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25.03.1994

Die Evaluierungsproblematik von Groupware Die fundamentalen Leistungen sind Flexibilitaet und Sicherheit

Als Konzept zur Loesung alltaeglicher Geschaeftsprobleme begreift Mirko Dier* Groupware. Hierin liege der entscheidende Denkansatz; als Software im engeren Sinne sollte sie nicht verstanden werden.

Wer versucht, auf dem laufenden zu bleiben, und zumindest verstehen moechte, wohin die Zeichen der Zeit weisen, wird unaufhoerlich mit neuen Schlagworten konfrontiert. Auch "Groupware" zaehlt dazu. Im folgenden sollen aber nicht die Visionen, Potentiale oder Paradigmenwechsel, die das Konzept impliziert, im Vordergrund stehen. Vielmehr geht es um operative Problemstellungen, die mit dem Entschluss verbunden sind, Groupware im eigenen Unternehmen Wirklichkeit werden zu lassen. Um jedoch zu pragmatischen Vorgehensweisen und Loesungsansaetzen fuer eine Implementierung zu gelangen, bleibt es uns nicht erspart, den doch recht allgemeinen und damit vagen Begriff zunaechst einmal zu konkretisieren.

Dies ist um so wichtiger, als es in der Anwendungsplanung von Groupware nicht zuletzt auch darum geht, deren Technologie und ihre Moeglichkeiten und Grenzen zu verstehen sowie das erarbeitete Konzept in einzelne Produkte umzusetzen. Die Notwendigkeit wird offensichtlich, wenn man sich auf dem Softwaremarkt einmal nach Groupware erkundigt und dabei die Erwartung hegt, mehrere vergleichbare Produkte zu finden, deren spezifische Vorzuege relativ eindeutig zu ermitteln sind.

Neue Kategorie relativ unspektakulaerer Software

Nicht nur, dass einem eine verwirrende Vielfalt an Begriffsvarianten und -interpretationen von Workgroup-Computing ueber E-Mail bis zu Workflow-Automation begegnet, es wird auch immer mehr und sehr unterschiedliche Software mit dem Label "Groupware" versehen. Mit welcher Berechtigung das geschieht, welchen Nutzenbeitrag das jeweilige Produkt fuer das Unternehmen leisten kann und welche Implikationen und Problemstellungen bei der Implementierung dieser Technologie besonders zu beruecksichtigen sind, haengt nicht zuletzt von der Vorstellung ab, was Groupware eigentlich ist oder besser: was sie leisten soll.

Fuer den Pionier Saul Greenberg bezeichnet Groupware zunaechst eine neue Kategorie von technisch relativ unspektakulaeren Softwareprodukten. Gleichzeitig aber ist Groupware vor allem ein hoechst konzeptioneller Begriff - und hier liegt das eigentlich Neue.

Greenberg stellt das gemeinsame Arbeiten von Menschen in den Vordergrund und weniger die blosse "Zusammenarbeit" am selben Objekt. Nicht die Unterstuetzung der einzelnen Beitraege zum gemeinsamen Ergebnis stellt das primaere Ziel dar, sondern die Unterstuetzung der Gruppe beziehungsweise der Organisation als Ganzes. Sieht man einmal von der elektronischen Komponente ab, so gibt es Groupware schon lange.

Sie besteht zum Beispiel aus Flipcharts und Pinnwaenden, auf denen gemeinsame Grafiken entwickelt und Brainstorming-Ergebnisse gesammelt werden, oder aus Schwarzen Brettern und Mitarbeiterzeitungen, in denen man Ideen, Vorschlaege und Meinungen aeussert und diskutiert.

Entscheidende Merkmale traditioneller wie elektronischer Groupware sind unter anderem Flexibilitaet und Spielraum fuer Selbstorganisation.

Dieser konzeptionelle Hintergrund ermoeglicht aber keine eindeutige Etikettierung und Zuordnung der angebotenen Softwareprodukte als Groupware. Susanna Opper, amerikanische Groupwarespezialistin und Buchautorin, vergleicht das Ganze mit einem Gemuesegarten, in dem Gurken und Tomaten wachsen, der aber auch dann ein Gemuesegarten bleibt, wenn fernoestlicher Kohl darin angebaut wird.

Groupware in diesem Sinn laesst sich also als ein System beziehungsweise eine Plattform verstehen, die aus einer Palette aufeinander abgestimmter Einzelkomponenten, mit jeweils unterschiedlichen Funktionen besteht. Als kleinster gemeinsamer Nenner koennen folgende Merkmale gelten:

- ein expliziter Gruppenbezug;

- elektronische Kommunikationsmoeglichkeiten sowie

- Informations-Management-Funktionen.

Um auf eine weiterfuehrende Kategorisierung als Hilfestellung im Rahmen eines Produktvergleichs nicht voellig zu verzichten, soll folgende Darstellung einen Ueberblick ueber Bandbreite und Ueberschneidungen moeglicher Anwendungsfelder anhand zweier wesentlicher Merkmale des Gruppenprozesses geben:

- Der Grad der Interaktion der Systemnutzer: Er drueckt sowohl die Anzahl der Interaktionen als auch die Feedback-Geschwindigkeit aus. Hoechste Interaktivitaet weisen dabei Face-to-face-Meetings auf, in denen normalerweise jeder Teilnehmer quasi synchron seinen Beitrag zur Aufgabenbewaeltigung leistet.

- Der Grad der Operationalitaet der zu bewaeltigenden Aufgabe:

Naturgemaess weisen dabei die Bearbeitung von Daten und Dokumenten oder der Austausch von Nachrichten eine groessere Naehe zum Tagesgeschaeft auf als Projekt-Management-Aufgaben oder Gruppenentscheidungen.

Der rein technisch orientierte Ansatz, lediglich die Leistungsmerkmale der jeweils angebotenen Softwareprodukte zur Einteilung heranzuziehen, greift einerseits zu kurz, da er bislang nur unzureichend unterstuetzte Funktionen auszublenden droht. Andererseits erweist er sich als zu komplex: Die Produkte sind sehr heterogen und unterscheiden sich nicht nur in den zugrundeliegenden Konzepten und unterstuetzten Gruppenprozessen, sondern auch in fundamentalen Leistungsmerkmalen wie Flexibilitaet oder Sicherheit.

Die verbleibende Unbestimmtheit mag man zunaechst bedauern, erschwert sie doch den schnellen und einfachen Produktvergleich. Andererseits zwingt sie aber dazu, die angebotenen Loesungen sehr genau und individuell auf die unternehmensspezifischen Problemstellungen und Anforderungsprofile abzustimmen. Denn der entscheidende Denkansatz ist, Groupware nicht als Software im engeren Sinne zu begreifen, sondern als Konzept zur Loesung alltaeglicher draengender Geschaeftsprobleme auf Softwarebasis.

Realisierung von Groupware

Insofern sind die Suche und die Bewertung von konkreten Produktalternativen in einen uebergreifenden Gesamtprozess der Konzeptionierung und Implementierung von Groupware im Unternehmen eingebettet und fuehren als isolierte Aktion nur zu maessig hilfreichen Erkenntnissen.

Den Unterschied zu herkoemmlicher Software macht bereits die Formulierung deutlich, dass Groupware nicht installiert, sondern im Unternehmen implementiert wird. Denn obwohl viele Firmen Groupware in kleinen, sehr konkreten und vergleichsweise langweiligen Anwendungen als "productivity boosters" einsetzen, greifen deren Einfuehrung und Anwendung in einer Organisation tief in das bestehende Verstaendnis dessen ein, wie der Computer genutzt oder Arbeit organisiert werden sollte. Infolgedessen kann sich der Entscheidungsprozess, die strategischen Potentiale von Groupware fuer das Unternehmen einzusetzen, nicht auf die Auswahl der Software beschraenken, sondern muss ein breiteres Spektrum an Erfolgsfaktoren beruecksichtigen.

In einem ersten Schritt gilt es, den angestrebten Groupware- Einsatz mit den vorhandenen Zielen und Strategien des Betriebs abzustimmen, aber andererseits auch der Vorstellung der Unternehmenszukunft eine neue Dimension zu verleihen.

Moeglichst intensive und offene Analyse notwendig

Das Ergebnis sollte zum Ausdruck bringen, welche Bedeutung und welchen Beitrag diese Technologien fuer die zukuenftige Entwicklung des Unternehmens leisten sollen, und damit den Rahmen fuer die weiteren Ueberlegungen abstecken. Das Groupware-Audit bezeichnet die moeglichst intensive und offene Analyse der Ausgangsposition zu Beginn des Implementierungsvorhabens, das auch alle relevanten Organisationsaspekte der Thematik einschliesst.

Ein Zwischenfazit sollte Antworten auf folgende Fragen geben koennen:

- Welche Barrieren und Probleme unternehmenspolitischer wie organisatorischer Natur sind bezueglich Groupware zu erwarten?

- Gibt es a priori Prozesse und Strukturen, die generell verbesserungswuerdig sind (zum Beispiel Forschung und Entwicklung (F&E), Vertrieb etc.)?

- Welche Kommunikations-, Informations- und Leistungserstellungsprozesse in diesen Bereichen sind sinnvoll durch Groupware zu unterstuetzen?

- Welche Formen kooperativer Arbeitsprozesse sind hier bereits vorhanden?

- Lassen sich Bereiche oder Aufgaben ausmachen, die sich fuer die Pilotphase einer Groupware-Implementierung eignen? Nachdem Strategie und Ziele des geplanten Einsatzes geklaert, aber auch die Probleme, Prozesse und Strukturen identifiziert wurden, zu deren Unterstuetzung Groupwaresysteme prinzipiell in Betracht kommen, kann nun die produktbezogene Analyse einzelner Systeme und Komponenten stattfinden.

Abschliessend seien noch die drei grossen Themenbereiche angesprochen, deren Beruecksichtigung im weiteren Verlauf der Implementierung von entscheidender Bedeutung sind und sich mit unterschiedlichen Schwerpunkten in den Phasen Pilot, kritische Masse und Transformation widerspiegeln:

- Groupware-Infrastruktur: Benoetigte Hardware-Ausstattung, geeignete Netzwerkarchitektur und Integration in die vorhandene DV-Struktur.

- Applikationen: Das Erstellen der auf die spezifischen Beduerfnisse der Benutzer und des Prozesses zugeschnittenen Groupware-Anwendung.

- Change-Management: Das Konzeptionieren und Begleiten der (notwendigen) organisatorischen Veraenderungsprozesse und die adaequate Schulung und Betreuung der Beteiligten.