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13.12.2002 - 

IT in der öffentlichen Verwaltung/Präsenzschulungen und E-Learning ergänzen sich

E-Government kann man in Esslingen lernen

Aufgabenzuwachs und Strukturwandel in Folge von Verwaltungsmodernisierung verlangen ressourcenschonende Fortbildungsmethoden. Eine davon ist E-Learning. Von Mario Maier*

Die Bundesverwaltung hat sich mit dem Projekt "Bund Online" das ehrgeizige Ziel gesetzt, bis zum Jahr 2005 alle Internet-fähigen Dienstleistungen online anzubieten. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) begann auf der kommunalen Ebene bereits 1998 das Leitprojekt "Media@Komm", an dessen bundesweitem Wettbewerb 136 Städte und Gemeinden teilnahmen. Bremen, Esslingen und der Städteverbund Nürnberg erhielten den Zuschlag für ihr Konzept der "virtuellen Stadt". Die drei Preisträger sollten innerhalb von drei Jahren einen integrativen Ansatz für multimediale Dienste und Anwendungen entwickeln und deren Einsatzmöglichkeiten und wirtschaftliche Potenziale anhand verschiedener Modellprojekte demonstrieren.

Mandantenfähigkeit gefordert

In der Stadtverwaltung Esslingen können Reisepassanträge, Meldebestätigungen und Anfragen bereits online bearbeitet werden. Dazu sind Softwareanwendungen im Einsatz, für die Mitarbeiter geschult werden müssen. Die Innovationszyklen von Software und Dienstleistungen sind kurz, die jeweiligen Kenntnisse müssen regelmäßig aktualisiert werden. Mit E-Learning kann man schnell und flexibel reagieren.

Im Juni 2002 startete die "Mediakomm-Lernplattform" in Kooperation mit der Hyperwave AG in eine einmonatige Pilotphase. 42 Mitarbeiter der Stadtverwaltung Esslingen fühlten der neuen Lernmethode mit einem E-Learning-Produkt auf den Zahn.

Das Projektteam hatte in einem 80-Punkte-Plan die technischen Anforderungen fixiert. Das System sollte ein durchgehendes Rollen- und Zugriffsrechtekonzept bieten und mit weit verbreiteten E-Learning-Standards wie Aviation Industry CBT Committee (AICC) und Sharable Content Object Reference Model (Scorm) kompatibel sein. Wichtig war ferner die Integrierbarkeit in die Prototypenplattform, ebenso wie eine Schnittstelle für weitere Komponenten wie beispielsweise Payment-Services oder ein virtuelles Klassenzimmer. Außerdem verlangte das Team vollständige Mandantenfähigkeit, um mittelfristig auch andere Einrichtungen mit ihren Kursangeboten in die E-Learning-Plattform integrieren zu können.

Virtuelle Sprechstunden

Die Web-basierende "E-Learning Suite 1.3" von Hyperwave wurde als Plattform für die gesamte Pilotphase ausgewählt. Sie hält verschiedene Kurse vor:

- Die Inhalte des Esslinger Bürgerinformationssystems "Essos" werden dezentral über ein Pflegemodul eingestellt.

- Ein Zusatzkurs "HTML für Essos" vermittelt Know-how zum Formatieren von Texten.

- Der Kurs "Sicherheit im elektronischen Geschäftsverkehr" informiert auf 173 Flash-animierten HTML-Seiten mit eigener Navigation und gesprochenem Text rund um das Thema elektronische Signatur.

Montags und freitags tauschen sich Lernende untereinander und mit Tutoren und Fachexperten in virtuellen Sprechstunden aus. Funktionen wie E-Mail, Chat und Diskussionsforen unterstützen den interaktiven Aspekt des Lernens. Rollen wie "Lernender", "Trainer", "Autor" und "Administrator" werden vergeben, auch sind personalisierte Räume wie der Studien- und der Kursraum eingerichtet, ferner ein Cafe, die Administration und das Foyer. Jeder bestimmt sein Lerntempo selbst. Lernende können Fragen und Anmerkungen zu Inhalten platzieren, die zusammen mit den Dokumenten abgespeichert werden. Die statistische Auswertung - zum einen die Fortschrittsanzeige, die den Kursverlauf anzeigt, zum anderen die Benutzerstatistik - gibt Lernenden und Tutoren ein Feedback über die Lernerfolge. Aus datenschutzrechtlichen Gründen war eine Abstimmung mit dem Vorsitzenden des Gesamtpersonalrats und Datenschutzbeauftragten eine Selbstverständlichkeit.

Ist eine Lernplattform für die Stadtverwaltung sinnvoll? Was ist bei ihrer Implementierung zu beachten? Diese Fragen beantwortete der Praxistest. Die Zugriffsstatistiken zählten 22 regelmäßige Teilnehmer. Die Nichtteilnehmer gaben überwiegend fehlende Zeit als Grund für die mangelnde Nutzung der Lernplattform an. "Für E-Learning braucht man passende organisatorische Strukturen. Sonst hat man immer Angst, dass der Vorgesetzte ins Büro kommt und denkt, man verbummele die Zeit, äußerte sich ein Teilnehmer des Projekts.

Selbstdisziplin notwendig

Nicht die Technik stellt also den Knackpunkt dar, sondern die Einbindung in die alltäglichen Arbeitsabläufe. Die Kurse wurden deshalb hauptsächlich vor Arbeitsbeginn und in der Mittagspause durchlaufen. Die Zugriffe auf die Plattform nahmen gegen Ende des Projekts deutlich zu. Die Fragebögen ergaben, dass E-Learning zunächst einen Mehraufwand bedeutet und der Nutzen erst mittelfristig offenbar wird. Es seien ferner sehr viel Eigeninitiative und Selbstdisziplin für E-Learning notwendig, also sollten zu Beginn Motivationsanreize geschaffen werden, war häufig zu hören.

Die Kommunikationswerkzeuge wurden überraschend wenig genutzt. Gründe hierfür können mangelnde Zeit oder irrelevante Inhalte sein. Auch an Teilen der Kursinhalte gab es Kritik. Viele Passagen waren zu lang; außerdem wurden mehr Animationen und gesprochener Text gewünscht.

Dies zeigt, dass die Technik zwar das Lerninstrumentarium bietet, aber für die didaktische Ausarbeitung, Zielgruppenorientierung und Methodenvielfalt besser gesorgt werden muss. Als ausgesprochen sinnvoll gelten DV-Kurse, Lerninhalte über neue Richtlinien und Verfahren sowie für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Gerne nutzten die Teilnehmer das System als Datenbank für gezieltes Nachschlagen. Insgesamt hielten fast 90 Prozent der Teilnehmer E-Learning in der Stadtverwaltung als Ergänzung für klassische Präsenzschulungen für sinnvoll (www.lernen.esslingen.de).

Ein Bündel von Maßnahmen

Aus Kostengründen bietet sich "Blended Learning" an, eine Kombination aus klassischen Präsenzschulungen und Internet-basierendem Lernen. Die Plattform muss jederzeit und für alle gleichzeitig verfügbar sein. Mitarbeiter gehen so mit annähernd gleichem Wissensstand in eine teure und zeitintensive Präsenzschulung. Zusätzlich kann jeder beim Lernen im Web Kenntnisse schnell auffrischen und Schulungen nachbereiten. "Beim E-Learning ist nicht die Technik der Schlüssel zum Erfolg. Im Sinne eines Change-Managements ist ein ganzes Bündel von organisatorischen Maßnahmen, strategischem Vorgehen, Qualifikation, Kommunikation und Ressourcensicherung wichtig", unterstreicht Jürgen Ziegler, Oberbürgermeister der Stadt Esslingen, die Erkenntnisse aus der Pilotphase. (bi)

*Mario Maier ist Teilprojektleiter Bildung im Mediakomm-Projekt in Esslingen.

Angeklickt

- Voraussetzung für erfolgreiches E-Learning ist systematisches Vorgehen.

- E-Learning muss mit anderen Reformprojekten inhaltlich, formell und personell abgestimmt sein.

- Richtig eingesetzt, kann E-Learning als Instrument der Personalentwicklung auch Ausfallzeiten und Reisekosten reduzieren.