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24.09.1982 - 

Grundsätze für eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung, Teil 3 (Schluß):

Dokumentation: De-facto-Standards und gesetzliche Vorschriften

In der kürzlich erschienenen CW-Serie "Dokumentation - eine lästige Angelegenheit" wurde an die praktische Vernunft und den guten Willen appelliert, eine geordnete DV-Dokumentation zu führen und dabei die bisher bekannten Dokumentationsstandards (HIPO, DIN etc.) zu berücksichtigen. So sehr dem zuzustimmen ist, stellt sich doch die Frage, ob das Argument der Vernunft allein reicht. Wo bleibt der Hinweis auf die bestehenden Gesetze? Die Sache ist viel brisanter. Ohne es zu wissen. verstoßen viele verantwortliche EDV-Fachleute gegen gesetzliche Vorschriften, wenn sie ihre DV-Dokumentation schlecht führen. Sie können dadurch ihrem

Unternehmen großen Schaden zufügen - und sich selbst.

Das Abrechnungsverfahren muß transparent sein, damit die vollständige und richtige Verarbeitung der Daten überprüft werden kann. Die Fiktion der Datenverarbeitung als "schwarzer Kasten", im Sinne von Undurchschaubarkeit und Kontrollverzicht, kann nicht akzeptiert werden,

Die gesetzlichen Bestimmungen sind für DV-Buchführungen so auszulegen, daß jeder sachverständige Dritte bei Bedarf

- ohne DV-technisches Spezialwissen und

- ohne fremde Hilfe

in der Lage sein muß,

- sich über ein Abrechnungsverfahren einen Überblick zu verschaffen,

- die Entwicklung der Daten von der Eingabe in das System bis zur Ausgabe der Ergebnisse zu verfolgen und zu vergleichen,

- die Abläufe und Funktionen des Abrechnungsverfahrens nachzuvollziehen und

- die Beziehung der einzelnen Teile des Abrechnungsverfahrens zueinander zu erkennen.

Die Transparenz des Abrechnungsverfahrens kann nur durch eine Dokumentation erreicht werden, die diese Anforderungen erfüllt. Der Umfang der Dokumentation ist an der Kompliziertheit des Systems und Verständlichkeit der Buchführung aus sich heraus auszurichten.

Nach der allgemein anerkannten Regel "gebucht ist, wenn gespeichert ist" (siehe Ziffer 3.0 "Buchung" des GoS-Erlasses) soll die DV-Dokumentation so beschaffen sein, daß sie die Verständnisbrücke für den Verarbeitungsablauf zwischen Eingabe der Vorgänge und Ausgabe der Ergebnislisten bildet, um die manipulierenden Arbeitsgänge bis zur Auswertung sichtbar zu machen.

Die zu fordernde Dokumentation darf nicht zu einer Anhäufung von überflüssigen beziehungsweise doppelten Dokumenten führen. Sie soll nicht mehr enthalten, als zur Erzielung der Transparenz und Kontrollierbarkeit notwendig ist.

Die hier vorgestellten Aussagen gelten nicht nur für mittlere und große Datenverarbeitungsorganisationen, sondern auch für die sich inzwischen stark ausbereitenden kleinen Datenverarbeitungssysteme, direkt am Arbeitsplatz, wie

- Minicomputer,

- Mikrocomputer,

- Terminalsysteme, die unabhängig vom Zentralsystem programmiert werden können.

Sie besitzen die gleichen Fähigkeiten wie große DV-Systeme und bereiten folglich die gleichen Prüfungsprobleme. Prüfungserschwerend ist bei diesen Systemen, daß sie direkt am Arbeitsplatz stehen und somit

- eine klare Trennung zur DV-Abteilung fehlt,

- die Sachbearbeiter mit einer ungleich höheren Verantwortung über die Richtigkeit der Vorgänge und des Systems belastet werden.

Lediglich bei den inzwischen rückläufigen Magnetkontencomputern sind die Prüfungsprobleme geringer, da sie keine so umfangreichen technischen Möglichkeiten aufweisen.

Ein weiterer Geltungsbereich für die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen ist die Datenverarbeitung im Dienstleistungsrechenzentrum.

Auch hier ist der das Rechenzentrum beauftragende Kaufmann zur Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen verpflichtet (siehe Stellungsnahme FAMA 1/1972 "Ordnungsmäßigkeit und Prüfung einer EDV-Buchführung außer Haus" und GoS-Erlaß unter Punkt 9).

In der Vergangenheit sind Organisationsformen und Abläufe gewachsen, die stark voneinander abweichen und den gesetzlichen häufig nicht entsprechend. Es wird einige Zeit in Anspruch nehmen, bis die notwendigen Verbesserungen verwirklicht sein werden.

Die Finanzverwaltung hat begonnen, ihre Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung zu verschärfen. Da die Finanzverwaltung ihre Prüfung aber erfahrungsgemäß erst mehrere Jahre nach Ablauf bestimmter Geschäftsjahre durchführt, ist zu erwarten, daß sie ihre Prüfungen in vergangenen Zeiträumen demnächst mit erhöhten Anforderungen durchführen wird. Nach Zwank, Oberamtsrat im Bundesministerium der Finanzen, werden insbesondere für die Zeit nach Veröffentlichung der GoS (Juli 1978) die dort aufgezeigten Regelungen über die Prüfbarkeit als maßgebend angesehen. Sie stellen für die Betriebsprüfer eine bindende Verwaltungsanweisung dar. Schon deshalb ist ein Interesse der Unternehmen gegeben, eine ordnungsmäßige DV-Dokumentation im nachhinein herzustellen.

Allerdings bereitet das Aufarbeiten einer über viele Jahre hindurch vernachlässigten DV-Dokumentation erheblichen Arbeitsaufwand. Ihn zu verkürzen, gibt es kein Patentrezept. Jeder Verzicht auf eine wesentliche Unterlage hinterläßt auch künftig störende Lücken.

Meistens liegen jedoch Teile der Dokumentation an verschiedenen Stellen eines Unternehmens vor. Diese sind als erstes vollständig zu sammeln, zu ordnen und zu katalogisieren. Zu diesen Unterlagen gehören

- Eingabebelegmuster,

- Ausgabelistenmuster,

- Kontenpläne

- Schlüsselverzeichnisse,

- Arbeitsanweisungen für manuelle Tätigkeiten,

- Codierungslisten,

- Programmbibliotheksauszüge,

- Dateibibliotheksauszüge.

Sie sind zu ergänzen um grobe Pläne, in denen der Datenfluß zwischen (...) Arbeitsgebieten von der Dateneingabe bis zu den Endergebnissen, insbesondere denen der Buchhaltung, verfolgt werden können. Diese erste Sammlung stellt eine Basisdokumentation dar, die in der Folgezeit laufend zu ergänzen und zu pflegen wäre. Es ist jedoch praktisch nicht möglich, alle einst freigegebenen Programmänderungen nachträglich zu erfassen. Insoweit kann eine ordnungsmäßige DV-Dokumentation nur in eingeschränktem Umfang rückwirkend hergestellt werden.

Es kann nicht oft genug betont werden, daß eine ordnungsmäßige DV-Dokumentation bereits während der Projektentstehung, spätestens zum Zeitpunkt der Programmfreigabe unverzichtbar ist, und zwar zur Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften und im wohlverstandenen eigenen Interesse jedes Unternehmens, um jederzeit einen reibungslosen DV-Betrieb sicherstellen zu können. In diesem Sinne sind die verschiedenen in dieser Zeitung diskutierten Dokumentationsverfahren nur zu begrüßen. Allerdings sollten die Dokumentationsverfahren mehr als bisher an den Empfehlungen der fachlichen Stellungnahmen und den aus ihnen abzuleitenden Grundsätzen ordnungsmäßiger Datenverarbeitung orientiert werden.

*Rainer Schuppenhauer ist Leiter der EDV-Revisions- und -Beratungsabteilung einer großen deutschen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Unter Berücksichtigung der in der Literatur, der Stellungsnahme FAMA 1/1974 und dem GoS-Erlaß aufgestellten Anforderungen an die Datenverarbeitung, lassen sich aus dem vorstehend formulierten Grundsatz der Transparenz die folgenden Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Dokumentation ableiten:

Grundsatz Inhalt

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Vollständigkeit Aufzeichnung aller relevanten Informationen

Unabhängigkeit von der "im Kopf" gespeicherten Dokumentation

Übersichtlichkeit Klare Gliederung der Dokumentation hierarchischer Aufbau

Durchsichtigkeit eindeutige Gestaltung und Zuordnung der Dokumente

Querverweisung zu anderen Dokumenten

Zeitgerechtigkeit Dokumentation aller Verfahrensänderungen

Nachweis der Gültigkeit verschiedener Verfahrenszustände während des Prüfungszeitraums

Prüfbarkeit Aufbewahrung für nachträgliche Prüfungen