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16.09.1994

Die Stadtverwaltung automatisiert das Abrechnungswesen Eine Elfe hilft Frankfurt beim Bezahlen der Telefonrechnung Von Christopher Cohen*

Die Buchung und Verarbeitung von Telefonrechnungen mag manchen als ein eher marginales Problem erscheinen. Groessere Behoerden und Unternehmen, die monatlich Hunderte oder gar mehrere tausend Fernmelderechnungen von der Deutschen Bundespost Telekom erhalten, klagen jedoch ueber den hohen Zeit- und Kostenaufwand. Die Stadtverwaltung Frankfurt am Main hat diese Probleme nun auf der Basis der Elektronischen Fernmelderechnung (Elfe) geloest.

Etwa 1000 Liegenschaften der Stadtverwaltung Frankfurt am Main mit rund 18 000 Teilnehmern werden telefonisch versorgt. Zwar wird fast der gesamte innerstaedtische Fernsprech- und Datenverkehr ueber eigene Anlagen und Netze realisiert, so dass dafuer keine Leistungsentgelte an private oder oeffentliche Anbieter gezahlt werden muessen. Fuer Verbindungen mit nichtstaedtischen Teilnehmern, Mieten fuer posteigene Leitungen und Datenstrekken sowie Genehmigungsgebuehren fallen dennoch monatlich etwa 1300 Fernmelderechnungen mit insgesamt rund 15 000 Einzelpositionen an, die regelmaessig geprueft, sortiert, gebucht und ausgewertet werden muessen. Bis vor eineinhalb Jahren geschah dies noch in Papierform.

Zur Erledigung der anfallenden Aufgaben waren zwei Mitarbeiter erforderlich, die etwa 80 Prozent ihrer taeglichen Arbeitszeit mit diesen Taetigkeiten verbrachten. Fehler bei der manuellen Uebertragung und Addition von Rechnungsdaten waren verstaendlicherweise unvermeidbar, ihre Lokalisierung und Beseitigung wiederum mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden.

Die Bearbeitung auf

Papier war zu aufwendig

An vergleichende Statistiken oder praezise Kostenaufstellungen war kaum zu denken. Zum einen fehlte dazu die Zeit, zum anderen waren die Datenbestaende nur eingeschraenkt pflegbar und deshalb nie hundertprozentig korrekt. Statt die Arbeitszeit fuer eine sinnvolle Auswertung und Nutzung der vorhandenen Rechnungsdaten zu verwenden, musste sie also ausschliesslich zur manuellen Bewaeltigung von Massendaten eingesetzt werden, zum Entkuvertieren, Transportieren, Sortieren, Einordnen, Uebertragen in Listen, Ablegen, Aufbewahren und Vernichten.

Was lag da naeher, als diese Taetigkeiten zu automatisieren? Mit elektronischer Datenverarbeitung waren nicht nur Rationalisierungspotentiale zu erschliessen, sondern auch neu entstehende Anforderungen zu bewaeltigen, wie etwa der wachsende Bedarf an praezisen, differenzierten Statistiken zu Detailaspekten der staedtischen Telekommunikation.

Nicht zuletzt galt es, die Arbeitsqualitaet fuer die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbessern, sie von monotonen Taetigkeiten zu entbinden und Kapazitaeten fuer anspruchsvollere Aufgaben freizusetzen. Den entscheidenden Impuls zur Umstellung der kompletten Rechnungsbearbeitung auf elektronische Datenverarbeitung gab die Einrichtung eines neuen staedtischen Telekommunikationsnetzes auf der Basis hochmoderner digitaler ISDN-Anlagen.

Die bisherigen Vermittlungseinrichtungen waren teilweise bereits vor 30 Jahren installiert worden. Obwohl sie staendig angepasst und erweitert wurden, konnten sie die Anforderungen an ein leistungsfaehiges Kommunikationssystem nicht mehr erfuellen. Zusaetzliche Erweiterungen auf Grundlage der alten Technik waeren unwirtschaftlich geworden. Deshalb richtete man in der Mainmetropole einen neuen Netzverbund digitaler Kommunikationssysteme ein, der aus zwei Hauptaemtern, elf Teilaemtern, zwei Unteraemtern sowie drei weiteren Grossanlagen besteht.

Aufgrund der enormen Komplexitaet erfordern die digitalen Anlagen ein Vielfaches an Pflege- und Betreuungsaufwand. Mit dem vorhandenen Personal waere diese Arbeit nicht mehr zu bewaeltigen gewesen. So wurde es dringend notwendig, die Mitarbeiter von unproduktiven manuellen Taetigkeiten zu entlasten.

Eine Voraussetzung hierzu schuf die Telekom, indem sie 1990 die "Elektronische Fernmelderechnung" (Elfe) einfuehrte, die sie allen Gross- und Geschaeftskunden mit mehr als 100 Fernmelderechnungen im Monat kostenlos anbietet. Dieses Verfahren ersetzt die herkoemmliche papierene Fernmelderechnung durch eine elektronische Rechnungsdatei, die im Edifact-Format in die Telebox 400 uebermittelt wird. Hier kann sie der Kunde rund um die Uhr per DFUE abrufen. Die Files werden solange gelagert, bis sie der Kunde uebernimmt und loescht.

Zur Konvertierung und Aufbereitung der Edifact-Daten setzt die Stadtverwaltung Frankfurt die Software "Telenuep 2.0" der Bodo Peters GmbH, Kropp, ein. Das Programm wurde zur Verarbeitung elektronischer Fernmelderechnungen entwickelt und ist auf die Elfe abgestimmt. Es konvertiert dieses Verfahren, um anschliessend die Fernmelderechnungen zu dokumentieren, zu pruefen und auszuwerten.

Zu jedem Anschluss, den die Stadt Frankfurt betreibt, werden alle notwendigen Angaben softwareseitig dokumentiert. Neben der Fernmeldekontonummer

(FKTO), der Rufnummer, der Endstelle und den Leistungsmerkmalen sind auch wichtige buchungstechnische Angaben wie die Kostenstelle, die Kostenart sowie die interne Bezeichnung festgehalten.

Auf Grundlage der Fernmeldegebuehrennummern (FGNR) der Telekom werden zu jeder FKTO die festen Entgelte in den Stammdaten hinterlegt. Dies geschieht auf Grundlage einer Datei, die alle Informationen ueber die aktuellen Fernmeldetarife der Telekom enthaelt. Damit laesst sich ueberpruefen, ob die festen Entgelte in der Rechnung mit den aktuellen Entgeltsaetzen uebereinstimmen. Allerdings muss das Ganze staendig aktualisiert werden.

Die Rechnung kommt per Edifact

Der Abruf der Fernmelderechnung aus der Telebox erfolgt vollautomatisch. Dabei ist unabdingbar, dass die Software ueber ein Kommunikationsprogramm verfuegt, das die Einwahl in die Telebox vornimmt, die vorliegenden Daten ausliest, diese nach der fehlerfreien Uebertragung aus der Telebox loescht (um Speicherkosten zu vermeiden) und die Verbindung zur Telebox wieder abbaut. Anschliessend werden die im Edifact-Format vorliegenden Daten automatisch konvertiert, so dass die eigentliche Rechnungspruefung beginnen kann.

Die Rechnungspruefung umfasst vier Aspekte. Es wird geprueft, ob die Fernmeldekontonummer im Bestand ist, ob die festen Entgelte mit den hinterlegten Stammdaten uebereinstimmen, ob die Volumenentgelte innerhalb der angegebenen Toleranzwerte liegen und ob am Ende des Monats alle Rechnungen vom System verarbeitet wurden. Danach hat das Programm der Stadverwaltung eine Fehlerliste auszugeben, in der alle Fernmeldekontonummern mit ihren Fehlern ausgewiesen sind.

Im naechsten Schritt wird eine Uebergabedatei in ASCII-Code erstellt, mit der die Rechnungen inklusive der Kostenstellen, der Kostenarten und eventuell notwendigen weiteren Angaben an die Buchhaltung uebergeben werden koennen. An dieser Stelle hat die Stadtverwaltung Franfurt die Anwendung "Fernmeldehaushalt"

(FMH) aufgesetzt, die sie mit Hilfe der PC-Datenbank Access und dem Spreadsheet-Programm Excel programmiert hat. Der FMH uebernimmt die aufbereiteten Daten aus der Verarbeitungssoftware und erstellt auf dieser Grundlage den jaehrlichen Fernmeldehaushalt.

Mehr Zeit fuer produktive Arbeit

Die Umstellung auf die automatische Bearbeitung der Fernmelderechnungen zeigte betraechtliche Auswirkungen. Heute bearbeitet ein einziger Mitarbeiter in rund drei Viertel seiner Arbeitszeit die komplette Rechnungspruefung, Datenpflege und Kostenverteilung auf Kostenstellen. Die Papierflut hat sich mehr als halbiert, weil keine Rechnungsbelege mehr erforderlich sind. Uebertragungs- und Rechenfehler, die bei manueller Bearbeitung noch auftreten konnten, sind prinzipiell ausgeschlossen.

Vergleichende Statistiken, die eine wichtige Grundlage zur kontinuierlichen Ueberpruefung des Netzverbunds sind, lassen sich heute wesentlich haeufiger erstellen.

Fuer die Zukunft verfolgt die Stadt Frankfurt weitere Plaene zum Ausbau ihrer elektronischen Telekommunikationsverwaltung. Dazu zaehlt die Anschaffung des Erweiterungsmoduls "Post-Bank-Abgleich", das einen Vergleich der Rechnungsdaten mit den Bankbuchungsdaten ermoeglicht, um die Automatisierung des Pruefvorgangs wirkungsvoll abzurunden.

Was der Stadtverwaltung Frankfurt derzeit noch fehlt, ist eine Erweiterung fuer die Auftragserteilung. Damit moechte sie die Moeglichkeit bekommen, der Telekom Auftraege statt wie bisher auf Papier auf elektronischem Wege zu erteilen.

Wichtig waeren auch die Einbindung von privaten Netzanbietern wie Mannesmann (D2) und der Detemobil (D1) ueber Edifact. Zur Zeit hat die Stadt Frankfurt bereits 40 Mobilfunktelefone im Einsatz, und der Trend zeigt deutlich nach oben. Verstaendlicherweise ist die Abneigung auf Seiten der Verwaltung gross, in einem ansonsten automatisierten Verfahren 40 Rechnungen per Hand zu bearbeiten.

Waehrend allerdings Mannesmann seinen Grosskunden seit Beginn diesen Jahres eine Edifact-Option anbietet, hinkt die Detemobil noch hinterher. Doch die Mitarbeiter der Frankfurter Stadtverwaltung sind sich sicher, dass es nur eine Frage der Zeit ist, bis sie auch alle Mobilfunkrechnungen elektronisch verarbeiten koennen.