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08.01.1999 - 

Druckausgabe dort, wo die Information gebraucht wird

Druckausgabe dort, wo die Information gebraucht wird Automobilzulieferer löst seine Output-Management-Probleme

Die den GeschäftsprozeSS begleitenden Dokumente aufzubereiten und auszugeben ist eine Aufgabe, die weder das Betriebssystem noch eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware leisten kann. Die Hermann Voss GmbH + Co. in Wipperfürth hat deshalb ein separates Output-Management-System eingeführt. Dieter Bülow beschreibt die Lösung.

Automobilzulieferer stehen heute unter besonderem Innovationsdruck: Die Abnehmer verlangen von ihnen, daß sie ihre Produktion in wachsendem Maße in deren Herstellungsprozesse eingliedern. Im Zuge dessen müssen die Zulieferer mehr Verantwortung für Logistik und Qualität übernehmen als früher. Das gelingt aber nur, wenn sie modernste Steuerungsmethoden in Betriebswirtschaft und Fertigung nutzen.

Das informationstechnische Rückgrat der Armaturenfabrik Hermann Voss GmbH + Co. bildet das betriebswirtschaftliche Standardpaket SAP R/3; ergänzt wird es durch Spezialsysteme, beispielsweise für den CAx-Bereich und die Lagerverwaltung. Doch weder die Betriebssysteme - Unix auf den Servern, Windows auf den Arbeitsstationen - noch die Haupt-Anwendungsprogramme leisten Hilfestellung bei der Vorbereitung und Ausgabe der Dokumente, die jeden Geschäftsprozeß begleiten. Dazu zählen:

-die Umsetzung von Betriebsdaten in ergonomisch effiziente Formulare,

-die automatische Variation in unterschiedliche Tochterformulare einschließlich der Umwandlung von alphanumerischen Daten in Barcode sowie

-die Steuerung an beliebige Ausgabeorte und Medien - neben Druckern auch Faxgeräte oder E-Mail, EDI oder Archivsystem.

Ohne eine solche Logistik der Dokumentenausgabe lassen sich die Möglichkeiten der Vernetzung nur unzureichend nutzen. Voss entschloß sich deshalb, ein dediziertes Output-Management-System einzusetzen. Das Unternehmen entschied sich für das Produkt "Formscape" vom britischen Hersteller AFP Technologies, der hierzulande über den Distributor KC Data Systems, Pohlheim, vertreten ist.

Formscape verheißt den Anwendern vernetzter Informationssysteme ein ausgabeorientiertes Dokumenten-Management einschließlich einer entsprechenden Workflow-Lösung. Das System umfaßt zahlreiche Aspekte des Formularentwurfs, der Datenmanipulation, Ausgabesteuerung und Weiterbehandlung von Dokumenten. Es nutzt dazu die Ascii-Datenströme aus den unterschiedlichsten Betriebssystemen.

Beim Start eines Geschäftsprozesses wird eine ganze Kette von unterschiedlichen Formularen auf den Weg geschickt. Dabei handelt es sich um Auftragsbestätigungen und Rechnungen, aber auch um Formulare mit Bezeichnungen wie "Einlagerungsbeleg", "Werkzeugschein" und "Rückmelde/Lohnschein" sowie um diverse Belegpapiere für den Warenfluß.

Das Prinzip, das Walter Funke, Leiter der Voss-Datenverarbeitung, mit Hilfe von Formscape verwirklichen will, nennt er "Ausgabe an dem Platz, an dem die Information in weitere Aktion umgesetzt wird" - also beispielsweise am Arbeitsplatz eines Meisters oder in der Poststelle. Das Herumtragen von Belegen wird damit genauso überflüssig wie herkömmliche Transporteinrichtungen ê la Rohrpost. Der einfache Abruf unterschiedlicher Dokumenttypen und die automatische Navigation durch das Computernetz stellen für Voss einen wichtigen Rationalisierungsfaktor dar.

Doch schon die elektronische Formulargestaltung im Vorfeld der Geschäftsprozesse hat erheblich zur Kostensenkung beigetragen. Laut Gottfried Weibler, Leiter Systemtechnik, Datennetze und PC- Benutzerservice, läßt sich auf diesem Weg viel Zeit sparen - "immer wieder, wenn neue Dokumente hinzukommen oder bestehende geändert werden". Zudem sei mit minimalem technischen Aufwand ein hohes Niveau der Gestaltung erreichbar - "im Sinne der Corporate Identity". Drittens würden die Formulare in ergonomischer Hinsicht verbessert, beispielsweise durch große Schrift auf Arbeitszetteln, Barcode-Felder oder hervorgehobene Betreff- und Adreßfelder auf Faxformularen an die Lieferanten. Last, but not least könne sich das Unternehmen jetzt die vielfältigen Formularvordrucke sparen, die früher Regale füllten, Kapital banden und oft schon wieder überholt waren, ehe aktueller Ersatz beschafft werden konnte.

Intern verwendet Voss hauptsächlich Blankopapier. Im externen Verkehr gibt es nur eine einzige Sorte Vordruck. Sie zeichnet sich durch ein ebenso professionelles wie spartanisches Design aus: Auf das Papier ist lediglich das magentafarbene Firmenlogo aufgedruckt. Alles andere wird vom Output-Management-System eingefügt.

Im Zusammenhang mit der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware läßt sich die Arbeit mit Formscape anschaulich demonstrieren: Auf der linken Seite des Bildschirms erscheint das "Rohformular" aus R/3. In Windows-Manier kann der Anwender nun alle Details mit der Maus auf die rechte Seite ziehen. Dort bestimmt er die jeweilige Position, die Schriften und die Schriftgrößen. Unter anderem lassen sich die alphanumerischen Daten per Mausklick für die Umwandlung in Barcode auszeichnen.

Das Programm weiß automatisch, welche verarbeitungstechnischen Bedeutungen den Inhalten des gestalteten Formulars zukommen. So werden später im laufenden Betrieb die nackten Datenströme aus den Unix-Servern in den Formscape/NT- Server geleitet, dort in druckreife Formulardateien verwandelt und zum richtigen Zeitpunkt an die Drucker oder andere Ausgabemedien geleitet, beispielsweise zum ISDN-Gateway eines Tochterbetriebs. Funke: "Wäre dieses Verfahren am Anfang unserer R/3-Einführung verfügbar gewesen, hätten wir eine Menge Zeit sparen können. Viele Formulare galt es zunächst einmal in mühevoller Script-Programmierung zu erstellen."

Als Voss durch die Output-Experten von Printec Datentechnik, Hainburg, auf die brandneue Formscape-Software aufmerksam gemacht wurde, befand sich das Produkt im Betastadium. Die Anwender in Wipperfürth und bei Printec warteten mit einer Reihe von Anregungen auf, die dann von AFP Technologies und KC Data Systems verwirklicht wurden. Zuvor hatte Voss den Markt durchforstet, aber keine ernsthafte Alternative gefunden.

Auch die Verkehrswege, die eine Formularfamilie im Netz gehen soll, lassen sich heute im wesentlichen per Mausklick erledigen: Ist der entsprechende Programmteil aufgerufen, so erscheinen auf dem Schirm - in Windows-gewohnter Gliederung - die Arbeitsschritte, die der Anwender gerade erledigen will. Die Frage ist: Welche Formularvarianten müssen mit welchen Einfügungen zu welchem Zeitpunkt wohin gelangen? Bei den Einfügungen kann es sich um beliebige Texte handeln, zum Beispiel um Hinweise auf demnächst zu ersetzende Produkte oder Kennzeichnungen oder auch um datenbankgesteuerte Werbeansprachen. Das System vermag sie - gesteuert durch im Formular enthaltene Daten - selbständig einzufügen.

Ein wichtiger Punkt betrifft die Ausgabegeräte. Voss hat im ganzen Unternehmen einheitlich Lexmark-Drucker eingeführt und damit die Situation entscheidend vereinfacht. Wären dort vielfältige Drucker mit unterschiedlichen Voraussetzungen vorhanden - beispielsweise Matrixdrucker mit vorgedruckten Durchschlag-Formularen, Laserdrucker mit gespeicherten Formularschemata oder Etikettendrucker - so müßte jeder Ausgabeort mit Hilfe der angebotenen Druckertreiber individuell konfiguriert werden.

Dieter Bülow ist freier Journalist in Oberhain/Taunus.