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25.07.1986

DV- und Fachabteilung gehen langsam aufeinander zu

Nach jahrelangem Gerangel zwischen DV- und Fachabteilung scheint die Kommunikation inzwischen besser zu klappen. So stellt denn auch Werner Kuno Loechle von der Deutschen Pharmacia, Freiburg, erfreut fest, daß sich durch die veränderten Berufsbilder die "ehemaligen Streithähne" langsam zu "kompetenten Partnern entwickeln

Jedoch bestehen laut Walter Engelmann, Leiter der Organisation bei Bilfinger + Partner, in einigen Unternehmen noch immer Kommunikationsprobleme. In diesem Fall schlägt der Mannheimer Organisationsprofi die Einschaltung einer dritten, neutralen Stelle als "interne Unternehmensberatung" für Fragen der Informationsverarbeitung vor. Ihre Hauptaufgabe liege in der Koordination und Unterstützung. DV-Leiter Hans Reis vom Astor-Verlag in Ratzeburg wiederum rät seinen Kollegen, die Konzepte der Fachabteilung nicht gleich abzuschmettern, wenn sie nicht den eigenen Vorstellungen entsprechen: "Oftmals kommt man gerade durch die Vorstellungen anderer auf eine völlig neue Lösung des Problems."

Werner Kuno Loechle

Leiter Information/

Kommunikation Deutsche

Pharmacia GmbH, Freiburg

Mit dem Einzug der Datenverarbeitung in die Unternehmen wurden historisch gewachsene Strukturen revidiert: Die Lösung von Sachfragen wurde fortan von Mitarbeitern einer Abteilung wesentlich beeinflußt, die bis dahin den Fachabteilungen gleich- beziehungsweise unterstellt waren. Die DV-Abteilung übernahm zunehmend eine dominierende Rolle.

Analog wurde die fachliche Kompetenz verlagert. Aufgrund der Pluralität der Sachfragen und Applikationen baute sich da, wo die Probleme konsolidiert wurden, nämlich in der DV, ein innerbetriebliches Machtzentrum auf.

Durch die Einführung des Bildschirm-Arbeitsplatzes erhielt der Anwender dann die Gelegenheit, seine Daten online zu verarbeiten. Der zentralen Lochkarten-DV konnte so ein Teil des Imperiums wieder abgenommen, und an die Fachabteilung zurückgeführt werden.

Seine scheinbar vollendete Unabhängigkeit erhielt der Anwender dann mit dem Vormarsch der Personalcomputer zurück. Zumal wenn dieser am Arbeitsplatz installierte oft gepriesene Tausendsassa online mit dem eher unbeliebten Host in Verbindung stand. Download, Upload und Individuelle Datenverarbeitung waren fortan Begriffe, mit denen der kompetente Anwender glaubte, verlorenes Terrain zurückgewinnen zu können.

Jetzt war die Hierarchie endgültig wieder hergestellt. Galt die DV hinfort als Fachabteilung?

Weit gefehlt. Die Entwicklung der letzten Jahre führte zu einem zentralen DV-Bereich, von dessen Konzept und strategischer Wirksamkeit Erfolg und Mißerfolg der Unternehmen wesentlich abhängen. Die DV muß jetzt nicht mehr nur die Anwendersorgen befriedigen, sondern soll auch die vielleicht entscheidenden Impulse setzen. Organisation, Kommunikation, Information und konventionelle DV sind allmählich so strukturiert, daß der fachspezifische Anwender sich mit einem Gesprächspartner konfrontiert sieht, der das Unternehmensziel als Summe seiner Arbeit erkoren hat. Die DV erwartet, daß der Anwender Verständnis für das Konzept aufbringt, in dem Anwenderfragen lediglich untergeordnet sind.

Ein Konflikt muß meiner Meinung nach jedoch nicht vorprogrammiert sein.

Das über Jahre hinweg ausgetragene Gerangel um die Rangordnung im Unternehmen schadet. Die Firmenkultur, so meine ich, beinhaltet das Verständnis der Abteilungen füreinander. Der Profilwandel und das veränderte Berufsbild auf beiden Seiten hat sukzessive die ehemaligen Streithähne zu kompetenten Partnern werden lassen.

Nach einem Weltspartag, einem Tag des Kindes und einem Tag der Mütter letztendlich einen Tag der Anwender?

Hans Reis

DV-Leiter, Astor-Verlag GmbH

& Co KG, Ratzeburg

Bei der Planung einer neuen Anwendung sollte die Fachabteilung schon zu den ersten Konsultationen herangezogen werden. Zweckmäßig ist zudem ein Gespräch zwischen der Geschäftsleitung, der Fachabteilung und der DV. Hier können schon im voraus viele Dinge geklärt werden. Der DV-Leiter sollte sich die Wünsche der Geschäftsleitung und die der Fachabteilung anhören und versuchen, diese mit seinen Vorstellungen zu koordinieren. Er sollte die Wünsche, die im Moment nicht ganz in das Konzept passen, nicht von vornherein abschmettern, sondern genau prüfen, ob sie sich nicht doch verwirklichen lassen. Oftmals kommt man durch die Vorstellungen anderer auf eine völlig neue Lösung des Problems. Allerdings muß seitens der DV eine stichhaltige Begründung dargelegt werden, sei es, daß entsprechende Eingabedaten nicht vorhanden sind oder daß das Erstellen der Eingabedaten zu zeitaufwendig ist. Es kann auch sein, daß das Ergebnis in ähnlicher Form an anderer Stelle bereits vorhanden ist oder daß es auf anderem Wege leichter zu erreichen ist.

Wenn eine grundsätzliche Einigung über die neue Anwendung zwischen der Geschäftsleitung, der Fachabteilung und der DV erzielt worden ist, kann in der DV das Konzept entwickelt werden wobei auf die Bedienerfreundlichkeit der Anwendung großen Wert gelegt werden sollte. Bevor nun mit dem Erstellen der Programme und Prozeduren begonnen wird, müssen weitere Besprechungen zwischen den vorgenannten Partnern stattfinden. In diesem Gespräch sollte das Konzept seitens der DV vorgetragen und erläutert werden, und zwar ganz ausführlich, wobei man immer bedenken muß, daß nicht alle am Gespräch Beteiligten DV-Fachleute sind.

In unserem Betrieb sind alle Bedienerführungen durch Menüs gesteuert. Der Sachbearbeiter erhält nach seiner Anmeldung am Bildschirm automatisch sein Hauptmenü und kann seine Auswahl treffen oder in andere Menüs verzweigen.

Bei der neuen Anwendung ist zu prüfen, in welchem Menü und an welcher Stelle die neue Anwendung aufgerufen werden soll.

Die Prozeduren und Programme sollten so konzipiert werden, daß zunächst alle notwendigen manuellen Eingaben durch die Fachabteilung eingegeben werden müssen. Danach müßte eine Fehlerprüfung stattfinden und ein Fehlerprotokoll ausgedruckt werden.

Nachdem die Programme und Prozeduren erstellt und durch die DV getestet sind, sollte die Fachabteilung hinzugezogen werden. Abteilungsleiter und Sachbearbeiter sollten unter Assistenz der DV die Tests durchführen. Jetzt ist auch noch eine Möglichkeit gegeben, Änderungswünsche der Fachabteilung zu erfüllen.

Wenn die Fachabteilung mit der Durchführung der neuen Anwendung zufrieden ist kann die Arbeit mit den Originaldaten durchgeführt werden.

Neue Anwendungen auf diese Weise einzuführen, schafft Vertrauen in den Fachabteilungen und baut damit die Scheu vor neuen Anwendungen ab.

Manfred Christoffer

Leiter Kaufm. Verwaltung

Badischer Verlag GmbH,

Freiburg

Der Badische Verlag ist in die vier Hauptabteilungen Anzeigen, Kaufmännische Verwaltung, Redaktion und Vertrieb gegliedert. Die Entwicklung der Datenverarbeitung, die der Kaufmännischen Verwaltung zugeordnet ist, war bis zum Jahresende 1980 durch dezentrale Lösungen mit Computern der mittleren Datentechnik bestimmt. 1980 wurde ein Stufenplan für eine zentrale DV aufgestellt der die Übernahme der Abteilungen Vertrieb, Anzeigen und Kaufmännische Verwaltung bis zum Jahr 1984 vorsah. Schon bei der Auswahl der DV-Anlage wurde die Anwendung, die später auf diesem System laufen sollte, in den Vordergrund gestellt. Schlechte Erfahrungen in der Vergangenheit lehrten uns, eine bereits realisierte Lösung zu übernehmen. Eine eigene Entwicklung kam auch aufgrund der geringen Programmierkapazität und der zeitlichen Vorstellungen nicht zum Tragen.

In Zusammenarbeit mit Vertrieb und DV-Leitung schrieben wir verschiedene Verlage an, die ein Vertriebsprogramm im Einsatz hatten. Mit einem Fragebogen informierten wir uns sowohl über vertriebliche als auch DV-technische Einzelheiten.

Nach Auswahl und Besichtigung der in Frage kommenden Verlage entschieden wir uns gemeinsam für ein Programmpaket. Danach sprachen wir die hauseigenen Modifikationen durch, verabschiedeten sie und legten einen Zeitrahmen fest. Bei den bestehenden Programmen wurden die Schnittstellen neu definiert und die Ein-/Ausgabedateien entsprechend geändert.

Zusammen mit der DV überarbeiteten wir das bestehende Handbuch und paßten es der neuen Situation an. Vor Einsatz des Programmpaketes boten wir den Mitarbeitern der Fachabteilungen Schulungsmöglichkeiten an. Dabei legten wir ganz besonderen Wert darauf daß den Mitarbeitern die Vorteile der neuen Lösung vor Augen geführt wurden. Oberster Grundsatz war, daß ein System nur dann funktioniert, wenn die Mitarbeiter sich damit identifizieren können. Permanenter Erfahrungsaustausch und die Möglichkeit, durch kurze Wege kleinere auftretende Probleme sehr rasch lösen zu können, führten zu einer nahezu reibungslosen Einführung des Systems.

Walter Engelmann

Leiter Betriebswirtschaft/

Organisation, Bilfinger +

Berger Bauaktiengesellschaft,

Mannheim

Es ist gesicherte Erkenntnis, daß bei der Entwicklung von Anwendungs-Software die späteren Nutzer am Planungsprozeß beteiligt werden und das Ergebnis der Entwicklung mitverantworten müssen. In der Praxis zeigt sich jedoch, daß die Bemühungen für eine konstruktive Zusammenarbeit auf Schwierigkeiten stoßen, die beispielsweise aus unterschiedlichen Denkweisen, Ausbildungswegen und Sprachverhalten auf der Fachseite und der DV resultieren.

Solange die Anwendungen in erster Linie zentrale Stellen mit einer zentralen DV betrafen, konnte man sich mit den Möglichkeiten der Projekt-Organisation, in der man Mitarbeiter der Fachseite und der DV fest zusammenspannte, einigermaßen behelfen.

Mit der heute vorhandenen Informationstechnologie werden jedoch die zentralen Stellen des Unternehmens immer stärker in die direkte Unterstützung durch DV-Ressourcen einbezogen und damit Mitarbeiter angesprochen, die noch relativ wenig Berührung mit diesen Fragen hatten. Es bestehen hier noch erhebliche Know-how-Defizite auf beiden Seiten. Gleichzeitig setzen die in den DV-Abteilungen vorhandenen Kapazitäten enge Grenzen, um sich in die Fachgebiete so intensiv einzuarbeiten, daß unmittelbar auf die Anforderung der Fachseite eingangen werden kann. Dazu kommt, daß dem Bedarf an schnellen Lösungen für die dezentralen Stellen der Zwang für die DV-Abteilung gegenübersteht, ihre Entwicklungen aus Wirtschaftlichkeitsüberlegungen im Rahmen eines Gesamtkonzepts voranzutreiben.

Diesem Dilemma kann durch Einschaltung einer dritten neutralen Stelle als "interne Unternehmensberatung" für Fragen der Informationsverarbeitung begegnet werden. Diese Stelle übernimmt für die Phase der Systemplanung die Funktion des Engineers und vertritt während der Systemrealisierung den Fachbereich gegenüber der DV-Abteilung.

Diese interne Beratungsstelle hat folgende Funktionen:

- Beratung und Betreuung der Fachseite;

- Formulierung der fachlichen Anforderungen - idealerweise mit Hilfe ingenieursmäßiger Methoden;

- Koordination aller Anforderungen, Beachtung der sich aus den Unternehmenszielen ergebenden Prioritäten

- Projekt-Management;

- Unterstützung der dezentralen Stellen bei Einführung und Schulung neuer Systeme

Der Erfolg dieser Struktur steht und fällt mit der Qualität der Mitarbeiter der Beratungsstelle, die sowohl Fach- als auch DV-Bezug haben müssen Wichtig ist eine strikt neutrale Haltung. Es bewähren sich hier vor allem Mitarbeiter, die sich bereits in größeren DV-Projekten der Vergangenheit ausgezeichnet haben.