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15.03.1985

DV-Verrechnung: Basiskosten auf alle Bereiche verteilen

Immer mehr DV-Manager und Controller erkennen, wie wichtig eine verursachungsgerechte DV-Kostenrechnung für das Unternehmen ist. Dies gilt insbesondere, resümiert Dieter Haase von der Apollo GmbH in Neuss, wenn man den steten Wandel in der Informationstechnik berücksichtigt Haase: "Der prozentuale Anteil der klassischen Rechenzentrumskosten nimmt kontinuierlich ab; Mikros und Bürokommunikation gewinnen dagegen als Kostenfaktoren zunehmend an Bedeutung." Angesichts der Wichtigkeit der DV für das ganze Unternehmen teilt die Veba Oel AG die DV-Kosten erstmalig in Bereitstellungskosten (Vorhaltekosten) und Betriebskosten auf. Damit ließen sich zumindest die Basiskosten auf alle Bereiche des Hauses verteilen.

Monika Richter, Veba Oel AG Rechenzentrum, Gelsenkirchen-Buer

Da der Einsatz von DV heute für fast alle Unternehmen aus marktstrategischen und konkurrenzbezogenen Gesichtspunkten eine Notwendigkeit darstellt, ist in diesem Zusammenhang in letzter Zeit häufig die Frage gestellt worden, ob eine Verrechnung der in diesem Bereich anfallenden Kosten auf die Benutzer noch sinnvoll ist.

Dies ist nur dann der Fall, wenn mit der Verrechnung bestimmte Ziele verfolgt werden.

Nach allgemeiner Definition ist Ziel der Kostenrechnung die Erfassung und Bewertung des leistungsabhängigen Werteverzehrs an Produktionsfaktoren zum Zwecke der Abbildung, Kontrolle und Steuerung des betrieblichen Leistungsprozesses.

Bezogen auf die Kostenverrechnung im Bereich Datenverarbeitung lassen sich im wesentlichen folgende Ziele herausstellen: Beeinflussung des Systemverhaltens, Beeinflussung des Benutzerverhaltens, Erhöhung der Wirtschaftlichkeit sowie Unterstützung bei der Erreichung weiterer RZ-Ziele.

Aus den vielfältigen Formen der möglichen Verrechnungsverfahren, die zur Realisierung dieser Ziele angewendet werden, soll im folgenden ein konkretes Verfahren im Grundsatz dargestellt werden.

Ausgangspunkt dieses Modells ist eine Vollkostenverrechnung, die auf der Grundlage eines für das jeweils laufende Geschäftsjahr erstellten RZ-Budgets beruht, in dem alle Kostenkomponenten, wie Personal, Hardware, Software, Betriebsmittel, erfaßt werden.

Aufgrund der Struktur der einzelnen Kostenarten läßt sich das Jahresbudget in einen leistungsunabhängigen (nicht beeinflußbaren) und einen leistungsabhängigen (beeinflußbaren) Teil differenzieren.

Der erste Block, der als Vorhaltekosten bezeichnet werden soll, stellt denjenigen Teil der anfallenden Kosten dar, der dadurch erforderlich wird, daß DV-Leistung grundsätzlich von allen Unternehmensbereichen als notwendig angesehen wird und der DV-Bereich somit die entsprechende Kapazität vorhalten muß.

Der zweite Block, im weiteren als Betriebskosten definiert, ist in der Höhe abhängig

von der tatsächlichen Nutzung des DV-Systems.

Entsprechend der verschiedenen Charakteristiken der so benannten Kostenblöcke muß die Verrechnung auf die Anwender nach unterschiedlichen Grundsätzen erfolgen:

Der Anteil der Vorhaltekosten ist anhand eines sinnvollen Schlüssels auf alle Unternehmensbereiche umzulegen, da auch alle direkt oder indirekt von der DV-Leistung profitieren.

Die Betriebskosten werden über ein Preissystem den direkten Anwendern belastet.

Zur Ermittlung der Preise werden die Budgetsummen der einzelnen Kostenarten auf die Verrechnungseinheiten anteilmäßig aufgeteilt. Aus der Summe je Verrechnungseinheit wird durch Division mit der kalkulierten Verbrauchsmenge (Verrechnungsbasis) der Preis je Verrechnungseinheit ermittelt.

Diese Preise sind Jahresfestpreise, unabhängig von der aktuellen Maschinenauslastung. Lediglich bei starken Abweichungen von den Plankosten oder den prognostizierten Leistungsverbräuchen muß eine Nachkalkulation vorgenommen werden. Kleinere Kostenspitzen werden am Jahresende eventuell über einen fiktiven 13. Monat ausgeglichen.

Dieter Haase, Entwicklung RZ-Systemsoftware-Produkte, Apollo GmbH, Neuss

Das heute weithin übliche Verfahren der Betriebskostenrechnung im Rechenzentrum ist vor 15 bis 20 Jahren entstanden, als die Hardwarekosten des zentralen Rechners die Gesamtkosten einer DV-Anwendung zum Großteil bestimmten. Diese Umlage nach Maschinenstundensätzen ist durch die fortschreitende Dialogisierung um direkte Kosten und Peripherie in den Fachbereichen (Bildschirme, Drucker, Leitungen) ergänzt worden.

Grundsätzlich handelt es sich um eine Kostenstellenrechnung, die nach unserer Meinung aus mehreren Gründen problematisch ist.

1. Der DV-Anwender hat keinen oder nur unwesentlichen Einfluß auf den DV-Durchdringungsgrad seines Bereiches und damit auf die Kosten.

2. Der DV-Anwender hat keinen Einfluß auf die organisatorisch und technisch günstigste Art der Lösung und die davon abhängige Höhe der Maintenance- und Enhancement-Aufwendungen.

3. Die jährliche Budgetierung der Rechenzentrums-Kosten in den Kostenstellen "verpflichtet" zum Verbrauch.

4. Abweichungen zwischen Budget und Ist-Kosten werden nicht analysiert.

5. Bei bereichsübergreifenden Anwendungen geschieht die Kostenverteilung auf die betroffenen Bereiche willkürlich.

6. Personalkosten werden nicht ursachengerecht zugeordnet.

Diese Unzulänglichkeiten der bestehenden Betriebskostenrechnungen im Rechenzentrum haben ihre Ursache in der reinen Kostenstellenbetrachtung. Jedes größere DV-Projekt in einem Unternehmen, das beantragt wird - des öfteren auch schon Maintenance-Anträge - bedürfen zur Genehmigung eine Kosten/Nutzen-Analyse. Bei den Kosten werden neben den reinen Entwicklungskosten (Personal, Hardware etc.) auch die Unterhaltskosten über die geplante Lebensdauer der Anwendung in Ansatz gebracht.

Auf der Nutzenseite werden primär direkte Ausgabeneinsparungen berücksichtigt (Personal, Organisationsmittel, Raumkosten), während die imaginären Einsparungen (Verbesserung der Information, größere Transparenz) immer weniger Berücksichtigung finden.

Diese Ausgangslage bedingt eigentlich, daß bei der Verrechnung der Betriebskosten nicht die Kostenstelle, sondern der Kostenträger - das Projekt oder die Anwendung - belastet wird.

Wenn analog hierzu die Personal- und sonstigen direkten Org./DV-Kosten Kostenträgern zugeordnet werden und andererseits die Einsparungen auf dem Kostenträger verbucht werden, ist es möglich, über die gesamte Lebensdauer der Anwendung eine Amortisationsrechnung durchzuführen und damit einen effektiven Soll/Ist-Vergleich zu erhalten.

Natürlich bedarf ein solches Verfahren einiger organisatorischer Änderungen, beispielsweise Zeitaufschreibungen nach Kostenträgern. Wir halten es jedoch für überlegenswert, ob die Kostenträgerbetrachtung, die in der Fertigung und der Konstruktion als unabdingbar betrachtet wird, nicht auch in der DV-Produktion erforderlich ist.

Dies gilt insbesondere, wenn man die stetige Wandlung der Datenverarbeitung in die Informationsverarbeitung berücksichtigt. In der Informationsverarbeitung wird der prozentuale Anteil der klassischen Rechenzentrums-Kosten an den Gesamtkosten der Anwendungen kontinuierlich abnehmen.

Mikrocomputer, Teletex, Telefax, Bürokommunikation, Verkabelungen, Btx und anderes werden als Kostenfaktoren immer mehr an Gewicht gewinnen. In einigen Jahren wird die Effektivität der Org./DV oder Informationsverarbeitung vielleicht an den erzielten Deckungsbeiträgen gemessen - und das geht nur über eine Kostenträgerbetrachtung.