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Realtime Enterprise/Mit Business Intelligence zum Echtzeitunternehmen

Die Jetzt-Wirtschaft wartet nicht

27.02.2004
Mit dem Ziel, die richtige Information für die richtige Entscheidung ad hoc bereitstellen zu können, haben viele Unternehmen in Enterprise Resource Planning (ERP), Business Intelligence (BI), Content-Management-Systeme, Portale, Enterprise Application Integration (EAI) etc. investiert. Der Schritt zum Realtime Enterprise (RTE) indes wurde bisher in den wenigsten Fällen getan.Von Ulrich Auer*

In einem zunehmend härteren Wettbewerb müssen Unternehmen schnell auf Geschäftschancen reagieren können. Für Partner in komplexen Wertschöpfungsketten gilt dasselbe. Privat- und Firmenkunden sind nicht bereit auf Produkte und Dienstleistungen zu warten. Gartner verwendet in diesem Zusammenhang den Begriff der "Jetzt-Wirtschaft".

Vor diesem Hintergrund wird Geschwindigkeit zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Die schnelle Verfügbarkeit von Informationen sowie die Reaktionszeit sind Differenzierungsmerkmale. Neue Geschäftslösungen, die sich aus der sofortigen Verfügbarkeit von Informationen und integrierten Prozessen ergeben, können Wettbewerbsvorteile begründen.

Ziel muss also sein, die Prozesszeiten zu verkürzen. Dabei geht es weniger um die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Hier haben viele Unternehmen sich bereits im Rahmen von Business Process Redesign verbessert. Das größere Potenzial bieten die bisher eher vernachlässigten Reaktionszeiten auf ein bestimmtes Ereignis sowie die Prozessintegration über Unternehmensgrenzen hinweg.

Realtime bedeutet also, Prozesse und Aktivitäten so auf die individuellen Kundenbedürfnisse auszurichten, dass die Interaktion zwischen Kunde und Unternehmen schneller wird und die notwendigen Informationen in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden. Echtzeitinformation meint dabei verzögerungsfreie Informationsflüsse (Zero Latency) und Ereignisorientierung. Die benötigten Informationen müssen individuell und personalisiert zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort vorliegen. Dies setzt die Integration von Daten, Anwendungen, Prozessen und Personen voraus.

Der Weg zum RTE ist noch weit

Daraus lassen sich drei wesentliche Konzepte für eine Echtzeitlösung ableiten:

- Integration unternehmensinterner und -externer Datenquellen;

- Automatisierung von Informationsflüssen von der Erfassung bis zur Ausgabe;

- Individualisierung durch Bereitstellung personalisierter Informationen.

Ein Blick in die Praxis zeigt, dass der Weg zum Echtzeitunternehmen noch weit ist und bestenfalls einzelne - wenn auch erfolgreiche - Ansätze vorhanden sind. Dies liegt unter anderem daran, dass viele unterschiedliche Systeme, Personen und Unternehmen beim Aufbau eines Echtzeitunternehmens involviert sind und Strategie, Prozesse und Informationssysteme neu ausgerichtet werden müssen. Folgende Fragen stellen sich:

- Was bedeutet Geschwindigkeit als Wettbewerbsfaktor für das Unternehmen?

- Wo entstehen neue Kundenbedürfnisse, worin liegt der Kundennutzen?

- Welche neuen Geschäftslösungen, Echtzeitprodukte und Dienstleistungen sind denkbar?

- Welche Kernprozesse sind betroffen beziehungsweise wie müssen sie umgestaltet werden?

- Für welche Prozesse sollen die Informationen in Echtzeit zur Verfügung stehen?

- Wie erfolgt die Integration über Unternehmensgrenzen hinweg?

Sinnvoll ist vor dem Hintergrund eines Gesamtkonzepts eine schrittweise Entwicklung, die die im Unternehmen bereits vorhandenen Applikationen und Techniken nutzt.

Schnell reagieren mit BI

In den letzten Jahren wurde zum Beispiel viel in EAI, Business Intelligence und Portale investiert. Diese Applikationen und Technologien können die Schlüsselkonzepte eines Echtzeitunternehmens entscheidend unterstützen.

In einer Umfrage, die von "CIO Insights" im Juli 2003 zum Thema Realtime Enterprise unter 600 Top IT-Entscheidern betreiben wurde, antworteten zirka 61 Prozent auf die Frage, mit welchen Technologien ihre Unternehmen schnell und effektiv auf sich ändernde Marktbedingungen reagiert hätten: mit Business-Intelligence.

Business Intelligence (BI) verspricht bessere Entscheidungsfindung durch intelligente Informationen. Doch oft kann BI das nicht einlösen: Häufig verbergen sich hinter dem Begriff einfache Reporting-Lösungen, die Fachabteilungen und Management zwar über vergangene Ereignisse ex post informieren, aber keine Echtzeitinformationen liefern.

Realtime im Umfeld von BI

Es wird immer einen zeitlichen Verzug zwischen einem Ereignis und einer entsprechenden Reaktion darauf geben. Aus Sicht einer BI-Anwendung lässt sich diese Verzögerung in drei Teile untergliedern:

- Data Latency: Zeitraum zwischen dem Auftreten eines Ereignisses und der Erfassung der Daten in einem Data Warehouse

- Analysis Latency: Zeitraum für die Datenanalyse bis zur Bereitstellung der Information beim Entscheidungsträger

- Decision Latency: Zeitraum, um die Information zu verstehen, eine Entscheidung zu treffen sowie eine Maßnahme zu treffen.

Ziel von BI-Lösungen in einem Echtzeitunternehmen muss es sein, diese gesamte Zeitverzögerung so weit wie nötig zu verringern.

Der Integration dienen sowohl ETL-Werkzeuge (ETL = Extraction, Transformation und Laden) als auch EAI-Lösungen. Einer Studie des Data Warehousing Institute zufolge verwendet der Großteil der befragten Unternehmen für die Datenintegration ETL-Werkzeuge oder eine Kombination aus beiden. Allerdings scheinen aufgrund mangelnder Funktionalität und wegen Schnittstellen-Problemen der ETL-Werkzeuge künftig mehr EAI-Lösungen eingesetzt zu werden.

Echtzeitinformationen on demand

Durch die Integration wird ein aktueller (Zero beziehungsweise Low Latency) und konsistenter Datenbestand aufgebaut, der Echtzeitinformationen on demand liefert. Realtime oder Zero/Low Latency bedeutet dabei nicht, das Data Warehouse öfter oder schneller zu befüllen. Dadurch würde im Übrigen nur die Data Latency verringert. Je nach dem zugrunde liegenden Ereignis oder Geschäftsvorfall mag es notwendig sein, die Information innerhalb von Sekunden verfügbar zu haben, in anderen Fällen hat man stundenlang Zeit. Die Geschäftserfordernisse bestimmen also, was Realtime beziehungsweise Zero Latency ist und somit über die Frequenz und Geschwindigkeit der Befüllung des Data Warehouse. Das Data Warehousing Institute definiert Realtime in diesem Zusammenhang als die Fähigkeit einer Organisation, innerhalb eines Tages auf Markterfordernisse und sich ändernde Geschäftsbedingungen zu reagieren.

Automatisierung ist für ein Echtzeitunternehmen in vielfacher Hinsicht von Bedeutung: Sie umfasst zum einen die automatische Datenerfassung am Ort der Entstehung bis zur Überwachung der Prozesse und eigenständigen Generierung von Informationen aus vorhandenen Daten, zum anderen die automatische Weitergabe von Informationen an die richtigen Empfänger.

Im Kern geht es um Business Activity Monitoring (BAM). BAM kann man als einen Teil von BI oder eine Weiterentwicklung davon verstehen. Für ein Echtzeitunternehmen können weitere BI-Tools und Funktionen, zum Beispiel Event-Management, Alerting, Instant Messaging und Rules Engines wertvolle Hilfestellung leisten. Der Einsatz dieser BI-Komponenten könnte folgendes Szenario ergeben: Geschäfts- oder wettbewerbskritische Prozesse werden automatisch anhand von festgelegten Maßgrößen verfolgt. Kritische Ereignisse werden definiert und anhand von Schwellwerten überwacht. Bei Überschreiten eines Wertes wird automatisch ein vordefinierter Entscheider - beispielsweise via E-Mail, SMS oder PDA - kontaktiert. Event-Management & Alerting eliminiert dabei die Zeitverzögerung zwischen dem Auftreten beziehungsweise Entstehen eines Ereignisses und der Reaktion der richtigen Mitarbeiter darauf. Über Instant Messaging kann dabei festgestellt werden, wie viele beziehungsweise welche entscheidungsbefugten Personen im Haus sind. Dies kann die Zeit bis zur Entscheidung erheblich verkürzen. Um die Vergangenheitsorientierung bisheriger BI-Anwendungen zu überwinden, beinhalten einzelne analytische BI-Applikationen Regeln oder Modelle (Rules Engines), die mögliche Ereignisse voraussagen und Empfehlungen geben. Diese Regeln oder Modelle werden beispielsweise aus dem historischen Datenbestand über Data- Mining-Tools gewonnen. Sie sollen eine Entscheidungsunterstützung bieten und dadurch die Decision Latency verringern.

Wesentlich für ein Echtzeitunternehmen ist, dass Informationen bedarfsgerecht an die richtige Person gelangen; Individualisierung ist hier gefragt. Das bedeutet, dass über Rollen- und Autorisierungskonzepte die Informationen gefiltert und an die richtige Stelle geleitet werden müssen. In Portalen und Content-Management-Systemen können über Pull-, Publish- oder Subscribe-Mechanismen die Informationen personalisiert bereitgestellt werden. Ziel ist es, dass die Such- und Interpretationszeiten (Analysis Latency) verringert werden.

Zwischen Unternehmen können Portale auch in der Interaktion zwischen Lieferanten und Kunden als Echtzeitinstrumente eingesetzt werden. Hinterlegte Rollen oder Profile unterstützen dabei die gezielte, kundenspezifische Ansprache und beschleunigen die Kommunikation.

Der Business Case muss stimmen

Die einzelnen BI-Komponenten können die Umsetzung der Schlüsselkonzepte eines Echtzeitunternehmens sinnvoll unterstützen. Erforderlich ist allerdings, dass BI nicht als Berichts-Tool verstanden wird, sondern als Gesamtkonzept zur Entscheidungsunterstützung. Dabei benötigen nicht alle Geschäftsprozesse eine Zero oder Low Latency. Es ist daher vor dem Hintergrund der Geschäftserfordernisse und der entstehenden IT-Kosten abzuwägen, welche Zeitverzögerung akzeptiert wird. Je geringer sie sein soll, desto umfangreicher und damit teurer wird wohl die benötigte BI-Lösung. IT-Manager sind gut beraten, mit den Fachabteilungen zu erarbeiten, wo Echtzeitanwendungen nötig sind und was sie bringen sollen. (bi)

*Ulrich Auer ist Principal (Line of Business Infrastruture Services) bei Bearingpoint in München.

Erfolgsfaktoren für die Transformation zum Echtzeitunternehmen

Neben Klassikern wie der Unterstützung durch das Management, begleitendem Change-Management und ausreichender Bereitstellung interner Ressourcen sind vor allem folgende Faktoren wesentlich für die Transformation zu einem Echtzeitunternehmen:

Einbindung der Prozessverantwortlichen

Die Transformation ist nicht ausschließlich eine Aufgabe der IT-Abteilung. Wichtiger noch als technische Lösungen ist der Entwurf eines Echtzeit-Geschäftsmodells. Dies setzt das tiefe Verständnis der Geschäftsprozesse und der dazugehörigen Informationsflüsse voraus. Nur so können Medienbrüche und Informationspuffer erkannt und beseitigt und damit die Reaktionszeiten verringert werden. Hier müssen IT-Abteilung und Prozessverantwortliche zusammenarbeiten.

Business Case

Die Verkürzung der Reaktionszeit stellt allerdings keinen Mehrwert per se dar. Der "Zeitgewinn" muss auch in einen Geschäftsvorteil verwandelt werden können. Dazu muss die Organisation in der Lage sein, ihre Geschäftprozesse entsprechend anzupassen.

Der Grenznutzen ist dabei abnehmend. Es gibt einen Punkt, ab dem eine weitere Reduktion der Reaktionszeiten keinen Mehrwert mehr für den Kunden erzeugt. Diesen Punkt sollte jedes Unternehmen in seinem Business Case versuchen zu ermitteln, da dadurch letztendlich das Potenzial der Echtzeitorientierung beschrieben wird. Dies zeigt auch, dass man mehr in der Kategorie "Righttime" als Realtime denken sollte. Aus der Gegenüberstellung mit den entstehenden IT-Kosten errechnet sich der RoI.

Datenqualität

Es ist nicht nur wesentlich, die Bedeutung einer Information für einen Geschäftsprozess oder ein Ereignis zu verstehen. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass aus den Datenquellen konsistente und fehlerfreie Informationen gewonnen werden. Auf Basis dieser Informationen sollen ja Echtzeit-Entscheidungen getroffen werden. Dazu müssen die Daten gut sein.

Datenintegration

Prozess-, Daten- und Systemintegration ist der Schlüssel zum Echtzeitunternehmen. Standardisierung und übergreifende Architekturen verringern dabei den Integrationsaufwand. Echtzeit-BI-Anwendungen sollten auf der bestehenden BI- und ERP-Systemlandschaft aufsetzen beziehungsweise mit ihr integriert sein. Andernfalls entsteht nur ein weiteres Informationssilo. Der verzögerungsfreie Informationsfluss wird dann nicht erreicht, der Nutzen bereits getätigter Investitionen erhöht sich nicht.

Komponentenorientierte Architektur

Unternehmen sollten sich mit der Funktionalität der am Markt verfügbaren Real-time-BI-Produkte und ihren Einsatzmöglichkeiten beschäftigen. Obwohl es schon zahlreiche Anbieter und Produkte gibt, wird in den nächsten Jahren eine rasante Entwicklung erwartet. Anwender sollten diese Entwicklung verfolgen und ihre Transformationsstrategie entsprechend anpassen. Eine komponentenorientierte Architektur dient dabei als Rahmen, der sukzessive gefüllt wird.

Schrittweise Umsetzung

Dies lässt sich auch gut mit einer schrittweisen Umsetzung verbinden. Aus budgettechnischen Gründen und aufgrund der hohen Integrationskomplexität wird eine Big-Bang-Strategie regelmäßig ausscheiden.

Abb: RTE heißt Ereignisorientierung

BI hilft die Verzögerungen bis zur Entscheidungsfindung zu verkürzen. Quelle: The Data Warehouse Institute