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26.10.1979 - 

Management-Informationssystem für Hotelkette:

Dorint macht sich Standard-Software zu eigen

MÖNCHENGLADBACH (pi) - Die Dorint-Hotelgesellschaft, mit Sitz in Mönchengladbach, ist erfolgreich. Zehn Dorint-Hotels setzten im vergangenen Jahr - bei 500 Mitarbeitern und 1600 Betten - runde 30 Millionen Mark um. Die Hotels bieten besonderen Komfort und moderne Freizeiteinrichtungen. Von der Bettenzahl gesehen sind sie so groß, daß sie Reisegruppen aufnehmen können. Die elektronische Hardware, die die aus zehn Hotelbetrieben anfallenden Betriebsdaten verarbeitet und in die richtige Relation zueinander setzt, stellt die NCR, und zwar das bildschirmorientierte Dialogsystem NCR 8230. Als Software stehen die Standardpakete Dipas (Lohn und Gehalt) sowie Fibu (Finanzbuchhaltung) zur Verfügung. Die Betriebsabrechnung übernimmt ein "Dorint-hausgemachtes" Programm.

Um auch weiterhin erfolgreich sein zu können, haben sich die Dorint-Leute ein eigenes EDV-Konzept zurechtgelegt; Basis sind ein innerbetriebliches Kontroll-Datensystem und ein zentrales Rechnungswesen für die Gesamtgesellschaft.

Das zentrale Rechnungswesen gliedert sich in die Bereiche

- Finanzbuchhaltung

- Betriebsabrechnung sowie

- Lohnabrechnung.

Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung sind übliche "EDV-Routine" mit Standardsoftware. Diese administrativen Aufgaben werden für jedes Hotel im Dorint-Rechenzentrum übernommen. Sehr interessant ist die Lösung für die Aufgabenstellung "Betriebsabrechnung". Die Betriebsabrechnung untergliedert sich in die Gruppen

- Betriebsergebnisrechnung pro Betriebsstätte (monatlich)

- Soll/Ist-Vergleich aus Budgetierung und Ist-Zahlen

- Steuerungs-, Überwachungs- und Kontrollinstrument je Betriebsstätte

- analytische Auswertung von Kennzahlen und

- Erkenntnisse von Schwachstellen und Abweichungsanalysen.

Zuwachsraten plant das Unternehmen im voraus. Die Ziele setzt die Geschäftsleitung in Absprache mit den Verantwortlichen der Hotels.

Ohne die schnelle und umfassende Information über individuell und im gesamten erreichte Unternehmensdaten ist ein auf Expansion ausgerichtetes Management kaum mehr möglich. Mit dem innerbetrieblichen Informationssystem und mit Hilfe der eigenen EDV hat sich Dorint ein Instrument geschaffen, das die benötigten Entscheidungshilfen liefert.

Es sind wenige Computerausdruckseiten, die einen detaillierten Überblick bieten. Sie geben unter anderem Auskunft über Gewinn oder Verlust, Lagerbewirtschaftung, Rentabilität; Abweichungen von Planzahlen, und sie analysieren in Statistiken die erreichten Zahlen. Wenige Tage nach Monatswechsel steht der Gesamtgeschäftsleitung der Vormonatsbericht zur Verfügung. Jeder Geschäftsführer erhält darüber hinaus seine individuellen Daten und zum Vergleich die aufgelaufenen Daten der anderen Dorint-Häuser.

Vierteljährliche Geschäftsführerbesprechungen vervollkommnen die innerbetriebliche Kommunikation. Einheitliche Preisgestaltung, das Formularwesen und Maßnahmen, die aus den vorliegenden Daten abgeleitet werden können, sind einige der Diskussionsthemen.

"Die Betriebsergebnisrechnung ist ein hervorragendes Kontroll- und Steuerungsinstrument", stellt Prokurist Heinz Ditgen, verantwortlich für das Dorint-Finanz- und Rechnungswesen, fest. "Das System hat sich in allen Hotelbetrieben der Gruppe innerhalb ganz kurzer Zeit eingespielt. Wir können heute von einer vollintegrierten Lösung sprechen. Die erwartete Betriebstransparenz ist gegeben. Die Aktualität der Daten schafft bei Planabweichungen die Basis für schnelles Handeln. Planabweichungen machen auch Schwachstellen sofort sichtbar."

Positive Auswirkungen auf die Kostenseite bringt auch die exakte Bestandskontrolle in Küche und Magazin. Differenzen zwischen Einkauf, Einsatz und Bestand werden deutlich. Die Berichte darüber liefert die EDV jeden Monat und für jedes Hotel.

Das EDV-Konzept sieht tägliche Datenerfassung vor. Jedes Hotel übermittelt täglich per Telex die kumulierten Betriebsdaten verschlüsselt an das zentrale Rechenzentrum in Mönchengladbach. Die Umsatzdaten in den einzelnen Hotels erfassen vorwiegend elektronische NCR-Systeme wie NCR 250 oder NCR 299. Die der Zentrale übermittelten Daten werden über den Konsolen-Bildschirm dem System NCR 8230 eingegeben. Dort erfolgt die entsprechende Zuordnung. Eine ständige Abfragemöglichkeit über den Bildschirm ist gegeben.

Adressendatei in Planung

Nachdem sich die eigene EDV mit den ihr zugeordneten Aufgaben so rasch eingespielt hat - "nicht zuletzt auch dank des sehr einfachen Handlings", so EDV-Leiter Bernd Zender -, denkt man bei Dorint an eine Ausweitung der EDV-Anwendung. Vorgesehen ist die Erstellung einer Adressendatei von allen Gästen, Größenordnung etwa 30 000 Adressen.