Alle E-Mail-Daten aus der Cloud?
Für kleinere Betriebe, die kein dediziertes IT-Personal besitzen, wird eine virtualisierte Appliance kaum in Betracht kommen. Eine Hardware-Appliance, die im Zweifelsfall von einem Partner administriert wird, kann zwar in diesem Fälle eine Lösung sein - so denn der finanzielle Rahmen diesen Ansatz erlaubt. Bleibt also die Möglichkeit, eine E-Mail-Lösung komplett aus der Cloud zu beziehen, was eine ganze Reihe von Vorteilen bietet:
Es ist keine zusätzliche Hard- und Software, sondern nur eine performante und zuverlässige Internet-Anbindung nötig.
Der Anbieter des Dienstes gewährleistet in der Regel auch die Sicherheit des E-Mail-Betriebs.
Grundlegende und wichtige IT-Arbeiten, wie das Einspielen von Updates und Hotfixes, müssen nicht in Eigenregie vorgenommen werden - auch das erledigt der Dienstleister.
Es ist kein Personal am Wochenende oder in den Abendstunden notwendig, um den Betrieb aufrecht zu halten.
Unabhängig von der Personalentwicklung: Mehr Mitarbeiter bedeuten so keine zusätzliche Investitionen in Hard- und Software für die E-Mail.
Natürlich stehen diesen positiven Aspekten auch wieder gewisse Bedenken und Einschränkungen entgegen. So ist die Firma bei einem solchen Ansatz vom Geschäftsgebaren des Anbieters abhängig: Wenn der sich plötzlich entschließt, diesen Dienst nicht mehr anzubieten, können große Probleme auftreten. Zudem befinden sich die Mail-Daten nicht im eigenen Unternehmen, was auch deren Sicherung grundsätzlich erschwert, so dies nicht auch Teil des Vertrags mit dem Provider ist.
Ein hohes Vertrauen in den Anbieter und dessen professionelle Dienstleistungen ist also auf jeden Fall notwendig. Im Hinblick auf die aktuellen Entwicklungen ist es zudem fast schon selbstverständlich, dass hier nur ein Provider/Dienstleister in Betracht kommen kann, der die Daten in Deutschland nach deutschem Recht speichert und verwaltet und nach Möglichkeit auch keinen amerikanischen Mutterkonzern besitzen sollte - was leider ebenfalls durch die aktuellen Ereignisse bestätigt wird.
- Digital-Experte
Diese Tipps stammen von Thorsten Jekel. Der IT-Unternehmer ist Autor des Buches "Digital Working für Manager". - Änderungen kommunizieren
Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. So sind sie über neue Verhaltensweisen informiert. - Zeitfresser identifizieren
Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötigt, sollten seinen E-Mail-Eingang genau ansehen und Zeitfresser identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel Newsletter oder CC-Mails, die den Posteingang verstopfen. - Zeitfenster nutzen
Wer am Flughafen oder Bahnhof wartet, kann diese Zeit gut für das Bearbeiten von Mails nutzen. Doch auch hier sollte man die Mails in Blöcken bearbeiten. - Zweiter Grundsatz
E-Mails sollte man nicht zwischendurch sondern immer im Block bearbeiten. Das spart Zeit und vermeidet den Ping-Pong-Effekt. - Erster Grundsatz
Man sollte den Arbeitstag nie mit E-Mails beginnen. Damit verschwendet man die produktivste Zeit des Tages mit dem Löschen und Beantworten von unwichtigen Nachrichten.