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Intranet/Eine Frage der Kultur


30.08.1996 - 

Die neue Technik wirkt tief in Unternehmen hinein

Am Anfang war das Wort - auch im Internet. Und solange es textorientiert und nur mit Programmierkenntnissen zugänglich war, setzten es zwar die Informatiker und Techniker ein, für andere Mitarbeiter war es aber nicht attraktiv. So verhielt es sich in vielen Unternehmen - auch bei Silicon Graphics.

Erst durch den "Mosaic"-Browser, der seit Ende 1993 im Internet verfügbar war und sich einfach bedienen ließ, zog das Internet mit der Zeit immer mehr Kollegen in seinen Bann. Es wurde einfacher, auf Daten im Web zuzugreifen und Dokumente auszutauschen. Und so nutzten 1994 auch Mitarbeiter aus Marketing und Vertrieb das Internet für interne Zwecke: Die europäischen Niederlassungen holten sich darüber zum Beispiel Infos über neue Produkte direkt aus den USA.

Nachdem immer mehr Informationen im Web gesammelt wurden, hat Silicon Graphics schließlich Ende 1994 mit der "Silicon Junction" ein strukturiertes Intranet eingerichtet, das durch ein Firewall- System gegen Zugriffe von außen geschützt wird. Es wurden eine zentrale und für die verschiedenen Abteilungen jeweils eine eigene Homepage geschaffen. Alle Daten, die unter diesen Homepages abgelegt sind, kommen direkt aus den Abteilungen und Workgroups oder aus den verschiedenen Ländern.

Um den Mitarbeitern die Suche in den Web-Pages, deren Zahl stetig zunimmt, zu vereinfachen und ihnen einen schnellen Zugang zu den gewünschten Informationen zu ermöglichen, hat Silicon Graphics Anfang 1995 eine Search Engine eingerichtet. Heute verbindet Silicon Junction über 7000 Mitarbeiter in 61 Büros weltweit, unter anderem in Nordamerika, Europa, Japan und Australien. Auf über 2200 Servern und mehr als 200 000 Web-Seiten werden Infos für alle Kollegen bereitgestellt. Mehr als 4000 Mitarbeiter von Cray Research, die seit dem Frühjahr 1996 zum Unternehmen gehören, werden in Kürze ebenfalls Zugang zur Silicon Junction erhalten.

Die technische Infrastruktur entstand schrittweise. Zu Beginn arbeiteten die Mitarbeiter mit Unix-Rechnern, die über TCP/IP vernetzt waren. Dieses Protokoll ist der einzige Standard, den man zur Einrichtung eines Intranet braucht und den heute auch PCs beherrschen. Mittlerweile arbeitet jeder mit einem Indy-Rechner, auf dem der aktuelle Netscape-Browser installiert ist.

Als Server dienen Rechner verschiedener Leistungsklassen, die den jeweiligen Anforderungen entsprechen. Die Palette reicht von Web- Force-Indy-Rechnern, die als Server- und Authoring-Systeme im Einsatz sind, bis hin zu Challenge-L-Rechnern zur Abfrage komplexer Datenbanken über das Web.

Leistungsfähige Server einzusetzen, die die jeweilige Nutzlast gut tragen können, ist eine zentrale Voraussetzung, für ein gutfunktionierendes Intranet. Denn wie im Internet gilt auch hier: "Make them wait, lose them forever." Mitarbeiter, die zu lange auf gewünschte Informationen warten müssen, setzen das Intranet kaum ein.

Bei der Auswahl eines Servers ist außerdem wichtig, daß er skalierbar und damit für zukünftige Entwicklungen offen ist. Er sollte sich ohne großen Aufwand auf steigende Anfragen umstellen lassen.

Fünf Mitarbeiter sind im Unternehmen mit der Administration und Weiterentwicklung der Silicon Junction beschäftigt, darunter ein Web-Manager und ein Grafiker. Sie achten unter anderem darauf, daß keine Links ins Leere gehen, sie betreuen die Search Engine, berichten intern über Erfahrungen und regen neue Einsatzfelder an. Der Grafiker kümmert sich um das Design der zentralen Web-Pages, denn eine ansprechende Oberfläche erleichtert und fördert die Nutzung des Intranet.

Der Aufwand für die Schulung des Personals erwies sich als minimal: Erfahrungsgemäß ist die Arbeit mit dem Web-Browser so einfach, daß auch Ungeübte innerhalb weniger Minuten damit umgehen können und sich eine entsprechende Schulung erübrigt: Per Mausklick kann jeder durch die Web-Seiten navigieren, sie lesen, drucken etc.

Web-Seiten haben inzwischen frühere Informationsmethoden ersetzt. Interne Daten über neue Produkte, den Markt, Entwicklungsergebnisse etc. werden nicht mehr gedruckt, sondern nur noch ins Intranet gestellt.

Durchblick durch das Unternehmen

Mit Hilfe eines Authoring-Tools kann heute jeder Mitarbeiter per Mausklick seine Dokumente in HTML-Dateien verwandeln und sie so den Kollegen zugänglich machen - eine wichtige Voraussetzung für das Florieren eines Intranet, denn nur wer seine Web-Seiten ohne großen zusätzlichen Aufwand erstellen kann, setzt das interne Web auch wirklich ein. Aus diesem Grund sollten Authoring-Werkzeuge zur Verfügung stehen, die das Erzeugen von Web-Inhalten so einfach wie möglich machen.

Das Intranet schafft den Mitarbeitern eine komfortable Arbeitsumgebung, mit der sie ihre Verwaltungsaufgaben einfach erledigen können. Es versetzt sie aber auch in die Lage, sich im Unternehmen gut zu orientieren oder ihre Weiterbildung und Karriere zu planen.

Ein Mitarbeiterhandbuch enthält allgemeine Mitteilungen über den "Spirit of SGI", den Notfall- oder Recyclingplan bis hin zu Online-Formularen für Urlaubsanträge, Voice-Mail oder der kompletten Ausstattung für einen neuen Kollegen. Dabei trägt man zum Beispiel die benötigte Büroausstattung (Schreibtisch, Stuhl, Rechner, Telefon, Lampe, Voice-Mail-Nummer und E-Mail-Adresse etc.) in ein Formular ein. Die Bestellungen gehen dann per elektronische Post automatisch an den zuständigen Einkäufer, Systemadministrator etc. Und wenn der neue Mitarbeiter ins Büro kommt, ist alles für ihn bereit - ohne daß sich jemand lange um Zuständigkeiten und Bestellungen kümmern mußte.

Mit dem Mitarbeiteradreßbuch findet man auch unter vielen weltweit verteilten Kollegen den richtigen Ansprechpartner. Enthalten sind unter anderem der Vor- und Nachname, Abteilungen, Telefon- oder Faxnummern, Personalcodes und E-Mail-Adressen.

Das Intranet findet auch für Schulungen Verwendung. So führt eine nur etwa sechs Seiten umfassende Online-Schulung die Mitarbeiter in die Budgetplanung ein. Es gibt auch Online-Unterweisungen, die über komplexe Produkte informieren. Sie enthalten zum Beispiel Frage-und-Antwort-Sequenzen, Demos oder Videos und sind interaktiv aufgebaut, damit sich jeder nach seinem eigenen Bedarf hindurchfinden kann.

Mit "Training & Development" erhalten Mitarbeiter Auskunft über das Weiterbildungsangebot und können per E-Mail einen Termin mit dem Personalentwickler vereinbaren. Interne weltweite Stellenausschreibungen zeigen ihnen, wo sie ihre Karriere im Unternehmen fortsetzen könnten, wenn sie sich verändern möchten. Auch persönliche Daten über Urlaubstage oder den individuellen Aktiensparplan können nach Eingabe eines Paßworts abgefragt werden.

Mit dem Intranet läßt sich aber nicht nur das tägliche Arbeiten und Leben im Unternehmen effizienter und reibungsloser gestalten, es lassen sich auch Wettbewerbsvorteile erzielen, indem sich Vertriebsmitarbeiter weltweit jederzeit aktuell und nach Bedarf über Produktneuheiten, Preise und Markttrends informieren können.

In den Zeiten vor Silicon Junction bekam jeder Vertriebsmitarbeiter etwa alle zwei Wochen einen dicken Papierstapel auf den Schreibtisch. Er enthielt zum Beispiel Handbücher mit neuen Produktinfos aller Art, ausgedruckte Präsentationsfolien und manchmal die Manuskripte mit den Texten dazu. Abgerundet wurde das Ganze durch Video- und Audiokassetten zur Veranschaulichung. Aus diesem Angebotswust mußte sich der Vertriebsmitarbeiter die für ihn wichtigen Ausgaben mühsam heraussuchen.

Heute steht dies alles nur noch im Intranet - je nach Anforderung als Text- oder Multimedia-Datei mit Videos und Sound. So können alle Vertriebsmitarbeiter jederzeit auf die Daten zugreifen, die sie gerade benötigen, etwa Preislisten, Muster von Wartungsverträgen etc. Für einige Softwarepakete stehen Demoversionen zur Präsentation im Intranet bereit. Bei Silicon Graphics werden so weltweit pro Jahr etwa 630000 Mark allein an Distributionskosten gespart.

Plant der Vertriebsmitarbeiter eine Präsentation für einen Kunden, kann er das Demosystem online über das Intranet bestellen. Er sieht, an welchem Ort welcher Rechner zur Verfügung steht, und füllt nur ein Formular darüber aus, welche Software er wann und wo für welchen Kunden braucht: Der Rechner wird ihm pünktlich dorthin geliefert.

Wenn ein Kunde an einer bestimmten Anwendung interessiert ist, hält das Intranet für den Vertriebsmitarbeiter den Applikationskatalog bereit. Er gibt Aufschluß über Programme, die auf Silicon-Graphics-Systemen aufsetzen, über den Hersteller, seine Niederlassungen und beinhaltet (falls vorhanden) einen Link auf dessen Homepage im Internet.

Nicht mehr wegzudenken

Auf Basis einiger Produkteingaben kann der Vertrieb automatisch Angebote generieren lassen und sie dann individuell auf die Bedürfnisse des Kunden abstimmen. Die Vertriebsmitarbeiter haben jedoch nicht nur Zugriff auf eigene Produktneuheiten, sondern können sich in der "Competitive Edge" auch über Markttrends und Mitbewerber erkundigen.

Die Möglichkeiten, ein Intranet zu gestalten, sind so vielfältig, daß jedes Unternehmen sie für sich selbst herausfinden muß und eine individuelle Intranet-Kultur entwickeln kann, die den eigenen Geschäftsprozessen am besten entspricht. Da ein Intranet mit dem Kommunikationsnetz den Nerv eines Unternehmens berührt, sind die Synergieeffekte enorm. Bei Silicon Graphics ist das Intranet jedenfalls nicht mehr wegzudenken. Silicon Junction gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, entsprechend der Unternehmensphilosophie offen und schnell Informationen auszutauschen.

Angeklickt

Wo Workflow- und Workgroup-Systeme bisher an ihre proprietären Grenzen stießen, überwindet das Intranet die Barrieren: Es integriert die häufig heterogenen DV-Landschaften der Unternehmen unter der einheitlichen und benutzerfreundlichen Oberfläche eines Web-Browsers. Leistungsfähige Werkzeuge vereinfachen die Administration großer Intranets, Authoring-Tools machen Mitarbeitern die Erstellung von Web-Dokumenten leicht. Doch die Technik macht es nicht allein. Die Vorteile eines Intranet greifen erst, wenn die Mitarbeiter wirklich damit arbeiten: Während viele Unternehmen heute erst am Anfang ihres Intranet-Einsatzes stehen, nutzen es die Mitarbeiter von Silicon Graphics bereits seit zwei Jahren und haben dabei eine eigene Intranet-Kultur entwickelt.

*Ulrike Eder ist Programm-Managerin bei der Silicon Graphics GmbH in Grasbrunn bei München..