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24.02.2009 - 

CW-Kolumne

E-Mail gehört auf die Agenda

Jim Balsillie, CEO von Blackberry-Hersteller Research in Motion (RIM), hat einmal in einem Interview mit der "Welt" gesagt: "Viele behaupten, dass der Blackberry in Meetings stört, weil die Teilnehmer ständig dabei sind, ihre Nachrichten abzurufen. Ich behaupte, dass wir die Leute von der Langeweile in Besprechungen befreien." Wenn Anwender wie Junkies mit dem "Crackberry" herumspielten, sage das nichts über die Technik aus, sondern lediglich über das Individuum und seine Unfähigkeit, sich zu beherrschen.

Balsillie hat zweifellos recht. Wenn im Zusammenhang mit E-Mails von Produktivitätsverlust die Rede ist (siehe Seite 16), dann deshalb, weil hier Menschen am Werk sind. Diese verhalten sich durchaus artgerecht: Sie nutzen E-Mail, um zu kommunizieren, zu spielen oder auch um sich zu produzieren. Der Siegeszug von SMS, Networking-Plattformen im Internet, Instant Messaging oder Twitter zeigt, dass dieses Verhalten nicht ungewöhnlich ist.

Umso wichtiger ist es für Unternehmen, dafür zu sorgen, dass Regeln greifen, damit die Produktivität nicht leidet. Hier liegt das eigentliche Problem. Mitarbeiter opfern einen immer größeren Anteil ihres täglichen Zeitbudgets für das Bearbeiten ihrer - trotz intelligenter Filtertechnik - ständig wachsenden elektronischen Post. Es darf bezweifelt werden, dass dadurch die Effizienz der Betroffenen in proportionaler Weise steigt.

Hinzu kommt: Viele Beschäftigte wissen nicht, wie sie das Werkzeug E-Mail optimal nutzen können, und sie beherrschen oft ihre E-Mail-Clients nicht. Nachrichten zu priorisieren, zu kanalisieren, regelmäßig zu bearbeiten, systematisch auszusortieren, aufzuheben, gezielt weiterzuleiten - all das sind Aufgaben, an denen Mitarbeiter scheitern. Oft liegt das daran, dass sie einfach ins kalte Wasser geworfen werden, nach dem Motto: Der Umgang mit Outlook wird schon niemanden überfordern.

Wer das E-Mail-Problem beseitigen will, muss das Management der elektronischen Post einschließlich Sicherheit, Archivierung, Netiquette und Workflows auf die Agenda heben. Zu viele Unternehmen haben noch nicht damit angefangen.