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Supermarketunternehmen Fred van der Werff B.V.:


04.08.1978 - 

Durch OCR-Einsatz DE-Volumen verdoppelt

GRONINGEN - Die Zielsetzung des holländischen Supemarktunternehmens Fred van der Werff B.V. lautet: Unseren Kunden nicht nur ein möglichst preiswertes, sondern auch frisches und vollständiges Produktsortiment anzubieten. Das ist im wesentlichen eine organisatorische Aufgabe.

Wir lösen sie, indem

* jede Filiale jeden Artikel täglich bei der Zentrale bestellen kann,

* die Belieferung der Filialen fast ausschließlich vom Zentrallager erfolgt und

* eine zentral geleitete Organisation aufgebaut wurde, wobei die erforderlichen Datenverarbeitungssysteme ebenfalls zentral zusammengefaßt sind.

Es liegt auf der Hand, daß eine derartige Organisationsstruktur der DV-Abteilung eine Schlüsselfunktion zuweist. Pro Tag fallen etwa 11 000 Vorgänge von den rund 55 Filialen des Unternehmens an, deren Verarbeitung einschließlich Erstellung der Begleitdokumente für die Auslieferung am Ort innerhalb von drei Stunden erfolgen muß. Dabei steht für die Eingabe der Bestellungen in das Datenverarbeitungssystem maximal eine Stunde zur Verfügung.

Im Rahmen einer Studie zur Ermittlung der geeignetsten Datenerfassungsmethode wurden folgende Verfahren untersucht:

- Zentrale Datenerfassung durch Tastatureingabe

- Dezentrale Datenerfassung auf Magnetband oder Diskette über dezentral installierte Minicomputer,

- Datenerfassung über einige als Online-System zu installierende Daten-Konzentratoren,

- OCR-Datenerfassung

- Kombination dieser Verfahren.

Wir legten dabei großen Wert auf Flexibilität, einmalige Erfassung der anfallenden Daten, kurze Datendurchsatzzeiten, leichte Bedienbarkeit und einfache Integrierbarkeit in die bestehende Organisationsstruktur.

Detaillierte Kosten/Nutzen-Analysen verschiedener technischer Lösungswege sowie der firmeninternen Organisation ergaben, daß sowohl Online- als auch Offline-Distributed-Processing-Verfahren in naher Zukunft nicht realisierbar sind.

Die Entscheidung fiel schließlich zugunsten der OCR-Datenerfassung. Wir verfügten bereits über einige Erfahrungen mit optischen Belegleseverfahren. Außerdem sollte für einige Teilbereiche auch in Zukunft die Datenerfassung über Lochkarten beibehalten werden. Bei eventuellen Störungen am OCR-System hätten wir somit eine Art "Backup"-System.

Ein weiterer Vorteil des OCR-Konzeptes besteht darin, daß eine Expansion des Gesamtunternehmens nicht zwangsläufig mit einer Erhöhung des EDV-Budgets verbunden sein muß. Wir ermittelten nämlich beim Lesesystem eine beträchtliche Leistungsreserve.

In diesem Zusammenhang ist folgender Vergleich aufschlußreich. 1973 wurde mit dem Einsatz von drei Datentypistinnen begonnen, die mit der (Lochkarten-)Erfassung von 6 000 bis 7 000 Vorgängen ganztags beschäftigt waren. Heute wird mit OCR von nur zwei Datentypistinnen ein Volumen von 10 - 15 000 Vorgängen täglich, also ungefähr die doppelte Menge, verarbeitet. In dem betreffenden Zeitraum seit 1973 sind die Gesamtkosten der Datenerfassung nur um rund 40 Prozent gestiegen.

Bei der Auswahl der Schriftarten entschieden wir uns für eine Handschrifterfassung der Basisdaten (statt Markierungserfassung) und eine OCR-B-Beschriftung der "Turn-around"-Belege.

Vier Hersteller von Klarschriftlesern wurden schließlich um die Abgabe eines Angebotes gebeten. Eine Firma schied aus, weil sie den gestellten Bedingungen nicht entsprechen konnte und außerdem das Angebot zu spät vorlag. Ein zweiter Hersteller hatte zwar einen sehr guten Leser, war aber für unser Budget zu teuer.

Von den beiden übrigen angebotenen Lesesystemen machte der Feller-Leser OCR-2002 das Rennen, weil dieses Gerät den gestellten Anforderungen am besten entsprach - trotz des im Vergleich zu einem Mitbewerber um 20 Prozent höheren Preises.

Trotz einiger Schwierigkeiten, die besonders in den ersten Monaten nach der Installation der Systeme auftraten, und die im wesentlichen von der speziell entwickelten Schnittstelle für den Anschluß der Feller OCR-2002 Leser an das Diskettensystem IBM 3740 ausgingen, haben wir bis heute keinen Grund, unsere Entscheidung für das OCR-Verfahren zu bereuen.

Derzeit setzt die Fred van der Werff B.V. optische Belegleseverfahren für Filialbestellungen, Kreditorenbuchführung und Arbeitszeitnachweise ein. Für die Bereiche Nachberechnungen, Wareneingang und Bestellungen für Direktlieferungen ist ein Einsatz des Feller-Lesers in Vorbereitung.

Insgesamt wurde bis heute ein durchschnittliches Lesevolumen von täglich 50 000 Zeichen verarbeitet. Die Zahl der Rückweisungen beträgt 0,5 Prozent; je 100 000 handgeschriebene Zeichen gibt es 15 Substitutionen. So wenig Zeichenverwechslungen erreicht man selbst mit dem aufwendigen Lochen/Prüfen nicht.

*W. H. P. Metselaar ist Leiter der EDV-Abteilung der Fred van der Werff B.V.