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26.07.2007

E-Mails auslagern reicht nicht

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Software für aktive E-Mail-Archivierung hilft rechtlich relevante Inhalte organisieren und schnell finden.
Symantec ist bei der aktiven E-Mail-Archivierung Marktführer.
Symantec ist bei der aktiven E-Mail-Archivierung Marktführer.

Noch vor wenigen Jahren mussten Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung eine grundsätzliche Entscheidung treffen: entweder sie kauften Produkte, die in erster E-Mail-Systeme wie Microsoft Exchange, Lotus Domino oder Novell Groupwise bei der Verwaltung und Speicherung ihrer Daten (Mailboxen) entlasten halfen oder sie mussten spezialisierte Lösungen anschaffen, wenn es um die regelmäßige Kontrolle und Bereitstellung rechtlich relevanter Inhalte in den Nachrichten ging. Diese Unterscheidung ist laut einer Untersuchung von Gartner zu "aktiven" E-Mail-Archivlösungen heute nicht mehr nötig. Vielmehr entsteht ein eigener Markt integrierter Produktplattformen für beide Aufgaben, der nach Neulizenzen bemessen allein 2005 um 43 Prozent wuchs und bis 2011 die Eine-Milliarde-Dollar-Grenze überschreiten könnte. Zwar verlangsamte sich im letzten Jahr das Wachstum. Dies sei laut Gartner aber in erster Linie darauf zurückzuführen, dass zunehmend günstigere Angebote auf dem Markt kommen.

Hier lesen Sie ...

was Software für eine aktive E-Mail-Verwaltung kann;

welche Hersteller um die Kunden werben;

worin sich führende Produkte unterscheiden.

Mehr zum Thema

www.computerwoche.de

578087: Test Symantec "Enterprise Vault" gegen "EMC Email Extender";

576672: rechtliche Aspekte zur E-Mail-Archivierung;

1216200: Langzeit-archivierung.

Nicht nur für E-Mails

Solche aktiven Archivsysteme sind laut Gartner keine Dateiablage, sondern lassen den Fachanwender wichtige Unterlagen ohne Hilfe der IT organisieren. Neben der Verwaltung von E-Mails können entsprechende Angebote mittlerweile Dateisysteme, SAP-Dokumente, Content vom Microsoft Office Sharepoint Server oder Nachrichten aus Instant-Messaging-Programmen einbeziehen. Ebenso gehören Schnittstellen zu Lösungen für ein Records-Management zum Standard, oder die Archivlösungen besitzen hierfür eigene Funktionen.

Dennoch bleiben die Produkte im Detail sehr unterschiedlich. Dies betrifft ihre Skalierbarkeit und insbesondere die gebotenen Möglichkeiten zur automatischen oder manuellen Klassifizierung sowie zur Indizierung und gezielten Suche von Unterlagen und Nachrichten im Archiv. Zugleich steigen mit der Verbreitung die Anforderungen der Kunden an die Systeme. So äußern diese immer öfter den Wunsch, Nachrichten detaillierter nach ihrer aktuellen Bedeutung ordnen und ihnen zugleich Benutzergruppen dynamisch zuweisen zu können.

Markt für E-Mail-Archiv-lösungen ist stark zersplittert (siehe Grafik "Marktanteile nach Lizenzumsatz"). Neben den Herstellern Symantec, EMC, Zantaz und Computer Associates, die im vergangenen Jahr gemes-sen am Neulizenzgeschäft zusammen einen Marktanteil von 61 Prozent hatten, zitiert das Analystenhaus die Hersteller IBM, Waterford, Messaging Architects, Hewlett-Packard, Quest, die es auf vier bis drei Prozent Marktanteil brachten. Weitere zehn Prozent teilten sich ZL Technologies, C2C, Mimosa Systems, Common Vault, AXS One und Open Text, die zusammen mit "anderen Anbietern" einen Marktanteil von insgesamt 24 Prozent besaßen.

Klarer Marktführer mit einem Lizenzanteil von 33 Prozent ist derzeit Symantec mit dem Produkt "Enterprise Vault". Die Archivlösung unterstützt Unicode und erfasst und verwaltet E-Mails, Dateien, Inhalte aus dem Microsoft Sharepoint Server und Nachrichten aus Instant-Messaging-Programmen in über zehn Sprachen. Letztere Option erfordert keine Konvertierung der Nachrichten in ein E-Mail-Format, wie dies bislang nötig war. Unter der Haube arbeiten in der aktuellen Version 7.0 zwei Klassifizierungs-Engines, mit denen sich Inhalte automatisiert regel- und Policy-basierend oder manuell durch Endanwender detailliert für die spätere Suche auszeichnen (Tagging) lassen.

Zahlreiche Schnittstellen

Über Produkte von Partnern und Konnektoren ist es ferner möglich, das System mit anderen Umgebungen zu kombinieren. So sind Schnittstellen zu Datenbanken, dem Dienst Bloomberg, SAP-Umgebungen, "Blackberry"-Clients, Faxgeräten sowie zu Speichersystemen von EMC verfügbar. Konnektoren gibt es zu gängigen Records-Management-Lösungen von EMC/Documentum, Computer Associates, Open Text (Hummingbird, Livelink), Oracle/Stellent und dem "IBM DB2 Content Manager". Ein Schwerpunkt der Produktstrategie bildet das Zusammenspiel mit Microsoft-Produkten, die sich neben der Sharepoint-Anbindung in der Integration in Windows Desktop Search und den "Rights Management Server" sowie "Microsoft Entourage" für Macintosh offenbart.

Laut Gartner hat sich der Kunden-Support im letzten Jahr wesentlich verbessert und das Produkt machte insgesamt einen "robusten" Eindruck. Es sei besonders geeignet,

wenn eine integrierte Archivlösung für diverse Datentypen, einschließlich Sharepoint benötigt wird;

wenn Tools zur Überprüfung von Compliance und andere rechtlichen Anforderungen nötig sind;

wenn Anwender eigene Klassifizierungen vornehmen sollen;

wenn weltweiter Support eine Rolle spielt und

wenn 500 bis zehntausende Mailboxen verwaltet werden müssen.

Einen durchwachsenen Erfolg kann bisher EMC, mit 14 Prozent Marktanteil die Nummer zwei nach Lizenzumsetzen, vorweisen. Der Hersteller hatte zunächst auf die Archivsoftware "Email Extender" gesetzt, dann aber ein neues Produkt vorgestellt, das technisch auf der Produktplattform der ECM-Software von Documentum basiert. Es sollte insbesondere Großunternehmen ansprechen, fand aber dort laut Gartner nur geringen Zuspruch. So muss es wohl die neue Version 4.8 von Email Extender richten, die im Dezember 2006 herauskam. Sie adressiert vorrangig an Groupware-Umgebungen mit Lotus Notes oder Microsoft Exchange, kann aber ebenfalls Inhalte von Bloomberg, Instant-Messaging-Programmen und Unix Sendmail verwalten.

Lokales Arbeiten möglich

Zu den neuesten Entwicklungen gehört die Möglichkeit, Archive in einer lokalen Kopie auf den Client zu speichern. Dank der Integration von Klassifizierungstechnik des Anbieters Orchestra ist ferner ein umfassendes Tagging der Nachrichten für die spätere Indizierung und Suche möglich. Verfügbar sind auch Funktionen zur automatisierten Verwaltung von Compliance-Anforderungen, während ausgeprägte und robuste Suchmechanismen laut Gartner fehlen beziehungsweise manuelles Codieren erforderlich machen. Wie Sybase hat auch EMC in der letzten Zeit seinen internationalen Support ausgebaut. Email Extender ist unter anderen auf englisch und deutsch erhältlich und sollte laut Gartner insbesondere dann evaluiert werden,

wenn Lotus Domino im Einsatz ist;

wenn Domino- und Exchange-Umgebungen aus Compliance-Gründen zu überwachen sind;

wenn Standard-Suchfunktionen ausreichen;

wenn eine einfache Mailbox-Verwaltung genügt (eine umfassendere Lösung ist aber von EMC erhältlich);

wenn Hard- und Software von einem Hersteller kommen soll;

wenn weltweiter Support erwartet wird und

wenn 50 bis 30 000 Mailboxen zu verwalten sind.

Zantaz- nicht nur für Juristen

An dritter Stelle nach Lizenzumsatz rangiert der Anbieter Zantaz. Er wurde kürzlich vom Suchmaschinenhersteller Autonomy erworben und soll Teil einer umfassenderen Produktsuite für Compliance und Governance werden. Die Zantaz "Enterprise Archive Solution" ist aktuell in Version 5.0.2 auf dem Markt und war ursprünglich als Erweiterung für Lotus Domino konzipiert. Mittlerweile werden von der Archivsoftware ebenso Nachrichten aus Microsoft Exchange, Microsoft Sharepoint, Microsoft Entourage und Dateisysteme erfasst und die Funktionen für die Suche rechtlich relevanter Inhalten ausgebaut. Durch den Kauf der Firma Singlecast kann Zantaz Aufgaben im Compliance- und E-Mail-Policy-Management abdecken.

Inhouse oder per Hosting

Fokus der Produktentwicklung bleibt aber die Erweiterung der Software um spezielle Optionen für die Verwaltung juristisch relevanter Inhalte ein Feature, dass insbesondere US-Unternehmen und große Kanzleien nachfragen. Seit März 2006 bietet Zantaz mit "First Archive" mehr Optionen für das Verwalten von Mailboxen und kann die Archivlösung auch im Hosting-Modell für Kunden übernehmen. Laut Gartner überzeugt die Enterprise Archive Solution vor allem durch ihre Archivfunktionen, während sie als Content-Management-Plattform und bei der Erkennung von Namen in den Datenbeständen noch Schwächen zeigt. Auch sollte Zantaz mehr in die Tests neuer Release-Stände investieren. Das System unterstützt Unicode, hat aber eine englischsprache Verwaltungskonsole. Es sollte laut Analysten in die engere Auswahl kommen,

wenn E-Mails, Dateien, Inhalte aus Sharepoint und Instant Messages zu archivieren sind;

wenn Tools für Compliance und die Suche nach juristisch relevanten Inhalten nötig sind;

wenn Support in den USA und Europa verlangt wird und

wenn es um die Verwaltung von 500 bis zehntausender Mailboxen geht.

Compliance-Kontrolle mit CA

Auf dem vierten Platz nach Lizenzumsatz (vier Prozent Marktanteil) findet sich Computer Associates (CA) mit dem Produkt "Message Manager". Dieses habe aber laut Gartner in der letzten Zeit kontinuierlich an Marktpräsenz verloren und finde fast nur noch unter Bestandskunden seine Abnehmer. Die Archivsoftware kam 2005 mit der Übernahme des Anbieters iLumin zu CA und unterstützt in der Version 11.5 Microsoft Exchange, Lotus Domino, die "Oracle Collaboration Suite", Sendmail, HP Open Mail, Bloomberg, Novell Groupwise und Reuters. Hinzu kommt die Integration mit den CA-Produkten "CA Records Manager" und "CA File System Manager", wobei letztere über einen Partner erfolgt. Die Stärken des Produkts zeigen sich laut Analysten in der Verwaltung von Compliance-Vorgaben und der Vor- und Nachkontrolle von E-Mails. Eine Klassifikation kann mittlerweile nicht mehr nur natürlichsprachlich, sondern auch automatisch erfolgen. Überarbeitet wurden auch die Funktionen für die Mailbox-Verwaltung und solche für die Arbeit mit juristisch relevanten Inhalten. Unicode wird unterstützt, die Admin-Konsole versteht indes nur Englisch. Unternehmen sollten sich den CA Message Manager anschauen,

wenn Exchange, Lotus Domino, Groupwise im Einsatz sind oder eine Archivlösung gesucht wird, die SMTP nutzt und sich mit dem CA Records Manager integrieren soll;

wenn Tools für Compliance und die Suche nach juristisch relevanten Inhalten unabdingbar sind;

wenn sie CA-Kunden sind;

wenn weltweit Support und Vertriebsunterstützung nötig sind und

wenn 2500 bis 25 000 Mailboxen auf Compliance-Vorgaben zu überwachen sind oder klei-nere Archivlösungen benötigt werden.

Grundsätzlich raten die Analysten davon ab, allein anhand der Marktpräsenz eine Kandi-datenliste aufzustellen. Viel-mehr sind detaillierte Anfor-derungskataloge nötig. So muss ein Produkt mit wachsenden Daten- und Benutzermengen umgehen können und der Hersteller eine klare Produktstrategie haben. Ferner müssen sich Archivdaten auf externe Speicher komfortabel auslagern lassen und die gebotenen Funktionen für die Kategorisierung und Suche sollten gründlich getestet werden.