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18.09.1981 - 

Schlüsselfertiges IuD-System für viele Branchen:

Domestic bändigt hausinterne Dokumentation

IuD steht für Information und Dokumentation. Gebräuchlich sind auch Retrieval System, rechnerunterstützte Dokumentation, elektronisches Archiv, oder Informationssystem und fälschlicherweise Datenbanksystem. Gemeint sind Programme, die es dem Benutzer erlauben, aus einem großen Bestand von 20 000, 100 000 oder über eine Million, Dokumente mit Hilfe einer formulierten Frage, die Dokumente herauszufinden, die ihn inhaltlich interessieren.

Ein solches System kann zum Beispiel alle Veröffentlichungen aus Fachzeitschriften auf dem Gebiet der Elektrotechnik gespeichert haben. Auf die Frage nach einem tastenlosen Eingabegerät für einen Computer, das in einer Hand gehalten werden kann, werden alle relevanten Veröffentlichungen genannt. Es bedarf hier wohl keiner weiteren Schilderung, welchen Nutzen solche Systeme haben und auf welchen Gebieten sie überall Verwendung finden können.

Die ersten Versuche, Rechner für diesen Zweck einzusetzen, sind bereits vor 1960 unternommen worden. Die ersten Programme waren Batchprogramme. Man schrieb eine Dokumentation und dahinter Schlagwörter, die den Inhalt des Dokuments charakterisieren, auf Band: Die Suchfrage, so auch heute, wird ebenfalls durch Schlagwörter die mit "und", "oder" oder "nicht" verknüpft sind, formuliert. Der Suchvorgang war ein Vergleichen, das Stunden dauerte.

Der nächste Schritt, Ende der 60er Jahre, waren Dialogsysteme, die intern mit invertierten Dateien arbeiteten und innerhalb von wenigen Sekunden auf eine Frage antworteten. Gleichzeitig speicherte man nicht mehr nur eine Dokumentidentifikation ab, sondern auch den Titel und eine Kurzfassung. Damit war es dem Benutzer möglich, am Datensichtgerät unmittelbar den Erfolg seiner Fragestellung nachzulesen und gegebenenfalls zu ändern und neu zu stellen

Ein Retrievalsystem mit einer Batcheingabe aufsetzend auf einem allgemeinen Datenbanksystem ist relativ bald programmiert und eignet sich für eine faszinierende Vorführung. Doch die Probleme liegen in der Dokumenteingabe und in der Pflege des Datenbestandes.

Gute und weniger gute Systeme unterscheiden sich zumindestens einmal darin, daß weniger gute Systeme Beschränkungen unterliegen. Ein Dokument muß für die Zwecke der Dokumentation in Felder und Kategorien unterteilt werden können. Kategorien können zum Beispiel bei einer Dokumentation von Fachzeitschriftenaufsätzen Autor, Titel, Kurzfassung, Schlagwörter, Erscheinungsdatum, Verlag, Quelle etc. sein. Die Anzahl der Kategorien sollte nicht unter hundert beschränkt sein. Für unterschiedliche Dokumente, wenn man zum Beispiel Literaturdokumente, Patente und Forschungsberichte in einer Datenbasis speichern will, sollten auch unterschiedliche Kategorien, vorhanden sein.

Die Kategorie sollte möglichst eine variable Länge haben. Wie will man sonst die feste oder auch nur die maximale Länge der Kategorien-Kurzfassung festlegen, wenn man mit dem System 10 000, 20 000 oder 100 000 Dokumente speichern möchte. Zumindest ist es ein großes Wagnis, wenn man sich am Anfang zum Beispiel auch auf die maximale Anzahl von Schlagwörtern festlegen muß, so plausibel es einem auch erscheinen mag, daß maximal 16 Schlagwörter reichen. Die Anzahl der Dokumente, die einem Schlagwort zugeordnet werden können, sollte ebenfalls nicht begrenzt sein.

Jede dieser Grenzen sollte vom Anwender kritisch untersucht werden, ob sie nicht doch eines Tages, wenn auch nach Jahren, dazu führen können, daß das System nur mit Einschränkungen oder gar nicht mehr benutzt werden kann. Hierzu gehört auch der Zeichenvorrat. Können nur Großbuchstaben verwendet werden, so mangelt es allen durch Druck erstellten Unterlagen an leichter Lesbarkeit.

Große Unterschiede finden sich bei der Rechnerunterstützung der Eingabe der Dokumente. Fast alle Minicomputer-Systeme bieten hier heute eine Online-Dokumenteingabe. Dies ermöglicht es dem Anwender täglich und damit meistens auch den Informationsfluß entsprechend seiner Datenbasis fortzuschreiben. Im Laufe der Jahre geschieht dies tausend- und abertausendfach.

Die Systeme, von Rechnerherstellern angeboten, setzten alle Großrechner voraus. Die Eingabe erfolgte im Batch und setzte ein umfangreiches Handling voraus. Wirtschaftlich ließen sich die Systeme nur für große Dokumentbestände, Datenbasen, wie zum Beispiel Elektrotechnik, Medizin etc. in Zentraleinrichtungen einsetzen, die über Datenfernübertragung einen großen Abnehmerkreis ansprachen. Indirekt oder direkt staatlich subventioniert haben sich international solche Zentren, in Deutschland Fachinformationszentren genannt, gebildet, die heute sogenannte Online-Dienste oder auch einen regelmäßigen Referatedienst nach wählbaren Profilen anbieten.

Bedarf vorhanden

Bis auf wenige Ausnahmen und Großunternehmen konnten sich kein Unternehmen, keine Zentralstelle eines Verbandes, kein wirtschaftliches Institut und keine Bibliothek ein rechnerunterstütztes Dokumentationssystem leisten. Ein Bedarf ist jedoch fast überall vorhanden. Eine Versicherung könnte alle relevanten Gerichtsentscheidungen ihren Sachbearbeitern in direktem Zugriff anbieten. Ein Industrieunternehmen beabsichtigt alle hausinternen Forschungs- und Untersuchungsberichte zu speichern um eine bessere Auswertung zu erreichen. Ein Verband will alle Veröffentlichungen auf dem Interessengebiet seiner Mitglieder erfassen und auf Anfrage jedem zur Verfügung stellen, da das Interessengebiet in den OnIine-Diensten nicht vertreten ist oder inhaltlich nicht nach dem für den Verband wichtigen Kriterien erfaßt ist.

Die rechnerunterstützte Dokumentation hat sich daher seit Jahren, teilweise mit Unterstützung des Bundesministers für Forschung und Technologie, dem Minicomputer zugewendet. Erste Systeme werden heute für eine Hardware zwischen hundert- und zweihunderttausend Mark angeboten.

Der Anwender ist jedoch hier besonders darauf angewiesen, Systeme zu kaufen oder zu mieten. Eine Eigenentwicklung eines Informations- und Dokumentationssystems verschlingt Millionen, wenn es nicht ein permanenter Notbehelf sein soll, der im Grunde mehr Arbeit verursacht, als hilft.

Jede Umständlichkeit, jede Fehlerquelle führt hier permanent zu Mehraufwand und Personalbedarf.

Oft erlaubt es der organisatorische Ablauf der Eingabe nicht, daß jedes Dokument nur ein einziges Mal erfaßt wird. Zum Beispiel bei einer Projektdokumentation sind zum Zeitpunkt der Ersterfassung noch nicht alle Daten vorhanden. Der Prozeß der Erfassung muß also abgebrochen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgegriffen werden können. In der Zwischenzeit soll aber das bereits Vorhandene suchbar sein. Dies läßt sich nur zufriedenstellend lösen, wenn die Online-Eingabe zugleich auch eine Realtime-Verarbeitung ist.

Keine Eingabe, wenn sie nicht doppelt und dreifach kontrolliert wird, ist fehlerfrei. Allein beim Übertragen von einer Vorlage können zirka 3 Prozent Fehler auftreten. Solche Fehler werden teilweise erst nach Jahren entdeckt. Es muß also möglich sein, Dokumente aus der Mitte des Datenbestandes zu korrigieren. Auch dies sollte im Dialog bei Realtime-Verarbeitung möglich sein, andernfalls wird der Arbeitsaufwand zu fehlerhaft und zu groß.

In der Dokumentation gibt es nichts, was nicht auch verkehrt gemacht werden kann. Bei Tausenden von Dokumenten, die über mehrere Jahre gespeichert und präsentiert werden sollen, muß die Durchführung von Korrekturen ein wesentlicher Punkt der Beurteilung der Systeme sein.

Dies wird noch wichtiger, wo wie zum Beispiel bei einer Projektdokumentation die Dokumente mit dem Fortgang des Projektes aktualisiert werden müssen.

Fehler und Irrtümer treten auch auf, wenn Schlagwörter eingegeben werden. Ein Schlagwort, ein Autorenname, eine Firmenbezeichnung, in anderer Schreibweise führt zu einem Neueintrag im Schlagwortregister. Statt des vorhandenen Schlagwortes kann auch fälschlicherweise ein Synonym eingegeben werden, das ebenfalls zu einem Neueintrag im Schlagwortregister führt. Ein gutes Dokumentationssystem ist auch hier in der Lage Rechnerunterstützung zu bieten. Je größer eine Datenbasis wird, um so mehr muß ein Schlagwortregister auch gepflegt werden.

Schlagwörter, die permanent oder die nur ein-, zweimal in Jahren verwendet werden, sind wenig hilfreich in einem Informationssystem. Daß System muß hier in der Lage sein, nachträgliche Änderungen möglichst einfach durchzuführen.

Dem Interessenten an Informations- und Dokumentationssystemen ist daher zu raten, sich nicht den faszinierenden Retrievalteil demonstrieren zu lassen, sondern sich auch die Eingabe und nachträgliche Korrektur am Bildschirm zeigen zu lassen. Die Firma KTS Informations-Systeme GmbH, München, wird auf der "Systems `81" ein solches System, "Domestic", mit Philips-Hardware auf dem Stand 14 200 vorführen.

Informationen: KTS Informations-Systeme GmbH, Leopoldstr. 87, 8000 München 40, Tel.: 089/39 80 57.