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09.08.2002 - 

E-Procurement/Colt Telecom verzichtet auf eine eigene Lösung

E-Procurement im ASP-Modell

Vor einem Jahr entschloss sich die Colt Telekom GmbH, ein E-Procurement-System einzuführen. Das Telekommunikationsunternehmen entschied sich dabei für eine Lösung auf Mietbasis. Von Lutz Kiefer*

Erste Berührungspunkte mit dem Thema gab es bereits über Shop-, Purchasing- und Direktbelieferungssysteme. Das Unternehmen mit Zentrale in Frankfurt am Main hatte bislang eine InternetShop-Lösung genutzt, die es direkt mit seinem Bürolieferanten verband. Diese dezentrale Beschaffung wurde über die interne IT betrieben und ließ mögliche Bündelungseffekte und Prozessvereinfachungen unausgeschöpft. In der Folge wollte Colt eine einheitliche Plattform finden, um die Beschaffung von C-Teilen über alle acht Standorte hinweg zu automatisieren und mit einem einzigen System abzuwickeln.

"Unser schnelles Wachstum hatte dazu geführt, dass wir verschiedene Lieferanten für die gleichen Produkte nutzten und sich diese auch noch je nach Niederlassung unterschieden", beschreibt Thomas Krämer, Supervising Purchaser bei Colt, die damalige Situation.

Geringeres Risiko

Colt entschied sich für ein E-Procurement-System im Application-Service-Providing-(ASP-)Modus: Die benötigte Software wurde gemietet. "Die Gründe sind sehr einfach", kommentiert Andrea Kraus, die in der Purchasing-Abteilung von Colt für die Einführung des Modells mitverantwortlich war, die Entscheidung. "Eine ASP-Lösung war für uns weitaus kostengünstiger und somit auch weniger riskant als eine komplette Neuanschaffung." Man sei auf diesem Gebiet noch unerfahren gewesen und habe die Ausgaben so gering wie möglich halten und flexibel bleiben wollen.

Mit einer ASP-Lösung des Stuttgarter Dienstleisters Onventis wurde innerhalb von drei Monaten das Bestellsystem für ein C-Teile-Management an die Benutzersturkturen von Colt angepasst. Das Content-Management-Problem hat das Unternehmen dabei auf zwei Arten gelöst: Für durchgängig standardisierte Artikel wie Büromaterial werden die Katalogdaten direkt in das Procurement-System eingelesen.

Gebündelte Rechnungen

Für Kataloge, die einer schnelleren Veränderung unterliegen, wurde ein direkter Zugang zum Lieferantenkatalog eingerichtet, so dass die Besteller von Colt über diese Schnittstelle auf ständig aktualisierte Produktdaten zugreifen können. "Wir verfügen über ein geordnetes Produktportfolio und treffen die Auswahl unserer Lieferanten nur einmal. Der Bedarf wird dann für die verschiedenen Produktgruppen gebündelt und die Konditionen in Jahresverträgen festgelegt", schildert Krämer. "Auf Dauer wollen wir auch die Rechnungen bündeln und in Monatsrechnungen zusammenfassen."

Das neue System ist auch bei einigen Lieferanten schon eingeführt und wurde dort insbesondere bei hohem Auftragseingang gut aufgenommen. Die Aufträge fließen direkt in das System des Lieferanten, so dass auch hier Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Im klassischen Fall der Büromaterialbestellung läuft dies wie folgt ab: Ein autorisierter Colt-Mitarbeiter bestellt, indem er einen Link zum Lieferanten schickt. Mit dem Anklicken dieses Links bestätigt der Lieferant die Annahme der Bestellung, was dann auch bei Colt registriert wird. Danach wird der Auftrag abgewickelt und die Ware geliefert. Der gesamte Prozess fließt in Colts internes Enterprise-Resource-Planning-(ERP-)System ein. (rg)

*Lutz Kiefer ist Marketing-Manager bei Onventis.