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Ordnungsmäßigkeit erfordert permanenten Update:


20.09.1985 - 

Dokumentation nicht Selbstzweck der Revision

EDV-Dokumentation ist die planvolle, systematische Sammlung und Aufbewahrung aller Unterlagen, die geeignet sind, einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Einblick in Aufbau und Wirkungsweise eines DV-Verfahrens für ein Anwendungsgebiet zu ermöglichen. Wolfgang Haschke* zeigt in seinem Beitrag neue Erkenntnisse zu dieser Thematik auf.

Die DV-Dokumentation ist Voraussetzung zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und muß vollständig, schlüssig, aktuell, verständlich und wahr sein, um in angemessener Zeit die Anwendung, Pflege, Beurteilung und Prüfung eines DV-Verfahrens zu gewährleisten.

Um diesen Kriterien gerecht zu werden, sind folgende, grundsätzliche Anforderungen an die DV-Dokumentation zu stellen:

- Übersichtlichkeit

- vollständige Darstellung

- sinnvolle Detaillierung und

- schnelle und sichere Aktualisierung.

Die Dokumentation muß durch Fortschreibung und Archivierung neben dem dreizeitigen Stand die Rekonstruktion früher DV-Verfahrensstände gewährleisten. Die Notwendigkeit einer aussagefähigen DV-Dokumentation ergibt sich unter anderem aus Revisionsgesichtspunkten wegen der erforderlichen

- Funktionsfähigkeit

Die Erfüllung der Zielsetzung des DV-Verfahrens muß aus der Dokumentation ersichtlich sein. Sie hat auch eine richtige, vollständige und termingerechte Verarbeitung der Daten zu gewährleisten.

- Ordnungsmäßigkeit

Der Gesetzgeber verlangt eine Dokumentation, die es dem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit ermöglicht, sich in das Buchführungssystem einzufinden.

- Sicherheit

Mit einer guten Dokumentation wird die Gefahr der Konzentration von Wissen auf eine Person verhindert.

- Wirtschaftlichkeit

Eine umfassende Dokumentation bringt erhebliche Einsparungen bei der Pflege bestehender Programme (Maintenance) und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Um diese Zeile zu erreichen ist soviel EDV-Dokumentation wie nötig zu erstellen, und zwar mit so wenig Aufwand wie möglich. Die Dokumentation wird nicht zum Selbstzweck einer Revision verlangt.

Auch der Berufsstand der Wirtschaftsprüfer hat Anforderungen an die EDV-Dokumentation gestellt (FAMA, Fachausschuß für moderne Abrechnungssysteme des Instituts der Wirtschaftsprüfer, Fachgutachten 1/1974 bzw. 1977).

Obwohl es sich um mehr oder weniger verbindliche Empfehlungen handelt, muß doch daraus abgeleitet werden, daß die Wirtschaftsprüfung eine klare, lückenlose und aktuelle Dokumentation von DV-Verfahren verlangt und dies als unabdingbaren Bestandteil der GoB betrachtet.

Die Notwendigkeit einer Dokumentation geht auch aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, ° 29 Ziff. 2 und Ziff. 10 der Anlage zu ° 6) hervor. Der Datenschutzbeauftragte (DSB) hat im Rahmen seiner Anforderungen an die Dokumentation - sie muß für die personenbezogene Datenverarbeitung vollständig und richtig sein - die für die Buchhaltung und das Rechnungswesen entwickelten Dokumentationsrichtlinien mit einzubeziehen.

Zeitlich gesehen sind als letztes die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Verfahrensdokumentation veröffentlicht worden. ("Merkblatt für die Prüfung von Rechenwerken, die mit ADV erstellt sind, ADV-Merkblatt", Stollfussverlag, Bonn 1980). In diesem ADV-Merkblatt wird unter anderem darauf hingewiesen, daß "eine ordnungsmäßige Verfahrensdokumentation erforderlich ist, um das computergestützte Verfahren innerhalb

angemessener Zeit und sachlich ordnungsmäßig überprüfen zu können".

Rechtsgrundlage für das Erfordernis einer Verfahrensdokumentation ist somit einmal ° 145 AO. Zum anderen schreibt ° 147 Abs. 1 AO ausdrücklich vor, daß die zum Verständnis der Bücher sowie Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren sind.

Ferner heißt es im ADV-Merkblatt: "Eine Verfahrensdokumentation ist jedoch nicht nur für steuerliche Zwecke zu machen. Vielmehr ist sie in dem gleichen Maße für außersteuerliche Revisionsdienste, insbesondere für die Wirtschaftsprüfung und interne Revision, von Bedeutung. Aber auch für das Unternehmen selbst ist eine ordnungsmäßige Dokumentation von großer Wichtigkeit."

Äußerst wertvoll sind im ADV-Merkblatt schließlich die in dieser Form erstmalig veröffentlichten Anforderungen zum Umfang der Verfahrensdokumentation und vor allem die hierzu angeführten Erläuterungen zu den einzelnen zwölf Dokumentationsunterlagen.

Die EDV-Dokumentation: sollte künftig aus folgenden fünf Teilen bestehen:

1. Systemdokumentation

2. Programmdokumentation

3. Anwenderdokumentation

4. programmspezifische Rechenzenrumsdokumentation

5. programmneutrale Rechenzentrumsdokumentation

Da wir die Forderungen der Finanzverwaltung für zukunftsweisend und zweckmäßig ansehen, haben wir die Verfahrensdokumentation als EDV-Organisationsteile. 1 bis 4 unserer vorstehenden Gliederung zugrunde gelegt. (siehe auch Tabelle Gliederung und Inhalt der EDV-Dokumentation")

Das ADV-Merkblatt macht keine Unterscheidung zwischen den ersten drei Dokumentationsteilen. Auf programmspezifische Dokumentation geht das ADV-Merkblatt nicht ein.

* Wolfgang Haschke ist Geschäftsführer der EDV-Controling Unternehmensberatung (ECU) GmbH, Heppenheim.

Rechenzentrumsdokumentation

Verfahrensdokumentation

1. Problembeschreibungen

2. Arbeitsanweisungen

3. Dateiverzeichnis und Dateibeschreibungen

4. Formularmuster, Listenbilder und Blidschirmmasken

5. Schlüsselverzeichnisse

6. Verzeichnis sämtlicher Programme mit Kenndaten inkl. Hinweis auf organisatorische Kontrollen

7. Verzeichnis der organisatorischen Kontrollen Inkl. Fehlerbearbeitung

8. Programmbeschreibung

9. Programmprotokolle (Umwandlungslisten)

10. Testunterlagen

11. Unterlagen über Datensicherung und Archivierung

12. Unterlagen über den Änderungsdienst an Programmen.

Programmspezifisch

1. Übergabe-/Übernahmeprotokoll

2. Beschreibung des Programmeinsatzes

3. Konfigurationsanforderungen

4. Angaben über Daten bzw. Dateien

5. Formulare und Listenbilder

6. Vorlauf- und Parameterangaben

7. Arbeitsanweisungen für

- Datenerfassung

- Kontrolle und Abstimmung

- Arbeitsvorbereitung

- Operating

- Nachbereitung

8. Maschinencodeprogramme in der Programm-Bibliothek

9. Aufträge für die Rechenzentrumsproduktion von den Programmnutzern (Fachbereiche)

10. Unterlagen über Datensichsrung und Archivierung

11. Unterlagen über den Änderungsdienst an Programmen

Programmneutral

1. Systemtestunterlagen

2. Wartungsanweisungen

3. Vorschriften für die Datenträgerarchivierung und Archivierung der Datenträger

4. Katastrophenplan

5. Job-Control (Organisationsprogramme zur Aufgabensteuerung)

6. Systembelegungspläne (RZ-Terminpläne)

7. Speicherbelegungspläne

8. Konsolprotokolle (Maschinenprotokolle, Logbuch)

9. Job-Acoounting (Protokollierung aller Programmablaufe und ihre Auswertungen sowie ggf. Weiterverrechnung an die Auftraggeber)

10. Schichtbuch.

Interessenten können eine ausführliche Beschreibung des Inhaltes dieser 12 Dokumentationsunterlagen bei der ECU GmbH, Postfach 155, 6148 Heppenheim, anfordern.