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16.11.1984 - 

Das Wissen der Fachleute durch die richtigen Fragen nutzbar machen:

DV-Revision kommt auch ohne Detailkenntnisse aus

In vielen Unternehmen ist man sich bewußt, daß erhebliche Defizite im DV-Bereich bestehen. Die Ursachen sind vielschichtig, wobei es sicherlich falsch wäre, das Versagen allein bei den DV-Verantwortlichen zu suchen. Gleichermaßen in der Verantwortung befindet sich der Revisionsbereich, der häufig bezüglich der Datenverarbeitung auch an Orientierungslosigkeit leidet. Im Grunde genommen fällt es allen schwer einzusehen, daß mit dem Computer sich eine qualitativ neue Dimension für unsere Arbeitswelt aufgetan hat.

Angesichts dieser Feststellung werden vier Thesen dargestellt. Diese sollen als Anhalt dienen, um einige Prüfungsansätze für DV-Revisionen aufzuzeigen:

- These 1: Die DV muß im Unternehmen als Querschnittsthema aufgefaßt werden, das heißt als funktionsübergreifende Problemstellung.

- These 2: Die DV unterliegt einem rasanten technischen Wandel.

- These 3: Die DV darf nicht nur einem begrenzten Ziel, sondern muß einem Bündel von Zielen (Zielsystem) entsprechen.

- These 4: Die DV darf nicht auf eine rein technische Fragestellung reduziert werden.

DV als Querschnittsthema

Die meisten Unternehmen sind entweder primär funktionsorientiert oder objektorientiert aufgebaut. In keine dieser Gliederungen paßt die DV. Denn ein DV-System muß immer übergreifend, in einem, Gesamtzusammenhang von strategischer Ausrichtung, Aufbauorganisation, Ablauforganisation und betriebswirtschaftlicher Anwendungsmethode gesehen werden Sonst entstehen die allseits bekannten. "Insellösungen".

Kennzeichen guter DV-Lösungen ist dagegen ein hoher Integrationsgrad der Anwendungen über mehrere Funktionsbereiche mit fundierter konzeptioneller Grundlage und klar definierten Schnittstellen. Für den Revisor bedeutet dies, daß ein wesentlicher Prüfungsansatz darin besteht, ein Unternehmen im Querschnitt bezüglich eines relevanten Sachthemas zu durchleuchten.

Dieser Revisionsansatz erfordert weniger detaillierte DV-Kenntnisse sondern vielmehr solides organisatorisches und betriebswirtschaftliches Wissen. Vom Vorgehen her bietet sich zum Beispiel folgender Weg an:

- Es werden Interviews auf Sachbearbeiter- oder Gruppenleiter-Ebene durchgeführt. Die Interviews müssen in der Reihenfolge des Auftragsdurchlaufs vorgenommen werden. Dadurch werden Friktionen im Informationsfluß unmittelbar erkennbar.

- Die in den Interviews sichtbar gewordenen Probleme werden anschließend nach Problemfeldern strukturiert.

- Anschließend sollte mit den Bereichsleitern und der Unternehmensleitung ein Maßnahmenprogramm aufgestellt werden. Dies ist insofern nicht ganz einfach, weil einer erfolgreichen Maßnahmenabwicklung häufig erhebliche Ausbildungsdefizite, und zwar auf allen Unternehmensebenen, entgegenstehen. Das Maßnahmenprogramm muß möglicherweise als Vorhaben zur Hebung der Unternehmenskultur aufgefaßt werden.

Akzeptiert man einmal die Erkenntnis, daß die DV ein Querschnittsthema ist, liegen daraus resultierende Revisionsansätze auf der Hand. Es sind dies DV-Prüfungen des Materialflusses, des Finanzmittelflusses und der damit verbundenen Informationsstrukturen und -ströme auf Unternehmens-, Divisions- oder Bereichsebene.

Die DV unterliegt einem rasanten technischen Wandel, der in seiner Gesamtwirkung gesehen werden muß. Für den Revisor, für prüfende Berufe überhaupt, aber auch für die Wissenschaft hat das unangenehme Konsequenzen.

Checklisten oder erstellte Grundsätze der Prüfung (zum Beispiel Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitung = GoDV) laufen ständig Gefahr, veraltet zu sein. Beispielsweise wird die überall anstehende Einführung von Personal Computern zu einer erneuten Überarbeitung des FAMA-Fragebogens führen (vergleiche Fragebogen zur Prüfung des Kontrollsystems bei Einsatz von EDV-Anlagen im Rechnungswesen - FAMA 1974, WPg 1979, S. 16). Um nicht ständig hinter dem technischen Fortschritt zu bleiben, reduzieren sich deshalb tendenziell die als. gesichert geltenden GoDV wieder auf Grundsätze, wie sie bereits in der einschlägig bekannten Literatur zu finden sind.

Für die Prüfung des Rechnungswesens vereinfachen sich dann diese Grundsätze auf die in Abbildung 1 dargestellten Grundfunktionen. Wie diese Grundfunktionen im Rahmen der Buchhaltungssystematik und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hergestellt werden, richtet sich nach dem Stand der Technik. Meßlatte kann dann im wesentlichen nur noch die Prüfbarkeit anhand einer guten Dokumentation sein.

Der aus These 2 einmal resultierende Prüfungsansatz muß sich dementsprechend auf die Transparenz der Dokumentation unter Ordnungsmäßigkeitsgesichtspunkten richten.

Der andere aus These 2 resultierende Prüfungsansatz hat die Frage (...) Inhalt, ob die eigene DV den technischen Wandel mit vollzieht. Hierzu bedarf es eines guten Marktüberblicks und fundierter DV-Kenntnisse. Falls diese Voraussetzungen in der eigenen Revision nicht gegeben sind, muß man sich der Hilfe eines externen Beraters bedienen.

DV und Zielsystem

In der Vergangenheit war es fast üblich, DV-Entwicklungen unter einem kurzsichtigen Wirtschaftlichkeitsbegriff vorzunehmen. Im Jargon hat sich dafür der Ausdruck "quick and dirty" gebildet. Noch immer fällt es vielen DV-Verantwortlichen schwer, bereits bei der Entwicklung die gesamten über die Laufzeit eines Systems anfallenden Kosten ins Kalkül zu ziehen. Wie wichtig dieser Aspekt ist, macht Abbildung 2 deutlich.

Es genügt also nicht, aus sogenannten Wirtschaftlichkeitsüberlegungen die Entwicklungskosten zu minimieren, sondern Kosten-/Nutzenüberlegungen sind aus langfristiger Sicht anzustellen. Ebenso wichtig ist es, bereits in der Definitionsphase neben der Wirtschaftlichkeit die Ziele

- Sicherheit,

- Ordungsmäßigkeit (Nachprüfbarkeit),

- Datenschutz im Auge zu behalten. Denn die nachträgliche Berücksichtigung der genannten Ziele führt zu erheblichen (unnötigen) Mehrkosten eines DV-Systems.

Für die Revision bedeuten die getroffenen Feststellungen:

- Der Schwerpunkt der DV-Revision muß sich auf die Entwicklung von DV-Systemen ausrichten (exante-Prüfung). Programmprüfungen eingesetzter Systeme erlauben bestenfalls die "Inventarisierung einer bestehenden Misere".

- Bereits in der Entwicklungsphase muß den unterschiedlichen Anforderungen (Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit, Datenschutz, Wirtschaftlichkeit) v oll Rechnung getragen werden. Dies ist durch organisatorische Vorkehrungen entsprechend abzusichern. Wichtige Stichworte, die zu entsprechenden Prüfungen führen, sind Vorgehen nach einem Phasenkonzept, Nutzung von Tools für Analyse und Programmierung, projektbegleitende Dokumentation und Kostenverfolgung.

- Einrichtung einer Stelle Software-Qualitätsprüfung, die von der Revision beeinflußbar ist.

In der Ausbildung der Mitarbeiter und Führungskräfte von DV-Abteilungen zeigt sich noch oft, daß man die DV primär als technisches Problem versteht. Typisch ist für die meisten Unternehmen noch immer der hohe Anteil eigenentwickelter Anwendungssoftware. Hinter dieser "Do-it-yourself-Mentalität" verbirgt sich das Bewußtsein, daß Techniken wie Codieren noch immer den Kern der DV-Arbeit ausmachen. Tatsächlich stehen Eigenentwicklungen häufig für ein eindimensionales, auf die Technik reduziertes DV-Verständnis. Einher geht damit oft die 1 :1- Übertragung manueller Abläufe auf die DV.

Für die Revision resultieren daraus folgende Prüfungsansätze:

- Hat die eigene DV die Alternativen Eigenherstellung/Fremdbezug (Standardsoftware) in Form eines Wirtschaftlichkeitskalküls hinreichend geprüft.

- Gibt es eine verursachungsgerechte Projektkostenerfassung, und wie haben sich bei den letzten Projekten geplante Kosten und Istkosten zueinander verhalten?

- Wird durch das Projektmanagement sichergestellt, daß methodische, instrumentale, ablauforganisatorische und aufbauorganisatorische Verbesserungen Berücksichtigung finden und auch tatsächlich realisiert werden?

- Existiert eine DV-Rahmenplanung, die die langfristig vernünftige Ausrichtung aller DV-Aktivitäten gewährleistet?

Mit diesem Aufsatz soll zu einer Entmythologisierung der DV beigetragen werden. Ein solcher Mythos besteht darin, daß eine DV-Revision ohne fundierte Programmier- und Hardwarekenntnisse nicht möglich ist. Diese Auffassung wird nicht geteilt Es gibt durchaus fruchtbare Prüfungsansätze, die ohne solche Detailkenntnisse auskommen.

Oft genügt es, Experten die richtigen Fragen" zu stellen, um deren Fachwissen gezielt für die Revision nutzbar zu machen.

*Dr. Günter Weinrich ist Professor im Fachbereich Wirtschaft der Fachhochschule Nordostniedersachsen.