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30.09.1983

Die "universal workstation" zu Ende denken

Peter Pfeifer, MDS-Deutschland GmbH

Bei der Euphorie, die viele Hersteller mit dem Schlagwort "Bürokommunikation" verarbeitet haben wollten, sind sehr viele grundsätzliche Überlegungen und die entsprechende Basisarbeit beim Anwender nicht berücksichtigt worden. So muß man sich am Ende nicht wundern daß sich Verunsicherung und Angst vor der neuen Technologie breitgemacht haben. Statt dem Anwender nicht nur technisch, sondern auch konzeptionell den Schritt in das "Büro von morgen" in angemessen Portionen zu ermöglichen, wird vielerorts von dem absoluten "Neu" in der EDV-Industrie gesprochen. Nicht unwesentlich zur Verwirrung beigetragen hat auch, daß die Hersteller die Definition des Begriffs "Bürokommunikation je nach Bedarf gestylt haben; für die einen ist es nichts weiter als eine intelligente Textverarbeitung, für jene ein Nebeneinander verschiedenster Anwendungen für andere das totale Einbinden neuester Kommunikationstechniken. Also: Quo vadis electronica?

Der erste Schritt: Auf erfolgreiche Lösungen aufbauen

Der notwendige Schritt hin zur Bürokommunikation ist in der Tat die Integration von Daten- und Textverarbeitung, das Miteinander von formatierten und unformatierten Informationen. Aber es genügt keinesfalls, Softwarelösungen anzubieten und abzuliefern. Man bedenke die organisatorischen Voraussetzungen, die beim Anwender geschaffen werden müssen, nämlich Rückverlagerung der Textverarbeitung an den "Verursacher"-Arbeitsplatz, höhere Qualifikation der Sachbearbeiter etc. Hier gilt es, den Dialog mit dem Anwender aufzunehmen, ihn zu beraten und gemeinsam entsprechende Lösungen zu konzipieren.

Angebote, die ein bloßes Nebeneinander von Daten- und Textverarbeitung auf einem System beinhalten, sind fehl am Platz und degradieren den Sachbearbeiter zum Operator. Der Sachbearbeiter will und soll die Möglichkeit haben, auf bestehende und erfolgreiche Lösungen in beiden Bereichen aufzubauen. Seine Arbeit dient immer mehr der Informationsgewinnung im eigentlichen Sinne - nämlich Bereitstellung von Informationen für das Unternehmen, Verminderung von redundanter Arbeit - statt der Datenverarbeitung.

Das Instrument, mit dem gearbeitet wird, soll also die Integration von Daten und Text in dem Sinne sein, daß innerhalb einer Applikation die Verarbeitung möglich ist. Einem Sachbearbeiter, der einen Report zu schreiben hat, können zwei der heute üblichen Prozesse nicht mehr zugemutet werden:

- Das Schreiben selbst per Schreibauftrag an eine andere Abteilung, sprich anderes System, vergeben, nach Eingang Fehler beseitigen, wieder vergeben, Kommunikationsschwierigkeiten beheben dann die zum Report gehörigen Daten ergänzen usw.

- Oder den Schreibauftrag zwar auf dem eigenen System abwickeln, in einem zusätzlichen Arbeitsgang die entsprechenden Daten ergänzen, keine Chance haben, die beiden Arbeiten miteinander zu verbinden oder anderen Sachbearbeitern als einen Vorgang zur Verfügung zu stellen.

Bei dieser Art von Prozessen kann von einer Effizienz oder Motivation des Mitarbeiters keine Rede sein. So sind also Systeme, die Daten- oder Textverarbeitung in höchster Perfektion bieten, zwar in entsprechend spezialisierten Abteilungen ein willkommenes Hilfsmittel, jedoch eine Fehlinvestition für die mittelfristigen Ziele der Bürokommunikation.

Der so oft strapazierte Begriff der "universal workstation" muß in die Tat umgesetzt werden. Das heißt auch daß der Benutzer ein "universal" Benutzer wird.

Der Sachbearbeiter, der an einer "universal workstation" arbeitet, erwartet denn auch ein "universal work" tun zu können. Also muß eine Applikation her, die dem Bearbeiten eines Vorgangs entspricht: Report schreiben, bei Bedarf innerhalb dieser Texterstellung Zugriff auf Stammdaten, Bewegungsdaten, Adreßdateien etc. Die Wiedererkennbarkeit des Arbeitsablaufes muß gewährleistet sein. Man glaube doch nicht, daß man Sachbearbeiter mit Pseudocodes, Makro- und Parametersprachen abspeisen kann. Die Applikation, die Daten und Texte integriert, muß für die Fachabteilung sinnig sein, sie motivieren und einsehen lassen, daß die Bereiche Datenerfassung und Textverarbeitung wieder aus den externen Sälen an ihre Arbeitsplätze zurückkommen.

Der zweite Schritt: Bestehende Lösungen miteinander verbinden

Auf bestehenden Lösungen basierend, also für den Benutzer die vertraute Schnittstelle zum Computer bietend, können in einem Arbeitstag sowohl lokale Texte und Daten als auch Informationen von der Groß-EDV miteinander verbunden, erfaßt und verarbeitet werden. So läßt sich ein Vorgang, von der Aufnahme der Basisinformationen bis zum Endprodukt in einem integrierten System handhaben, zum Beispiel bei einem Handelsunternehmen von Besuchsberichten des Vertreters über Erfassung von Adressen und wichtigen Daten des Interessenten Angebotsschereibung, Produktinfomationen, Auftragsbestätigung und -bearbeitung, Fakturierung, Mahnungen bis hin zum Manage?????ntreport.

Basierend auf dem Schritt "Integration von Daten- und Textverarbeitung", müssen die weiteren Ziele sorgfältig überlegt werden. So gilt es auch, andere Bereiche in den Sachbearbeiterplatz zu integrieren, aber erst nachdem der erste Schritt erfolgreich getan worden ist. Hektik ist integrationshemmend.

Als erste Ansatzpunkte seien genannt:

- Kommunikation und Netzwerke,

- Personal-Computer-Anwendungen.

Erfolgreiche Lösungen in diesen Spektren sollen nicht über Bord geworfen, sondern sinnvoll adaptiert und integriert werden. Wenn in solchen Anwendungen die Kommunikation mit Großrechnern verschiedenster Hersteller und die Einbindung in Netzwerke jeglicher Art vorhanden ist, müssen sie in die integrierte Applikation übernommen werden. Wiederum spielt auch hier die Widererkennbarkeit für den Sachbearbeiter eine wichtige Rolle.

Warum sollen vorhandene Personal-Computer-Anwendungen nicht weiterleben dürfen? Sie sollen es unbedingt dann, wenn sie dem Sachbearbeiter hilfreich sind. Aber auch hier nur unter der Prämisse, daß diese Anwendungen und Betriebssysteme in die "universal workstation" integriert werden können, so daß sich produzierte Daten und Texte aus diesem Bereich weiterverarbeiten lassen. Man muß sich auch dieser Forderung stellen, wenn man von Bürokommunikation und Integration spricht.

So ist dann zwar ein System das Daten-, Test-, Kommunikations- und PC-Anwendungen nebeneinander ablaufen lassen kann, ein großer Schritt nach vorn, aber erst die ernstgemeinte Integration aller Bereiche führt zum Gral.

Dieser Weg ist heute, hier und jetzt schon möglich und dort verwirklicht worden, wo nicht der Fehler gemacht worden ist, zuerst den Weg und dann das Ziel zu definieren.