine externe Berichterstattung eingebunden ist. Hierzu ist an die Fülle der Ämter - vom Finanz- bis zum Gewerbeaufsichtsamt- aber auch an die Verbände und Kammern zu erinnern. Jede dieser externen Stellen verlangt periodisch

die Ausfüllung von Formularen und Berichten. Als Regel gilt auch hier: Je komplexer das Unternehmen und je mehr Außenstellen, um so aufwendiger fällt die externe Berichterstattung aus. In den Bereichen Arbeitsschutz und Belegschaftsdaten sowie im Sozialwesen entfallen sogar 50 Prozent auf die externen Berichte.

Andererseits wäre es abwegig, sich von vornherein alle möglichen Verknüpfungen, die sich aus der Organisationsstruktur ergeben, auch als Kommunikationswege vorzustellen. Vergleiche dazu Abb. 3 und 4 (CW 8/81)

Die Anzahlen der Ein- und Ausgänge für die gegenseitige Verständigung von n Verwaltungsstellen würden theoretisch n-1 Anzahlen für jede "vollständige kommunikativ angebundene" Stelle ergeben. Und eben das wäre bei einer größeren Verwaltung praktisch unmöglich. Eine tiefgestaffelte Verwaltung mit einigen hundert "Stellen" könnte sich völlig autark beschäftigen, nur noch mit sich selbst (= 1. Parkinsonsches Gesetz).

Nun bieten weder die einfach hierarchischen noch die vollständig variablen Formen von Informationsleitwegen eine zweckvolle Information. Denn es kommt weder darauf an, daß alle alles erfahren, noch daß die Kompetenzen fachlich wie hierarchisch starr wie in den Ressorts der Behörden abgeriegelt werden.