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07.03.2005

DMS-Systeme im Vergleich

Unter den zahlreichen Dokumenten-Management-Systemen hat sich das Institut Barc aus Würzburg 13 Hersteller ausgewählt und miteinander verglichen.

Die Spezialisten des Business Application Research Center (Barc) aus Würzburg bewerten in der dritten Auflage der Studie 13 Lösungen von Herstellern. Begutachtet wurde die Architektur der Systeme sowie deren Funktionen. Im Folgenden kommen lediglich die funktionalen Aspekte in Auszügen zur Sprache; die komplette und ausführliche Bewertung findet sich in der Barc-Studie. Die 13 Anbieter setzen verschiedene Schwerpunkte. Diese Unterscheidung ist wichtig, da die Bewertung der Funktionen allein keine fundierte Einordnung der jeweiligen Lösung erlaubt:

Profil 1: Ablage- und Recherchesysteme

Das Profil "Ablage- und Recherchesystem" umfasst die klassischen Eigenschaften von DM- und Archiv-Produkten wie das Erfassen von Dokumenten aus Office-Software, Spool-Dateien und Papierformularen. Hierzu zählen Ceyoniq, Easy, IBM und Saperion.

Profil 2: Elektronisches Dokumenten-Management

Mit elektronischen Dokumenten-Management-Produkten sind Lösungen gemeint, deren Kernfunktion die Verwaltung bereits digitalisierter Inhalte ist. Sie verfügen in der Regel nicht über eigene Scan-Mechanismen zum Einlesen von Papierdokumenten, sind gut in Office- und E-Mail-Software integriert, unterstützen die Recherche und erlauben die Zusammenarbeit (Collaboration) zwischen Nutzern (Hyperwave, teilweise auch Hummingbird und Windream).

Profil 3: Content-Management

Praktisch jeder Hersteller versteht etwas anderes unter dem Begriff Content-Management. In der Studie tragen solche DMS-Produkte die Bezeichnung, die eine Bearbeitung von Inhalten unterschiedlicher Formate sowie deren Präsentation erlauben (Filenet, Open Text und Hyperwave).

Profil 4: Prozessorientiertes DM- und Archivsystem

Dokumenten-basierende Vorgänge machen Steuerungsfunktionen erforderlich. Die Produkte bieten daher Workflow-Mechanismen. Dies können vordefinierte Abläufe wie etwa die Schadenssachbearbeitung in einer Versicherung sein, aber auch Ad-hoc-Workflows, die spontan aufgesetzt werden (Ceyoniq, D.velop, Elo, IBM, Filenet, Optimal Systems, Easy, ebenso Hummingbird und Saperion).

Digitale Inhalte erfassen

Die 13 Produkte wurden anhand von sieben technischen und neun funktionalen Kriteriengruppen getestet. Die Erfassung von bereits digitalisierten Inhalten (Coded Information, kurz CI) umfasst Dokumente aber auch Daten aus operativen Systemen wie zum Beispiel ERP- oder CRM-Programmen. Gute Noten erhielten solche Erzeugnisse, die viele verschiedene Formate und anwenderfreundliche Integration unterstützen. Ferner wurde bewertet, wie diese Inhalte gespeichert werden und ob die Programme es erlauben, unterschiedliche Inhalte zu einer Art virtuellen Akte zusammenzufassen. Pluspunkte erhielt ferner, wer statt einer manuellen eine implizite Versionsverwaltung vorweisen kann. Bestnoten (sieben von sieben möglichen Punkten) erhielten hier Filenet, Windream, IBM und Saperion. Schlechtester war COI (4,5 Punkte).

Papierformulare verarbeiten

Im Gegensatz zu Coded Information müssen Papierrechungen und -belege zunächst erfasst werden. Die DMS-Produkte realisieren dies über Scan-Clients, die Formulare einlesen, indizieren, mit Schlagworten versehen und abspeichern. Bewertet wurde, wie gut, flexibel und automatisch die Erfassung funktioniert, aber auch die Eskalationsroutinen, falls Dokumente nicht fehlerfrei eingelesen werden konnten. Die höchste Punktzahl bekam hier Filenet (7 Punkte), das Schlusslicht bilden COI und Hummingbird mit 3,5 Punkten.

Indizierung und Verschlagwortung

Um Dokumente später wieder zu finden, sind Indizierungs- und Verschlagwortungsfunktionen unabdingbar. Zum Teil müssen bestehende Indizes von bereits erfassten Daten übernommen werden. Im Falle von Papierdokumenten lassen sich Schlagworte vergeben, falls die Erfassungsroutinen beispielsweise auf einer Rechnung die Lieferantennummer sowie das Eingangsdatum erkennen können. Saperion, Windream und Filenet führen hier das Feld an (7 Punkte), Hummingbird ist Letzter mit 4,5 Punkten.

Dokument-Recherche

Eng gekoppelt an die Indizierung sind die Recherche-Funktionen. Die Hersteller bieten über ihre Clients Mechanismen, die eine gezielte Dokumentensuche erlauben sollen. Dazu zählt die Suche über Indexwerte sowie die Volltextrecherche, die sowohl in den Desktop-Clients (etwa native Windows-Software) sowie Web-Clients zu finden ist. Am Besten schnitten hierbei die Desktop-Programme von Ceyoniq, IBM, und Windream ab. Filenet und Open Text wurden hier nicht bewertet, da sie keine nativen Clients für Desktop-Betriebssysteme mehr liefern, sondern sich ganz auf Web-Oberflächen eingeschworen haben. In dieser Kategorie sind beide Firmen denn auch mit sieben Punkten führend, ebenso überdurchschnittlich sind D.velop Saperion sowie auch hier Ceyoniq, IBM und Windream.

Stiefkind Text-Mining

Während bei der Recherche gezielt nach Inhalten gesucht wird, bietet das Text-Mining eine inhaltsbezogene Suche nach Wissen, das in unstrukturierten Informationen verborgen ist. Hierbei kommt es vor allem auf die Sortierung der Ergebnisliste an, da der Benutzer selbst über die Relevanz eines Treffers entscheidet. Wie bei keinem anderen Kriterium unterscheiden sich hier die Punktwertungen der Anbieter. Spitzenplätze (7 Punkte) erreichten Hyperwave und Saperion, COI dagegen brachte es nur auf zwei Punkte, weil die Text-Mining-Funktionen zum Testzeitpunkt nicht verfügbar waren. Deutlich wird die steigende Leistungsfähigkeit auf diesem Gebiet in den letzten drei Jahren.

E-Mail-Anbindung

Da E-Mails mittlerweile auch Geschäftsdokumente enthalten und elektronische Post einen wesentlichen Teil der Korres-pondenz ausmacht, ist die Anbindung an Messaging-Server und -Clients Pflicht. Dies umfasst die Archivierung von Nach-richten sowie den Dokumentenversand via E-Mail. Besonders Ceyoniq und Windream beherrschen diese Übung, COI bietet hier mit 4,5 Punkten am wenigsten an.

Workflows steuern Vorgänge

Da Dokumente im Geschäftsumfeld fasst immer mit Vorgängen zusammenhängen, zählen Workflow-Mechanismen zu den wichtigsten Funktionen von DMS-Produkten. Bewertet wurden dabei sowohl die Methoden zum Modellieren und Programmieren von strukturierten Workflows als auch Ad-hoc-Verfahren. Zu den Herstellern mit sieben Punkten zählen Filenet, Hyperwave, Open Text und Saperion. Am schlechtesten schnitt Windream ab mit 3,5 Punkten.

Web-Content-Management

Viele Anbieter von Dokumenten-Management- und Archivierungssoftware haben ihr Portfolio um Web-Content-Funktionen erweitert. In manchen Fällen (Open Text, Filenet und IBM) wurden die geeignete Techniken hinzugekauft, andere Hersteller haben eigene Module hierzu entworfen. Auch hier divergieren die Bewertungen der einzelnen Anbieter stark: Filenet, Hyperwave, Open Text und Easy Software holten sieben Punkte, Saperions Produkt dagegen nur drei.

Ceyoniq Nscale 5.0

Nscale bietet im Desktop- und Web-Client identische Funktionen für die Personalisierung. Ferner verfügt es über eine eigene E-Mail-Komponente, integriert aber auch Exchange sowie Lotus Notes und archiviert Nachrichten. Die Lösung liefert jedoch nicht so reichhaltige Funktionen für das Web-Content-Management.

COI Business Flow Xtrend 1.3

Die Software fasst Dokumente bei der Recherche über die Volltextsuche zusammen. Die Volltextfunktion gestattet eine phonetische Suche sowie eine Nah- und Phrasensuche. Desktop- und Web-Client enthalten dieselben Features. COI offeriert jedoch kein Web-Content-Management. Der angebotene Workflow ist wie das gesamte System äußerst anpassungsfähig und sollte von Anwendern mit höherem Anpassungs- und Integrationsbedarf eingesetzt werden.

D.velop D.3 Version 6

Die Erfassung von Papierdokumenten extrahiert aus OCR-Scans Indizes für die Recherche. Ein semantisches Verfahren übernimmt die Klassifizierung von unstrukturierten Informationen. Für die Indizierung stehen zahlreiche Felder bereit. Bar- codes lassen sich als Primärindex verwenden, was die Verknüpfung mit Buchungsdaten aus ERP-Programmen erleichtert.

D.3 gestattet zwar das Publizieren von Inhalten und steuert diese Vorgänge auch über Freigaben. Wirkliche Web-Content-Management-Funktionen sind dies jedoch nicht. Äußerst leistungsfähig sind hier die Erstellung und Abbildung von Akten sowie die ausgeglichene Gesamtleistung des Systems.

Easy Enterprise 2004

Das Modul "Easy Logistic Center" (ELC) gestattet es Firmen, Web-Portale nebst Shop-Funktion zu errichten. "ELC Content" stellt ein Redaktionssystem für den Web-Auftritt bereit, der über "ELC Community" auch Groupware-Funktionen enthalten kann. Andere Hersteller schneiden bei der Erfassung von Non-Coded Informationen besser ab, obwohl Easy hier schon seit Jahren Lösungen bietet.

ELO Enterprise 4.0/ ELO Enterprise Server 1.0

Das Produkt erfasst und verschlagwortet Office-Dokumente und legt sie im Originalformat wahlweise im DMS-System oder im Dateisystem ab. Die Verschlagwortung lässt sich automatisieren. Suchdialoge können aus Office-Anwendungen heraus geöffnet werden. Ermöglicht wird dies über die Features des Desktop- beziehungsweise Web-Clients.

ELO liefert kein Web-Content-Management-Modul. Die Software lässt sich für diese Zwecke jedoch prinzipiell in Web- sowie Applikations-Server einbinden.

Filenet P8 3.0

Mit der Filenet-Lösung lassen sich große Mengen von Papierdokumenten verarbeiten. Für die "Capture"-Funktionen gibt es Programmierschnittstellen und Reportingfunktionen, die eine kundenspezifische Anpassung erleichtern. Zu jedem Objekttyp kann der Anwender beliebig viele Indizes anlegen. Es gibt keinen Desktop-Client mehr, sondern nur ein Web-Interface ("P8 Workplace"). Der "Process Manager" erlaubt über die Vorgangsbearbeitung hinaus eine Prozessverarbeitung, bei der auch Drittsysteme einbezogen werden können.

Die integrierten Text-Mining-Funktionen bieten weder automatische Suche noch eine Klassifizierung innerhalb unstruktu-rierter Dokumente. Hierzu sind Partnerlösungen erforderlich.

Hummingbird Enterprise 2004 DM

Mit "Knowledge Management" liefert der Hersteller eine integrierte Text-Mining-Funktion, die das Volltext-Retrievalsystem ergänzt und bei der Recherche auch Mailboxen, Web-Server- Datenbanken und File Server einbezieht. Über Informations-Cluster werden dem Anwender weitere verbundene Wörter präsentiert, die ihm helfen, sein Suchspektrum zu spezifizieren.

Bei der Erfassung von Papierdokumenten lassen sich keine Stapel definieren. Außerdem können so eingelesene Dokumente nicht über die Workflow-Komponente weitergeleitet werden. Hummingbird ist jedoch das einzige System, das Dokumenten Management, Workflow Management und ein Knowledge-System anbietet.

Hyperwave IS/6 6.3

Da Hyperwave die Klassifizierungs- und Indizierungslösungen des Spezialisten Autonomy integriert hat, bietet das Produkt vielfältige Möglichkeiten, Dokumente zu kategorisieren. Die Komponente lässt sich so trainieren, dass sie themenverwandte Schriftstücke selbständig einer Kategorie zuordnet.

Die optionale Workflow-Engine unterstützt serielle und parallele Prozesse und Rollenkonzepte, über die Anwender eingebunden werden können. Vorgänge lassen sich über ein grafisches Werkzeug definieren.

IBM Content Manager 8.2

Die Software kommt mit vielen verschiedenen elektronischen oder papiergebundenen Eingangsdokumenten zurecht. Die Indizierung übernimt Indexwerte auch von Office-Software und CAD-Systemen. Die Indizes gleicht der Content Manager zwischen Applikation und Dokumenten-Pool ab. Die Volltextsuche ist Bestandteil der Lösung. Integriert sind ferner eine flexible Versionierung nebst Versionshistorie.

Open Text Livelink

Der Web-Client von Livelink unterstützt den Nutzer bei der Recherche durch vielfältige Suchmechanismen. Das System sortiert die Treffer nach ihrer Güte, wobei der Anwender selbst beeinflussen kann, wie die Qualität der Ergebnisse ermittelt wird. Für weitere Orientierung sorgt die "Recommender"-Funktion, die zum Beispiel anzeigt, welche Dokumente andere Livelink-Nutzer bereits eingesehen beziehungsweise in diesem Zusammenhang abgerufen haben.

Obwohl Open Text als Anbieter von Wissens-Management agiert, schneiden die Text-Mining-Funktionen im Test vergli-chen mit den Werten von Herstellern, die sich anders positionieren, nicht besonders gut ab.

Optimal Systems OS:DRT 4.5

OS:DRT beinhaltet umfassende Methoden, um sowohl Papier- als auch PC-Dokumente zu erfassen, und zwar sowohl für einzelne Seiten als auch für große Mengen. Als flexibel erweist sich auch die Workflow-Komponente: Sie trennt zwischen Dokumentenablage und Workflow, so dass sich auch Vorgänge, die nicht von Schriftstücken abhängen, bearbeiten lassen. Über den Workflow-Editor definierte Prozesse kann der Anwender simulieren und validieren. Das Web-Content-Management ist in das Ablagesystem eingebunden. Über ein Autorenwerkzeug lassen sich Inhalte erstellen.

Saperion 5.5

Die Recherchemöglichkeiten des Programms kombinieren die Index- und Volltextsuche. Dem Anwender stehen Auswahlmasken zur Verfügung, er kann aber auch Suchkriterien selbst festlegen. Durch Hinzufügen weiterer Indexkriterien reduziert der Nutzer die Anzahl der Suchtreffer. Klassifizierungs- und Datenextraktionsmodule erlauben ein umfangreiches Text-Mining, das Inhalte wie Briefe, Faxe und E-Mails verarbeitet. Über Web-Content-Management-Features verfügt die Lösung hingegen nicht.

Windream 3.6

Die DMS-Software integriert sich gut in die Office-Software. Dazu zählt, dass Benutzer in Word geschriebene Texte im nativen Format mit dem "Speichern"-Dialog des Microsoft-Programms in Windream ablegen können. Dem Word-Anwender präsentiert sich das System wie ein Netzlaufwerk. Ganze Verzeichnisbäume von Windows lassen sich in die DMS-Umgebung importieren. Eine Anbindung an die Software "Winfax Pro" gestattet es, Faxe zu erfassen. Ein Zusatzmodul bindet die E-Mail-Frontends (Outlook, Lotus Notes) an den DMS-Client an. In puncto Workflow gestattet Windream zwar eine Weiterleitung und Widervorlage, verlässt sich ansonsten aber auf Part-nerprodukte.