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21.09.1984 - 

Das Potential der neuen Technik umsetzen:

DV-Planung zum Infomangement trimmen

SPEYER - Die neuen Informationstechniken drängen die DV-Planung zunehmend in Richtung Informationsmanagement. Wenn sich der Handlungsspielraum der Anwender erweitert, gilt es, diesen Freiraum mit treffsicherem Gespür für Potential sowie Auswirkungen im Nutzerbereich zu füllen. Hinzu zahlt die Kompetenz, Änderungen zu initiieren und durchzusetzen. Überlegungen zu neuen Akzenten im Verhältnis DV-Planung und Informationsmanagement stellt Professor Dr. Heinrich Reinermann* an Inhaber des Lehrstuhls für Verwaltungswissenschaft, Datenverarbeitung und quantitative Methoden an der Hochschule für Verwaltungswissenschaften, Speyer.

Im Gegensatz zu Improvisation ist DV-Planung ein bewußter Prozeß, der Entscheidungen darüber liefert, wie, wo und wann Informationstechnik in einem Anwenderbereich verwendet werden soll. Empfehlungen zur Gestaltung der DV-Planung sind zahlreich, etwa die Phasenschemata der Systementwicklung wie Ist-Erhebung und -Analyse oder Soll-Konzepterstellung.

Bisher dominierten dabei EDV-technische Aspekte. Denn Computer waren teuer und ungewohnt. Zunächst mußte es darum gehen, ihre zahlreichen technischen Probleme in den Griff zu bekommen. Nach rund 25 Jahren Erfahrung in der Automation und mit den heutigen weitreichenden informationstechnischen Möglichkeiten geht es nicht mehr nur darum, geeignete Aufgaben mit dem Computer zu verarbeiten. Informationstechnik hat vielmehr das Potential, eine Unternehmung oder Behörde in Aufgabenstellung, Organisation und Personalbereich zu reformieren. Eine neue Symbiose von Informationstechnik und Anwenderbereich ist möglich geworden. Verglichen mit der Automobiltechnik befinden wir uns in der Zeitphase, in der man nicht mehr damit zufrieden war, den Ottomotor auf die Pferdekutsche gesetzt zu haben: Aus dem vorgefundenen Fortbewegungsmittel und der technischen Neuerung wurde ein Fahrzeug sui generis.

Ob die DV-Planung sich dieser Herausforderung gewachsen zeigt, hängt davon ab, wie sie die für den Anwenderbereich wesentlichen Fragestellungen als Gegenstand aufgreift, die maßgeblichen Personen in der Organisation zusammenbringt sowie als Verfahren Methoden und Werkzeuge verwendet, die beide Aspekte sichern.

Herkömmliche DV-Planung und anzustrebendes Informationsmanagement stehen sich, überspitzt formuliert, gegenüber. Natürlich sind dies Idealtypen - die Praxis liegt dazwischen. Dieser Kontrast will die Richtung verdeutlichen, in der DV-Planung weiterzuentwickeln sein dürfte.

Gegenwärtig mögliche Veränderungen im Anwenderbereich in Fragen wie Aufgabenstellung, Organisation und Mitarbeitersphäre verglichen mit dem Stand an Automation lassen den Schluß zu, daß DV-Planung ihren Gegenstandsbereich recht eng absteckt, vorgefundene Aufgaben und ihre Bearbeitungsverfahren brav akzeptiert. Sie provoziert die Auseinandersetzung der Anwender mit den Möglichkeiten der Neugestaltung ihrer gewohnten Arbeit nicht hinreichend. Im Vordergrund der DV-Planung steht vielmehr "Umstellung" auf EDV, eine nun industrielle Fertigung vorgefundener DV-Aufgaben in Rechenzentren. Die Durchführungsaufgaben der Datenverarbeitung wie Datenerfassung, Eingabe, Berechnung, Ausgabe oder Verteilung erhalten im Vergleich mit Führungs- und Serviceaufgaben ein vergleichsweise hohes Gewicht. Das Potential der Informationstechnik für Reformen im Anwenderbereich wird zu wenig umgesetzt.

Die Techniknähe bestimmt auch die Organisation der DV-Planung. Es fällt ihr schwer, Personen zu beteiligen, die maßgeblich für eine Neugestaltung des jeweiligen Anwenderbereichs wären. Routiniers beherrschen die Szene, oft vermißt man die "Avantgardisten". Das Frageprinzip "Was tut" statt "Was wollt Ihr?" oder "solltet Ihr wollen?" weist die Initiative der DV-Planung eher bei den EDV-Leuten aus. Die unternehmens- oder verwaltungspolitische Dimension kann damit nicht genügend zum Tragen kommen.

Auf der Verfahrensebene setzen sich diese Symptome fort. DV-Planung legt hohes Gewicht auf die Phase der Ermittlung und Dokumentation des Ist-Zustands - in Handbüchern befassen sich mit dieser Thematik rund 50 Prozent der Ausführungen. Daran zeigt sich die Vorsicht, mit der sich DV-Planer dem Anwenderbereich nähern. Denn der hohe Aufwand für das Studium des Ist rechtfertigt sich nur, wenn man dieses weitgehend unverändert "1:1", auf EDV übertragen will Weiter sehen die Hilfsmittel wie Datenfluß- und Programmablaufpläne, Fragebögen etc. die Erleichterung der Anwenderbeteiligung als Nebensache.

Alles in allem: Die DV-Planung ist der Komplexität von Automationsaufgaben, wie sie sich derzeit stellen häufig nicht mehr angemessen. Aus zunehmen sind sogenannte wohldefinierte Probleme, bei denen der Problemzuschnitt bereits geklärt ist und es "nur noch" um die Lösung des formalen EDV-Problems geht. Herkömmliche DV-Planung paßt umso weniger, je mehr unternehmens- oder verwaltungspolitische Fragen zu Eingriffen in Aufgaben, Organisation und Mitarbeiterwelt erst noch zu stellen und zu beantworten sind. Überspringt man diese Phase, geht man sogleich zur "Umstellung auf EDV" über, so findet ein Design, ein Entwurf im eigentlichen Sinn, gar nicht statt.

DV-Planung verhält sich zu Informationsmanagement wie die stringenten Optimalmodelle der mathematischen Entscheidungstheorie (Operations Research) zu den breiter angelegten Problemlösungsprozessen der unternehmens- und verwaltungspolitischen Analyse (Policy Analysis). Letztere nimmt sich gerade der Erarbeitung von Zielen, Restriktionen und Handlungsalternativen an, die Operations Research bereits voraussetzt.

Informationstechnik einflechten

Informationsmanagement erweitert dem entsprechend die herkömmliche DV-Planung um eine Ebene, in der es gerade um den Zuschnitt des Automationsproblems geht. Der Gegenstand nimmt also zum Ausgangspunkt, daß Informationstechnik beim derzeitigen technisch-wirtschaftlichen Stand nicht weniger darstellt als einen Auslöser für intensive Organisationsentwicklung, wenn nicht der Begriff Unternehmens- oder Verwaltungsreform angemessen ist. Hat DV-Planung im wesentlichen die operativen Teile der drei DV-Aufgabenbereiche Steuerungs-, Dienstleistungs- und Durchführungsaufgaben im Visier, geht es ihr vornehmlich um Vorgaben für Dateien, Programme und Geräte, widmet sich Informationsmanagement konsequent allen drei Bereichen in ihrer Gesamtheit. Das übliche Pflichtenheft für die operative DV ist für Führung und Dienstleistungen um Problematisierungen zu erweitern, etwa ob sich durch Informationstechnik ein Potential für neue oder geänderte Aufgaben im Anwenderbereich bietet. Lassen sich seine Strukturen günstiger gestalten, welche personalpolitischen Maßnahmen sind zu ergreifen oder welcher Service soll von wo bezogen werden? Solche Fragen müssen aufgeworfen und beantwortet, die vereinbarten Maßnahmen als Pflichten zugewiesen werden. Der Anwenderbereich ist also nicht auf EDV umzustellen, vielmehr ist die Informationstechnik mit ihm zu verzahnen.

Bezieht Informationsmanagement unternehmens- und verwaltungspolitische Gesichtspunkte ein, so sichert seine Organisation die Beteiligung maßgeblicher Gruppen. Dies sind Führungskräfte, Mitarbeiter und Klienten im Anwendungsbereich. Auf ihre Empfindung und Bewertung informationstechnischer Einrichtungen kommt es zu allererst an. Informationstechnik soll Eingriffe in Aufgaben, Organisation und Personal gewährleisten, die über die vorgesehenen Instanzen erfolgen.

Die Organisation des Informationsmanagement muß dabei ein Dilemma auflösen: Der Anwender ist zwar problemnah, aber in der Gefahr der Betriebsblindheit; Experten für Informationstechnik verfügen zwar über neuestes Technikwissen, sind aber nicht mit dem Problem vertraut und fähig, die zu gestaltende Praxis zu bewerten. Somit sind Impulse von anderen Seiten als der Anwender, etwa von Rechenzentren, nötig, die deren Denkhorizont erweitern, ohne ihnen die Zügel aus der Hand zu nehmen.

Was die Verfahren anbelangt, so stehen, soll der unternehmens- oder verwaltungspolitische Ansatz des Informationsmanagement zum Tragen kommen, Herausforderung und Erleichterung der Einflußnahme der Anwender im Vordergrund. Prototypen in der derzeitigen Softwareentwicklung weisen den richtigen Weg. Sie verdeutlichen dem Anwender welche informationstechnischen Möglichkeiten überhaupt gegeben sind, und machen sein Wissen, seine Einstellungen und Bewertungen kommunizierbar. Zudem werden die Debatten über Sinn und Folgen von Automationslösungen spürbar entlastet.

Neben Informationstechnik werden häufig Personal und Organisation als Ressourcen von Unternehmungen oder Verwaltungen genannt. In einem Teil der frühen Betriebswirtschaftslehre wurde das Personal recht skeptisch eingeschätzt: Es sei nur auf den eigenen Vorteil bedacht, im Grunde faul und müsse deshalb durch hautenge Organisation dazu gebracht werden dennoch für den Arbeitgeber nützlich zu sein. Erinnert sei an den Taylorismus, Theorie X etc. Derzeit beherrschen positive Einstellungen zum Mitarbeiter und seiner Einbindung in Unternehmung oder Verwaltung das Feld. Hier sei erinnert an die Theorie Y, Führungsstildiskussion etc. Analog dazu wird Informationstechnik gegenwärtig in einem Teil der Literatur ebenfalls noch als gefährlich eingeschätzt.

Eine positiv-aktive Einstellung ist dem vorzuziehen, die dazu führt, die Informationstechnik so in Unternehmung oder Verwaltung einzubinden, daß sie dort möglichst viel Nutzen entfaltet. Dazu muß DV-Planung aber als integrierter Teil der allgemeinen Führungsaufgaben gelten. Ein Sonderdasein der EDV wird damit beendet, die Informationstechnik gleichsam "säkularisiert". Daten und ihre Verarbeitung müssen wie Personal, Organisation, Finanzen und andere Ressourcen auch geführt werden. DV-Planung zu Informationsmanagement weiterzuentwickeln, heißt zugleich, daß bei der Gestaltung des Informationssystems zur Evolution als Veränderungsstrategie zurückgekehrt wird. "Umstellung auf EDV" hat zumeist etwas Revolutionäres. Informationsmanagement bewirkt, daß das DV-System stufenweise mitwächst - vom "großen Wurf" zum "lernenden System".

*Professor Reinermann ist Tagungsleiter der Fachtagung "öffentliche Verwaltung und Informationstechnik" die die Gesellschaft für Informatik (GI) und das Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung bei der Hochschule für Verwaltungswissenschaften in Speyer vom 26. bis 28. September veranstaltet.

a) Planung

b) Informationsmanagement

a) "Umstellung auf EDV", oft "1:1"-Übertragung der vorgefundenen Praxis

b) Informationstechnik (IT) als Auslöser für Organisationsentwicklung, für Verwaltungs- oder Unternehmungsreform

a) Dominanz der Durchführungsaufgaben der Datenverarbeitung (DV), einteiliges Pflichtenheft

b) Gestaltung von Steuerungs-, Dienstleistungs- und Durchführungsaufgaben der DV; dreiteiliges Pflichtenheft

a) "Industrielle" Fertigung von DV-Aufgaben vieler im Rechenzentrum

b) Erarbeitung subjektiv-individuell passender IT-Lösungen

a) Beteiligung des Anwenderbereichs nicht hinreichend herausgefordert

b) "Bauherrenfunktionen" bei Umbau der Informationssysteme betont

a) Rechenzentren sind die treibenden Kräfte; Routiniers starker vertreten als "Avantgardisten"

b) Rechenzentren haben wichtige Aufklärungs-, Anstoß- und Beratungsfunktionen

a) In der Organisation spiegelt sich die Einstufung der Informationstechnik als mehr oder weniger neutral

b) Die Rolle von Personen mit der nötigen Problemnähe und Kompetenzen für die Entscheidung unternehmungs- oder vervaltungspolitischer Fragen wird betont

a) Überbetonung der Ist-Aufnahme in den Phasenschemata

b) Einbettung der DV-Planung in die allgemeinen Führungsaufgaben

a) Großer Wurf (Revolution), lange "Lieferzeiten"

b) Lernendes System (Evolution), schnellere Systemanpassung

a) Provozierung der Anwenderbeteiligung kein zentraler Aspekt

b) Herausforderung der Einflußnahme "problemnaher" Praktiker(durch Prototypen)

a) Design, Entwurf, wird oft übersprungen

b) Hauptgewicht auf unternehmungs- und verwaltungspolitische Formung der DV-Planung

a) Gut geeignet für "wohldefinierte" Probleme

b) Adäquat für die Komplexität heutiger Automationsaufgaben