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13.10.1989 - 

Szenarios erleichtern die praxisbezogene Beurteilung

Die Qual der Software-Auswahl

13.10.1989

Der Entscheidung, welche Software künftig eingesetzt werden soll, geht meist eine langwierige Prüfung der angebotenen Alternativen voraus. Häufig wird trotz allem Aufwand die falsche gewählt. Die üblicherweise zur Bewertung herangezogenen Checklisten nämlich helfen in Wahrheit wenig.

Die Auswahl von Standardsoftware ist - zumindest bei komplexeren Anwendungen - mit erheblichen Unsicherheitsfaktoren belastet. Dies liegt zum einen daran, daß wesentliche Unterlagen (zum Beispiel Quellcodes, Programm- und Anwenderdokumentationen) vom Software-Hersteller - aus teilweise durchaus verständlichen Gründen - erst nach Vertragsabschluß oder überhaupt nicht ausgehändigt werden. Zum andern ist ein umfassender, praxisnaher Test, mit Probeinstallation und mehrwöchiger Erprobung, für ein umfangreiches Softwarepaket in der Regel unmöglich, weil die personellen oder maschinellen Kapazitäten fehlen. Eine sorgfältige Prüfung mehrerer konkurrierender Pakete ist unter diesen Bedingungen vollends unmöglich.

Um nun dennoch bei der Gegenüberstellung von Standardsoftware unterschiedlicher Hersteller zu einer "objektiven" Bewertung zu kommen, bedient man sich in der Praxis normalerweise einer Multifaktoren-Rechnung. Dabei werden für eine Vielzahl von Bewertungskriterien Punkte vergeben und diese dann mit einem Gewichtungsfaktor multipliziert. Die Bewertungskriterien werden dabei entweder einem speziell für die Software-Auswahl erstellten Pflichtenheft oder einer der zahl- und umfangreichen veröffentlichten Checklisten entnommen. In dem an sich wünschenswerten Bestreben, möglichst alle nur denkbaren Qualitätsmerkmale einer anzuschaffenden Anwendung zu erfassen, entstehen häufig Kataloge mit mehreren hundert oder gar mehr als tausend Auswahlkriterien.

Weil erfahrungsgemäß auch Standardsoftware auf dem Markt ist, die nicht einmal fundamentale Grundfunktionen erfüllt, besteht ein erheblicher Teil der "Auswahlkriterien" aus Selbstverständlichkeiten, welche die überwiegende Mehrzahl der geprüften Programme abzudecken in der Lage ist. So erhalten die meisten Anwendungen eine derart hohe Grundpunktzahl, daß in der Summe der gewichteten Bewertungspunkte die Differenz zwischen der punktmäßig besten und schlechtesten Lösung - trotz erheblicher Qualitätsunterschiede - prozentual so unbedeutend wird, daß sie kaum noch Aussagekraft hat.

Im günstigsten Fall werden die mit großem Aufwand erarbeiteten Ergebnisse ungenutzt beiseite gelegt und die Entscheidungen aufgrund allgemeiner Eindrücke getroffen; im ungünstigsten Fall wählt die entscheidende Stelle das billigste Paket aus, "weil der geringe Unterschied so große Preisdifferenzen nicht rechtfertigt".

Ursache dieser unbefriedigenden Situation ist eine zu perfektionistische Verfahrensvorstellung. Es kann nicht Aufgabe eines Auswahlverfahrens sein, jedes in Frage kommende Produkt detailliert zu prüfen und "gerecht" zu bewerten. Vielmehr soll mit möglichst geringem Aufwand in kürzester Zeit eine richtige Auswahl getroffen werden. Dies ist nur dann möglich, wenn der größte Teil der zur Verfügung stehenden Zeit der Beurteilung der wirklich interessanten Angebote vorbehalten bleibt.

Es empfielt sich deshalb eine "hemdsärmelige" Vorgehensweise mit dem Ziel, die Anzahl der möglichen Anbieter in einer ersten Phase restriktiver Selektion auf sechs oder weniger zu reduzieren, ohne eine detaillierte Überprüfung vornehmen zu müssen. Dies setzt die Definition von zwingenden Anforderungen voraus, die

- als allgemeine Merkmale telefonisch hinreichend konkret abfragbar sind,

- ein Softwareprodukt bei Nichterfüllung disqualifizieren

- in der Kombination eine schnelle Reduzierung der Anbieter erwarten lassen.

Berücksichtigt man, daß zu Standardgebieten allein im ISIS Software Report weit mehr als 100 Einzelprogramme angeboten werden, dürfte dies ohnehin die einzige Möglichkeit sein, den Markt halbwegs vollständig zu untersuchen, ohne schon nach kurzer Zeit - erstickend in Informationsschriften und Vorführterminen - die Marktüberprüfung abzubrechen und mit dem zufällig bis dahin angesprochenen ersten Dutzend Anbieter die Auswahl zu Ende zu führen.

Als besonders geeignet hat es sich herausgestellt,

- eine bestimmte Anzahl von Installationen, auf der vorhandenen Hardware, unter dem eingesetzten Betriebssystem, mit vollem Funktionsumfang und einer Einsatzzeit von mehr als einem Jahr als Referenz zu fordern,

- die Auslieferung der Quellcodes nach Vertragsabschluß zu verlangen (um das Programm auch nach einem eventuellen Untergang des Softwarehauses weiterpflegen zu können),

- die Anwenderhandbücher vor Vertragsabschluß zur Überprüfung anzufordern,

- auf dem Nachweis der Einhaltung an sich selbstverständlicher Programmierregeln (strukturiert, modular aufgebaut, alle Parameter über Tabellen änderbar, etc.) zu bestehen,

- einen Stützpunkt des Sottwareherstellers im Postleitzahlengebiet zur Voraussetzung für die Verhandlungen zu machen, oder

- eine (hohe) Vertragsstrafe bei nicht termingerechter Installation beziehungsweise mangelnder Funktionsfähigkeit zu vereinbaren.

Mögliche Fehler beim Pflichtenheft

Neben solchen allgemeinen, branchen- und unternehmensübergreifenden Unabdingbarkeiten wird es stets weitere wesentliche Erfordernisse geben, deren Nicht-Abdeckung die Software disqualifiziert und damit eine rasche und restriktive Selektion erlaubt.

In jedem Unternehmen werden die erforderlichen Mindestfunktionen je nach den Gegebenheiten variieren. Soweit es eine formelle strategische Unternehmensplanung gibt, kann ein wesentlicher Teil aus der Frage abgeleitet werden, wie

- vorhandene Stärken noch besser zur Geltung gebracht, beziehungsweise

- erkannte Schwächen beseitigt oder wenigstens abgemildert werden können.

Häufig wird allerdings bei der Erstellung des (zu einer vernünftigen Entscheidung unabdingbaren) Pflichtenheftes der Fehler gemacht, völlig undifferenziert das unbedingt Notwendige mit dem jetzt Wünschenswerten und dem in fernerer Zukunft vielleicht Anzustrebenden zu vermischen.

Mißverständnisse fast unvermeidbar

Sinnvolle Ergebnisse wird man nur dann erzielen können, wenn man vom erwarteten Ergebnis (Erfassungs- und Abfragedaten, Listeninhalte) ausgeht und versucht, die einzelnen Ergebnisfelder in Form eines Szenarios zu beschreiben. Dabei ist die Beschreibung von Erfassungsfeldern nur notwendig, wenn deren Eigenschaften aus der Beschreibung korrespondierender Ausgabefelder nicht hinreichend erkennbar wird. Die Beschreibung des Feldes "Realisierbare Einnahmen im Berichtszeitraum" eines Finanzberichtes möge dies verdeutlichen:

"Ausweis derjenigen noch nicht bezahlten Forderungen, die bis zum Ende des Berichtszeitraumes fällig und unter Berücksichtigung der durchschnittlichen Zahlungsdauer des Kunden (siehe Liste ZahIungsanaIyse) auch realisierbar sind. Zahlungseingänge, die

nicht aufgrund von erstellten Ausgangsrechnungen erwartet werden, müssen manuell eingegeben werden können."

Bei Pflichtenheften, in denen die gewünschten Funktionen lediglich schlagwortartig aufgelistet werden, sind Mißverständnisse aufgrund unterschiedlicher Vorstellungen über deren Inhalte fast unvermeidbar und führen im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens zu oft erheblichen Differenzen zwischen den Beteiligten. Bei einem Szenario-Pflichtenheft dagegen lassen sich diese Probleme weitestgehend vermeiden.

Anders als der Auswahl über Schlagwort-Checklisten ist beim Szenario eine Multifaktoren-Rechnung weder sinnvoll noch möglich. Da zwangsläufig - schon aus Gründen der Anschaulichkeit - im Szenario nicht nur Ergebnisse sondern auch erwartete Lösungswege beschrieben werden, andererseits es aber nicht nur unterschiedliche Lösungswege geben wird, sondern auch Programmteile, die eine vorgegebene Mindestanforderung unter Umständen entbehrlich machen, wird man zusammen mit dem Software-Anbieter Punkt für Punkt des Szenarios besprechen und sich - möglichst in einer praktischen Vorführung - vergewissern, daß die gesetzten Anforderungen auch in notwendigen Umfang erfüllt werden können.

Bewertung der Anwenderfreundlichkeit

In nahezu allen Veröffentlichungen stellt die Benutzerfreundlichkeit nur einen unter vielen Prüfpunkten dar. Dies liegt einerseits daran daß Funktionen leichter und präziser beschrieben werden können, andererseits aber auch daran, daß vielfach noch - bewußt oder unbewußt - davon ausgegangen wird, daß Bildschirmarbeit eine Angelegenheit von Hilfskräften ist, bei der es ausschließlich auf eine möglichst hohe Eingabegeschwindigkeit und die Verhinderung von Eingabefehlern ankommt.

In Wirklichkeit ist in den meisten Betrieben der Bildschirm zur Domäne hochkarätiger Sachbearbeiter und des Managements geworden. Wen wir uns bewußt machen, daß in der Regel die Fähigkeiten der mit Planungs-, Dispositions- und Entscheidungsaufgaben betrauten Mitarbeiter die nachhaltigsten Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben, wird der optimale Einsatz der vorhandenen Personalqualität zu einem strategischen Ziel, dessen Realisierung mehr als jedes andere zum Aufbau von Erfolgspotentialen beiträgt. Die Umsetzung dieses Zieles bei der Software-Auswahl kann nur zur Folge haben, daß - selbstverständlich unter Berücksichtigung der Kostenfrage - die Endbenutzerfreundlichkeit der ausschlaggebende Bewertungsmaßstab sein muß.

Zwei Bedingungen für den Bewertungsvorgang

Der Bewertungsvorgang setzt zweierlei voraus:

- eine umfassende Sicht des Begriffes "Benutzerfreundlichkeit" (bei ausschließlicher Konzentration auf die individuell je Sachbearbeiter/Sachbearbeitergruppe zu erwartenden Auswirkungen), und

- den Verzicht auf starre Rahmenbedingungen für gleichartige Beurteilungsbegriffe und den Mut, im Interesse der Überschaubarkeit sich auch hier auf wenige, als wesentlich eingestufte Merkmale der geprüften Software-Pakete zu konzentrieren.

Festlegung und Gewichtung der Maßstäbe

Auch in den umfangreichsten veröffentlichten Checklisten finden sich zum Thema Benutzerfreundlichkeit überwiegend Merkmale wie

- Bedienerführung (insbesondere Menütechnik),

- Art der Bildschirmmanipulation (Funktionstasten, Maus),

- Help-Funktionen und Lernhilfen sowie

- Gestaltung der Bildschirmmasken.

Selbstverständlich ist für diese Punkte hohe Qualität zu fordern. Da jedoch unsere Vorselektion schon für Anbieter gesorgt haben müßte, die in ihrer Software hinsichtlich Dialog-Ergonomie zumindest Erträgliches anbieten, wird dieser Faktor in der Regel den geringsten Einfluß auf die Beurteilung der Anwenderfreundlichkeit haben.

Einen höheren Stellenwert haben die Möglichkeiten einer Software, die der Vermeidung von Fehlern dienen. Dabei kann man feststellen, daß die meisten Software-Pakete bei reinen Plausibilitätsprüfungen ein nahezu unterschiedslos gutes Niveau erreicht haben. Wichtiger als die Korrektur von Eingabefehlern ist es jedoch, falsche Eingaben durch

- Default-Werte,

- automatische Anpassung von Rahmenparametern an die jeweilige Verarbeitungsperiode und

- automatische Generierung von Entscheidungswerten (zum Beispiel Kontierungen) aus vorhandenen Daten (wie Artikel-, Kostenstellen-, Belegnummern) überhaupt zu verhindern sowie durch

- Matchcodes bei allen mit Schlüsselwerten zu fällenden Eingabefeldern aus dem Stammdatenbereich weitgehend unwahrscheinlich zu machen.

Da qualifizierte Sachbearbeiter erfahrungsgemäß in bis zu 95 Prozent aller Fälle eine Falscheingabe unmittelbar nach Wegschicken des Eingabesatzes erkennen, sind komfortable Rücknahme(UNDO)-Funktionen von besonderer Wichtigkeit.

Die größte Wirkung beim Aufbau von Erfolgspotentialen jedoch hat die unmittelbare Effizienzerhöhung der Sachbearbeiterleistung. Je nach Sachgebiet und Branche kann dies

durch die unterschiedlichsten programmtechnischen Hilfen und Möglichkeiten geschehen:

- Zugriff auf entscheidungsfordernde Datensammlungen (zum Beispiel Kontierungslexikon) während der Erfassung und Möglichkeit zum Update dieser Datensammlungen bei der Erfassung;

- Formel- und Tabellensammlungen für bildschirmunterstützte Planungs- und Kalkulationsaufgaben;

- Direktzugriff auf Soll-/Ist-Werte der Vergangenheit mit standardisierten und variablen Erläuterungen zur besseren Beurteilung dieser Daten;

- flexible Abfragemöglichkeiten auf Datenbestände ohne die Notwendigkeit, eine komplizierte Abfragesprache erlernen zu müssen;

- beliebige Simulationsläufe für schwierige Planungsvorgänge mit der Möglichkeit, aus überschaubaren Variantenmodulen die unterschiedlichsten Verknüpfungen herzustellen;

- reversible Umgruppierungsmöglichkeiten von Datenbeständen bei simulierter oder tatsächlicher Neu-Definition strategischer Geschäftsfelder.

Bei der Ermittlung der anwenderfreundlichen Komponenten der in die Endauswahl gekommenen Pakete (maximal drei) empfiehlt sich, wie schon bei der funktionalen Prüfung, eine ergebnisorientierte Vorgehensweise. Dies kann ohne großen Aufwand geschehen, indem man den Anbietern die Szenarios der funktionalen Prüfung aushändigt, sie mit den Bewertungsgrundsätzen vertraut macht und auffordert, darzustellen, welche Programmkomponenten auf welche Weise besonders anwenderfreundlich sind. Im Interesse leichterer Vergleichbarkeit sollte eine Darstellungsgliederung vorgegeben werden.

Dabei zeigt sich meist, daß ein sehr hoher Prozentsatz in allen Paketen weitgehend ähnlich ist. Wenn man diesen Teil eliminiert, bleiben je Paket meist weniger als 50 Komponenten zu bewerten. Manchmal ist bereits in diesem Stadium ohne weitergehende Untersuchung eine Entscheidung möglich.

Wo dies nicht möglich ist, bedarf es einer eingehenden Untersuchung, die in folgenden Schritten abläuft:

- Auflistung aller Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten werden;

- Zuordnung der Vor- und Nachteile eines jede Programms für den einzelnen Sachbearbeiter, oder bei Funktionsgleichheit für eine Sachbearbeitergruppe;

- Abschätzung der jeweils zu erwartenden Effizienzverbesserungen und -verschlechterungen.

Die vorgeschlagene Auswahl-Methode für Standard-Software erlaubt es, die für die Auswahl entscheidenden Merkmalen sorgfältig und umfassend wie auch hinsichtlich von Folgewirkungen zu untersuchen, obwohl der Gesamtaufwand gegenüber anderen, pauschaleren Verfahren nicht größer, bei günstiger Ausgangssituation sogar deutlich niedriger ist.

* Walter Saar ist Geschäftsführer der Bayerischen-Immobilien-Verwaltung GmbH in München