Ratgeber E-Mail-Sicherheit und Verschlüsselung

Die sichere E-Mail im Mittelstand

Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.
Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.

Alle E-Mail-Daten aus der Cloud?

Für kleinere Betriebe, die kein dediziertes IT-Personal besitzen, wird eine virtualisierte Appliance kaum in Betracht kommen. Eine Hardware-Appliance, die im Zweifelsfall von einem Partner administriert wird, kann zwar in diesem Fälle eine Lösung sein - so denn der finanzielle Rahmen diesen Ansatz erlaubt. Bleibt also die Möglichkeit, eine E-Mail-Lösung komplett aus der Cloud zu beziehen, was eine ganze Reihe von Vorteilen bietet:

  • Es ist keine zusätzliche Hard- und Software, sondern nur eine performante und zuverlässige Internet-Anbindung nötig.

  • Der Anbieter des Dienstes gewährleistet in der Regel auch die Sicherheit des E-Mail-Betriebs.

  • Grundlegende und wichtige IT-Arbeiten, wie das Einspielen von Updates und Hotfixes, müssen nicht in Eigenregie vorgenommen werden - auch das erledigt der Dienstleister.

  • Es ist kein Personal am Wochenende oder in den Abendstunden notwendig, um den Betrieb aufrecht zu halten.

  • Unabhängig von der Personalentwicklung: Mehr Mitarbeiter bedeuten so keine zusätzliche Investitionen in Hard- und Software für die E-Mail.

Natürlich stehen diesen positiven Aspekten auch wieder gewisse Bedenken und Einschränkungen entgegen. So ist die Firma bei einem solchen Ansatz vom Geschäftsgebaren des Anbieters abhängig: Wenn der sich plötzlich entschließt, diesen Dienst nicht mehr anzubieten, können große Probleme auftreten. Zudem befinden sich die Mail-Daten nicht im eigenen Unternehmen, was auch deren Sicherung grundsätzlich erschwert, so dies nicht auch Teil des Vertrags mit dem Provider ist.

Ein hohes Vertrauen in den Anbieter und dessen professionelle Dienstleistungen ist also auf jeden Fall notwendig. Im Hinblick auf die aktuellen Entwicklungen ist es zudem fast schon selbstverständlich, dass hier nur ein Provider/Dienstleister in Betracht kommen kann, der die Daten in Deutschland nach deutschem Recht speichert und verwaltet und nach Möglichkeit auch keinen amerikanischen Mutterkonzern besitzen sollte - was leider ebenfalls durch die aktuellen Ereignisse bestätigt wird.

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