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10.04.1998 - 

Marktführer, Verfolger und Spezialisten

Dokumenten-Management - wie findet man den richtigen Anbieter?

Auch für Europa haben Marktbeobachter wie die Strategy Partners International 1997 in der Veröffentlichung "The European Electronic Document Management Market" eine gewaltige Aufwärtsbewegung vorhergesagt. Die Strategiepartner prognostizierten eine Steigerung von etwa 2,6 Milliarden Dollar im Jahr 1996 auf 3,2 Milliarden im Jahr 1997, und damit ein Plus von etwa 23 Prozent.

Um mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS) Geld zu machen, sind viele Unternehmen angetreten, die sich in bunten Broschüren in seltener Einhelligkeit als "Marktführer" mit "führenden Produkten" präsentieren. Mehr als 200 Anbieter tummeln sich allein in Deutschland. Der Verband Optische Informationssysteme e. V. (VOI) mit Sitz in Darmstadt zählt 122 Mitglieder. Die Zahl der am Markt erhältlichen Systeme ist nur schwer zu ermitteln, da häufig ein Unternehmen das Produkt eines anderen unter eigenem Namen vertreibt.

Nach Informationen des VOI-Vorstandsvorsitzenden Ulrich Kampffmeyer ist gegenwärtig ein "Trend zur Konsolidierung" zu verzeichnen. Kampffmeyer versteht darunter, daß Unternehmen ganz vom Markt verschwinden oder eigene Produktentwicklungen aufgeben und sich nur noch als Systemintegratoren betätigen. Zur Konsolidierung zählt Kampffmeyer auch Vorgänge wie Firmenaufkäufe sowie die Bildung von Kooperationen, Allianzen und Partnerschaften.

An der Auslese unter den selbsternannten Marktführern wirken an vorderster Front die Anwenderfirmen mit. Sie sieben mit ihren Pflichtenheften streng aus. Das Gros der Systemanbieter sieht sich häufig nicht in der Lage, alle gestellten Anforderungen eines Pflichtenheftes zu erfüllen. Neben technischen Spezifikationen achten die Anwenderfirmen auf die Referenzen und die allgemeine Qualität der Angebote.

So hat sich in Deutschland eine Gruppe von etwa 20 Anbietern etabliert, die sich den Systemmarkt aufteilen. Aus diesem Spektrum wiederum hat sich ein Spitzenquartett an DMS-Unternehmen herauskristallisiert, das insgesamt etwa die Hälfte des Marktes kontrolliert: Filenet, IBM, SER und Siemens-Nixdorf. Nur diese Unternehmen genügen folgenden Kriterien: Referenzen durch Großaufträge in mehreren Ländern, universelle Einsatzmöglichkeiten der Produkte quer zu den Anwendungsfeldern, ein breites Kundenspektrum von Ämtern und Behörden über Industrie- und Handelsunternehmen bis zu Finanzdienstleistern, ein hohes Maß an Integrationsfähigkeit durch eine Vielzahl unterstützter Betriebssysteme, Netzplattformen und Dateiformate.

Filenet war die US-Firma, die das in den Vereinigten Staaten erfundene Dokumenten-Management als erste nach Deutschland exportiert hat. Dem Unternehmen gelang in den späten 80er und frühen 90er Jahren ein rascher Siegeszug auf dem deutschen Markt. Filenet gewann Großkunden wie die Gesellschaft für Zahlungssysteme (GZS) und die Datev. Die Installation bei der Allianz Lebensversicherung mit rund 2200 angeschlossenen Arbeitsplätzen im Endausbau ist die größte in Deutschland. Pro Arbeitstag gehen bei der Allianz rund 63000 Seiten Post ein, die den Sachbearbeitern nach dem Scannen über elektronische Postkörbe zugestellt werden.

Bei der Allianz im Einsatz ist das Filenet-Softwarepaket "Visual Workflo für Windows NT". Es enthält laut Produktbeschreibung eine verwirrende Fülle von Komponenten, die sich um weitere, ebenfalls kaum überschaubare Bausteine ergänzen lassen. Neben eigenen Entwicklungen bietet Filenet auch noch vielfältige Komponenten unter den Markennamen Greenbar, Watermark und Saros feil.

Anwender wollen individuelle Lösung

Das Kernstück des Filenet-Pakets läuft auf einer Vielzahl von Systemplattformen, darunter IBM AIX/6000, HP-UX, Sun Solaris und Windows NT. Integriert sind Datenbanken wie Oracle 7, Sybase System 11 und Microsoft SQL Server. Systemintegratoren und Programmierer können mit "Workflo Application Libraries" (WAL) und "Workflow Power Libraries" (WPL) in Verbindung mit Entwicklungs-Tools wie C, C++, Visual Basic oder Powerbuilder Anwendungen für die Vorgangsbearbeitung entwickeln.

Konkurrent IBM bearbeitet den Markt zunächst als Software- und Hardwarehersteller, bietet jedoch über die Tochterfirma Sercon auch Dienstleistungen rund um das Dokumenten-Management. Sercon will die Belagschaft im DMS-Bereich von derzeit 80 auf 140 Mitarbeiter erhöhen und sucht nach Spezialisten. Auch IBM bietet vielfältige, modular zusammensetzbare Produktkomponenten. Die IBM-Suite umfaßt: "Visual Info" für Dokumenten-Management und Archivierung; "Flowmark" als Workflow-Management-System; "On Demand" als Lösung für den Computer Output on Laser Disk (Cold); und als neueste Kreation den "Lotus Domino Document Manager" auf Basis der Groupware "Lotus Notes".

Die IBM-Software läuft im Zusammenspiel mit MVS/ESA- und AIX/6000-Großrechnern, der AS/400 und OS/2-Servern, ferner auf Windows 95 und NT. Neben Rechnern steuert IBM als Hardware für optische Archive Jukeboxen bei. Das optische Archiv "IBM 3995" als Spitzenmodell ist mit einem 2,6-GB-Multifunktionslaufwerk ausgerüstet. IBM wirbt für die optischen Archive mit dem Hinweis, drei Generationen optischer 5,25-Zoll-Medien (650 MB, 1,3 GB, 2,6 GB) seien auf ein und demselben System lauffähig, damit werde der Zugriff auf früher beschriebene Medien gewährleistet. Alle Modelle aus dem Programm lassen sich über SCSI an RS/6000-Systeme sowie PCs anbinden.

Als große Referenzkunden nennt IBM die Bayerische Hypothekenbank, die Hamburgische Landesbank und die DKV. Die Tochter Sercon verweist auf BASF und die Bundesschuldenverwaltung in Bad Homburg. Nach Auskunft von Sercon-Mitarbeiter Torsten Straß hat sich die Modularität der IBM-Produkte bei "Teststellungen" bewährt. Die Anwender, so Straß, wollten keine überfrachtete Lösung, sondern eine, die ihrem individuellen Bedarf am besten gerecht wird und bedienungsfreundlich bleibt. Die bessere Wartbarkeit und die geringeren Kosten sprächen für modular aufgebaute Systeme.

Seit Anfang 1998 gehört die SER Systeme AG mit Sitz in Neustadt/Wied dem Spitzenquartett an. Das 1984 als Ein-Mann-Betrieb vom heutigen Vorstandsvorsitzenden Gert Reinhardt gegründete Unternehmen hat sich in wenigen Jahren zum internationalen Dokumenten-Management-Konzern hochgearbeitet. SER übernahm Anfang dieses Jahres die in Frankreich erfolgreiche DMS-Firma Dorotech und den Systemintegrator Doxsys mit Sitz in Washington D. C. , der sich auf US-Bundesbehörden spezialisiert hat. Seither kann SER nicht nur in Deutschland, sondern auch in Frankreich und in den USA Referenzkunden vorweisen.

Die SER-Produkte heißen "ITA" (elektronische Archivierung) und "Vita" (für die Vorgangssteuerung). Beide Elemente lassen sich flexibel an den jeweiligen Bedarf eines Anwenders anpassen. Sie laufen auf MVS- und VSE-Rechnern, der AS/400, BS2000 sowie unter den Betriebssystemen Unix, und Windows NT. Die von SER selbst entwickelte Datenbank "Seratio" verfügt über weitaus mehr Entries als sonst im Dokumenten-Management eingesetzte Standarddatenbanken. Insgesamt zehn Milliarden Dokumente lassen sich damit speichern. Seratio ist nach Angaben von SER "administrationsfrei" und überwindet die starren Strukturen sonstiger Datenbanken. Die Datenbank erlaubt die Verwaltung strukturierter und unstrukturierter Dokumente. Auf Erweiterbarkeit sind die Jukeboxen getrimmt, die SER selbst als Hardware herstellt.

Zu den Kunden von SER zählen überwiegend große und mittlere Unternehmen. Ein Schwerpunkt liegt bei Banken und Versicherungen. SER lieferte das erste ITA Ende 1988 an das Versandhaus Klingel in Pforzheim aus. Das System ist heute noch im Einsatz. Während anfangs pro Tag bis zu 50000 Dokumente verarbeitet wurden, sind es heute schon über 300000. Seit 1988 wurden etwa eine halbe Milliarde Dokumente archiviert.

Zu den Kunden der neuen SER-Tochter Dorotech zählt France Télécom. Das hier installierte System dient dem Nachweis von geführten Telefonaten und ist in der Lage, pro Tag bis zu zehn Millionen Dokumente zu archivieren. In Deutschland erreichen selbst ausgereifte DMS-Großinstallationen kaum mehr als eine Million Dokumente, die pro Tag ins Archiv wandern. SER will die Erfahrung der neuen Tochter Dorotech nutzen, um Telekommunikationsfirmen mit einem perfekten Nachweissystem auszustatten. Laut Firmengründer Reinhardt gibt es auf diesem Feld nicht nur in Deutschland einen hohen Bedarf.

Siemens-Nixdorf wirbt für das eigene DMS-Produkt "Arcis" mit "Gesamtlösungskompetenz, bestehend aus Software, Hardware und Service". Arcis läuft sowohl auf Unix- als auch auf Windows-basierten Systemen. Im einzelnen lassen sich die Server-Komponenten auf RM-Rechnern und Sinix-PCs von SNI installieren, auf SGI-Workstations sowie Sun Sparcstations und HP-9000-Rechnern. Arcis unterstützt die relationalen Datenbanken von Informix, Oracle und Ingres. Die Systeme sind beliebig erweiterbar um Server, Clients und Peripheriegeräte. Dies gilt auch für die Software, die sich mit Zusatzkomponenten individualisieren läßt. Über OLE-Automation-Schnittstellen ist Arcis mittels Visual C++ und Visual Basic programmierbar und in betriebliche Anwendungen integrierbar.

Die wohl aufwendigste Installation von Siemens-Nixdorf ist bei der Deutschen Post AG im täglichen Einsatz. Arcis dokumentiert elektronisch den Weg sämtlicher bei der Post aufgegebener Pakete vom Annahme- zum Zielpostamt. Strichcodes, die der Mitarbeiter im Postamt aufklebt, werden quer zu den Zustellbasen und Frachtzentren der Post immer wieder registriert, die entsprechende Information zentral erfaßt. Kommt ein Paket beim Empfänger nicht an, läßt sich am Computer rasch herausfinden, welche Zustellbasen und Frachtzentren der Strichcode und damit das Paket bereits passiert hat.

Als einer der erfolgreichsten Verfolger des Spitzenquartetts ist das Bielefelder Softwarehaus Computer Equipment (CE) mit dem "CE Archiv" ins Geschäft gekommen. Der Archiv-Server des Unternehmens, das 1984 gegründet wurde, läuft unter IBM OS/2, OS/390 und AIX, HP-UX sowie Windows NT. Als Datenbanken sind Informix, Sybase, Oracle, Gupta SQL Base und Adabas D einsetzbar. Programmierbar ist das CE Archiv mit Visual Basic, C++, MS Access, Smalltalk und Abap. Referenzkunde ist die TUI mit ihrer Agenturbuchhaltung. Alle Rechnungen und Kontoauszüge der Kunden und Reisebüros werden in CE Archiv gespeichert und sind auf Knopfdruck aufrufbar.

Der mit Abstand erfolgreichste Spezialist für Archivierungslösungen unter SAP R/3 ist Ixos. Zu zehn Prozent SAP-Tochter, hat Ixos den SAP-R/3-Archive-Link mitprogrammiert, der von allen namhaften Dokumenten-Management-Firmen genutzt wird. Die erste Version von "Ixos Archive" erschien 1991. Seither explodieren die Umsätze, die jährlichen Wachstumsraten bewegten sich zuletzt zwischen 40 und 65 Prozent.

Ixos Archive läuft auf PCs, HP 9000 und Sun Workstations. Neben Windows NT und 95 ist das Archiv kompatibel zu Unix, HP-UX und IBM-AIX-Großrechnern, ferner zum System 7 von Apple. Die unterstützten Datenbanken sind Oracle, Informix und SQL Server.

Leitzordner auf dem Monitor

Als Referenzkunden nennt Ixos unter anderem den Pilotanwender SAP, der Ixos Archive seit 1991 einsetzt. SAP nutzt die Archivlösung im Rahmen des Kundensupports sowie zur Aufbewahrung der Verträge, die das Unternehmen abschließt. Da bei den internationalen Kunden von SAP je nach Land die Vertragstexte stark variieren können, ist es für das Unternehmen wichtig, auf jeden einzelnen Vertrag zugreifen zu können. Denn nur unter dieser Voraussetzung kann das Vertrags-Controlling prüfen, ob alle Kriterien des Unternehmens bei Vertragsabschluß eingehalten wurden. Eine der größten Installationen von Ixos Archive wurde bei dem kalifornischen Telekomunikationskonzern GTE eingerichtet. 1997 kaufte GTE Ixos-Archive-Lizenzen für mehr als 15000 Arbeitsplätze.

Weitere Anbieter in Deutschland sind die in den USA erfolgreichen Unternehmen Lanier (Neuss), Optika (Frankfurt am Main) und Kodak Eastman Software (Ratingen), die über technisch ausgereifte Produkte verfügen. Deutsche Unternehmen, die ins Geschäft gekommen sind, sind Dr. Materna (Dortmund), Software Ley (Pulheim), die Easy GmbH (Mülheim/Ruhr) mit einer Windows-NT-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen sowie die daa-GmbH (Hügelsheim) mit dem Produkt "Scanview". Das Unternehmen Louis Leitz (Stuttgart) bietet als kleine Archivierungslösung für Einzelplätze und kleine Netzwerke den elektronischen Leitzordner ELO - der altbekannte Leitzordner läßt sich bei dieser Lösung auf dem Bildschirm aufschlagen.

Babylonische Sprachverwirrung

Rings um die Begriffe Workflow, Dokumenten-Management und elektronische Archivierung ist die Sprachverwirrung perfekt. Viele Unternehmen versuchen, die eigenen Produkte und Dienstleistungen mit einer individuellen Begriffskombination zu veredeln. Sie setzen so eigenartige wie inhaltsleere Wortschöpfungen wie Integriertes Document Management, Electronic Document Management oder Workflow Management Systems in die Welt.

Der Verband Optische Informationssysteme e. V. (VOI) unterscheidet zwischen Dokumenten-Management im engeren und im weiteren Sinne. Ersteres verweist nach dem Glossar des Verbandes auf die ursprüngliche Bedeutung "Verwaltung von Dateien in Netzwerken" (Bildung von Dokumentengruppen, Versions-Management).

Inzwischen hat sich die Bedeutung des Begriffs Dokumenten-Management ausgedehnt. Im "weiten Sinne" umfaßt der Begriff zunehmend den ge- samten Prozeß, in dem Dokumente mit elektroni-schen Systemen erfaßt, bearbeitet und abgelegt werden:

- Digitalisierung papiergebundener Dokumente mit einem Scanner;

- "Workflow" - der "Arbeitsfluß" bei der Erledigung einzelner Vorgänge;

- "elektronische Archivierung" gescannter Images und am Computer erzeugter Dokumente sowie

- "Retrieval" - die Wiederauffindung der auf optischen Medien gespeicherten Daten.

ANGEKLICKT

Im Markt für Dokumenten-Management tummeln sich allein in Deutschland mehr als 200 Anbieter. Für die Anwenderfirmen ist es in der Regel eher schwierig, den richtigen Lieferanten aus der Masse herauszufischen. Sie tun dies mit umfangreichen Pflichtenheften, denn das Gros der Systemanbieter sieht sich meist nicht in der Lage, alle Anforderungen zu erfüllen. Neben den technischen Spezifikationen achten die Auftraggeber sehr auf Referenzen und die allgemeine Qualität der Produkte.

Johannes Kelch ist Diplomsoziologe und freier Journalist in München.