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28.05.1982

DV-Kostenverrechnung: Hemmschuh für Neuentwicklungen?

Die DV-Kostenverrechnung erfordert bei zunehmenden Online-Anwendungen und verstärktem Datenbankeinsatz einen so hohen Aufwand, daß die Effizienz der heute insbesondere in Großrechenzentren gängigen Berechnungsverfahren immer mehr in Frage gestellt wird. RZ-Kritiker sind sich zwar einig, daß eine exakte Kostenermittlung als Steuerungsinstrument unbedingt erforderlich ist, jedoch die derzeitigen Methoden einen bürokratischen Overhead verursachen. Zudem unterliege die Gewichtung der zur Verteilung herangezogenen Faktoren - wegen ihrer unüberschaubaren Vielfalt - immer einer subjektiven Beurteilung, die zwangsläufig zur Benachteiligung einzelner Benutzer führe. Die einst als Bremse für die Informationseuphorie der Fachbereiche vorgesehene DV-Kostenverrechnung hat sich also gleichzeitig als Hemmschuh für Neuentwicklungen herausgestellt. So können sogar wirtschaftlichere Systeme verhindert werden.

Dr. Onno Blumhoff

Direktor der Datenverarbeitung, Klöckner & Co., Duisburg

Wir sind ein Großhandelshaus mit zahlreichen Branchen und Niederlassungen, die von einer zentralen EDV-Abteilung gesteuert werden. Da unsere Dependancen als Profit-Center ausgelegt sind und wir eine ausgefeilte Kostenrechnung betreiben, gehören hierzu auch die EDV-Kosten.

Kosten lenken Bedürfnisse. Wir sind der Meinung, daß wir durch eine ständige Kostendiskussion unwirtschaftliche und vielleicht sogar auch unsinnige Anforderungen von der EDV fernhalten.

Durch permanente Gespräche über dieses Thema ist die EDV-Abteilung motiviert, scharf zu kalkulieren, sich selbst zu optimieren und - da für gutes Geld auch gute Ware verlangt wird - Sicherheit und Wirtschaftlichkeit in Einklang zu bringen.

Alle Personal- und Sachkosten einschließlich Management werden weiterberechnet Dabei unterscheiden wir zwischen Entwicklungskosten und laufenden Rechenzentrumsleistungen. Der Benutzer, der uns einen Auftrag gibt, muß ihn auch bezahlen. Sei es, daß unsere Gesamtleitung, eine Branchenleitung, eine Gesellschaft oder ein befreundetes Unternehmen einen Entwicklungsauftrag für ein Programm erteilt oder eine (...)fende Rechenzentrumsleistung in Anspruch nehmen will, so wird diese nach Fertigstellung weiterberechnet.

Die Weiterverrechnung der EDV-Leistungen wird bei uns nach drei unterschiedlichen Verfahren durchgeführt: Einerseits werden Entwicklungsprojekte nach einem Phasenkonzept (Orgware) vorkalkuliert, wobei wir dem Besteller ein schriftliches Angebot nach Tagewerken unterbreiten. Wird dieses Angebot akzeptiert, können die vorgesehenen Arbeiten eingeplant werden. Bei Kleinaufträgen belasten wir die Kosten nach Fertigstellung, bei Großaufträgen in monatlichen Raten nach dem Fertigstellungsgrad. Die Angebotspreise sind jeweils Höchstpreise. Überschreitungen gehen zu Lasten der EDV.

Andererseits existiert eine umfangreiche Preisliste für laufende Rechenzentrumsleistungen, die jedem Kunden zur Verfügung steht und mit Hilfe derer er kontrollieren kann, ob die richtigen Preise angesetzt worden sind. Hierbei handelt es sich vorwiegend um Stückpreise für eine Buchung, Rechnung oder Mahnung, die vom Auftraggeber leicht zu kontrollieren sind. Die Stückkosten haben sich aus einer Kalkulation von intensiven Zeitaufnahmen (umfangreiches Account-System) ergeben. Ein geringerer Teil wird nach verfahrener CPU-Zeit weiterbelastet.

Die Weiterberechnung von EDV-Leistungen entkrampft das Verhältnis vom Kunden zum Dienstleistungsbetrieb. Es verhindert unwirtschaftliche Projekte, birgt allerdings auch - insbesondere bei der Entwicklung größerer Systeme - die Gefahr, daß wegen hoher

Entwicklungskosten gegebenenfalls wirtschaftliche neue Systeme verhindert werden können.

Alfred Riepe

OEB Gesellschaft für Organisation, EDV und Betriebsberatung, Hannover

Kritiker, die die heute praktizierten Verfahren der DV-Kostenverrechnung in Frage stellen oder gar für überflüssige Bürokratie halten, führen durchaus ernst zu nehmende Argumente ins Feld. Einerseits erscheine es wenig erstrebenswert wenn nicht ganz unmöglich, angesichts der bestehenden, komplexen Strukturen exakte und "verursachungsgerechte" Verrechnungsverfahren zu entwickeln und zu praktizieren. Beispielsweise unterliege allein die Gewichtung der vielfältigen, in die Algorithmen zur Kostenverteilung eingehenden Faktoren einer subjektiven Beurteilung und müsse daher zwangsläufig zu einer Benachteiligung einzelner Benutzer führen. Abgesehen davon werde es immer Fälle geben, den einzelnen Benutzer an Kosten zu beteiligen, die er durch seine Anwendungen gar nicht verursache, so daß eine "verursachungsgerechte" Verrechnung Illusion bleibe. Andererseits verursachen die meisten Verfahren einen relativ hohen Aufwand, der für die Ermittlung dieser, mit den beschriebenen Vorbehalten versehenen Ergebnisse, unvertretbar sei. Überdies müsse konstatiert werden, daß Ergebnisse einer DV-Kostenverrechnung selten unternehmerische Konsequenzen und Entscheidungen auslösen. Der Effekt halte sich folglich, unabhängig von der Qualität der Verfahren, in bescheidenen Grenzen. Ohne Zweifel steckt in dieser kritischen Betrachtung viel Wahrheit. Allerdings wird ein solches Pauschalurteil nicht den zwischen den Anwendern bestehenden Unterschieden hinsichtlich Zielsetzung, Entwicklungsstand, Anwendungsprofil oder Größenordnung gerecht. Die vorstehenden Thesen ganz oder teilweise akzeptieren darf jedoch nicht heißen, die Notwendigkeit einer innerbetrieblichen Kontrolle und Verrechnung der DV-Kosten zu verneinen. Im Gegenteil eine sorgfältige Analyse der Argumente vermag Hinweise auf neue Denkansätze zu vermitteln, um verbesserte Lösungen unter Beachtung folgender Anforderungen zu erarbeiten:

1. An die Stelle perfektionistischer Verfahren sollten möglichst einfache, brauchbare Näherungslösungen treten um den Aufwand für die Kostenverrechnung selbst in vertretbarem Rahmen zu halten bei gleichzeitiger Wahrung eines ausreichend qualitativen Niveaus des Zahlenmaterials.

2. Die Verfahren sollten nicht nur vergangenheitsorientiert Kosten verteilen helfen, sonder darauf ausgelegt sein 0rientierungshilfen für in die Zukunft gerichtete EDV-Entscheidungen zu geben. Fragestellung: Welche Auswirkungen ergeben sich hinsichtlich Rechnerbelastung, Antwortzeitverhalten, Kapazitätsbedarf und Zusatzkosten, wenn neue Anwendungen übernommen oder bereits laufende auf ein eigenständiges, dezentrales System verlagert werden?

3. Die betrieblichen Kontrollverfahren müssen so konzipiert sein, daß alle betroffenen Bereichsleiter auch für EDV-Kosten in dem Sinne Verantwortung tragen, daß von Ihnen zu vertretende Budgetabweichungen sich für sie spürbar auswirken. Erfahrungsgemäß sind die besten Verfahren und Zahlen wertlos, wenn sie keine unternehmerischen Maßnahmen und Konsequenzen auslösen.

Über die Notwendigkeit einer geeigneten innerbetrieblichen Kontrolle und Verrechnung der DV-Kosten sollte es keine Diskussionen geben. Wer allerdings mit großem Aufwand Zahlen produziert, ohne sie auszuwerten und als Steuerungsinstrument einzusetzen, betreibt in der Tat überflüssige Bürokratie.

Günther Leist

Geschäftsführer, Arthur Andersen & Co. Unternehmensberatung, Düsseldorf

Der Gedanke der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung entstand, als man einerseits über das Anwachsen der DV-Kosten in Erstaunen geriet und sich andererseits zu fragen begann, ob aufgrund einer gewissen Computer-Euphorie, die jede Aufgabenstellung mittels computererzeugter Informationen unterstützt sehen wollte, die DV adäquat auch immer sinnvoll genutzt wurde.

Damals war die Hardware noch teuer. Jedoch zeichneten sich bereits Software-Erstellungs-Engpässe und ein stark zunehmender Pflegeaufwand ab. Die innerbetriebliche Verrechnung sollte zunächst als Bremse dienen und jede Informationsanforderung mußte an die EDV herangetragen werden, indem der Benutzer seinen Anteil an den EDV-Kosten selbst verantworten sollte.

Vorrangig war die interne Verrechnung ein erster Schritt der EDV-"Kostenkontrolle" (Sichtbarmachung). Trotz der Hardwaretechnologischen Entwicklung hat sich die Aufgabe der Kostenkontrolle jedoch wegen der bedeutsamer gewordenen Personalkostenkomponente - mit schwierigerer Effizienzbeurteilung behaftet - nicht erledigt. Sie muß fortgeführt werden, um Gespräche zwischen EDV und Anwendern über

- Entwicklung neuer Anwendungen

- Ersatz alter Anwendungen durch effizientere Systeme

- Einführung neuer DV-Konzepte

- Verbesserung der Effizienz des Informations-Verarbeitungs-Betriebes auf sachlicher Grundlage führen zu können.

Die EDV-Kosten werden von zu vielen Faktoren beeinflußt, die verschiedenen Interessensphären angehören, als daß man sie einfach dem Anwender - nach welchem Schlüssel auch berechnet - anlasten könnte.

Fazit: EDV-Kostenkontrolle sollte auf jeden Fall durchgeführt werden. Verrechnung ist Buchhaltung, die im Sinne eines kostenrechnerischen Perfektionismus zur überflüssigen Bürokratie werden kann und sogar Fehlentscheidungen zu verursachen vermag.