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04.04.1997 - 

IT in der Autoindustrie/Report-Distribution und Print-Management

Druck-Output der BMW AG um 88 Prozent reduziert

Seit 1988 haben sich 88 Prozent des Druck-Outputs bei BMW erübrigt. An das Computernetz sind Tochtergesellschaften, Händler, Zulieferer und Importeure mit insgesamt rund 35000 Terminals angeschlossen. Grundlage für die - aus betriebswirtschaftlicher wie ökologischer Sicht - erfreulichen Papiereinsparungen bildete das Listenverteilungs-, Drucksteuerungs- und Distributions-Manager-System Beta 93 der gleichnamigen Systems Software AG in Berlin. Die Papiereinsparungen wurden in mehreren Etappen erzielt.

Die Druckkosten innerhalb eines Jahres um 30 Prozent zu senken, das war das ehrgeizige Ziel einer Management-Entscheidung, die auf der Basis eines 1988 gestarteten Projekts zur Analyse der Druckkosten gefällt wurde.

Als Listenverteil- und Druckverwaltungssysteme für das MVS-Rechenzentrum des Automobilherstellers kamen verschiedene Output-Systeme in Frage. 1989 fiel die Entscheidung für Beta 93. Dieses Standardsoftwareprodukt bot nicht nur die Features, um die vom Management gewünschten Papiereinsparungen technisch zu ermöglichen, sondern hob sich vom Wettbewerb auch durch seine deutschsprachige Benutzeroberfläche ab, die - wie die weitere Entwicklung zeigen sollte - zur breiten Akzeptanz des Systems wesentlich beigetragen hat. Auch der Support galt als Pluspunkt.

Die Installations- und Testphasen konnten binnen sechs Monaten realisiert werden. Im September 1989 erfolgte der Produktionsstart. Damit waren die DV-Spezialisten in der Lage, Anwendern die gewünschten Listen vom Host-System zur Ansicht auf den Bildschirm zu übertragen. Um die Ursachen fehlerhafter Programmabläufe erkennen zu können, ließen sich die Verantwortlichen darüber hinaus über Bildschirm auch die Dumps anzeigen.

Das Management-Ziel "30 Prozent weniger Ausdrucke" war bereits im ersten Jahr erreicht. Dies erwies sich als kluge taktische Entscheidung, denn Dumps machten damals etwa 30 Prozent des gesamten Papier-Outputs aus. Mit dem Stop von Dump-Ausdrucken steuerte man schnell auf diese Zielmarke zu. Im September 1990 fiel der Verbrauch von 6,5 Millionen Blatt Papier auf 4,5.

Die Zielmarken setzte man anschließend auf 50 Prozent hoch. 1991 wurde - im Zuge umfangreicher organisatorischer Änderungen - ein Input-/Output-Management-Team ernannt, dem sieben Mitarbeiter angehörten.

Denn das Pensum an Überzeugungsarbeit, das zu leisten war, um die höher gelegte Sprunglatte sicher überspringen zu können, war enorm: Zunächst sollten sich die BMW-internen Fach-IV-Stellen, später auch die IVZ-Kunden gewinnen lassen.

Zunächst begann das Service-team bei Programmierern und Fachabteilungen mit Schulungen und Informationsveranstaltungen. Für ein Problembewußtsein und die Motivation zur Umstellung gewohnter Arbeitsabläufe war somit der Grundstein gelegt. Auch Handzettel wiesen nun auf die Möglichkeit hin, Listen elektronisch aufzurufen und am Bildschirm zu lesen.

Neue Methode der Listenverarbeitung

Ein auf die speziellen Bedürfnisse von BMW zugeschnittenes Handbuch (DCF-Format) gab den Mitarbeitern anhand von Beispielen nachvollziehbare Anleitungen zu den Möglichkeiten zur Selektion von Informationen aus den Listen: ob nach speziellen Kriterien in Reports untergliedert oder als Paket aus Listen und Reports.

Auch besondere Eigenschaften des Programms - etwa die Möglichkeiten zur Online-Kontrolle, die Hervorhebung wichtiger Felder durch Farbe, Intensität oder Blinken sowie die Suchfunktion für Textstellen - können die Anwender in diesem Handbuch nachschlagen. Nachdem sich erste Mitarbeiter aus den Bereichen Materialplanung und Fahrzeugbau von der neuen Methode der Listenverarbeitung überzeugen ließen, wirkten sie als Multiplikatoren. 1992 wurde die 50-Prozent-Marke erreicht und der Output auf 3,3 Millionen Blatt Papier gesenkt. Wenig später gingen auch die Fach-IVs dazu über, ihre Druckjobs in Eigenregie zu organisieren.

Auch im Operating hatte sich die Arbeit mit der Einführung AFP-fähiger Drucker (AFP = Advanced Function Presentation) geändert. Dadurch konnten Formulare elektronisch erzeugt und auf den Drucksystemen des Rechenzentrums (zwei IBM 3900 und ein Xerox-System) physisch in verschiedenen Bibliotheken hinterlegt werden. Anstatt Laserdrucker in manueller Feinarbeit so zu programmieren, daß Dia und Datenstrom übereinanderpassen, wird nun die Seitenbeschreibung über AFP an den Drucker geroutet, so daß ein in der Fachabteilung im elektronischen Formular erstellter Text sich vollautomatisch auf dem dazugehörigen Papier ausdrucken läßt.

Zur Zeit verwendet das Unternehmen rund 150 derartige Formulare, die auf Abruf bereitstehen. Diese Methode ist zeitsparend, der Versand erfolgt sicher und schnell, und die Produktivität steigt auch deshalb, weil Wiederholungen von Arbeitsabläufen nahezu entfallen.

Besondere Zugriffsmechanismen sorgen für Datensicherheit und unterstützen die Einsparung von Papier. So läßt sich der Output bis hinunter auf die ReportEbene schützen. Bei jeder Online-Abfrage wird beispielsweise überprüft, ob die Benutzer autorisiert sind, die Daten einzusehen oder auszudrucken. Auch innerhalb von Fachabteilungen sind unterschiedliche Zugriffsgenehmigungen möglich. BMW vergibt die Option, eine Liste zwar einsehen, nicht aber ausdrucken zu dürfen, relativ häufig.

In Ergänzung zu den Funktionalitäten wird der gesamte Sysout zusätzlich über einen Output Manager geprüft, verwaltet und archiviert. Mit dem "Gedächtnis" dieser Software, die ebenfalls aus dem Berliner Systemhaus stammt, lassen sich archivierte Jobprotokolle oder Listen schnell und einfach wieder auffinden und abrufen.

In Kombination mit einem Robotersystem, das die Magnetkassetten verwaltet, ist auch nach Jahren innerhalb weniger Sekunden der Zugriff auf archivierte Listen möglich. Dieses Zusammenspiel bringt darüber hinaus nicht nur Vorteile in der Wartung, sondern auch bei Distributionskorrekturen.

Löwenanteil entfällt auf unverzichtbare Dokumente