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18.11.1988

DV-Budgetierung: Weitsicht ist wichtiger als Sparen

Rund ein Prozent ihres Umsatzes geben Unternehmen in der Regel für die Datenverarbeitung aus. Das scheint nicht viel, doch Fehlentscheidungen bei Grundinvestitionen können sich verhängnisvoll auf die Zukunft des betreffenden Unternehmens auswirken. Nicht die Höhe des Budgets ist also wichtig, sondern seine sachgerechte Verwendung. Um langfristige Investitionsentscheidungen treffen zu können, muß der DV-Leiter nicht nur über intime Kenntnisse aller betrieblichen Vorgänge verfügen, er muß auch mit den strategischen Zielen und möglichen Entwicklungen des Unternehmens vertraut sein. Die DV-Abteilung sollte also eng mit den Fachabteilungen und der Geschäftsleitung kooperieren. Das Ergebnis einer solchen Zusammenarbeit wäre dann ein Budget, in dem auf die Unternehmensziele ebenso Rücksicht genommen wird, wie auf die finanzielle und technische Machbarkeit. Wichtig sind darüber hinaus ein funktionierendes Controlling und die Sicherung geleisteter Investitionen.

Grundig AG

Fürth

Mitentscheidend für eine folgerichtige Budgetierung der Datenverarbeitung ist die fundierte Kenntnis darüber, was das Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig von dieser Abteilung erwartet. Eine solche Aufgabenstellung ergibt sich oft schon durch eine Betrachtung der allgemeinen Unternehmensziele.

Dieter Schönegger, leitender Direktor für Informationssysteme und Organisation bei der Grundig AG in Fürth, bezieht sein Rahmenkonzept für die Datenverarbeitung aus der "Primärstrategie" seines Unternehmens. Als leitender Direktor, der dem Vorstandsvorsitzenden berichtet, ist er mit diesen Grundlinien vertraut.

"Unser Haus will nicht mit Billigware aus Fernost konkurrieren. Wir setzen auf Qualität und Flexibilität. Gleichzeitig ist es unser Ziel, Durchlaufzeiten zu senken, die Mengen der verschiedenen Produkte rasch zu variieren und einen Vorsprung gegenüber den Mitbewerbern bei der Produktinnovation und Produktionstechnik zu erreichen. Unterstüzt wird dieses Konzept von der DV-Seite her durch unser CIM-Projekt."

Nach der CIM-Entscheidung vor dreieinhalb Jahren kam es bei Grundig, so Schönegger, zu einer dramatischen Erhöhung der DV-Investitionen. Durch Änderung der Finanzierungsmethoden konnten jedoch die Ausgaben in einem überschaubaren Rahmen gehalten werden. Inzwischen haben sich Erfolge eingestellt: Die Rechenleistung wurde von 24 MIPS im Jahr 1985 mit 50 MIPS 1987 mehr als verdoppelt. Inzwischen arbeitet jeder vierte Angestellte von Grundig an einem Bildschirm. Dabei wurden in diesen zwei Jahren allein in der DV-Abteilung 70 Angestellte eingespart. Im Bereich Informatik beschäftigt das Haus heute 210 Mitarbeiter bei einem Haushalt von jährlich etwa 1,3 Prozent des 3,3-Milliarden-Mark Konzernumsatzes.

Integration ist teuer, doch durch die Einkaufsmöglichkeiten des europaweit operierenden Konzerns verfügen die Fürther über optimale Beschaffungsmöglichkeiten. Der Handlungsspielraum beim Einkauf werde durch diese Zusammenarbeit mit dem Konzern nicht eingeschränkt, versichert der Org./DV-Leiter.

Andere Rahmenbedingungen sind weniger positiv. Auch Grundig kennt das leidige Problem der steigenden Wartungskosten für ältere Software. Zudem ist der Elektro-Konzern, trotz vorsichtiger Versuche dem entgegenzuwirken, immer noch stark zentralistisch ausgerichtet und hält daher riesige Datenmengen im Zentralrechner - heute eine 3090 von IBM, die mit IMS und seit einem Jahr auch mit DB2 arbeitet.

SNA, Decnet und Ethernet verbinden die Konfiguration die im Kern von IBM und DEC (für den technischen Bereich) bestimmt wird. Doch an den Rändern und für die Kommunikation sind offene Standards wie TOP und MAP erklärtes Ziel von Grundig. Gleichzeitig zielt die Datenbankstrategie auf eine "all-in-one relational database". Allerdings, so bedauert Schönegger, sei IMS voraussichtlich in den kommenden zehn Jahren noch nicht zu ersetzen.

Doch eine ausgefeilte Firmenstrategie ist nicht alles. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Controlling muß die Finanzierbarkeit der Vorhaben gewährleisten. Von den beiden Wirtschaftsfachleuten mit DV-Verständnis, denen diese gemeinsame Aufgabe obliegt, ist einer Schönegger unterstellt. Der andere gehört zum Fachcontrolling, das über ein Zentralcontrolling dem Finanzvorstand Rechenschaft ablegt. So soll ein Gleichgewicht zwischen technischen und wirtschaftlichen Interessen hergestellt werden.

AEG Olympia AG

Standort Konstanz

Wesentlich unkomplizierter gestaltet sich das Controlling bei der AEG Olympia in Konstanz. Klaus Allweil, Leiter der Abteilung für Organisation und Informationsverarbeitung, untersteht direkt dem kaufmännischen Leiter, der mit dem Standortleiter identisch ist.

Versehen mit den Planungsdaten und den Fachargumenten von Allweil trifft letzterer die Investitionsentscheidungen. Im allgemeinen werden die Zentralabteilungen der AEG und in besonderen Fällen die Konzernleitung in die Entscheidung mit einbezogen. Darüber hinaus richtet man sich an konzernweite Vorgaben, um beispielsweise bevorzugt eigene Produkte wie den Olystar-PC zu verwenden.

"Unter anderem aus Kostengründen", erzählt Allweil, "fiel bei uns vor fünf Jahren die Entscheidung zugunsten von Standardprodukten im Bereich der Anwendungssoftware und für IBM. Für den technischen Bereich verwenden wir im wesentlichen DEC-Rechner. Standardsoftware ist relativ teuer, doch Personaleinsparungen gleichen das aus. Die Wartung von Standardsoftware übernehmen nämlich die Hersteller. Darüber hinaus verfügen wir zwar über günstige selbstentwickelte Software, aufwendig bleibt jedoch deren Anpassung."

Allweil legt Wert auf die Kompatibilität aller Komponenten. Vorrang hätten, technisch gesehen, der ungestörte Datenfluß und aus betrieblicher Sicht die Aufgabenstellung. Daher setzt der DV-Leiter bei der nicht-technischen Seite auf IBM. Sparen könne man dabei besonders durch den reichhaltigen Markt für gebrauchte IBM-Produkte.

"Zur Zeit investieren wir mehr in Hardware als in Software. Neue Rechner haben ein günstigeres Preis/Leistungs-Verhältnis, müssen nicht so oft gewartet werden wie alte, und auch der Strombedarf ist wesentlich geringer. Die Betriebskosten reduzieren sich dadurch auf einen Bruchteil."

Insgesamt werden derzeit bis zu 10 Millionen Mark für DV ausgeben, davon verbraucht allein das Rechenzentrum rund 65 Prozent. Beim Investitionsbudget beansprucht der technische Bereich 60 Prozent. Ohne das Gesamtbudget wesentlich zu erhöhen, will AEG Olympia im kommenden Jahr mehr für Kommunikation und Integration ausgeben.

Allgemeine Ortskrankenkasse

München

Integrationsprobleme gibt es in dieser Form bei der Allgemeinen Ortskrankenkasse in München nicht, denn dort werden nur Dienstleistungen produziert. Dabei wird die Krankenkasse schon seit über 50 Jahren von der Datenverarbeitung unterstützt. Frühere Investitionen wirken daher auf die künftigen Möglichkeiten ein.

Heute verfügt die Abteilung über ein Gesamtbudget von 5,2 Millionen Mark, wobei der größte Teil (2,9 Millionen Mark), für das Personal aufgewendet wird. Mit diesem kontinuierlich um etwa fünf Prozent jährlich steigenden Budget versorgt die AOK 16 Außenstellen in und um München mit Teleprocessing. Die Hauptarbeit der DV-Abteilung findet mit 120 000 Transaktionen täglich im Bereich Kommunikation und Datenerfassung statt, berichtet DV-Leiter Wolfgang Rothmeier. Geleistet wird das mit Hilfe eines IBM-4381-Großrechners und eines CICS-Auskunftssystems, dessen Anwendungen zu einem großen Teil noch in Assembler programmiert sind.

"Neben neuen Programmen fahren wir zum Teil 13 bis 14 Jahre alte Anwender-Software," räumt Rothmeier ein, "doch wir sind inzwischen dabei, auf das wartungsfreundlichere Cobol umzustellen. Die Software-Kosten von rund 200 000 Mark jährlich empfinde ich als hoch, weiß aber, daß sie weiter steigen werden." In den letzten Jahren war der Anteil der Kostensteigerung der Münchner Ortskrankenkasse bei der Software ungleich höher als bei der Hardware.

Durch ständige Veränderungen und Erweiterung werden die Programme immer komplexer und teurer. "Doch die rund 1000 Assembleranwendungen, die bei uns laufen, können wir nicht einfach stillegen. Die geschriebenen Programme binden zudem den Anwender an die jeweilige Systemumgebung."

Für die fernere Zukunft allerdings bekundet der DV-Leiter für Unix im Zusammenhang mit verteilten Datenbanken mehr als nur Interesse. Damit könnten Daten nicht nur zentral, sondern auch bei den AOK-Außenstellen gehalten werden. Das seien jedoch Zukunftsträume, schränkt Rothmeier ein, denn für ihn bekämen verteilte Datenbanken erst in drei bis fünf Jahren konkrete Bedeutung. Bis dahin werde die AOK nicht auf die zentrale Datenverarbeitung verzichten können.

Die historischen Entscheidungen für IBM wirken bei der AOK in München stark nach. Zwar kauft der DV-Leiter inzwischen Drucker, Datensicht-Geräte und Magnetband-Einheiten von anderen Herstellern, achtet jedoch auf Stecker-Kompatibilität. Nur wo IBM-Geräte, auch auf dem Gebrauchtmarkt, teurer sind, greift er auf andere Hersteller zurück. Sogenannte "Randsoftware" dagegen kauft der Münchner DV-Leiter nicht bei IBM, weil die woanders in der Regel besser, oder beim Branchenriesen nicht zu haben sei.

Vorschläge für Neuanschaffungen gibt Rothmeier an die Geschäftsleitung weiter. Sein Ansprechpartner dort ist ein Fachmann, der bis vor fünf Jahren selbst Leiter der DV-Abteilung war.

Hoechst AG

Frankfurt/Main

Ähnlich wie die Grundig AG setzt auch die Hoechst AG als großer Konzern auf ein ausgefeiltes Konzept zur Budgetermittlung. "Wir sind auf Wirtschaftlichkeit ausgerichtet und planen daher projektorientiert", betont Direktor Johann Friederichs, Leiter der Zentralabteilung Informatik und Kommunikation bei Hoechst: "Mit diesem Konzept versuchen wir ein optimales Preis/Leistung Verhältnis zu erreichen."

Mit den Fachabteilungen der Hoechst AG werden für jedes Projekt Teams aus Anwendern und den jeweils benötigten DV-Mitarbeitern zusammengestellt. Die Benutzer formulieren die Aufgabenstellung und die Informatiker helfen bei der Suche nach einer Lösung. Die Controller prüfen dann die vom Team ermittelten Kosten- und Nutzenfaktoren, woraufhin große Projekte noch gesondert auf ihre Gesamt-Wirtschaftlichkeit untersucht werden. Danach können sie in den Haushalt der Abteilung aufgenommen werden.

Das Hoechst-Konzept beläßt also die Verantwortung für die Budgets in den einzelnen Ressorts, Bereichen sowie Zentralabteilungen. Die Controller der Bereiche sind zugleich Mitglieder der Bereichsleitung. Auf diese Weise ist bei Hoechst für eine enge Zusammenarbeit zwischen den Datenverarbeitern und den Anwendern gesorgt. Gleichzeitig ist Johann Friederichs als Direktor einer Zentralabteilung unmittelbar dem Vorstand verantwortlich und dadurch mit den Unternehmenszielen vertraut.

Das Selbstverständnis der Informatiker, so ihr Leiter, orientiert sich, der Unternehmenstrategie folgend, an der Dienstleistungstätigkeit für den Anwender. Dabei setzt Friederichs auf die sogenannte Musterkoffer-Philosophie: "Wir wollen unsere Probleme mit möglichst wenig unterschiedlicher Hard- und Software lösen. Diese Vorgehensweise ist wirtschaftlich, denn dadurch begrenzen wir die Kosten für den Support und fördern gleichzeitig die Standardisierung."

Im Rechenzentrum von Hoechst stehen IBM Großrechner 3090, die unter MVS laufen. Als Abteilungsrechner werden vor allem VAXen und HP-Rechner eingesetzt. Die Software für Host-getragene operationale Systeme wurde in Cobol selbst entwickelt. Wenn man noch die Kommunikations-Hard- und -Software hinzunimmt, dann umfaßt die Musterkoffer-Philosopie von Hoechst ein umfangreiches Spektrum von Komponenten. Friederichs ergänzt deshalb: "Kommunikationskosten sind wichtiger als Hard- und Softwarekosten. Je mehr wir die "Welten" vernetzen, Auslandsgesellschaften einbinden und Beteiligungs-Gesellschaften den Zutritt in das interne Electronic-Mail-System ermöglichen wollen, desto mehr müssen wir in Kommunikation investieren." In seinem Unternehmen steige dieser Kostenanteil mit 20 Prozent überdurchschnittlich, gegenüber den 5 Prozent jährlicher Steigerung auf den anderen Gebieten der Daten- und Informationsverarbeitung.

Hoechst ist Mitinitiator von OSI/TOP, einer internationalen Vereinigung, die den offenen TOP-Standard für Bürokommunikation unterstützt - setzt also bei der Kommunikation auf offene Standards. "Es gibt hier schon erhebliche Vorleistungen unseres Unternehmens. Wir als Informatiker müssen diese Investitionen schützen", beschreibt Friederichs in diesem Zusammenhang die Aufgabe seiner Abteilung.