Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

04.09.1987 - 

Um projektbegleitende Revision zu ermöglichen:

Dokumentation gehört ins Entwicklungssystem

Wieviel Reibungsverluste es bei der DV-Revision gibt, hängt wesentlich von der Qualität der Dokumentation ab. Die schnellste und sicherste Lösung ist eine computergestützte projektbegleitende Verfahrensdokumentation, meint Wolfgang Haschke*.

Die Organisation und Datenverarbeitung sowie die DV-Revision benötigen immer mehr eine computergestützte Verfahrensdokumentation. Deren Erstellung erfolgt nämlich sicherer und damit auch wirtschaftlicher als eine manuelle Verfahrensdokumentation, die vorwiegend mit Hilfe von Formularen durchgeführt wird.

Zwar besteht bei den Organisations- und DV-Fachleuten uneingeschränkte Übereinstimmung, daß die Dokumentation eine sehr wichtige, Aufgabe während aller Phasen der Entwicklung und Nutzung von DV-Systemen darstellt. Trotzdem gibt es noch erhebliche Dokumentationsdefizite; als wichtigste Gründe hierfür werden vielfach Termindruck, hohe Kosten sowie geringe Motivation der Systementwickler zur Erstellung und Pflege von Dokumentationsunterlagen genannt.

Zur Verbesserung dieser Situation zeichnen sich zwei Wege ab: Zum einen sollte versucht werden, die Softwarehersteller und -pfleger vom Nutzen der Dokumentation zu überzeugen. Dazu ist es sinnvoll, wenn detaillierte und verbindliche Regeln für eine möglichst projektbegleitende Dokumentation erstellt werden und die Einhaltung dieser Richtlinien oder Arbeitsanweisungen durch die Interne Revision beziehungsweise DV-Revision überprüft wird. Zum an deren sollten Dokumentationsarbeiten soweit als möglich auf den Computer selbst verlagert werden. Auf diese Weise entstehen am sichersten und damit auch am wirtschaftlichsten einheitliche, exakte und aktuelle Verfahrensdokumentationsunterlagen. Die formale Vollständigkeit und Widerspruchsfreiheit der Verfahrensdokumentation wird dabei in gewissem Umfang maschinell überprüft.

Einsatz computergestützter Doku-Systeme noch gering

Voraussetzung für die Durchführung einer projektbegleitenden Revision ist unter anderem eine Verfahrensdokumentation, die nach Abschluß der betreffenden Phase zur Verfügung stehen muß. Dazu gehören die System-, Programm- und Anwenderdokumentation sowie eine programmspezifische RZ-Dokumentation.

Die Erstellung dieser vier Verfahrensdokumentationsteile erfolgt am sichersten und damit auch am wirtschaftlichsten computergestützt, statt in Form von manuell auszufüllenden Formularen. Denn eine projektbegleitende Prüfung durch die DV-Revision am Bildschirm kann nur mit Hilfe einer im Computer abgespeicherten Verfahrensdokumentation erfolgen. Seit einigen Jahren werden auf dem Markt computergestützte Dokumentationssysteme angeboten; allerdings ist ihr Einsatz noch viel zu gering.

Die einfachste, aber nicht beste Lösung ist die nachträgliche Erstellung von Programmablaufplänen aus den Quellenprogrammen. Das Quellenprogramm wird hierbei maschinell gelesen und kann dann interpretiert werden. Bei dieser sogenannten Nachdokumentation werden lediglich Großreferenzen aus den Quellenprogrammen nachträglich erstellt.

Rationalisierungseffekt tritt nur langsam ein

Schon besser ist es, mit einem Textsystem die Verfahrensdokumentation zu erfassen. Die erforderlichen Formulare müssen dann allerdings vorab von der dokumentierenden Stelle selbst entwickelt werden.

Bei praxisgerechteren computergestützten Dokumentationssystemen wird nicht nur der Aufbau von Formularen mitgeliefert; vielmehr bieten sie die Möglichkeit, den formellen Rahmen ganzer Dokumentationsbereiche zu generieren. Dadurch braucht sich die dokumentierende Stelle nur auf den materiellen Inhalt der Verfahrensdokumentation zu konzentrieren.

Bei der Verwendung von Dokumentationsformularen tritt zunächst kaum ein Rationalisierungseffekt ein. Dieser entsteht erst bei der anschließenden computermäßigen Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation sowie bei der Gewinnung sogenannter indirekter Dokumentationsunterlagen; das sind unter anderem die automatische Ableitung von Stichwortverzeichnissen ("Data-Dictionary) oder Dateiverwendungsnachweisen ("Cross-Referenzen) sowie die Unterstützung rein redaktioneller Änderungen. Ein komfortables computergestütztes Dokumentationssystem sollte also die Elemente Textverarbeitung und Data-Dictionary enthalten.

Das ideale computergestützte Dokumentationssystem ist gleichzeitig ein Softwareentwicklungssystem Voraussetzung für eine projektbegleitende Prüfung am Bildschirm. Die Erstellung und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation wird mithin immer mehr zu einem integralen Bestandteil eines computergestützten Softwareentwicklungssystems.

Wichtiges Dienstprogramm für die Sicherheit

Erst die Präsentation, praktische Vorführung beziehungsweise Probe-Installation und Referenz-Einholung bei angemessener Installationszahl kann zum Entscheid für ein geeignetes computergestütztes Dokumentationssystem führen - sofern die unternehmenseigenen Installationsvoraussetzungen dafür geben sind. Letztendlich muß auch noch das Preis/Leistungs-Verhältnis für ein solches, aus Sicherheits- und Wirtschaftlichkeitsgründen für immer mehr Unternehmen - nicht nur für eine projektbegleitende Revision - oder ein wesentlicher Teil davon. Die Erstellung der Verfahrensdokumentation erfolgt hierbei projektbegleitend phasenmäßig und zwangsläufig, mit Unterstützung durch ein Textverarbeitungssystem sowie unter Verwendung eines Data-Dictionary zur automatischen Gewinnung indirekter Dokumentationsunterlagen.

Damit erfüllt es unter anderem die Anforderungen der DV-Revision an eine projektbegleitende phasenmäßige und zwangsläufige Erstellung der Verfahrensdokumetation als sehr wichtiges Dienstprogramm stimmen. Die Analyse der wichtigsten am Markt verfügbaren Systeme anhand eines Anforderungsprofils sowie die nachfolgenden Diskussionen mit den Anbietern haben ergeben, daß es das ideale computergestützte Dokumentationssystem mit Realisierung der obengenannten vier Anforderungen noch nicht gibt. So bleibt dem Anwender derzeit nichts anderes übrig, als Tools verschiedener Anbieter sinnvoll miteinander zu verknüpfen.