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18.07.2003 - 

Signierte Dokumente ersetzen Original auf Papier

DMS-Systeme helfen PKI auf die Sprünge

MÜNCHEN (fn) - Die Vorzüge von Public-Key-Infrastrukturen (PKIs) sind seit Jahren bekannt, doch bisher konnten sie sich nur in Nischen durchsetzen. Einige Firmen nutzen digitale Signaturen und Zeitstempel nun in Verbindung mit elektronischen Archiven.

Anwenderunternehmen wie beispielsweise die Krankenkassen machen sich das deutsche Signaturgesetz zunutze, um Unmengen an Papier einzuscannen und in Dokumenten-Archivsystemen abzuspeichern. Statt Papiere zu wälzen, sollen Sachbearbeiter Schriftstücke am Bildschirm bearbeiten können. Laut Gesetzgeber darf ab August 2004 das Original weggeworfen werden, wenn das eingescannte Formular mit einer qualifizierten digitalen Unterschrift versehen wurde. Die Krankenkassen wollen im Zuge der Umstellung auf Dokumentarchive auch gleich ihre Arbeitsabläufe optimieren, so etwa bei der Meldung der Anzahl der versicherten Personen im Rahmen des Risikostrukturausgleichs. Hierzu müssen die Kassen eine große Zahl an Meldebögen an Versicherte versenden und die ausgefüllten Formulare danach erfassen. Die Auswertung der Daten auf Papier erweist sich als sehr aufwändig. Durch das elektronische Erfassen der Versichertendaten lässt sich der Vorgang effizienter gestalten.

Die Betriebskrankenkasse (BKK) Mobil Oil aus Hamburg trägt ihre Papierarchive ab, indem sie die Formulare einscannt und elektronisch signiert. Künftig soll auch der gesamte Posteingang elektronisch eingelesen und abgespeichert werden, beschreibt André Bernhorst, Abteilungsleiter IT-Service, den nächsten Schritt. Die Kasse verwendet das Dokumenten-Management-System (DMS) "Docuware 4.5b" des gleichnamigen Anbieters und eine Signaturlösung der Telekom-Tochter Telesec.

Auch der Bundesverband der Betriebskrankenkassen (BKK Bundesverband) aus Essen nutzt Signaturtechnik in einem Pilotprojekt in der Einkaufsabteilung. Die Mitarbeiter können Dokumente im Portable Document Format (PDF) direkt im "Adobe Reader" signieren. Hierzu verwenden sie eine Smartcard in Verbindung mit dem Signierwerkzeug der Firma Signcubes. Der entsprechende Kartenleser ist in die PC-Tastatur integriert. Die unterschriebenen Formulare archiviert die Organisation mit Hilfe der DMS-Lösung des Herstellers Elo Digital Office. Adobes Dateiformat bietet die Möglichkeit, Signaturen zu speichern. Für die Workflow-Steuerung nutzt die Elo-Software zudem Meta-Daten der PDF-Dateien. Der Verband hat sich zum Ziel gesetzt, sämtliche internen Papierformulare durch eine elektronische Vorgangsbearbeitung zu ersetzen. Prinzipiell könnten die im Kassenverband organisierten Versicherungen auch den Kunden eine Smartcard zur Verfügung stellen, um sie so in das elektronische Formularwesen mit einzubeziehen. "Wir warten ab, weil das Bundesgesundheitsministerium eine Gesundheitskarte angekündigt hat", erläutert BVV-Verwaltungsdirektor Detlef Prinz.

Eine Vielzahl von Krankenkassen kann künftig Signaturtechnik für die Massenbelegerfassung nutzen. IS KV, ein Software- und Systemhaus für 300 mittelständische Betriebs-, Innungs- und Ersatzkrankenkassen, hat einen Rahmenvertrag mit dem Signaturspezialisten Authentidate abgeschlossen. Dessen Module zur digitalen Unterschrift sind an die Lösungen der Scan-Anbieter Dicom, Kofax, Océ, OCR und Unicomputer angepasst worden. Das Trust-Center sowie die Smartcards und Lesegeräte können die Kassen selbst aussuchen. Auf einen Schlag werden die Unternehmen jedoch nicht vom Papier- auf das digitale Archiv umsteigen. "Die Einführung zieht sich über die nächsten Jahre hin", schätzt Dirk Wagner, Bereichsleiter für Kassensoftware bei der in Essen beheimateten IS KV. Die Neuerung betrifft nicht nur die Krankenkassen, sondern auch die von ihnen beauftragten Scan-Dienstleister, denn vor allem kleine Versicherungen haben die Belegerfassung ausgelagert. An einer Weiterentwicklung der Signaturlösung arbeitet Wagners Team bereits: Künftig sollen Anwender in den Kassen in der Lage sein, Finanzbelege mehrfach digital zu unterschreiben. Eine entsprechende Workflow-Lösung erlaubt es dann, dass beispielsweise Finanzbelege sowohl von Sach- als auch von Abteilungsleitern elektronisch abgezeichnet werden können.

Elektronischer Zeitstempel gilt als Nachweis

Viele Anwenderfirmen benötigen keine digitale Unterschrift, sondern einen elektronischen Zeitstempel als rechtsgültigen Nachweis für die unverfälschte Speicherung eines Formulars. Zu ihnen zählt die Firma RWE Trading, die wie der Krankenkassenverband in Essen beheimatet ist. Die Tochterfirma des RWE-Konzerns handelt mit Strom, Gas, Öl und Kohle. Die Lösung wurde jedoch zunächst nur für den Stromhandel eingeführt. Handelspartner sind typischerweise Energieerzeuger.

Die Beteiligten haben bisher per Fax Papier hin- und hergeschickt, um Stromgeschäfte abzuschließen. Pro Jahr kommen so 250000 Seiten zusammen. Die Handelspartner erhalten von RWE Trading auch weiterhin ein Fax, jedoch hat die Firma ihre internen Workflows auf elektronische Dokumente umgestellt. "Im Moment des Faxversands legen wir das elektronische Dokument nebst Zeitstempel im Archiv ab", erläutert der Projektverantwortliche Michael Baumeyer das Verfahren. So ist der Stromhändler in der Lage, einen rechtsgültigen Nachweis für einen Geschäftsabschluss zu erbringen, sollte dies in einem Streitfall einmal erforderlich sein. Auch die Rechnungsstellung wickelt das Unternehmen nach einem ähnlichen Verfahren ab. RWE Trading verwendet die Dokumenten-Management-Software von Saperion sowie eine Signaturlösung des Sicherheitsspezialisten Authentidate International AG. Letztere hat ihre Zeitstempelsysteme von der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP) zertifizieren lassen. Sie genügen damit dem deutschen Signaturgesetz sowie den europäischen Richtlinien.

Wie einige andere DMS-Hersteller hat auch Hyparchiv seine gleichnamige Software so erweitert, damit diese Zeitstempel und Signaturen verarbeiten kann. Dies funktioniert nach Angaben des Anbieter auch in Verbindung mit selbsttragenden Medien. Dabei handelt es sich um Datenträger wie etwa CD-ROMs, auf denen Dokumente inklusive der entsprechenden Anzeigeprogramme revisionssicher abgelegt sind. Der Anwender benötigt somit keinen Zugriff auf die DMS-Software, um auf die archivierten Inhalte etwa bei einem Systemausfall zuzugreifen. Zudem schützt dieser Medientypen Firmen davor, im Falle einer Insolvenz des Softwarelieferanten Archive nicht mehr nutzen zu können.

Langzeitarchivierung

Experten wie Thorsten Brand vom Beratungshaus Zöller & Partner aus Sulzbach/Taunus weisen in Bezug auf die Langzeitarchivierung von digital signierten Dokumenten auf ein Problem hin: Oft müssen Schriftstücke bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden, gängige elektronische Zertifikate, die die Echtheit einer Signatur belegen sollen, verlieren hingegen oft schon nach fünf Jahren ihre Gültigkeit.

Schwierigkeiten für Anwender kann Thomas Augustyniak, Experte für Signaturanwendungen beim Dokumenten-Management-Hersteller Océ, darin jedoch nicht erkennen. Es komme in erster Linie darauf an, dass während der Archivierung ein gültiges Zertifikat verwendet wurde. "Wenn ein Mitarbeiter eines Unternehmens mit Bestellberechtigung vor drei Wochen Waren gekauft hat, sind die Kaufverträge schließlich auch dann noch gültig, wenn er die Berechtigung inzwischen nicht mehr innehat", erläutert Augustyniak. Darüber hinaus müssen Trustcenter - sie geben Signaturkarten und Zertifikate heraus - 30 Jahre lang sicherstellen, dass eine elektronische Unterschrift geprüft werden kann.