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19.09.1986

Durch integrierte Gesamtplanung Unheil vermeiden

19.09.1986

Nach wie vor schwierig ist das Problem, die Wirtschaftlichkeit von Informations- und Kommunikation-Systemen (IKS) genau zu ermitteln. Im folgenden Beitrag hat sich Ulrich Busch mit dieser Thematik im Rahmen ganzheitlicher Organisationsentwicklung ausführlich auseinandergesetzt. Der Autor beleuchtet dabei alle Aspekte. die ein Unternehmen beim Einsatz von IKS beachten sollte. und gibt Hilfestellung. Der Aufsatz wird in mehreren aufeinanderfolgenden Teilen veröffentlicht. Der erste Abschnitt beschäftigt sich mit der integrierten Gesamtplanung. dem Kostenverlauf der Maintenance und der Verwundbarkeit von Organisationen durch die Automation.

Die Entwicklung eines Informations- und Kommunikations-Systems (IKS) bedeutet für jedes Unternehmen hohe Investitionen, die - wie die Erfahrung gelehrt hat - mit großen Schwierigkeiten hinsichtlich der Ermittlung ihrer Wirtschaftlichkeit behaftet sind. Obwohl eine Reihe wissenschaftlicher Methoden zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeit von IKS verfügbar sind, bleibt dennoch für die meisten Unternehmer ein großes Maß an Unsicherheit, ob das beantragte Entwicklungsvorhaben den gewünschten Erfolg bringt.

Da die Ressourcen immer knapper werden und gleichzeitig der Druck des Marktes nach Flexibilität und hohem Lieferservicegrad ständig zunimmt, steht bei dem Management die Frage im Vordergrund, welcher Systementwicklung unter Berücksichtigung der anstehenden Anforderungen der Vorzug gegeben werden sollte. Das Management fordert ein ausgewogenes Verhältnis der Wirtschaftlichkeit von kurzfristig und längerfristig wirksamen Investitionen. Daher ist im Rahmen der Gesamtentwicklung zu untersuchen, welche Systementwicklung wann welchen Nutzen bringt.

Die Frage konzentriert sich also auf die Wirkung, die das zu installierende neue System für die Gesamtunternehmung hat, um die gesteckten Ziele zu erreichen. So stellt sich zum Beispiel die Frage, ob man zunächst das Marketing-System neu entwickeln sollte oder ob man sich dem Problem des Computer Aided Design einschließlich Computer Aided Manufacturing sowie der flexiblen Fertigung durch Einsatz von Universalmaschinen in Kombination mit Handhabungsgeräten.

Eine andere Frage könnte lauten, ob die geplanten Projekte der "Flexiblen Fertigung" nicht zugleich ein neues Fertigungssteuerungssystem erfordern, da bisher schwerpunktmäßig die Fertigung großer Losgrößen nach dem Prinzip der Massenfertigung aufgebaut war und daher andere Steuerungsinformationen benötigte, als dies bei einer flexiblen Fertigung mit kleinen Losgrößen der Fall ist.

Auch müssen dringend Projekte aufgesetzt werden, die sich mit der Reduzierung der Verwaltungskosten beschäftigen, weil wegen der allgemeinen Ertragslage und der harten Preiskämpfe am Markt jede Möglichkeit der Rationalisierung ausgeschöpft werden muß, um das Preisniveau der Produkte so niedrig wie möglich zu halten.

Die Problemliste könnte nach Belieben fortgesetzt werden, insbesondere wenn die Projekte der Produktentwicklung, neuer Fertigungstechniken und neuer Märkte in den Anforderungskatalog mit aufgenommen werden.

Welche Instrumente stehen dem heutigen Entscheidungsträger in einer Unternehmung zur Verfügung, um all diese Fragestellungen sicher beantworten zu können? Sicher ist, daß er dies nicht an den Leiter des Bereichs Org./DV allein delegieren kann, da - wie sich bei näherer Betrachtung sehr schnell herausstellt - alle anstehenden Entwicklungsprojekte in irgendeiner Weise miteinander in Beziehung stehen. Das CAD/ CAM-Projekt beeinflußt das Anfragenbearbeitungssystem des Marketing ebenso wie Teile des Fertigungssteuerungssystems, des Projektes Produktfamilienfertigung sowie des gerade in Arbeit befindlichen Projektes der Produktklassifizierung und -normierung. Dieses wird wiederum stark von den Ergebnissen des Projektes Produktfamilienfertigung geprägt. Darüber hinaus hat mit Sicherheit das CAD-Projekt Auswirkungen auf das neue Projekt Produktentwicklung, in dem zusätzliche Konstrukteure benötigt werden. Andererseits aber sagt die Wirtschaftlichkeitsrechnung des CAD-Projektes aus, daß nach dessen Einführung stufenweise Konstrukteure und Technische Zeichner freigesetzt werden können.

Das Projekt "Flexible Fertigung" erfordert häufig ein neues Fertigungssteuerungssystem, das vor allem im Bereich Materialwirtschaft und Durchlaufsteuerung von dem Projekt "Neue Fertigungstechniken" berührt wird. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn beispielsweise im Rahmen einer Wertanalyse neue Werkstoffe eingesetzt werden sollen.

Flexibilität erfordert neue Steuerungssysteme

Ebenso muß man sich überlegen, ob das Konzept der "Flexiblen Fertigung" nicht auch das vorhandene Entlohnungssystem in Frage stellt Eine Änderung des Entlohnungssystems aber hätte die Änderung des bestehenden Bruttolohnsystems zur Folge. Zusätzlich wäre das Rückmeldesystem davon betroffen. Das wiederum würde eine Reihe von Änderungen im Betriebsabrechnungssystem nach sich ziehen, in dem ohnedies durch die Umstellung von Massen- auf Kleinserienfertigung (als Folge der flexiblen Fertigung) umfangreiche Modifizierungen fällig wären.

Schließlich würde die Verkürzung der administrativen Vorlaufzeiten im Marketingbereich einen erheblichen Einfluß auf das Fertigungssteuerungssystem haben. Das müßte durch entsprechende Produktionsplanungs- und Dispositionssysteme aufgefangen werden. Außerdem müßte das gesamte Layout der Fertigung als Folge all dieser Veränderungen neu überdacht werden.

Die hier aufgezählten Beispiele der gegenseitigen Beeinflussungen anstehender Projekte müßten in der Praxis konsequent verfeinert und vervollständigt werden. Sie sollen hier lediglich illustrieren, welche Aspekte bei der Beantwortung der Wirtschaftlichkeitsfragen inklusive der von den Entscheidungsträgern festzulegenden Prioritäten zu beachten sind. Überlagert werden diese Fragestellungen durch grundsätzliche strategische Überlegungen, die sich zum Beispiel mit der Aufbaustruktur des Unternehmens oder mit produktpolitischen Aspekten beschäftigen - abgesehen von einem geplanten Managementwechsel und den sich daraus ergebenden Zusatzanforderungen an eine Vielzahl von Projekten beziehungsweise implementierten Systemen.

Nach Kenntnis der vorliegender, Anforderungen ist es für ein Unternehmen notwendig, alle Projekte und die implementierten Systeme in einen integrierten Maßnahmenplan einzuarbeiten, der alle sichtbaren Wirkzusammenhänge aufzeigt. Auf dieser Basis laßt sich die voraussichtliche Wirkung eines geplanten Systems nach dessen Implementierung in das reale Umfeld mit umfangreichen Simulationen ermitteln. Ob allerdings in allen Fällen aufwendige Simulationsläufe in computergestützter Form notwendig sind, hängt von der konkreten Fragestellung ab.

In aller Regel kann in den betroffenen Unternehmen größeres Unheil vermieden werden, wenn sich das Management zunächst einmal die jeweiligen Zusammenhänge verdeutlicht und einen integrierten Gesamtentwicklungsplan zusammenstellt. Auf dieser Basis können dann die einzelnen Ressorts detaillierte Pläne mit den erforderlichen Wirtschaftlichkeitsüberlegungen erstellen. Dabei sollten freilich die gegenseitigen Projektabhängigkeiten beachtet werden, so daß jede einzelne Wirtschaftlichkeitsüberlegung letztlich ein Segment aus der Gesamtwirt schaftlichkeitsbetrachtung ist.

Daher muß die Ermittlung der Wirtschaftlichkeit von IKS stets im Gesamtzusammenhang erfolgen, da sich die Auswirkungen auf nahezu alle Unternehmensfunktionen beziehen. Das IKS dient dazu, die im Unternehmen ablaufenden Prozesse zur Erbringung der geforderten Marktleistung zu ermöglichen und nach ökonomischen Prinzipien zu fördern. Bei der Ermittlung der Wirtschaftlichkeit von IKS gilt es daher, den jeweiligen Zielerfüllungsbeitrag zu ermitteln und zu bewerten.

Der Kostenverlauf für die laufende Pflege von Automationssystemen hängt ab von:

- dem Grad der Integration der IKS,

- der Flexibilität beziehungsweise Anpassungsfähigkeit der IKS,

- dem erreichten Organisationsgrad der Unternehmung,

- dem Grad der Anpassungsnotwendigkeit der Unternehmung an das Umfeld,

- dem Stand der Systemdokumentation,

- dem Grad der Unterstützung durch Werkzeuge und Methoden,

- der Qualifikation des Entwicklungs- und Pflegepersonals sowie RZ-Personals,

- dem Grad der Systemstabilität in bezug auf die eingesetzte Hardware, Betriebssysteme inklusive Datenbanken sowie Netzwerksteuerung.

Ein weiteres entscheidendes Merkmal für den Maintenanceverlauf ist das Alter der installierten IK-Teilsysteme.

Unter dem Begriff Maintenance soll hier verstanden werden:

- Fehlerkorrektur:

Maßnahmen zur Beseitigung von Fehlern, die erst in der Produktionsphase erkannt werden.

- Optimierung:

Laufende Verbesserung des Verfahrens bezüglich Laufzeit- und Speicherplatzbedarf Aufgrund von während der Produktion gewonnenen Erfahrungen.

- Anpassung:

Anpassung des Verfahrens an die sich ständig verändernde Organisationsstruktur.

- Weiterentwicklung:

Erweiterung des Verfahrens zur Erfüllung zusätzlicher Automationsleistungen.

Mit zunehmender Dauer steigt in der Regel pro Verfahren der Pflegeaufwand überproportional. Zeitreihenuntersuchungen in einem multinationalen Elektrokonzern haben vor einigen Jahren gezeigt, daß im Durchschnitt nach einer Lebensdauer von fünf Jahren der laufende Pflegeaufwand jährlich um etwa 20 Prozent ansteigt. Aufgrund dieser empirischen Untersuchungen kann angenommen werden, daß der von einem Automationsverfahren verursachte Maintenance-Aufwand in einem bestimmten Verhältnis zu der in ihm enthaltenen Entwicklungsarbeit steht.

Allgemein sagen die Gleichungen (0 und (2) folgendes aus:

- Im ersten Jahr nach der Entwicklung eines Systems wird der Maintenance-Aufwand vernachlässigt.

- Vom ersten Jahr an bis zum Jahre tb beträgt der Maintenance-Aufwand konstant per annum einen bestimmten Anteil des Entwicklungsaufwandes (zum Beispiel pro Jahr 20 Prozent des Entwicklungsaufwandes bedeutet a = 0,2).

- Nach dem Jahr tb bis zum Jahr tc wächst der Maintenance-Aufwand jährlich, da nun Anpassungsmaßnahmen an veränderte Organisations- und Automationsbedingungen immer schwieriger werden. (Wächst zum Beispiel in diesem Zeitraum der Maintenance-Aufwand jeweils um 20 Prozent gegenüber dem des Vorjahres an, so bedeutet dies näherungsweise b = 0,2.)

- Nach dem Jahr tc kann ein noch stärkeres Ansteigen des Maintenance-Aufwandes durch den Faktor c berücksichtigt werden. Wächst zum Beispiel in dieser Zeit der Maintenance-Aufwand nochmals jeweils um 10 Prozent pro Jahr an, so bedeutet dies näherungsweise c = 0,1. Insgesamt ergibt sich somit nach tc von Jahr zu Jahr ein Anstieg des Aufwandes um näherungsweise b + c = 0,3 (entsprechend 30 Prozent).

Erfolgt eine Überprüfung der Verfahrenszustände nicht regelmäßig und wird gegebenenfalls die Entscheidung getroffen, die überalterten Systemteile zu reorganisieren, dann wird nicht nur ein Großteil der verfügbaren Systementwicklungskapazität für Verfahrenspflege gebunden, sondern auch nichts gegen das steigende Risiko des Systemausfalls getan.

Ein Zusatzproblem kann dann entstehen, wenn im Rahmen einer hohen Integration Standardsoftware als Teilsystem im Einsatz ist, die vom Softwarelieferanten gepflegt wird - jedoch ohne die erforderlichen Schnittstellenprogramme beziehungsweise einsatzspezifischen Systemänderungen. Nicht selten müssen solche Pakete ohne hinreichende Systemdokumentation vom Kunden selbst gepflegt werden, weil der Softwarelieferant dazu nicht in der Lage beziehungsweise nicht mehr am Markt tätig ist. Deswegen gehen heute mehr und mehr Unternehmen dazu über, geschlossene, integrierte Standardsoftware ohne gravierende Änderungen zu übernehmen. Die Konsequenz dieser Strategie geht freilich zu Lasten der eigenen Ablauf- und Aufbauorganisation, die notwendigerweise an die jeweiligen Softwareerfordernisse angepaßt werden müssen.

Ein weiteres Problem tritt auf, wenn es die Einführungsstrategie neuer Systeme erfordert, die Verfahren stufenweise zu implementieren Wenn nämlich bereits alte Verfahren existieren, die im Rahmen des Gesamtkonzeptes ganz oder teilweise abgelöst werden sollen, dann bedeutet die Einführung neuer Teilsysteme zusätzlich Entwicklung und Einsatz von Übergangslösungen, die im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsrechnung eine gravierende Rolle spielen können. Besonders die Pflege solcher Übergangslösungen (-programme) ist aufwendig und sollte daher bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nicht vernachlässigt werden.

Der Einsatz geschlossener Standardpakete reduziert nicht nur den laufenden Aufwand für Verfahrenspflege, sondern stellt auch sicher, daß solche Software von dem entsprechenden Hersteller an die jeweilige Hardwaregeneration angepaßt wird. Das heißt, daß der Kunde keine Umstellungskosten tragen muß, soweit er sich im Rahmen allgemein üblicher Hardware-Nutzung und -Auswahl bewegt.

Darüber hinaus muß es das Ziel sein, langfristig dem Endbenutzer die Aufgabe der Verfahrenspflege zu übertragen. Deshalb sollte er bereits bei der Entwicklung des Systems aktiv beteiligt werden. Der Umgang mit dem Computer darf in Zukunft nicht nur Spezialisten überlassen werden. Um eine breite Nutzung und Handhabung des Computers inklusive der erforderlichen Software zu erreichen, müssen in den Unternehmen neue Wege beschritten werden, um dem Endanwender selbst die Verantwortung für die von ihm benötigten Problemlösungen zu übertragen.

Das Problem der Verfahrenspflege wird für all jene Unternehmen zum Risiko, die nicht rechtzeitig durch entsprechenden Know-how-Transfer vom Org./DV-Bereich zum Endbenutzer sichergestellt haben, daß auch bei Ausfall des Systementwicklers oder des Maintenance-Personals die Verfahren durch den Endbenutzer selbst am Leben erhalten werden können. Eine transparente und vollständige Dokumentation der Systeme bedeutet nicht unbedingt, daß dieses Ziel erreicht wird. Besser wäre die Versetzung des Verfahrenspflegers beziehungsweise -entwicklers in den Endbenutzerbereich, soweit die Entwicklung nicht bereits unter Mitwirkung des Endusers erfolgte. So manche Wirtschaftlichkeitsrechnung wurde bei langfristiger Betrachtung in der Nachkalkulation nur durch Probleme der Verfahrens

Verwundbarkeit durch Automation

Über viele Jahre hinweg hat sich die Automation im Büro- und Verwaltungsbereich bezahlt gemacht. Die Handhabung von Massendaten, die Abarbeitung gleicher Vorgange, die Bewältigung umfangreicher und komplizierter Berechnungen sowie die Steuerung von Prozessen mit Hilfe des Computers stellen eine der Säulen wirtschaftlichen Wachstums dar. Der Computer ist inzwischen zur Schaltzentrale geworden, von der aus Steuerung und Koordination wesentlicher Funktionen in einem Unternehmen unterstützt werden. Das Management leitet das Unternehmen in Kombination mit computerisierten Aktionen, so daß gesicherte Entscheidungen ohne Computerunterstützung in vielen Betrieben über einen längeren Zeitraum hinweg kaum noch denkbar erscheinen.

Daher wird ein Computerausfall immer dann kritisch, wenn wesentliche Teile der Fertigung und/oder des Logistiksystems davon betroffen sind. Hochsensible Dispositionssysteme führen in aller Regel zur Verkürzung der Durchlaufzeiten und damit auch zur Reduzierung von Lagerbeständen. Bei Ausfall dieser Systeme ist die Fertigung ebenso wie das Distributionssystem gefährdet. Das kann für das betroffene Unternehmen zu hohen Verlusten führen. Kaum ein Betrieb verfügt über Notorganisationen beziehungsweise Backup-Systeme, die die erforderliche Sicherheit bei einem Ausfall gewährleisten. Selbst bei vorhandener Backup-Hardware können Systemschwächen, die in der Software und/ oder im Handling der Programme liegen, damit nicht ausgeglichen werden.

Eine weitere Gefahr liegt in der einfachen Möglichkeit des Mißbrauchs oder der Verfälschung von Datenbeständen. Je weiter die Zentralisierung von Datenbestandsführung und -verarbeitung fortgeschritten ist, um so leichter kann das Gesamtorganisationssystem gestört oder verletzt werden, insbesondere dann, wenn ein hoher Integrationsgrad der Automatisierung erreicht wurde.

In der Fragestellung der Wirtschaftlichkeit von Automationssystemen müssen daher folgende Kriterien enthalten sein:

- Welche Ausfälle/Verluste entstehen für die Unternehmung im Falle der teilweisen oder vollständigen Zerstörung des IKS?

- Welche Maßnahmen sind mit welchem Kosten- und Zeitaufwand zur Abwehr der ermittelten Risiken einzuleiten?

- Welches Restrisiko bleibt nach Berücksichtigung ökonomisch vertretbarer Gegenmaßnahmen bestehen.

In der zweiten folge seines Beitrags beschäftigt sich Ulrich Busch mit dem Kapitel Zentralisierung und ihre Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit.

Definition eines Informations- und Kommunikations-Systems (IKS):

Unter IKS werden alle Trägersystem im Unternehmen verstanden, die eine Kommunikation zwischen Menschen und Maschinen/Automaten zulassen und/oder zur Aufnahme, Speicherung, Verarbeitung und Verteilung von Signalen, Daten, Bildern oder sonniger Informationen für die Planung, Steuerung und Dokumentation betrieblicher Prozesse oder Zustände führen. Das IKS umfaßt deshalb beispielsweise alle Bestandteile eines CIM-Systems, unabhängig davon, ob es sich um die Unterstützung administrativer oder fertigungstechnischer Aufgaben handelt. Darüber hinaus beinhaltet das IKS alle manuellen Routinen beziehungsweise Aufgaben eines Unternehmens.