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27.06.1986

Dollpunkt Bürokommunikation

Jürgen Funk, Btx-Projektleiter bei Leuro Seminar GmbH Institut für Btx, Computer-Graphics und Neue Kommunikationstechnologien, München

Bürokommunikation ist mehr als nur Benutzeroberfläche, auch mehr als LAN und ISDN. Bürokommunikation ist vor allem ein freundliches "Guten Morgen" oder eine kaffeegewärmte Besprechung.

Eine grobe Vereinfachung? Sie veranschaulicht neben einem technischen vor allem den zwischenmenschlichen Dollpunkt. Was für uns High-Tech-Kinder lapidar "Akzeptanzprobleme" sind, bedeutet für manch anderen Angst vor Arbeitslosigkeit, Isolation, Entfremdung - schlicht das trojanische Pferd eines imaginären Feindes.

Dies ist zweifelsohne ein Kommunikationsproblem. Aber auch der flotte Reiter des Pferdes, die gesamte DV-Branche, kämpft mit ihren eigenen Problemen. Es sind nicht nur Innovations-, Konkurrenz- und Preisdruck, immer schwerer, immer spezifischer zu erschließende Absatzmärkte, sondern vor allem der König Kunde, der am besten noch einen Gaul vor den Karren spannt, um - ja, was eigentlich - zu transportieren.

Wieder ein Kommunikationsproblem? Lassen wir den Sarkasmus beiseite (selbst der Börsenindex der Computerbranche deutet ja dann und wann auch nach oben) und philosophieren wir ein wenig über Kommunikation.

Es geht um ein neues Rollenverständnis der Bürokommunikation. Nachdem der Homo sapiens sprechen, lesen und schreiben gelernt hatte und die Postkutsche durch das Telefon ganz existentiell bedrängt wurde, kam der DV-Manager, der uns "algorithmisches Denken" beibrachte.

Wir in den Unternehmen konnten unsere Reaktionsfähigkeit und Entscheidungsgenauigkeit steigern, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen und vieles Nützliche mehr damit anfangen.

Irgendwann war es dann soweit. Die elektronische Informationsüberflutung war da und in ihrem Windschatten der Informations-Manager. Wie kann man den Informations-Manager und seine Tätigkeit beschreiben?

Er ist strenggenommen für die gesamte Büro-Binnenkommunikation verantwortlich. Ausgehend von zwei Primärübungen definiert sich seine Aufgabenstellung so:

Jede betriebliche Organisation ist erstens durch ein komplexes, interdependentes Kommunikationsgeflecht gekennzeichnet, und zweitens stecken in der Bürokommunikation noch immer beträchtliche Rationalisierungspotentiale .

Unter Berücksichtigung einer Vielfalt ökonomischer und sozialer Variablen müssen diese Rationalisierungspotentiale analysiert und bewertet, ihre Ausschöpfung geplant und als ganzheitliche Konzeption letztlich nutzbringend realisiert werden. Auch an Lösungsansätzen und Arbeitsmethoden mangelt es nicht. Sie reichen von REFA- über Kommunikations- und Wertanalysen bis hin zu "Quality Circles" (eben jene kaffeegewärmten Besprechungen) als "innerbetriebliche Infocenter".

Wie man sieht, eine hochqualifizierte Management-Aufgabe. Kann all dies den zukünftigen Anforderungen an die Bürokommunikation genügen, ist die Bürokommunikation nicht mehr als nur "notwendiges Übel", ein schwer bewertbarer "Kostenschwamm"?

Die Öffentlichkeitsarbeit etwa erkannte den Wert der Binnenkommunikation schon früh (man denke nur an den hochmotivierten, zufriedenen Mitarbeiter), wobei die Inhalte und Ziele der Büro- mit denen der "PR-Binnenkommunikation" sicherlich nicht vergleichbar sind. Der Kontext jedoch bleibt gleich. Jede Produktion und Kommunikation - und sei es lediglich die der Verwaltung - ist für eine mehr oder weniger umgrenzte Öffentlichkeit bestimmt. Mehr noch, diese Öffentlichkeit sieht sich zunehmend kürzer werdenden Innovationszyklen, komplexeren Kommunikationstechniken und damit notwendig gewordenen sozial-politischen und -ökonomischen Reformen ausgesetzt.

Für die Unternehmen bedeutet dies: Die Grenze der Kommunikation, ob nach außen oder innen, werden in Zukunft weniger durch die Technik als vielmehr durch ihren organisatorischen Rahmen bestimmt. Dieser Rahmen setzt die Maßstäbe für ein ganzheitliches Verständnis der "Corporate Communication". In diesem Sinn ist damit die Verquickung des kommunikativen Outputs eines Unternehmens (Marketing, Werbung und PR) mit dessen "Produktionsgrundlage", der Bürokommunikation, gemeint.

In der Kommunikationstechnik finden sich ähnliche Analogien. Weg von "maledivischen Insellösungen" - hin zur strategischen Multinetzplanung oder auch "Onesense-use" versus Multifunktionalität.

Ein wenig revolutionär mögen diese Thesen sicherlich klingen. Trotzdem sind sie nur die logische Konsequenz eines Entwicklungsprozesses.

Info-Management als Bestandteil des Kommunikations-Management, Bürokommunikation als Teilmenge der Corporate-Communication?

Per definitionem ist die Information auch hier Produktionsfaktor, während die Kommunikation ein Produkt mannigfaltiger Informationsprozesse ist.

Wo aber liegt der Anwendungsnutzen dieser Sicht der Corporate-Communication?

Ganz einfach in der künftigen Effizienz der Unternehmen. Wie anders, wenn nicht so, kann in Zukunft gewährleistet sein, daß Management-Entscheidungen an der richtigen Stelle auch den erwarteten Durchsatz haben, daß Planung nicht durch kommunikative Behäbigkeit zur Fehlplanung wird, und selbst in diesem Fall Fehlplanungen rechtzeitig erkannt und behoben werden können?

Bürokommunikation kann viel Geld kosten, Mißmanagement noch mehr. An der tradierten Trennung von Planungs- und Entscheidungsebene muß sich nichts ändern, wohl aber an der Gewichtung und Zusammensetzung ihrer Instanzen.

Die in den meisten Unternehmenshierarchien noch vertikal und streng separierten Kommunikationsströme werden durch alle relevanten Fachabteilungen hindurch horizontal vernetzt und bilden zusammen mit dem Informations-Management die Planungs- und Beratungsebene.

Diese rein schwerpunktorientierte Zusammenarbeit kann dann auf Entscheidungsebene durch ein zentrales Kommunikations-Management koordiniert und kontrolliert werden.

Mag die Entwicklung vom DV- über das Informationszum Kommunikations-Management in dieser Form, noch nicht der Weisheit letzter Schluß sein, so doch hoffentlich ein Denkanstoß.