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23.05.2003 - 

Mit E-HR Verwaltung verschlanken

Digitale Personalarbeit soll sparen helfen

BERLIN (am) - Um die Arbeit der Personalabteilung effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen, setzen Firmen auf die Elektronisierung der Prozesse - von der digitalen Personalakte über Online-Recruiting bis zu Mitarbeiterportalen. Doch die Hürden für die praktische Umsetzung sind zahlreich.

Personalverantwortliche wollen als strategische Einflussgröße im Unternehmen wahrgenommen zu werden. In der Realität verbringen sie den Großteil ihrer Zeit mit Administration. Wichtige Aufgaben wie das Entwickeln der Mitarbeiter oder das Etablieren einer Führungskultur bleiben oft auf der Strecke. Nun versuchen Personalabteilungen großer Unternehmen, ihre administrativen Prozesse zu verschlanken. Abläufe werden elektronisch abgebildet und Mitarbeiter aktiv in Teile der Personalarbeit eingebunden.

E-HR heißt der Trend, der fast schon entzaubert ist, bevor er sich richtig durchgesetzt hat. Firmen, die erste Projekte im weiten Feld des Electronic Human Resource Management umsetzten, stießen schon an Grenzen: angefangen von hohen Anfangsinvestitionen, die geplante Spareffekte schrumpfen ließen, über die Einwände der Betriebsräte und Datenschützer bis hin zu mangelnder Akzeptanz der Mitarbeiter und der Personalabteilung, die um ihre Arbeitsplätze fürchtet. Diese und andere Hindernisse wurden auf der Konferenz über E-HR-Standards angesprochen, die "Marcus Evans Conferences" in Berlin veranstaltete.

Der Konsumgüterhersteller Henkel führte auf SAP-Basis ein globales HR-System ein, das die Daten für Gehälter, Qualifikation und Entwicklung der über 5000 Führungskräfte enthält. Auch das zweijährliche Performance-Management sollte über das Intranet abgewickelt werden. Nach den Gesprächen mit ihren Mitarbeitern sollten die Führungskräfte die Beurteilungen und Vorschläge für Entwicklungsmaßnahmen selbst in das System eintragen. Dass dieses Projekt nicht über die Pilotphase hinauskam, lag an der Technik: 40 Prozent der Manager klagten über erhebliche Schwierigkeiten, weil sie auf ihrem PC nicht die Version des "Internet Explorers" installiert hatten, für den das Tool programmiert war.

"Wer keine einheitlichen technischen Voraussetzungen schafft, kommt auch mit E-HR nicht weiter", so die Schlussfolgerung von Oliver Baldauf vom Bereich HR Information Management bei Henkel. Neben einer homogenen IT-Plattform sei es wichtig, primär die regelmäßigen Prozesse, die für Mitarbeiter und Führungskräfte bedeutend sind, elektronisch abzubilden. Sonst könne man nicht die Aufmerksamkeit der Belegschaft gewinnen.

Akzeptanz ist die wesentliche Voraussetzung für den Erfolg von E-HR, zu dieser Einsicht sind neben Henkel auch Konzerne wie Siemens oder die Deutsche Post gelangt. Frank Helferich, bei der Post als Projektleiter für die Einführung von SAP HR zuständig, warnte davor, Mitarbeitern zu viel administrative Aufgaben aufzubürden: "Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler." Die Berater von Pricewaterhouse-Coopers, Cap Gemini und Pecaso, die mit der Post eine Business-to-Employee-Plattform planten, mussten bald einsehen, dass E-HR nicht für alle 300000 Beschäftigten realisierbar ist - zumal nur zwölf Prozent von ihnen über einen PC erreichbar sind und ein elektronisches Szenario mit Newsgroup, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung und Training akzeptieren würden.

Auch der Siemens-Konzern, der bereits seine Personalakten digitalisiert hat, tastet sich Schritt für Schritt an E-HR heran. Seit eineinhalb Jahren ist ein Mitarbeiterportal im Einsatz, das neben Informationen und Lernangeboten auch Employee Self Services enthält. So können die Beschäftigten Mitarbeiteraktien bestellen oder ihre Reisekosten abrechnen, was auch gut genutzt wird: Pro Monat werden in den deutschen Siemens-Niederlassungen 106000 Reisen online abgerechnet. "Wir haben die Mitarbeiter bewusst nicht mit Applikationen überschüttet, sondern führen sie langsam heran", erläutert Klaus Wigand aus dem Zentralbereich Personal. Als nächste Schritte werden der elektronische Entgeltnachweis, der den monatlichen Gehaltsbrief ersetzen soll, und Manager Self Services folgen: Führungskräfte sollen etwa eingeben, wohin sie sich entwickeln wollen.

Hoher Kostendruck beschleunigt Prozesse

Wenn alle E-HR-Instrumente optimal eingesetzt würden, rechnet Wigand mit einem Einsparpotenzial von maximal 30 Prozent bei den administrativen Vorgängen. Wie viel Kosten sich letztlich reduzieren lassen, ist immer eine Frage der Masse, wie das Beispiel Personalauswahl bei Siemens zeigt. Obwohl dort eine elektronische Plattform den Prozess beschleunigt, beschäftigt das Unternehmen allein in Deutschland 80 hauptamtliche Internet-Recruiter. Sie bearbeiten die rund 10000 Bewerbungen, die Monat für Monat eingehen.

Dass ein hoher Kostendruck E-HR-Prozesse beschleunigen kann, hat die HypoVereinsbank (HVB) bewiesen. Deren Personalabteilung bekam die Vorgabe, innerhalb eines Jahres 20 Prozent ihrer Kapazitäten abzubauen, dabei aber die bestehenden Services weiterzuliefern. "Ein Paradigmenwechsel war notwendig", sagt HVB-Manager Robert Schraudner, der empfiehlt, erst die Prozesse zu analysieren und Schwachstellen zu reduzieren, da sonst auch eine technische Lösung nicht helfe. Nachdem die Bank die 14 Millionen Papierdokumente in den Personalakten zu drei Millionen elektronischen Dokumenten konsolidiert hatte, war der Grundstein für die Online-Verarbeitung gelegt: Über ein Intranet-Portal pflegen Mitarbeiter ihre Daten selbst und beantragen etwa ihren Urlaub. Ansprechpartner für alle operativen Themen ist nicht mehr ein Personalreferent pro Abteilung, sondern ein Call-Center, in dem 50 Mitarbeiter von der Schwangerschaftsmeldung über die Versetzung bis hin zu Zeugnissen alles bearbeiten. Personal-Consultants beraten Führungskräfte in strategischen Fragen.

Widerstände in Personalabteilung

Widerstände gegen die Umstellung entstanden weniger unter den Mitarbeitern, die die schnellere Bearbeitung und höhere Erreichbarkeit lobten, als in der Personalabteilung. Nicht jeder konnte sich mit seiner Tätigkeit im Call-Center anfreunden, aber angesichts des Stellenabbaus gab es keine Alternativen. Das Mitarbeiterportal nutzt die HVB übrigens auch für den Personalabbau. Sie kann die Daten der 20000 Angestellten schnell erfassen, die sie als Grundlage für die Sozialauswahl braucht. Selbst die Höhe der Abfindung kann sich jeder Mitarbeiter im Portal anschauen und, bei Interesse, per Klick seine Kündigung anmelden, wenn seine Einheit vom Abbau betroffen war.