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21.09.1984

DV soll Fachabteilungen nicht mit Papier zuschütten

Nicht unter zuwenig, sondern unter zuviel Informationen aus der DV-Abteilung leiden seit langem die Fachabteilungen. Durch die ungeheure Papierflut wird ihre Arbeit mehr behindert als gefördert. Deshalb sollte sich die Org./DV mit der Fachabteilung zusammentun, um gemeinsam einen vernünftigen Weg für den Informationsfluß zu finden. So ist Org./DV-Leiter Willi Olbricht aus Bingen davon überzeugt, daß beispielsweise die Katalogisierung aller Informationen aus der DV mit festgelegtem Verteiler und Einstufung der Wichtigkeit für den einzelnen Empfänger eine gute Grundlage darstelle. Olbricht: "So detailliert wie nötig, so gerafft wie möglich." Schließlich gehörten die Zeiten, in denen die Effizienz der DV-Abteilung nach dem Gewicht des bedruckten Papiers gemessen wurde, der Vergangenheit an. ih

Peter Kleihs

Bereichsleiter, Apollo GmbH, EDV- und Unternehmensberatung, München

Wissen bringt Vorteile und Macht - und zum Wissen ist Information unerläßlich. Das Problem liegt nur darin, zu wissen, wieviel und welche Information gibt tatsächlich mehr Wissen.

Es ist schlicht eine Frage der Qualifikation, zu erkennen welche Informationen aus dem gesamten und möglichen Angebot diejenigen sind, die das Erreichen der jeweiligen Ziele auch wirklich fördern.

Muß eine DV-Abteilung diese Qualifikation stellen können? Nein - sie muß nicht. Fraglos ist es jedoch von erheblichem Vorteil, wenn diese Leistung erbracht werden kann.

Muß eine Fachabteilung diese Qualifikation stellen können? Ja - sie muß. Fraglos ist es jedoch von erheblichem Vorteil, wenn sie die DV-Abteilung dabei unterstützen kann.

Wie überall werden auch in der Informationsverarbeitung die Fehler zu Beginn gemacht, beispielsweise bei der Ermittlung oder Definition des Informationsbedarfes. Hier ist Sachverstand und Selbstsicherheit gefordert.

Man definiert die Aufgabenstellung nicht genau genug und hofft, sich mit der Zeit an eine Lösung herantasten zu können.

Man spricht von Daten und glaubt, damit habe man auch Informationen. Man folgt dem Prinzip "Darf's ein bißchen mehr sein" - da man unsicher ist - und wird letztlich von der Last erdrückt.

Man ordnet nach Kriterien, die das Problem eher verwirrender als transparenter machen.

Je schwächer das "Nicht-DV-Wissen" in einer DV-Abteilung ausgebildet ist, desto stärker muß sie psychologisches Gespür zeigen. Schutz vor Informationslawinen wird nicht nur gegeben, man kann sich auch selbst schützen. Nicht das Finden eines geeigneten Ansatzes ist zunächst entscheidend, vielmehr der Wunsch und das Vermögen, geschützt zu werden.

Eine gute DV-Abteilung wird unabhängig vom verfügbaren betrieblichen Wissen schwache Fachabteilungen ermutigen, aber sie nicht dominieren, starke Fachabteilungen lenken, aber nicht von ihnen dominiert werden. Auch der Softwaremarkt gibt einiges her: Dokumentationssysteme, Informations-Management-Systeme also, die beste Basis ist eine gemeinsame Sprache.

Willi Olbricht

Leiter Org./DV, Raab Karcher Baustoffhandel GmbH, Bingen am Rhein

Bei dem heutigen Stand integrierter DV-Anwendungssysteme besteht natürlich die Möglichkeit, viele und sehr detaillierte Informationen aus der DV zu gewinnen.

Die Fachabteilungen aber so mit Material zu überschütten, daß man dort den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht, kann nicht Zweck einer sinnvollen Inforrnationsstruktur sein. Qualität und Aktualität rangieren vor der Quantität - weniger kann oft mehr sein.

Bei einer sachlichen Abstimmung zwischen Organisations- und Fachabteilung über Möglichkeiten und Notwendigkeiten läßt sich sehr wohl ein vernünftiges Maß für den Informationsfluß finden.

Eine Katalogisierung aller Informationen aus der DV mit festgelegtem Verteiler und Einstufung der Wichtigkeit für den einzelnen Empfänger stellt eine gute Grundlage dar.

Informationen, die in der Fachabteilung als Entscheidungsgrundlage dienen und Aktivitäten auslosen (Unterschreitung von Mindestbeständen, Engpässe im Fertigungsablauf, Überschreitung von Kreditlimit) sind unverzichtbar, sollten aber nur an den wirklich zuständigen Platz gelangen.

Die größte Gefahr für Wildwuchs besteht wohl bei den sogenannten Hintergrundinformationen, dem gesamten Block der statistischen Auswertungen und Übersichten. Hier kann alles für jeden mehr oder weniger interessant sein. Es sind also vernünftige Grenzen im Verteilerkreis zu ziehen. Darüber hinaus bietet sich eine Komprimierung der Darstellung für die oberen Managementebenen an.

Was die Geschäftsführung auf einem Blatt sehen möchte, wird für den Abteilungsleiter etwas aufgefächert und nur dem Sachbearbeiter im Detail angeboten.

Bei einer Distributed.-Processing-Konzeption ist zumindest gewährleistet, daß nur bereichsspezifische Informationen an die Fachabteilung gelangen.

Informationen, die im Rahmen der Dialogverarbeitung direkt am Bildschirm gezeigt werden, stellen wohl die idealste Form dar und werfen keine Probleme im Sinne des vorliegenden Themas auf.

Die DV wird aber auch weiterhin schriftliche Informationen an die Fachabteilungen liefern - was auch notwendig ist. Es muß aber unter der Prämisse "So detailliert wie möglich, so gerafft wie möglich" erfolgen.

Die Zeiten, da die Effizienz der DV-Abteilung nach dem Gewicht des bedruckten Papiers gemessen wurde, gehören der Vergangenheit an.

Günther Welzel

Stellvertretender Abteilungsleiter Org./DV, Westdeutscher Rundfunk, Köln

Seit Einsatz der Datenverarbeitung leiden die Fachabteilungen nicht mehr unter zuwenig, sondern unter zuviel Informationen. Es ist auch kein Problem für die DV, ständig eine Flut von Informationen auszudrucken. Sind sie auch alle richtig und interessant, so sind sie in der Menge für die Sachbearbeiter oft nicht mehr auszuwerten. Es kommt (leider) vielfach zu einem ungeheuren Papierverbrauch, was auch hohe Kosten verursacht, und mit den ausgedruckten Informationen wird die Arbeit in den Fachabteilungen mitunter mehr behindert als gefördert. Schließlich wird dabei der Registrieraufwand meist gewaltig erhöht.

Ein besonders hoher Druck-Out-put ist nicht unbedingt ein Zeichen für eine gute DV-Arbeit, denn die DV sollte nicht als Schreibmaschine verwendet werden.

Wir haben verschiedene Wege beschritten, um die Fachabteilungen vor einer Informations beziehungsweise Papierflut zu bewahren:

- Statt eines generellen Ausdrucks aller Daten eines Bereichs sollen möglichst nur die gewünschten Angaben aufgelistet werden. Zum Beispiel fordern die Fachabteilungen ganz spezielle Auswertungen an. Andere Auswertungen werden bereits nur auf den Ausdruck der relevanten Angaben konzipiert.

- Zum Teil wurden Ausdrucke für Sachbearbeiter durch Terminals ersetzt. Früher war in einer Abteilung eine Kartei vorhanden; entsprechend mußten täglich die neuen und die geänderten Karten acht mal gedruckt, einsortiert und einmal jährlich die Löschungen aussortiert werden. Durch Terminal-Online-Anschluß sind diese Arbeiten entfallen. Teilweise werden die umfanreichen Karteien in den Archiven durch Aufbau von Archiv-Datenbanken abgebaut. Auch in der Buchhaltung konnte durch ein neues Finanzbuchhaltungssystem viel Papierverarbeitung entfallen.

- Ausdrucke wurden durch Datenträgeraustausch ersetzt; dies erfolgt allerdings meist zum Nutzen der Empfänger. Beispiele hierfür ist der Verkehr mit den Banken, der BfA, den Verwertungsgesellschaften und den Finanzbehörden.

- Teilweise werden Ausdrucke durch aber COM erstellte Mikrofiches ersetzt. Diese Mikrofiches sind sehr raumsparend, und der Sachbearbeiter kann sie am Arbeitsplatz aufbewahren, das heißt, er hat sie immer "im direkten Zugriff". Dieser Weg wurde beispielsweise in folgenden Fällen beschritten: aktuelle Lohnkontoführung, Einzelanschreibung der Kostenträgerrechnungen, Jahreskarteien sowie einige Buchhaltungsbelege.

Die hier aufgezeigten Schritte sehe ich allerdings nur als den Beginn eines weiter zu verfolgenden Weges.