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19.09.1986 - 

Dokumentation wird immer noch als "unproduktives Machwerk" abqualifiziert:

Doku-Dienst ist oft die letzte Rettung

"Können Sie uns helfen. ein Dokumentationssystem für unsere vorhandene Software aufzubauen? Ein derartiger Hilferuf an Beratungsunternehmen ist heute kein Einzelfall mehr. Denn die Anforderungen des Gesetzgebers an die Softwaredokumentation scheinen immer mehr in das Bewußtsein der Wirtschafts- und Betriebsprüfer zu dringen. So müssen die Unternehmen durch die Versäumnisse der Vergangenheit mit Belastungen rechnen, die auf beachtliche Summen anwachsen können.

In der Vergangenheit waren die Software-Erstellung und die Dokumentation fast immer getrennte, aufeinander folgende Arbeiten. Dies wird bei vielen DV-Anwendern auch heute noch praktiziert. Da die Programmierer immer wieder unter Zeitdruck stehen und Dokumentation als etwas "Unproduktives" ansehen, wird die Dokumentation nur widerwillig, zu spät, nicht ausreichend oder gar nicht erstellt.

Programmierer-Grundlage ist nicht ausreichend

Eine wichtige Unterlage, in der die Anforderungen an die Dokumentation von DV-Anwendungen (Verfahrensdokumentation) dargestellt werden, ist das "Merkblatt für die Prüfung von Rechenwerken, die mit der ADV erstellt sind (ADV Merkblatt)", Stollfuß-Verlag Bonn, 1980, das von dem Bundesminister für Finanzen und den Finanzministern und -senatoren der Länder gemeinsam erarbeitet wurde.

In dem ADV-Merkblatt werden zwölf Dokumentationsunterlagen gefordert:

- Problembeschreibung

- Arbeitsanweisungen

- Dateiverzeichnis mit Dateibeschreibung

- Formularmuster, Listenbilder und Bildschirmmasken

- Schlüsselverzeichnis

- Verzeichnis sämtlicher Programme mit Kenndaten

- Verzeichnis der organisatorischen Kontrollen

- Programmbeschreibung

- Programmprotokolle (Umwandlungslisten)

- Testunterlagen

- Unterlagen über Datensicherung und Archivierung

- Unterlagen über die Änderungsdienste der Programme

Die zwölf Punkte lassen erkennen daß die Finanzbehörde mit der Verfahrensdokumentation mehr als nur eine einfache Programmierer-Unterlage erwartet.

Legt man für die Software-Entwicklung ein Phasenkonzept zugrunde, so werden für jede der Phasen Teile der Dokumentation verlangt. Aus dieser Erkenntnis heraus ist zu fordern, daß Methoden bei der Software-Entwicklung anzuwenden beziehungsweise zu schaffen sind, die die vollständige Dokumentation parallel zu jeder Phase des Projektes erstellen.

In jüngster Zeit faßt man in den USA die Programme, die die Software-Entwicklung unterstützen sollen, unter dem Begriff CASE = Computer Aided Software-Engineering zusammen. Mit Förderung durch die US-Regierung sollen Tools für die Software-Erstellung geschaffen werden.

Man erwartet durch gute CASE-Software eine Steigerung der Produktivität bei der Programmierung. Dies ist für die US-Regierung unter anderem deswegen von großer Bedeutung, weil schon einige Rüstungsaufträge nicht abgeschlossen werden konnten, da die notwendige Software nicht in der vorgesehenen Zeit erstellt werden konnte.

Integration wird oft als Stiefkind behandelt

In der Bundesrepublik beschäftigt sich eine Arbeitsgruppe der Fachgemeinschaft Büro- und Informationstechnik im VDMA damit, eine Integration der CASE-Software auf dem deutschen Markt zu erreichen beziehungsweise neue Tools zu schaffen.

Ein gutes CASE-System wird aus einer Vielzahl von Programmen bestehen, die nach folgenden Funktionen zusammengefaßt werden können:

- Projektplanung und -kontrolle

- Data-Dictionaries

- Generatoren zur Unterstützung der Programmentwicklung

- Testhilfen,

- Dokumentationsprogramme.

Analysiert man die auf dem deutschen Markt angebotenen Software-Entwicklungssysteme und -Tools (Isis-Katalog), so muß man feststellen, daß die Anbieter mit ihren Systemen nie die gesamte Breite der erwähnten fünf Funktionen gleichzeitig beziehungsweise gleichwertig erfüllen, sondern sich meist auf eine Funktion des CASE-Bereiches konzentrieren. Sie bieten in den Funktionsbereichen zum Teil gute Softwareprodukte an. Es fehlt jedoch an der Integration der CASE-Funktionen. Daß dies so ist, kann man daran erkennen, daß sich die Anbieter bemühen, Schnittstellen zu CASE-Produkten anderer Hersteller zu schaffen.

Aus der Sicht der internen und externen Revision ist vor allem die Integration der Funktion der Dokumentation mit den anderen Tools von besonderer Bedeutung. Das ideale computergestützte Dokumentationssystem:

- ist demnach gleichzeitig ein Software-Entwicklungssystem beziehungsweise ein wesentlicher Teil davon

- erstellt die Verfahrensdokumentation projektbegleitend, phasenmäßig und zwangsläufig

- wird durch ein gutes Text-System unterstützt

- und nutzt ein Data-Dictionary zur automatischen Gewinnung indirekter Dokumentationsunterlagen

Eine wichtige Eigenschaft, die ein computergestütztes Dokumentationssystem erfüllen muß, ist, daß es in zwei Richtungen orientiert ist. Zum einen müssen die in der Planungsphase im Dokumentationsteil niedergeschriebenen Informationen automatisch in die anderen Funktionen einfließen (zum Beispiel beschriebene Daten in das Data-Dictionary, Entscheidungstabellen in den ET-Generator, Bildschirmbeschreibungen in den Maskengenerator). Zum anderen müssen die bei der Realisierung gewonnenen Informationen automatisch in die Dokumentation überführt werden (Remarks im Source-Code, Erstellung von Strukturgrammen aus der Source-lines).

Angst vor dem Revisor erübrigt sich

Integration von Dokumentation und Software-Entwicklung mit Hilfe einer guten CASE-Software bedeutet, daß parallel zum Fortschritt der Software-Entwicklung die Dokumentation zeitgleich aufgebaut wird. Dies führt wiederum dazu, daß wesentliche Bestandteile der Dokumentation nicht vergessen werden. Die Unternehmensleitung braucht dann nicht mehr zu befürchten, daß wegen einer unvollständigen Verfahrensdokumentation die Prüfungen durch den Wirtschafts- oder Betriebsprüfer belastet werden.

*Robert Hürten ist Mitarbeiter bei der EDV-Controlling-Unternehmensberatung GmbH, Heppenheim.

Weitere Beiträge zu diesem Thema sind in CW Nr. 38 vom 20. 9. 1985 und CW Nr. 4 vom 24.1. 1986 erschienen.

Ein tabellarischer Vergleich von elf computergestützten Dokumentationssystemen kann unter folgender Adresse angefordert werden: EDV-Controlling Unternehmensberatung GmbH, Postfach 155, 6148 Heppenheim.