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01.10.1982

DVOrganisation: Probleme gemeinschaftlich lösen

Der Bereich Datenverarbeitungen "firmiert" in vielen Unternehmen unter "Org./DV", ohne daß eine qualitative oder personelle Veränderung stattgefunden hätte. Dabei wäre eine Neuorientierung besonders wichtig, da sich die Aufgaben der Organisationsabteilung durch die zunehmende Komplexität der DV-Anwendungen grundlegend geändert haben. Zudem erfordert die steigende Anzahl der innerbetrieblichen DV-Benutzer eine Optimierung des organisatorischen Umfelds. Datenverarbeitung, Organisation und auch Fachabteilung sollten diese Aufgabe gemeinschaftlich lösen. Strittig ist indes, wer letztendlich das "Sagen" haben soll.

Felicitas Albers Dr. Robert Fieten Bifoa, Betriebswirtschaftliches Institut für Organisation und Automation an der Universität zu Köln

Fragen der innerbetrieblichen Eingliederung der Organisationsabteilung und ihrer Zusammenarbeit mit der Datenverarbeitungsabteilung gewinnen zunehmend an Interesse in der Praxis. Wie erklären sich die Aktualität der damit angesprochenen Problemstellung und die durchaus kontroverse Diskussion? Die Verfolgung der Entwicklungslinien der innerbetrieblichen Eingliederung von Organisations- und Datenverarbeitungsabteilungen ist zur Beantwortung dieser Fragen hilfreich. Pauschal ist festzustellen, daß beide Abteilungen vielfach nebeneinander existieren und nicht selten unterschiedlichen Ressorts zugeordnet sind.

Die Organisationsabteilung ist als zentrale Dienstleistungsstelle traditionell häufig dem Ressort "Verwaltung und Personal", also einem Bereich mit administrativen Aufgaben zugeordnet. Die Aufgaben bestanden primär darin, Abläufe zu verbessern, Stellenbeschreibungen einzuführen, das Formularwesen zu gestalten und Funktionen der allgemeinen Büroorganisation zu erfüllen. Für eine solche Institutionalisierung spricht, daß organisatorische Maßnahmen meistens personelle Konsequenzen haben. Die Abstimmung der dabei auftretenden Fragen wird durch die Zuordnung der entsprechenden Abteilungen zu einem Ressort erleichtert. Darüber hinaus existieren in vielen Unternehmungen auch der Unternehmungsleitung unmittelbar zugeordnete Stäbe für Fragen der Führungs- und Aufbauorganisation. Dies ist durchaus sinnvoll, da es sich hierbei um unternehmungsstrategische Aufgaben handelt.

Demgegenüber erfolgte in vielen Fällen, häufig historisch bedingt, die Zuordnung der als technische Unterstützungseinheit konzipierten Datenverarbeitungsabteilung zum Bereich des Finanz- und Rechnungswesens, dem ursprünglichen Schwerpunkt des DV-Einsatzes.

Mit der informationstechnologischen Entwicklung sind die betriebliche Anwendungsvielfalt und -intensität der DV und anderer Informationsverarbeitungstechnologien, wie die Textverarbeitung und die Kommunikationstechnologie, gestiegen und damit auch ihre Bedeutung für die Unternehmungen. Dies verdeutlichen eindrucksvoll die wachsenden DV-Budgets. Datenverarbeitung ist nicht mehr nur technisches Hilfsmittel zur Abwicklung einzelner, isolierter Aufgaben, sondern Grundlage der informationellen Infrastruktur mit erheblichen Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmungen. Infolge dieser Entwicklungen wurden Bestrebungen erkennbar, den Datenverarbeitungsabteilungen einen höheren hierarchischen Stellenwert beizumessen und sie aus dem Verantwortungsbereich eines Fachressorts in den eines zentralen Geschäftsbereiches zu überführen oder ihnen sogar eigenen Ressortstatus zu übertragen.

Mit der wachsenden Bedeutung der Datenverarbeitung für die Unternehmungen haben sich auch die Aufgaben der Organisationsabteilungen grundlegend verändert. Es kommen immer mehr Aufgaben der "Datenverarbeitungsorganisation" zu den traditionellen Funktionen hinzu. Die immensen Auswirkungen der Informationstechnologie auf die Ablauforganisation aller DV-anwendenden Fachabteilungen (und dies sind heute doch alle) und die steigende Anzahl innerbetrieblicher DV-Benutzer, bei denen es sich immer mehr um technologieunerfahrene Sachbearbeiter handelt, erfordern die Optimierung des organisatorischen Umfelds des Technologieeinsatzes und aufwendige, benutzerorientierte Implementierungstrategien. Die Organisation ist zu einem unverzichtbaren Partner der Datenverarbeitung geworden.

Die damit entstehenden Aufgabenüberschneidungen und Koordinationserfordernisse zwischen Organisations- und Datenverarbeitungsabteilungen können zu Problemen führen, in deren Folge Ineffizienzen bei der Entwicklung, Implementierung, Nutzung und Pflege von Informationsverarbeitungssystemen auftreten. Klare Aufgabenabgrenzungen und Kompetenzregelungen sind Voraussetzungen zur Lösung dieser angesprochenen Probleme, die nicht nur unter sachlichen, sondern im Falle der Reorganisation historisch gewachsener Strukturen auch unter unternehmungspolitischen Gesichtspunkten herbeizuführen ist. Die Organisation der Organisation wird somit zu einer echten Herausforderung in den Unternehmungen. Dabei bedarf es einer stärkeren Verklammerung von Organisations- und Datenverarbeitungsabteilung mit dem Ziel, ihr gemeinsames Servicepotential den Fachabteilungen nutzbar zu machen. Darüber hinaus dürfte die Tendenz dahin gehen, organisatorische Aufgaben verstärkt in die Fachabteilungen zu verlagern, wobei letztere ihre kompetenten Gesprächspartner im Organisations- und Datenverarbeitungsbereich finden.

Insgesamt ist die Organisation der Organisations- und DV-Aufgaben einem beträchtlichen Wandel unterworfen. Auch hier gilt es, neue, den veränderten Aufgaben angepaßte Strukturen zu entwickeln. Dabei erhält die Organisations- und Datenverarbeitungspraxis bisher wenig Unterstützung durch die entsprechenden wissenschaftlichen Disziplinen, die aufgefordert sind, durch geeignete Untersuchungen Entscheidungshilfen unter branchen-, betriebsgrößen-, informationstechnologie- und anwendungsspezifischen Gesichtspunkten bereitzustellen.

Dr. Hans Christoph Angermeyer GMO Gesellschaft für moderne Org.-Verfahren mbH & Co. OHG, Geschäftsstelle Köln/Bonn

In den letzten Jahren fand im Bereich der Datenverarbeitung eine gewisse Inflation von Titeln statt: In vielen Unternehmen firmierte der Bereich Datenverarbeitung plötzlich unter dem Namen Org./DV, ohne daß nachweislich eine qualitative und auch personelle Veränderung stattfand. Es fragt sich, ob durch diese Firmierung nur ein gewisser Marktanspruch auf die Organisation durch die DV erhoben wurde oder ob aus der Neuordnung der Funktionen innerhalb des gesamten Systementwicklungs- und DV-Produktionsbetriebes diese Abrundung erforderlich war.

Die Frage wo und wie heute und vermehrt in Zukunft Organisationen im Hinblick auf Datenverarbeitung tatsächlich stattfindet, sollte aber der Zuordnung vorausgehen.

Bei aller Euphorie mit endbenutzerorientierten Sprachen ist es heute absehbar, daß in zunehmender Weise die Funktionen einer Benutzerbetreuung notwendig wird. Jeder DV-Verantwortliche ist gut beraten, diese Benutzerberatung rechtzeitig zu implementieren. Aufgabe dieser neuen Funktion ist es die notwendige Organisation zwischen den Anforderungen der Anwender und dem Einsatz der vorhandenen Tools durchzuführen. An dieser Stelle findet nichts anderes als DV-Organisation statt, DV-Organisation als Übersetzungsprozeß von Anwendern in DV-Abläufe. Ein zweiter Schwerpunkt ist der ganze Bereich der Textverarbeitung: Die traditionellen Fehler der Parallelorganisation zwischen Textverarbeitung und Datenverarbeitung dürfen heute bei neuen Organisationskonzepten nicht wiederholt werden. Die Organisation der Testverarbeitung gehört deshalb in eine Betrachtung über die Organisationsansiedlung mit hinein.

Um die Anwendungsabläufe qualitativ besser und den jeweiligen technischen Infrastrukturen der Unternehmer optimaler anpassen zu können, ist es erforderlich, daß die Organisationsabteilung sehr eng mit der Datenverarbeitung zusammenarbeitet. Eine Neudefinition des bisher bekannten DV-Leiters allein reicht aber zur Lösung der Mißstände nicht aus. Es ist zwar richtig, in dem übergeordneten Leiter der Org./DV einen Informationsverarbeitungs-Manager zu sehen, doch steht unter ihm in hierarchischer Zuordnung die Organisation als eine selbständige Einheit, neben der DV - unterteilt in Produktion und Systementwicklung.

Die Aufgabe der Überwindung der Isolation von Datenverarbeitungsproduktion und der Organisation muß eine starke, selbständige und hochqualifizierte Systementwicklung übernehmen. Sie muß entscheiden, ob die Anwendungsnotwendigkeiten mit vorhandener Standardsoftware, mit Eigenentwicklung oder unter Nutzung von Programmbibliotheken durchgeführt werden kann. Die Aufgabe, dieses alles in ordnungsgemäßer Weise zu steuern, zu kontrollieren und richtungsweisend zu lenken, obliegt dem "neuen" Leiter Organisation und Datenverarbeitung. Er sollte durch eine neu zu schaffende Funktion DV-Controlling unterstützt werden um überhaupt in der Lage zu sein, diesen anspruchsvollen Aufgaben gewachsen zu sein. Dies personell und qualifiziert in Unternehmungen zu etablieren, wird in den nächsten Jahren noch viel Mühe kosten.

Günther Fischer Director, Corp. DP-Systems, Laudenbach

Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die Datenverarbeitungs- und Organisationsabteilungen in die Firmenstruktur einzugliedern: in einer Hand zusammengefaßt oder unabhängig voneinander, innerhalb eines Geschäftsführungsbereiches oder in verschiedenen Ressorts, als Stabsabteilung oder in der Linie.

Die jeweilige Einordnung ist nach meiner Beobachtung meistens Ausfluß der Machtverhältnisse, der Überlieferung, subjektiver Ansichten und seltener das Ergebnis sachlicher Zweckmäßigkeitsüberlegungen. Oft spielt auch die Qualifikation des Abteilungsmanagements eine Rolle, dann etwa, wenn einem Abteilungsleiter nicht die Verantwortung über beide Fachbereiche übertragen werden kann.

Eine getrennte Abteilungsführung birgt Risiken, vor allem, weil die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit zwischen beiden Abteilungen durch unterschiedliche Ansichten und Zielsetzungen gehemmt werden können. Die Datenverarbeitung ersetzt mit ihren modernen Datenbanktechniken und Online-Bildschirmen am Arbeitsplatz die alten Ordner, Karteien und Ablagen und damit die überkommene papierorientierte Organisation und dringt in die innersten Abläufe und Strukturen der Betriebe vor. Sie ist damit ein hochwirksames Organisationsmittel und erfordert zu ihrem effektiven Einsatz die gemeinschaftlichen Anstrengungen von Datenverarbeitung und Organisation (und Fachabteilung). Deshalb erscheint es sinnvoll, Datenverarbeitung und Organisation möglichst eng aneinander zu koppeln. Die Organisation als Stabsabteilung des Hauptgeschäftsführers und die EDV in der Linie etwa des Finanz- und Rechnungswesens kann dagegen interessante Konfliktsituationen provozieren.

Die Frage ist allerdings, unter welchem Dach, sprich Fachbereich, die beiden Funktionen zusammengefaßt werden sollen. Werden DV und Organisation etwa dem Finanz- und Rechnungswesen zugeschlagen, besteht die Gefahr, daß die Gesamtorganisation von den Denkweisen der Buchhalter geprägt wird, und daß andere Ressorts, etwa der Verkauf, bei der Versorgung.