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07.08.2006

Drucken allein reicht heute nicht mehr

Das papierlose Büro ist ein Traum geblieben. Heute geht es den Firmen aber um mehr als den reinen Druck: Das zentrale Verwalten und Steuern des Outputs ist gefordert.
Der Löwenanteil der verkauften Laserdrucker arbeitet schwarzweiß. Allerdings zeigen sich erste Markteinbrüche: Im ersten Quartal 2006 schrumpfte der Umsatz um 8,8 Prozent.
Der Löwenanteil der verkauften Laserdrucker arbeitet schwarzweiß. Allerdings zeigen sich erste Markteinbrüche: Im ersten Quartal 2006 schrumpfte der Umsatz um 8,8 Prozent.
Der Markt für Farblaserdrucker entwickelt sich kontinuierlich und ist im ersten Quartal 2006 um 2,2 Prozent gegenüber der Vorjahresperiode gewachsen. Hewlett-Packard ist in beiden Drucker- klassen Marktführer und stellt jeweil rund ein Viertel der verkauften Geräte.
Der Markt für Farblaserdrucker entwickelt sich kontinuierlich und ist im ersten Quartal 2006 um 2,2 Prozent gegenüber der Vorjahresperiode gewachsen. Hewlett-Packard ist in beiden Drucker- klassen Marktführer und stellt jeweil rund ein Viertel der verkauften Geräte.

Der Drucker hat an Renommee verloren, seit er beim Discounter um die Ecke für 50 Euro oder weniger beschafft werden kann. Deshalb wohl wird der Begriff "drucken" eigentlich nur noch für die Funktion der allein stehenden und agierenden Geräte verwendet. Alles andere nennt sich Output-Management und bezeichnet das, was die Drucker an Zusatzfunktionen mitbringen.

Hardwarebesonderheiten

Bei den Laserdruckern gibt es in puncto Technik einen Ausreißer: Oki verwendet als einziger Hersteller beim Belichtungsprozess statt einer relativ großen Lasereinheit eine kompakte Zeile aus Leuchtdioden. Mit den Tausenden von LEDs, verteilt über die ganze Breite der Bildtrommel, kann laut Hersteller die Trommel präziser ausgeleuchtet und die Bildqualität verbessert werden. Zudem kommt ein LED-Drucker mit weniger Teilen aus, weil die komplizierte Anordnung mit einer großen Lasereinheit, einer Ablenkeinheit und vielen Linsen und Spiegeln nicht benötigt wird. Die LED-Drucker sind kleiner, erzeugen kleinere Punkt- größen und damit schärfere Abbildungen und arbeiten zudem schneller als herkömmliche Laserdrucker. Oki verzeichnet seit Einführung der LED-Drucksysteme seit drei Jahren zweistellige Wachstumsraten.

Mitbewerber Kyocera, der bei den Schwarzweißlasern hinter HP auf dem zweiten Rang lag, wirbt mit dem "Ecosys"-Konzept. Der Hersteller implementiert in allen Geräten den gleichen Controller und steuert sie über einen einheitlichen Treiber. Auch das Zubehör, etwa die Duplexeinheiten und Papierkassetten sind für viele Produktgruppen identisch. Kernstück der Initiative ist die patentierte Foto- leitertrommel, die dank keramischer Bestandteile eine extrem hohe Lebensdauer hat und in der Regel ein ganzes Druckerleben lang hält. Der Hersteller legt auch Wert auf die Einbindung der Hardware in Lösungskonzepte und hat dazu mit "Jamp" eine Java-Plattform entwickelt. Damit können externe Softwareentwickler die Druck- und Kopiersysteme speziell anpassen. Kyocera will interessierten Systemhäusern ein Software Development Kit zur Verfügung stellen.

Original versus Refill

Lyra Research hat ausgerechnet, dass 2006 Tintenpatronen für 32 Milliarden Dollar und Tonerkartuschen für 28 Milliarden Dollar verkauft werden. Laut Prognose streichen 78 Prozent davon die OEM-Hersteller ein.

Doch die Alternativhersteller haben viel in Forschung investiert und wollen jetzt ernten. Marktführer bei den Refillern ist der Dienstleister Cartridge World mit weltweit rund 1150 Filialen.

Die Company unterhält ein eigenes Forschungszentrum in Australien. Cartridge World unterzieht die jeweils zum Einsatz kommende Tinte peinlichen Tests etwa zur Lichtbeständigkeit oder Wischfestigkeit und berät Kunden auch bei der Auswahl der richtigen Papierqualität. Die Einsparungen gegenüber den Originalmaterialien liegen bei 30 Prozent.

Ausgewählte Farblaserdrucker für Arbeitsgruppen

Hersteller Modell Druckgeschwindigkeit Auflösung maximale Seiten/Monat Preis in Euro (Seiten pro Minute) (dpi) Blattzuführung

HP Colorjet 4700 Serie bis zu 30 600 x 600 2600 100 000 ab 1739

Konica Magicolor 5440 bis zu 25 2400 x 600 1600 60 000 ab 1389

Epson Aculaser C4200DN 35 sw, 25 in Farbe k. A. 2350 90 000 ab 1777

Oki C5900 32 sw, 26 in Farbe 1200 x 600 k.A. 60 000 ab 849

Samsung CLP-650N bis zu 21 2400 x 600 850 k. A. ab 829

Lexmark C524n bis zu 19 1200 x 1200 850 65 000 ab 645

Dell 5110cn 40 sw, 35 in Farbe 600 x 600 2150 95 000 ab 849

Kyocera FS C5030N bis zu 24 600 x 600 2100 100 000 ab 1390

Xerox Phaser 6300/6350 35 sw, 25 in Farbe 2400 2350 120 000 ab 1299

Brother HL-2700 CNLT 31 sw, 8 in Farbe 2400 880 k.A. ab 1099

Teure Vielfalt

Doch der Preisverfall führte in vielen Unternehmen zu einem Wildwuchs an Geräten und machte so das Drucken wieder teuer: Die Analysten von Gartner schätzen, dass sich die Kosten für den Druck- und Kopierbereich um bis zu 30 Prozent senken lassen, wenn der Gerätepark standardisiert wird und ein Lösungskonzept für alle Aspekte der Dokumentenverarbeitung vorhanden ist.

Nach Gartner belaufen sich die Anschaffungskosten eines Druckers inklusive Lagerung und Logistik auf gut ein Drittel (35 Prozent) der gesamten Total Cost of Ownership (TCO), ein weiteres Drittel (34 Prozent) entfällt auf den Betrieb (IT-Operations). Der Rest teilt sich in den Aufwand für Support und Wartung (acht Prozent), Verbrauchsmaterialien wie Toner und Tinte (15 Prozent) sowie Papier und Energie (acht Prozent).

Mit Formularen sparen

Die Analysten haben auch ausgerechnet, dass 83 Prozent aller Geschäftsdokumente Formu- lare sind und die Unternehmen für deren Verarbeitung weltweit zirka 120 Milliarden Dollar ausgeben. Intelligente Lösungen für das Formular-Management können somit die Kosten verringern, Fachleute schätzen, dass sich dabei bis zu 70 Prozent des bisherigen Aufwands sparen lassen.

Da in den Unternehmen die meisten Drucker vernetzt sind, lassen sie sich zentral steuern und kontrollieren - vorausgesetzt, sie sind in einer Inventarliste aufgeführt und über Management-Werkzeuge steuerbar. Hewlett-Packard beispielsweise bietet dazu die "Output Management Product Suite", deren Kernprodukt, der "Output-Server", die Basisfunktionen für unternehmensweite Druckprozesse bereitstellt. Er erlaubt die zentrale Verwaltung der Drucker inklusive der Einbindung neuer Geräte. Zugleich überwacht er die Druckprozesse und meldet sofort, wenn Störungen auftreten. Zudem lassen sich alle Druckanfragen über das WAN oder das LAN zum gewünschten oder passenden Ausgabegerät schleusen.

Zusatzfunktionen helfen

Moderne Drucksysteme enthalten komplexe Netztechnik wie einen Web-Server für die Konfiguration durch den Administrator oder den Anwender selbst von seinem PC aus. Der eingebaute Controller empfängt die Druckdaten aus dem Netz und bereitet sie für den Druck auf. Ein Output-Management-System überwacht und kontrolliert dann, ob die gewünschten Ausdrucke an die richtige Stelle geschickt werden. Hilfreich ist es, wenn der Drucker das eingehende Format, beispielsweise PCL 5, Postscript und Tiff, erkennt und dank Management-Software gegebenenfalls konvertieren kann. Dabei muss das Dokument nicht zwangsläufig gedruckt und kann per Fax oder E-Mail weiterversandt werden.

Erfasst werden sollte auch die Auslastung der Druckmaschinen, da hier ein großes Optimierungspotenzial liegt. So lassen sich Engpässe erkennen, die zu Ausfallzeiten führen, Verbrauchsmaterialien einsparen und sogar Arbeitsabläufe ver- bessern. Océ bietet mit "Prismasatellite for Office 2.1" beispielsweise eine Softwarelösung an, die Druckaufträge, die wie Farbausdrucke hohe Kosten verur- sachen, automatisch auf Gerä- te umleitet, die die Funktion relativ preisgünstig erfüllen. Laut Hersteller lohnt sich der Einsatz des Programms für Unter- nehmen ab 500 Mitarbeiter. Zugleich kann die Software dazu verwendet werden, die Druckkosten bestimmten Kosten- stellen oder Arbeitsplätzen zuzuordnen.

Neue Prozessstrukturen

Wird das Output-Management mit Lösungen für das Dokumenten-Management gekoppelt, ergeben sich in den Unternehmen völlig neue - und schnellere - Prozessstrukturen, die zu erheblichen Vereinfachungen und Einsparungen führen können. Heute schon gibt es beispielsweise Lösungen, anhand derer eine Rechnungsstellung ohne Papierausdruck ("E-Billing") elektronisch erfolgen kann, ein Ausdruck im Prinzip also gar nicht mehr erforderlich ist. E-Billing-Konzepte sind derzeit noch nicht weit verbreitet, da eine Reihe von Schwierigkeiten - Sender und Empfänger müssen sich auf eine Syntax und ein Format einigen, für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung eine qualifizierte Signatur tragen - aus dem Weg geräumt werden müssen.

Dennoch hat das Thema Sicherheit in den vergangenen Jahren auch die Druck- und Kopiersysteme erreicht. Ein Argument der Verfechter des persönlichen Druckers am Arbeitsplatz war der Hinweis auf den Ausdruck vertraulicher Dokumente.

Sicherheitsaspekte

Moderne, zentral aufgestellte Drucksysteme erfüllen diesen Bedarf, denn sie geben solche Unterlagen erst dann aus, wenn sich der Absender am Gerät autorisiert hat. Dennoch bleiben vernetzte Drucker ein Sicherheitsrisiko, denn Druckjobs lassen sich mit Sniffer-Programmen ausspionieren und auch verändern. Gegen solche Cyber-Attacken, die innerhalb des Unternehmens gestartet werden, hilft die Möglichkeit der Verschlüsselung der Informationen auf dem Weg vom Arbeitsplatzrechner zum Drucksystem. In jedem Fall sollte das Drucksystem über Schnittstellen zu Sicherheitsapplikationen verfügen. (kk)