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07.02.2009

Dokumentensuche kommt teuer zu stehen

Sie kennen das, wenn man Ihnen als Raucher vorrechnet, wie viel Sie im Jahr sparen könnten, wenn Sie aufhörten, Ihre durchschnittlich 20 Zigaretten am Tag zu rauchen. Das wären beim heutigen Zigarettenkurs rund fünf Euro pro Tag, macht pro Jahr 1825 Euro. Nehmen wir weiter an, dass in Deutschland etwa zehn Prozent der Bevölkerung so stark rauchen wie Sie. Wenn die ebenfalls aufhörten, beliefe sich die Summe schon auf 14 Milliarden Euro, was schon 30 Prozent des gerade aufgelegten Konjunkturprogramms wären.

Ein viel besseres Beispiel für solche Skaleneffekte ist der Schaden, den falsch abgelegte Dokumente anrichten. John Mancini, President der Association for Information and Image Management (AIIM), hat das vorgerechnet.

Seinen Angaben zufolge haben amerikanische Unternehmen vier Billionen gedruckte Dokumente angesammelt. Wohlgemerkt, da sind weder E-Mails noch Instant Messages oder irgendwo abgelegte Word-Dokumente mitgezählt. Pro US-Unternehmen - etwa 28,6 Millionen - sind das gut 139 860 Dokumente. Drei Prozent, also durchschnittlich etwa 4195, werden falsch abgelegt. Das Wiederfinden koste rund 120 Dollar pro Dokument, erklärt Mancini. Folgt man dieser Rechnung, existieren in den USA rund zwölf Milliarden verbummelte Dokumente, deren erneute Entdeckung rund 1,4 Billionen Dollar kostet. Knapp doppelt so viel wie das Konjunkturprogramm, das gerade von Barak Obama durch den Kongress gepeitscht worden ist.

Nimmt man für Deutschland die gleiche Zahl von marodierenden Dokumenten pro Unternehmen an, kommt man auf vermeidbare Ausgaben in Höhe von knapp 130 Milliarden Euro, also fast das Dreifache des hiesigen Konjunkturpaketes.

as ist leichter: Mit dem Rauchen aufzuhören oder Dokumente, vielleicht durch Investment in die richtige Software, korrekt abzulegen und auffindbar zu machen? Dokumente richtig zu managen lohnt sich ungleich mehr.

Weitere Analysen und Meinungsbeiträge finde sie unter www.wittes-welt.eu.