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09.12.1983

DVTV-Integration erfordert geschickte Organisation:Datenduplizierung erhöht den Arbeitskomfort

Die integrierte Text- und Datenverarbeitung bereitet Herstellern von Hardware und Software noch teilweise Kopfzerbrechen und steht auch zunehmend bei den Anwendern im Gespräch. Daß nicht nur die DV betriebsspezifische Probleme löst, sondern auch die Textverarbeitung die Büroorganisation weitgehend rationalisiert und verbessert, sind Erkenntnisse, die User mit entsprechenden Anwendungsbereichen schon seit langem gewonnen haben. Ursula Borgert, Leiterin der Gruppe Textverarbeitung der Taylorix Organisation, Stuttgart, setzt sich mit der Problematik der Textintegration auseinander.

Jeder Entscheidung für den Einsatz der Textverarbeitung geht normalerweise eine Analyse des Ist-Zustandes im Betrieb voraus. Hierbei wird dann meistens festgestellt, daß die für die Datenverarbeitung benötigten und oft schon gespeicherten Informationen überwiegend auch für Anwendungen in der Textverarbeitung genutzt werden können.

Ist diese Erkenntnis vorhanden, wird der Anwender verständlicherweise nach einem Weg suchen, der ihm den Zugriff auf die einmal gespeicherten Informationen wahlweise entweder über die Datenverarbeitung oder über die Textverarbeitung sichert. Eine praktikable Lösung wird insbesondere dann erwartet wenn der Anbieter die Abwicklung von Text- und Datenverarbeitung über ein System anbietet.

Die Abwicklung der Finanzbuchhaltung per Computer im eigenen Hause ist in vielen Firmen eine Selbstverständlichkeit geworden. Zu den für die Finanzbuchhaltung wichtigen Daten gehören unter anderem auch die Adressen von Kunden und Lieferanten, die einmal erfaßt wurden und laufend aktualisiert werden.

Aus Gründen der Rationalisierung soll nun Textverarbeitung eingesetzt werden. Ein Teil der Anwendungen besteht darin, Kunden oder Lieferanten schnell und ohne großen manuellen Aufwand mit schriftlichen Informationen zu versehen oder Werbeaktionen durchzuführen. Dafür werden Standardtexte und das bereits vorhandene Adreßmaterial aus der Datenverarbeitung benötigt. Das Zusammenfügen von Text und Adressen übernimmt das Programm.

Der Anwender wird kaum Verständnis dafür zeigen, daß er aufgrund unterschiedlicher Datenformate in Text- und Datenverarbeitung seine vorhandenen Adressen noch einmal erfassen muß, damit sie von der Testverarbeitung verstanden und verarbeitet werden können.

Wer heute EDV einsetzt, will Zeit und Kosten sparen und rationell arbeiten. Der Trend des Anwenders geht ganz deutlich in Richtung "Ausschöpfen aller Möglichkeiten, die Text- und Datenverarbeitung bieten". Aber ohne große Umstände, damit nicht irgendwann die Wirtschaftlichkeit dieser Maßnahmen in Frage gestellt werden muß.

Dies bedeutet für ihn unter anderem, daß alle Informationen, die im Rahmen der Umstellung auf Datenverarbeitung oft mühevoll erfaßt wurden, für alle Bereiche zur Verfügung stehen müssen. Das betrifft insbesondere den Bereich der Textverarbeitung.

Einige Hersteller haben sich inzwischen dem Trend angepaßt und die Voraussetzungen für die Integration geschaffen.

Daten müssen umgewandelt werden

Die Problematik der Schnittstelle beziehungsweise die ungleichen Datenformate in der Datenverarbeitung und in der Textverarbeitung erfordern eine Konvertierung der Daten, um sie für die Weiterverarbeitung in der Textverarbeitung benutzen zu können.

Es gibt inzwischen mehrere Formen der Konvertierung, die überwiegend von der Art der Weiterverarbeitung durch den Anwender bestimmt werden. Man unterscheidet hier zwischen zwei Arten der Konvertierung. Die einfachste Form ist der unmittelbare Zugriff auf die Informationen der Datenverarbeitung während des Druckens: Standardtexte oder Formularmasken, die mit Hilfe der Textsoftware erstellt und archiviert wurden, können während des Druckes mit den Informationen aus der Datenverarbeitung verknüpft werden. Der Konvertiervorgang wird über ein vorgeschaltetes Programm-Modul intern abgewickelt. Texte und Daten werden nicht am Bildschirm zusammengestellt, sondern intern zusammengefügt und auf den Drucker ausgegeben.

Das ist wie bereits erwähnt die einfachste Form der Integration, die sich überwiegend auf Serienbriefverarbeitung bezieht. Hier erfolgt eine automatische Verknüpfung von Text, Adressen und persönlicher Anrede und deckt damit die allgemeinen Anforderungen an die Integration von Text und Daten ab.

Wer mit einer Textsoftware arbeitet, die eine komfortable Informations- und Dateiverwaltung beinhaltet, wird in der Regel an die Integration höhere Ansprüche stellen.

Die Vorzüge der Sofortauskunft am Bildschirm, die Selektionsmöglichkeiten innerhalb des gespeicherten Datenmaterials am Bildschirm, sich ständig aktuell informieren zu lassen und beliebige aussagefähige Zusatzinformationen in das schon vorhandene Datenmaterial einzubringen, sind für viele Anwender eine zwingende Notwendigkeit. Hier bestimmen die Art und der Umfang der Aufgaben die Anforderungen an die Integration.

Wenn Mehrplatzsysteme mit Text- und Datenverarbeitung eingesetzt werden, müssen häufig mehrere Abteilungen mit dem gleichen Datenmaterial arbeiten. Datenverarbeitung und Textverarbeitung können durch den notwendigen gleichzeitigen Zugriff auf die zentralen Dateien ständig in Konflikt geraten (Verarbeitung im Rahmen der DV-Programmabläufe, Abruf von Informationen für Serienbriefaktionen oder Sofortauskünfte am Bildschirm).

Eine Unabhängigkeit von der Datenverarbeitung kann nur dadurch erreicht werden, daß die vorhandenen Informationen mit Hilfe eines Konvertierungsprogrammes in eine neue, der Textverarbeitung zugängliche Datei dupliziert werden.

So können die verschiedenartigsten Aufgaben abgewickelt werden, ohne auf den Komfort des "Nur-einmal-Erfassens" verzichten zu müssen.

Voraussetzung ist zentrale Steuerung

Voraussetzung ist natürlich, daß die Aktualisierung der Daten und die Pflege zentral gesteuert werden und alle betroffenen Stellen ihre duplizierten Dateien auf dem neuesten Stand halten. Das läßt sich jedoch durch eine geschickte Organisation gut lösen.

Diese Form der Integration bietet dem Anwender die Möglichkeit, sein Informationsmaterial außerordentlich flexibel einzusetzen.

Der Anwender sollte in Zukunft die Möglichkeit haben, frei zu entscheiden, mit welchen Daten er arbeiten möchte und diese Daten in aufbereiteter Form (mit Hilfe eines komfortablen Konvertierungsprogrammes) in Textverarbeitungsdateien übertragen zu lassen. Hier kann er dann, sofern der Bedarf besteht, seine Dateiformate beliebig erweitern und die für ihn wichtigen, nicht in der Datenverarbeitung vorhandenen kunden- oder artikelspezifischen Angaben zusätzlich erfassen und komfortabel auswerten.

Dem Anwender bleibt die Entscheidung überlassen, mit allen oder nur mit einzelnen Informationen weiterzuarbeiten. So ist er jederzeit in der Lage, in Relation zur externen Speicherkapazität die Bildung der neuen Dateien hinsichtlich ihrer Größe zu beeinflussen.

Gleichzeitig wurde hier auch die Möglichkeit geschaffen, mit Textdateien und Textanwendungen zu beginnen und bei späterem Einsatz von DV-Programmen die Integration in umgekehrter Form zu nutzen.

Die Erstübernahme von Daten stellt für alle Beteiligten immer eine große Belastung dar, da sie oft sehr aufwendig ist und der Erfolg und die Einsparung sich erst wesentlich später einstellen. Durch die inzwischen geschaffenen Möglichkeiten wird dem Anwender die verständliche Angst vor der Umstellung auf Daten- oder Textverarbeitung und der sukzessiven Übernahme weiterer Bereiche auf EDV genommen.