Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

08.08.1980

DV-Kostenverteilung: Rechtfertigung oder Kontrolle?

"Mit schöner Regelmäßigkeit wird den DV-Verantwortlichen noch immer vorgeworfen, den Teuersten Laden im Unternehmen zu haben", ärgert sich Dieter Lüssow, DV-Leiter bei der Deutschen Extrakt Kaffee GmbH in Hamburg. Eine "Rundumverteidigung" der so Gebeutelten sei jedoch kaum möglich, zumal sie selbst im Glashaus säßen. Die beste Rechtfertigung für permanent steigende DV-Kosten ist nach Lüssows Ansicht ein komplexes Abrechnungssystem nach dem Verursacherprinzip, mit Anweisungen bis ins kleinste Detail. Dadurch könnten nicht nur Fachkräfte freigesetzt werden, sondern es werde auch eine gegenseitige Kontrolle zwischen Fachabteilung und DV erreicht. Helmut Amberg, Leiter des Rechenzentrums der Rechen GmbH Bau in Landshut, bemängelt an diesem Kostenberechnungsverfahren den erheblichen Organisationsaufwand. Er bevorzugt ein unkompliziertes Fixkosten-System mit einer einheitlichen Abrechnungsgröße. ha

Helmut Amberg, Geschäftsführer und Leiter des Rechenzentrums, Rechen GmbH Bau, Landshut

Wir sind ein Rechenzentrum, das als Innungsservice für Mitglieder im Baugewerbe hauptsächlich die Lohnkosten abrechnet. Unser Betrieb fällt unter die Gewerbeförderung und ist insofern nicht gewinnorientiert. Wir haben also vorrangig eine Betreuungsaufgabe.

Bei der Abrechnung unserer DV-Kosten mit unseren Kunden arbeiten wir generell mit einem Grundkosten- und einem Zusatzkostenblock. Im Grundkostenblock belegen wir jede Lohnabrechnung mit einem Pauschalpreis von momentan exakt sechs Mark, zugleich Mehrwertsteuer. Dabei ist gleichgültig, wie die jeweilige Abrechnung strukturiert ist. Bei mehr als 200 gewähren wir allerdings einen Rabatt von zehn Prozent.

Im Zusatzkostenblock ist ein pauschalierter Portibetrag enthalten sowie Leistungen, die unsere üblichen, standardisierten Aufgaben überschreiten. Beispielsweise gibt es im Tarifvertrag des Baugewerbes ein sogenanntes Lohnabtretungsverbot. Stimmt ein Unternehmer einer Lohnabtretung zu, verlangen wir für die Eintragung der Abtretungssumme eine weitere Abrechnungsgröße von sechs Mark.

Ein Vorteil dieser Art von "Fixkosten-Abrechnung" ist die relativ unkomplizierte Handhabung. Eine herkömmliche DV-Abteilung innerhalb eines Industrieunternehmens hat es hier in der Regel wesentlich schwieriger. Die detailierten Abrechnungen der DV-Kosten mit dem Fachbereich haben heute zwar für die DV-Leute mehr einen Rechtfertigungscharakter, aber allein die Organisation dieser Abrechnung erfordert einen erheblichen Aufwand.

Auch die von uns praktizierte Abrechnungsform weist eine gewisse Problematik auf. Wir machen bei unseren Leistungen durch die Pauschalisierung einen Unterschied innerhalb unseres Kundenstammes. Ein Kunde, der beispielsweise die eine oder andere Liste entweder nicht benötigt oder gern darauf verzichtet, bekommt sie trotzdem und muß sie auch bezahlen. Er lehnt also effektiv mehr als ein Kunde, der diese Listen wirklich braucht.

Dirk Klöckner, Systemanalytiker Deutsche Texaco AG, Hamburg

Die Erweiterung des Rechenzentrums der Deutschen Texaco Aktiengesellschaft zur europäischen Texaco-DV-Zentrale brachte eine Umstrukturierung in einen Servicebetrieb mit sich, der die erbrachten Leistungen den Fachbereichen und Schwestergesellschaften in Rechnung stellen mußte. Es wurde ein Verteilungsschlüssel zur Weiterbelastung der anfallenden Kosten definiert. Darauf basierend entwickelten wir ein System, mit dem die benötigten Meßdaten erfaßt und verarbeitet werden können.

Die wichtigste Grundlage für eine möglichst gerechte Weiterbelastung sollte das Verursachungsprinzip sein, das heißt, jedem EDV-Benutzer sollen die von ihm genutzten Resourcen entsprechend seinem Anteil an der Gesamtnutzung des Systems belastet werden. Das erforderte eine lückenlose Erfassung und Bewertung aller erbrachten Einzelleistungen.

Eine weitere Forderung war die Transparenz der in Rechnung gestellten Leistungen:

- Der Berechnungsmodus muß vom Anwender nachvollziehbar sein.

- Identische Leistungen sollen zu identischen Belastungen des Auftraggebers führen. Dies ist nicht selbstverständlich, zumal der Ausführungszeitpunkt und die Systemumgebung eines Jobs den Kosten verursachenden Overhead beeinflussen. Es wäre für den Anwender aber nur schwer verständlich, wenn identische Leistungen unterschiedlich bewertet würden. Daher muß das Auswertungssystem maschinenumgebungsabhängige Größen eliminieren (Beispiel: Durchlaufzeit, System-Overhead).

Die beiden Leitgedanken, Verursachungsprinzip und Transparenz, lassen sich jedoch aus folgenden Gründen nicht konsequent durchfuhren:

1. Eine verursachungsgerechte Belastung, denn eine Belastung aller durch einen Job verursachten Aktionen führt zu einer nicht mehr überschaubaren Fülle von Einzelposten, so daß keine Transparenz mehr gegeben wäre.

2. Eine exakte Erfassung der Meßgrößen ist nur maschinell durchführbar. Daher kommen als Bewertungskriterien nur vom System zur Verfügung gestellte Daten in Betracht.

3. Um eine optimale und damit wirtschaftliche Nutzung des Gesamtsystems zu erreichen, muß eine gleichmäßige Auslastung während der gesamten Anschaltzeit angestrebt werden. Zeiten mit geringer Systemauslastung sollen daher durch einen niedrigen Tarif attraktiv gemacht, Belastungsspitzen durch einen höheren Tarif abgebaut werden.

Aus der Summe dieser Überlegungen wurde als Kompromiß eine Preisformel entwickelt, welche die CPU-Zeit unter Programmkontrolle, Ein-/Ausgabeoperationen (ohne Paging), Print-Output, Rüstkosten für periphere Datenträger sowie Job-Setup enthält.

Die Zuordnung der Hardware-, Software-, Personal- und Gemeinkosten zu einzelnen Kostengruppen erfolgt nach einem komplexen Kostenverteilungsschema, das hier nicht im Detail besprochen werden kann. Als Beispiel soll die Kostengruppe Print-Output aufgeschlüsselt werden. Sie enthält:

- Miete/Abschreibung

- Wartung

- Material

- Raummieten

- direkt zuordenbare Personalkosten

- General Overhead.

Der Einheitenpreis ergibt sich als Quotient aus der Summe der Einzelposten einer Kostengruppe und der erwarteten Nutzung.

Die Realisierung dieses Abrechnungsverfahrens erfolgte auf der Basis der im OS/VS standardmäßig anfallenden SMV-Daten (System Management Facilities). Der Abrechnungsteil des SMF-Auswertungssystems erstellt unter anderem Rechnungen, die auf Jobebene oder für Online-Applikationen auf Sessionsebene alle für die Rechnungslegung relevanten Faktoren enthalten, so daß Transparenz für die Fachabteilung gewährleistet ist. Darüber hinaus werden Einnahmen und Kosten ständig durch ein automatisches Cost Feedback überwacht.

Dieses Verfahren ist bei der Deutschen Texaco seit 2 Jahren im Einsatz und hat sich in der Praxis gut bewährt.

Dieter Lüssow, Org./DV-Leiter, Deutsche Extrakt Kaffee GmbH, Hamburg (IBM 370/115, DOS-VS)

Ist die interne Weiterverrechnung der "EDV-Kosten" sinnvoll - oder ein Pyrrhussieg? Das ist sicher keine Frage bei Service-Rechenzentren, deren wesentliche Maxime das Gewinnstreben ist.

Gemeint ist hier die gebräuchlichste, weil historisch gewachsene Organisationsform, bei der die EDV-Abteilung gleichzeitig die Stabsfunktion der Organisation innehat. Somit also nicht nur die Problemanwendungen eines Unternehmens maschinell abwickelt, sondern sie auch erarbeitet und für ihre konsequente Durchführung verantwortlich ist.

Das "Problem" der Weiterverrechnung von EDV-Kosten wirft für mich die Frage auf, warum wir es hier überhaupt mit einem "Problemfall" zu tun haben.

Seit dem Sprung ins elektronische Zeitalter hängt der EDV "etwas Besonderes" an, an dem wir "Aktiven" nicht ganz unschuldig sind. Zwischen Bewunderung und Spott hat sich die EDV in der Wirtschaft etabliert und ist unentbehrlich geworden. Manchem ist sie lieb und teuer - vielen jedoch zu teuer!

Diese Betrachtung ist mir zu oberflächlich - leider auch zu landläufig.

Wie war es denn zuvor, und wie hießen die Thesen, die für die Installation einer elektronischen Anlage sprächen:

- weg mit den Insellösungen der Bereichanwendung

- Rationalisierung

- das Unternehmen durch Transparenz in den Griff bekommen.

Ein komplexes Abrechnungssystem mußte her - mit Anweisungen bis ins kleinste Detail. Wenn dann alles läuft - so die Logik -, sind auch noch X Fachkräfte, quer durch alle Bereiche, freigesetzt.

Durch die gewollte Konzentration von Know-how und elektronischer Unterstützung türmten sich plötzlich die Kosten

- für Maschinenmiete/-Abschreibung

- für hochqualifiziertes Personal und

- für Nebenkosten

auf eine Abteilung; die vorher gar nicht existierte.

Die "EDV" war geboren und mit ihr ein bis dahin nicht gekanntes Problem.

Welcher EDV-Verantwortliche kennt sie nicht, die Argumente seiner Altvorderen, in schöner Regelmäßigkeit mit säuerlichem Unterton vorgetragen, die wie Anschuldigungen klingen und darin gipfeln: den "teuersten Laden" des Unternehmens zu haben.

Was macht nun der Gebeutelte? Wenn schon keine Rundumverteidigung möglich ist (man sitzt ja selbst im Glashaus), dann gehen wir die Sache betriebswirtschaftlich an. Machen wir eine rechnerische Umlage der EDV-Kosten, etwa nach dem Verursachungsprinzip. Da gibt es so manch ausgefeiltes Softwarepaket und auch sehr intelligentes Selbstgestricktes. Dieser Gedanke kommt an. Gerade in der Unternehmensführung.

Ein Vorteil sticht in's Auge: Eine gegenseitige Kontrolle zwischen Fachabteilung und EDV. Als Nebeneffekt macht sich möglicherweise eine auferlegte Selbstbeschränkung breit. Man neigt dazu, aus "Kostengründen" auf bestimmte Anwendungen/ Auswertungen zu verzichten.

Aber gerade dieser Vorteil kann sich ins Gegenteil umkehren. Er unterstützt mögliche Animositäten in der Zusammenarbeit miteinander sowie bei Unregelmäßigkeiten in der Abwicklung.

Die Vorteile einer Weiterverrechnung der EDV-Kosten dienen nur der Optik und stehen einer dynamischen EDV-Organisation im Wege.

Durch zielstrebige, vertrauensvolle Zusammenarbeit im Unternehmen, durch Ausschöpfung aller Reserven und durch wirkliches, praktiziertes Kostenbewußtsein kann man mit dem "Kostenberg der EDV" durchaus leben. Wir müssen uns nur dazu bekennen.