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28.11.1980

DVOrg-Leiter: Doppelfunktion birgt Machtkonzentration

Seit auch die Fachabteilungen wissen, wie man Computer schreibt, geriet die Position des Org/DV-Chefs immer mehr ins Rampenlicht der Kritik. Da, bezogen auf Information und Kommunikation zwei Schlüssel-Abteilungen quasi in einer Hand lägen, so Frank Grebenstein von der Britania Sportswear GmbH in Ratlingen, bestehe eine relativ große Machtkonzentration. Trotzdem sei eine Zusammenführung beider Bereiche unabdingbar, denn nur so könne Kommunikationsverlust und "Kontrapositionierung" vermieden werden. Auch Dieter Heymann (Volkswohl-Bund Versicherungen, Dortmund) sieht in der Position des DV-Org-Leiters eine "janus-köpfige Doppelfunktion". Da er jedoch die DV vielmehr für eine "Hilfsabteilung" der Organisation hält, empfiehlt er: "Die DV/Org-Manager müssen sich langsam vom technischen Teil der DV lösen, um sich künftig verstärkt ihrer eigentlichen Hauptfunktion, der Organisation, zu widmen."

Frank Grebenstein, DV-Leiter, Brittania Sportswear GmbH, Ratlingen (IBM/34)

Die Frage nach der Zweckmäßigkeit einer Personalunion zwischen Organisationsleiter und EDV-Leiter läßt sich in ihrer Grundsätzlichkeit nicht beantworten. Meiner Auffassung nach hängt die Beantwortung zum einen von der Unternehmensgröße,

zum anderen von der Unternehmensstruktur ab. Bezüglich der Unternehmensgröße darf man

wohl nach dem heutigen Erkenntnisstand davon ausgehen, daß bei einem kleineren Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Einzelaufträgen die oben zitierte Personalunion nicht empfehlenswert ist.

Die Organisationsleitung wird hier sinnvollerweise dem Bereich der unmittelbaren Geschäftsleitung zugeordnet, die EDV-Leitung muß hier eine reine Stabsfunktion im Sinne einer optimalen Informationsaufbereitung beinhalten. Bei mittleren Unternehmensgrößen hängt die Zweckmäßigkeit einer Org./DV-Chef-Funktion von der individuellen Unternehmensstruktur und teilweise auch vom Aufgabenbereich der EDV und den hier zu verarbeitenden Informationen ab.

Bei einer relativ großen Kundenzahl, einer hohen Artikelzahl und einer Splittung des Umsatzes auf vergleichsweise viele Einzelaufträge halte ich eine Zusammenführung der Funktion EDV-Leitung und Organisationsleitung für unabdingbar. Nur so kann ein Kommunikationsverlust und eine Kontrapositionierung der beiden Bereiche langfristig vermieden werden.

Die Integration des Informationsflusses zwischen den verschiedenen betrieblichen Teilbereichen sowie die Optimierung des Auftragsdurchlaufes durch das Unternehmen kann nach unseren Erfahrungen ausschließlich über die Zusammenfassung der Organisationsleitung und der EDV-Leitung in einer Hand realisiert werden.

Nur dann wird es möglich sein, daß Finanzwesen, die Bearbeitung des Auftrageinganges, die Kreditkontrolle, die Auftragsbearbeitung, die Einkaufs- und Verkaufsinformation, die permanente Analyse der Lagersituation sowie die Verkaufsplanung und Verkaufskontrolle aufeinander abzustimmen.

Die EDV-technische Synchronisation der Daten aus den genannten Teilbereichen ist für die optimale Realisierung der Unternehmensziele notwendig. Synchronisation wird jedoch nur dann möglich sein, wenn die Organisationsleitung und die EDV-Leitung personell in einer Hand liegen.

Der EDV-Bereich wird sich hier den Organisationsforderungen unterordnen müssen. Insofern ist der EDV-Bereich dann in einer derartigen Situation als Bestandteil der gesamten Organisationsleitung zu verstehen.

In letzter Konsequenz ist jedoch die Funktion des Org./DV-Leiters an der Qualität des Stelleninhabers zu messen. Die Argumente gegen die Pesonalunion bei dem oben skizzierten Mittelunternehmen liegen zweifelsfrei in den Faktoren, daß in dieser Position eine relativ große "Machtkonzentration" vorhanden ist. Sie liegen zweifelsfrei aber auch darin, daß der natürliche Konkurrenzkampf zwischen Organisation und EDV fehlt.

Bei der Personalunion kontrolliert sich in der Regel jeder Bereich im Prinzip selbst. Mögliche Schwachstellen beider Bereiche werden somit unter Umständen nicht rechtzeitig aufgedeckt. Gegen die Trennung beider Abteilungen spricht darüber hinaus, daß möglicherweise dem EDV-Bereich die Kenntnis der Detailprobleme fehlt und daß insofern Reibungsverluste aufgrund unterschiedlicher Prioritätssetzungen auftreten können.

Bei Großunternehmen wird eine Personalunion zwischen EDV und Organisation vielfach nicht möglich sein, da hier eine simple zeitliche und funktionelle Überlastung des Stelleninhabers die Folge wäre.

Die Organisationsleitung muß sich in großen Unternehmenseinheiten meist der Lösung wesentlich komplexerer Zusammenhänge zuzwenden, als es etwa bei Mittelunternehmen der Fall ist. Es scheint jedoch erforderlich zu sein, daß auch in den Großunternehmen der Organisationsleiter und der EDV-Leiter an die gleiche Managementposition innerhalb des Unternehmens "reporten". Hierbei wird sich jedoch herauskristallisieren, daß sich die EDV dem Organisationsleiter in letzter Konsequenz unterordnen muß.

Dieter Heymann, EDV-Leiter, Volkswohl-Bund Versicherungen, Dortmund (IBM 370/148, DOS/VSE)

Datenverarbeitung ist eine - wenn auch äußerst gewichtige - Hilfsfunktion der Organisation. Und nur so möchte ich sie sehen. Bei dieser Betrachtungsweise verbietet sich eine Trennung der Funktionen, beispielsweise in zwei unabhängige, gleichberechtigte Ressorts. Es muß unbedingt gewährleistet sein, daß die Organisation den Ton angibt und die Datenverarbeiter nicht ihre eigene Melodie spielen, etwa mit dem überzeugenden Hinweis auf "programmtechnische Restriktionen". Umgekehrt kann aber auch nicht der Organisator geduldet werden, der seine Idealvorstellungen im "luftleeren Raum" formuliert. Es müssen fundierte Kenntnisse über die bereits realisierten DV-Anwendungen auch und besonders bei den Organisatoren vorhanden sein. Nur so können in fundierter Weise Konzepte zur Änderung und Erweiterung bestehender Anwendungssysteme erarbeitet werden. Dies gilt um so mehr, als der Integrationsgrad der DV-Anwendungen immer größer geworden ist. Selbst Großprojekte müssen sich heute in den Grenzen der existierenden EDV-Landschaft bewegen. Darüber helfen auch alle Lehrsätze über Modularität der Programme und Flexibilität der Datenbanken nicht hinweg.

Es ist nicht zu übersehen, daß der Leiter Org/DV häufig noch eine "janusköpfige Doppelfunktion" ausübt. Auf der einen Seite steht die ihm liebgewordene Datenverarbeitung mit der immer leistungsfähigeren Hardware und der immer komplexeren Software; auf der anderen Seite die Forderungen der DV-Benutzer, die einfach keine Rücksicht auf die Software-Künstler nehmen wollen. Hier handelt es sich wohl auch um ein Generationenproblem, das häufig dadurch gelöst wurde, daß die Position des Datenschutzbeauftragten dringend besetzt werden mußte.

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße könnte es allerdings sinnvoll sein, den Leiter Org/DV von dem mehr oder minder technischen Teil der Datenverarbeitung zu befreien. Deutlich sichtbares Zeichen dafür ist der Trend, Rechenzentren möglichst einschließlich Systemprogrammierung auszugliedern. Der Leiter Org/DV wird dadurch sicherlich nicht entmachtet, sondern kann seine Position festigen, da er sich verstärkt seiner Hauptfunktion, nämlich der Organisation, widmen kann. Der einzige Grund, die Funktionen Organisation und Datenverarbeitung zu trennen, könnte mithin in der Gefahr gesehen werden, daß der Leiter Org/DV nahezu alle Fäden des Betriebsablaufes in der Hand hält. Ist er jedoch der "richtige" Mann, reduziert sich das Problem auf die adäquate hierarchische Eingliederung.

Klaus Lichtenberger, Leiter EDV/Organisation, Karl Danzer, Furnierwerke, Reutilngen (IBM 4331, DOS/VSE)

In der Regel ist die DV-Abteilung als Abwicklungsabteilung zur Bewältigung von Massendaten entstanden und ausgebaut worden. Der grundlegende Wandel von der Hardware-bezogenen Datenverarbeitung zur Softwarebezogenen Informationsverarbeitung ist bisher in den meisten Firmen nur schwach ausgeprägt. Wenn man sich die Frage stellt, warum Datenverarbeitung betrieben wird, dann läßt sich schnell aus den verschiedenen Antworten ersehen, daß die Verarbeitung von Massendaten als selbstverständlich vorausgesetzt, die wichtigste Forderung jedoch nicht oder in völlig unzureichendem Maße erfüllt wird: Informationsverarbeitung und Informationsgewinnung zur Steuerung des Unternehmens. Unter dieser Blickrichtung ergeben sich folgende wichtige Faktoren für eine erfolgreiche DV-Arbeit:

1. Organisation und Datenverarbeitung gehören in eine Hand.

2. Sie muß der Geschäftsleitung direkt zugeordnet sein, um abteilungsunabhängig arbeiten zu können und mit dem notwendigen Rückhalt und Durchsetzungsvermöger ausgestattet zu sein.

3. Der Schwerpunkt Organisation muß ein Übergewicht zur reinen DV-Seite haben, ohne die system- und betriebsnahe Softwareseite sowie die Programmierseite zu vernachlässigen .

4. Datenverarbeitung besteht zunehmend aus DV-Organisation, wobei die Werkzeuge zur Realisierung von integrationsfähigen Lösungen in den nächsten Jahren verstärkt angeboten beziehungsweise verbessert werden.

5. Das Gedankengut bestehender Lösungen sollte in verstärktem Maße geprüft und aus den Erfahrungen anderer gelernt werden.

6. Die wichtigsten Ansätze für das Rationalisierungsinstrument DV können aus dem Controlling gewonnen werden.

7. Die unternehmerischen Ziele, Planungen und Strategien können nur durch eine integrationsfähige Anwendungsentwicklung erreicht werden (DV-Gesamtstrategie). Die reine DV-Seite ist in der Regel immer stärker an eigenen Entwicklungen interessiert (Insellösungen).

8. Die DV-Gesamtstrategie kann sich nicht an der Hardware orientieren, sondern muß sich an Betriebs- und Anwendungssoftware ausrichten.

Stellt man sich die Frage nach der Zweckmäßigkeit der "Doppelfunktion" Org./DV-Leiter, kann man geneigt sein, laut Radio Eriwan zu antworten: Im Prinzip ja. Jedoch muß in den Unternehmen vor allem Rücksicht auf gewachsene Organisationsstrukturen genommen werden.